【正文】 作中常有這樣的現象：付印前校對沒有錯誤，印出來之后卻會出現漏字、標點符號缺失或回行空格錯誤等細節(jié)上的失誤，這即是進行再次排版時出現的問題。核稿時精確到“細枝末葉”。要把握好“度”。一篇好的機關文稿，要邏輯縝密，主次分明，輕重得當，結構平衡。平時常學習、“充足電”，熟知各類文稿寫作的體裁應用，下筆時即能輕松駕馭所寫文稿?？磿x報、看材料時，遇到覺得有用的內容隨手摘抄記錄，長期堅持，可以積累各類素材，在自己動筆寫材料時，說不定就有內容可以用得上。提高辦文辦會辦事能力系列③：“三式六招”教你寫好機關文稿內蒙古準格爾旗委組織部 韓淑華發(fā)布時間:2015年05月13日 13:21 | 來源：中國組織人事報[ 字號 大 中 小 ] [打印] [ 舉報/糾錯 ]機關文稿在日常工作中常見、常用，但有時我們拿到寫稿任務后，偶爾會有下不了手的感覺。發(fā)現會場內不遵守紀律的行為，予以提醒和制止。準備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調配。需要新聞報道的會議，要提前通知有關新聞單位，并要求其將記者名單報值班室，再按名單通知到具體人。主席臺的布置要從會議性質、領導人數、主席臺大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。根據會議性質擬定領導出席安排，報請領導同意后，逐一進行電話通知。方案報送相關領導審定后，要立即召集相關單位負責人召開協(xié)調會，對各項任務進行分解。要把講道理與談實際工作相融合，聽起來既像在講道理，又像在談工作。繼續(xù)以黨管人才工作為例，它需要提出黨管人才工作的指導思想、目標任務和基本原則，后邊則是黨管人才工作具體要求、步驟和方法等層次，這樣邏輯上更順當。第三，要富有邏輯性。觀點的態(tài)度要明確，直截了當，絕不能模棱兩可。其實不然，題好文一半，有一個好的題目，又有優(yōu)秀的小標題，一篇講話才有了主心骨。符合領導意圖講話稿是領導的講話，如何發(fā)揮需要嚴格依據領導意圖來進行，而不能自己隨意天馬行空。一是確定。結構必須謀定而后動，緊密圍繞內容，緊緊扣住主題思想謀劃結構，在結構中凸顯主題思想，謹慎考慮全文如何布局，采取哪個具體的結構。這種結構各塊之間存在一定的邏輯關系，還是比如講黨管人才工作的，第一部分講什么是黨管人才，第二部分講為什么開展黨管人才，第三部分則是怎么去開展黨管人才，循序漸進式地鋪展開來。在行文間必須保障用詞得當，把最恰當的字、詞、句置于最合適的位置。會前準備會議方案是組織安排會議的關鍵。防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。大型會議需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。座區(qū)圖和座簽要反復進行核對，防止遺漏、重復，防止出現錯別字。會中服務、分發(fā)會議材料負責簽到的工作人員，要提前到達會場，幫助與會人員領取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對會議的影響。分析總結會務工作中的經驗和教訓，以便指導做好今后的會務工作。要拓寬業(yè)務涉及面。熟練掌握機關文稿寫作的基礎知識。要準確定位所寫文稿的文種。我們撰寫機關文稿，也要抓住核心內容，留精去糟，篇幅得當，切忌以“長”論英雄。一般有“讀、聽、議、評、改、通”六個步驟：——負責主筆的同志“讀”初稿；——參與討論的同志邊“聽”邊挑不足，找問題，想建議；——聽完后大家分別“議”，提出意見建議，內容包括遣詞造句、標點符號等文法錯誤，也包括文稿的思路框架、內容補充等；——具體牽頭負責的領導同志集中“評”，給出綜合修改意見；——評議結束后，主筆的同志按照綜合意見“改”；——改完后再“通”，參與修改者基本沒有意見分歧時，再確定定稿送審。