【正文】 滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 (二 ) 適用 “對(duì)外文書審批流程” 須遵循 的 原則 該流程目前已定義了以下各步：即發(fā)文 → 部門負(fù)責(zé)人審核 → 財(cái)務(wù)審核 → 總經(jīng)理審核 → 法務(wù)審核 → 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 → 蓋章 → 存檔，其中部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)審核、蓋章及存檔為固定保留的環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核環(huán)節(jié)視文書內(nèi)容可選擇是否“跳過”，凡是文書所涉內(nèi)容涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù) 、 收付款 或稅收等方面與財(cái)務(wù)有關(guān) 內(nèi)容的，則“財(cái)務(wù)審核” 環(huán)節(jié)不可跳過；文書屬于某一特定項(xiàng)目的，則“總經(jīng)理審核”也不可跳過；如文書內(nèi)容涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容或與公司經(jīng)營相關(guān)的重 大內(nèi)容的，則“分管領(lǐng)導(dǎo)審核”環(huán)節(jié)不可跳過。 2． 其他內(nèi)容的確認(rèn)書 適用 OA 系統(tǒng)中“ 對(duì)外文書審批流程 ” 承諾型文書 1． 承諾書 適用 OA 系統(tǒng)中“ 對(duì)外文書審批流程 ” 該類文書指我方在要求業(yè)務(wù)單位行使某項(xiàng)職責(zé)的 情況下，應(yīng)業(yè)務(wù)單位要求，就對(duì)應(yīng)的某些事項(xiàng)作出承諾的文書。 四、合同履行結(jié)果評(píng)估 每份合同履行完畢，公司均由兩個(gè)職能部門 (質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部 )對(duì)該份合同的履行結(jié)果聯(lián)合作出評(píng)估，其中質(zhì)量部負(fù)責(zé)評(píng)估合同約定的每項(xiàng)成果是否均已驗(yàn)收合格且達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)要求，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)評(píng)估合同的履行結(jié) 果有無給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，由法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)向兩個(gè)部門