對撰寫者而言，簽發(fā)者高屋建瓴地指導，會讓他的寫作水平得到進一步提高。一是撰寫效果。講話稿是會議精神的主要載體，講話稿的貫徹效果，一看人們對于領導人講話的反應，是高度評價、充分肯定、完全贊成，還是漠不關心、充耳不聞、不置可否；二看講話稿有關工作要求的落實情況，是不折不扣地得到了貫徹落實，還是有的落實了有的沒有落實；三看講話稿印發(fā)前后工作開展情況的對比，從工作進展情況看貫徹落實的成效。作為擬稿人，對此要密切關注。要親自到會議現場去聽講，觀察、感受和分析領導人演講的實際情況。記錄領導人插話等增加的新內容，記錄此時此刻自己的感受想法，這些在今后工作中有的要具體落實，有的要予以改進，有的要總結提高。這些關系主要有如下幾種。前與后的關系。實際工作中存在著兩種不好的傾向。一般說來，向別人介紹某種抽象道理的時候，需要擺事實、講道理，舉例子予以說明，從而使抽象的道理具體化、淺顯易懂，切忌從理論到理論；而面對大量的甚至瑣碎的事實時，則需要采取抽象的辦法，善于提煉概括出事物的本質特征，挖掘其中所蘊含的深刻意義，提升為文章的思想靈魂，從而方便讀者掌握。長篇大論是過去機關文稿的一個明顯缺點，這不僅是文風問題，也是作風問題，直接關系到會風、政風和黨風。這對于機關文字工作者是一個挑戰(zhàn)。與其他文章相比，公文有特定的制發(fā)主體、閱讀對象、內容、格式和語言，因此，選擇合適的公文文種是寫好公文的第一步。把握好“意圖”。做到這點，關鍵要在謀篇布局上下功夫。四是得體，每一種公文類別均有各自的行文對象和作用，故語言表述也不同，要把握好性質、作用等特點，按需行文，恰到好處。二改篇幅，能文者惜墨，公文尤其注重簡潔明了、直截了當，當刪繁就簡，力戒冗雜。不論生活還是工作，法律法規(guī)永遠是我們不可逾越的一道制度紅線。規(guī)則是大家共同遵守的具體規(guī)定。所謂“冷”處理，并非擱置一旁、無所作為，而是冷靜對待，不可自亂陣腳。做一兩件小事較為簡單，然而做好每一件小事則是極大的挑戰(zhàn)。生事切記謹小慎微。拒絕拖延，不留事務過夜。規(guī)章制度永遠是不可逾越的高壓線，不論有千般理由，也不能為辦成事而壞了規(guī)矩，樹立底線意識，即使辦不成，也不能違法辦。辦文、辦會、辦事的效果如何，既直接影響單位的工作效率和水平，也關乎個人的成長進步，體現了個人的工作能力。三是搞好文章的布局。今天我想跟大家交流的是我工作中獲取的一些體會、一些心得。其實也不光是辦公室的同志們，機關、事業(yè)、企業(yè) 6 7 6 7無論你是干哪一行的，在?辦文?方面無非也就這兩個方面。領導獲取信息也是多渠道的，我們不可能掌握領導那么多信息。比如說華爾街刮起了?金融海嘯?，我們到一個金融企業(yè)講課，給他講怎么加強理論武裝、加強思想作風建設是沒有針對性的。就是文章的框架結構要設計好，大小標題要設計好，這一點同樣非常重要。比如說，開一個干部大會加強領導班子的思想作風建設、加強干部隊伍的思想文明作風建設。所以說塊狀結構是最常用的一種結構，大家要有這個概念，拿這個結構寫任何文章都是管用的。所以我歸納寫文章、寫講話無外乎這兩種結構，可以在這兩種結構里面做一個選擇，這是寫材料方法里面的第二點。首先是提煉觀點要有一定的知識積累和對局勢的把握、對問題的把握，因為觀點是要符合中央的精神，要貫徹中央的精神。比如說小平同志講的一些大家都能記住，?發(fā)展是硬道理?，還有比這更高度的概括嗎？還有比這更能讓群眾記住的嗎？?不管白貓黑貓抓住老鼠就是好貓?，?穩(wěn)定壓倒一切?。語言非常重要，語言要有群眾的語言，我們不是搞一些生僻的詞，搞一些生澀難懂的語句來證明我們的水平，這是難以為群眾所接受的。我們的講話，寫的材料、用詞也要朝著這個方向去努力。這里面涉及到會見國家元首和涉及到兩國關系的評價，涉及到兩國元首對兩國關系發(fā)展做出的貢獻，涉及到中方如何在下一步發(fā)展兩國關系的愿望和我們的期許，不是看標題就能得到的收獲。上行文就分兩個，平行文只有一種，是?函?，信函的?函?，就是郵件。這個文件里面有一個名企在創(chuàng)業(yè)初期豁免?原罪?的問題，就是不管資本積累是什么途徑得來的，你在我這個地方投資我豁免，這就突破了刑法的有關規(guī)定，對刑法的有關有罪無罪的解釋必須是?全國人大?。部長看了這個通知，他就問部領導誰去呀？誰定的？我怎么不知道？里面有權限的問題就不是簡單的問題了，這也是政治。絕對不能因為我們的公文下發(fā)而引發(fā)政策執(zhí)行上的混亂，引發(fā)社會穩(wěn)定的問題。結果我們這個同志最后告訴我說?認真?二字不用加引號。第一個是公文的抬頭，就是紅頭文件的紅頭是有規(guī)定的，紅頭和下面的蓋章必須是一致的。如我報一個請示，只能給分管這項工作的領導報一份請示，不能每一個領導都送，那就會出問題。公文起草的日期也可能是今天10 月14 日，但領導簽發(fā)就不可能是14 日了，也可能是16 日，也可能是17 日，以領導簽發(fā)的日期為準。用詞規(guī)范方面有很多這里就不一一說了，比如說截止、截至，后面的截至是及物動詞，截止是不及物動詞，我們很多同志是混用的。對于辦公室的同志來說，如何辦會是我們需要做好的一項重要的工作，我的體會是三句話：制訂方案、把握重點、注意細節(jié)。制訂方案的第一條，就是要周密的思考，不遺漏任何一個環(huán)節(jié)。小型會務可以不用文字的方案，但是腦子里也要有個方案，有些該請示領導的要提前請示。有的還發(fā)動車，領導來的時候有迎送，包括會議議程的提前告知等等把情況直接給領導匯報。過去有的同志排序錯了領導就走了，不參加了，人家很尷尬。我舉幾個例子，比如請上級機關領導出席，你請的是一個領導同志，但他有陪同的人員，如果只寄了一份請柬，那你就很被動。關注了這些細節(jié)我們就有可能把會務辦得很完美，不能說沒有紕漏，每個會不可能沒有紕漏，但大的方面不能出問題。什么事情如果都是帶著畏懼的心理去做，你會認真的、小心謹慎的把它做好。我覺得辦公室的同志辦每件事都要有敬畏的心態(tài)去做。比如說有一個出國安排有幾條原則確定下來再確定人員。我們也認同普適原則，但是必須保證我們國家根本利益。前提是參照原則性，機關有很多這樣的情況。葉劍英同志親切的對他說了六句話：第一句話深入調查研究；第二句話穩(wěn)妥制定計劃；第三句話及時報告中央；第四句話按部執(zhí)行實施；第五句是分清輕重緩急；第六句是注意安全保密。我認為領導越級指示是對你的信任，要不不會直接給你下派任務，但你一定要有這個意識，還有一個領導——你的分管領導，你的直接領導。先按規(guī)定來辦，然后規(guī)定沒有，有沒有先例，原來是怎么辦的，可以比照原來的先例來辦。第四節(jié)分清輕重緩急第四條體會就是分輕重緩急辦。但是部長也交給我一件事說你把這件事落實好，沒有時限，那就先把主任交給我的事情先辦吧，加了一天班干完。從那個教訓我和主任也取得了一致的認識，最后部長交代的事沒有落實是辦公廳沒有落實，不光是副主任沒有落實，主任也沒有落實。辦文、辦會、辦事能力不只是黨政辦工作人員才應該加強的技能，而是我們機關每一位同志都應該提高的技能。第三是我們的學識沒有領導高。塊狀結構可以理解為就是三部分，簡單說第一就是“為什么”，第二就是“是什么”，第三就是“怎么辦”。第三，“怎么辦”，要有措施，要提出要求。比如說，開一個干部大會加強領導班子的思想作風建設、加強干部隊伍的思想文明作風建設。第一是要有針對性，一個材料寫得好不好關鍵是有沒有針對性。一、如何提高辦文的能力第一個是如何寫材料，第二個是如何辦公文。一個單位的一把手管的事務很多，但他交給你的事情只有一件，他也可能交很多事情給別的同志。我說主任交給我別的事情了，我沒干。有些事情可以緩辦的緩辦，有些事情可以暫時擱臵不辦的，先擱臵，保證突出重點，把重點任務落實好，把重點要辦的事辦好。特別要注意機關要講規(guī)矩，講程序，還有請示報告，要有程序意識。第一，如果時間緊急，先把這個領導交待的任務落實；第二，你要先跟你的直接領導匯報領導指示的情況和辦的情況，最好是在你辦事之前先跟你的分管直接領導匯報，聽聽他有什么意見。有些決策是省委可以決策的，有些決策是必須請示中央才能做出決定。這個確定的講課肯定要兌現的，但是就要找時間，時間是可以靈活處理的。比如臺灣問題，無論臺灣局勢發(fā)生什么樣的變化，無論什么情況出現，我們有一條原則，就是?一個中國?。辦事要辦好，最重要的一個方法就是復雜問題要簡單化，簡單化的辦法就是按原則辦。后天我交給你更多的事，你把它做好了，最后我把整個擔子交給你，這是領導說的非常深刻的道理。在機關我們經常辦一些事情，但是經常會發(fā)現出一些紕漏，就是沒有帶一種敬畏的心態(tài)去做。第三章如何提高辦事能力在我們機關，包括事業(yè)、包括企業(yè)，辦事的能力同樣是非常重要的。還有領導的講話材料放在主席臺上，沒有過細檢查，領導在講話過程中發(fā)現少了頁，這問題不就嚴重了嗎？全國性的大會發(fā)生過這種事情，這還不是指我們部門的，是全國性的會議。會場要準備好，一旦會議開始了，正常會議開始了，那么會議就成功了一半，這是第二點。第二就是會場的準備，會場里邊有很多情況，比如說話筒的問題，我們有的同志不注意，不吸取教訓。毛主席曾經指出任何過程，如果有多數矛盾存在的話，其中必定有一種是主要的起著領導作用的、決定作用的，其它是處于次要的、服從的地位。有人來落實，有人來檢查、督促落實，這都是我們辦公室的同仁都要做到這一點。第一是要周密的思考，做什么事情我們講謀定而后動。我們還有像制訂（言丁的訂）、制定（確定的定）也是有區(qū)別的，前一個制訂是在制訂方案、制訂計劃方面的用的比較多，后一個制定主要是用在法律規(guī)章方面。抬頭的問題、文種的問題、主送機關的問題、署名的問題、發(fā)文日期的問題，這些都是重點，要把握好。下行文必須是下一級的管轄的機關，我不能發(fā)下兩級。聯(lián)合發(fā)文也是有規(guī)定的，聯(lián)合發(fā)文一般是按黨、政、軍、群排列，黨政機關、政府機關、軍隊機關、群眾團體，按這個順序排列。最后在《毛選〃五卷》里面查到出處了，?認真?二字是要加引號的，回去我就和我下面這個同志講，我說你是查的哪一個原著？他支支吾吾告訴我他在網絡上查的，是一個中學校長的講話。事實包括數字、引文、人名、地名，還有公文涉及的一些事情的事實，都必須要把好關，不能出任何差錯。（二）、第二是要把好政策關，政策必須前后一致，左右一致，不能是前一個人是這一條規(guī)定，后一個人又是另一條規(guī)定，跟這一條規(guī)定是不一致的。公文里面如果出現國家領導人，不能出現姓名、職務、排序上的錯誤。公文的常識很多，我主要給大家講一講?怎么把好五關?。第二節(jié)如何辦公文下面我講一講怎么辦公文，辦公文我歸納為把好?五關?。人民日報第一版刊登的大量的是黨和國家領導人會見外賓的新聞，領導同志會見外賓時的講話是最明面，用詞最準確，最值得我們學習的。我們在機關經常遇到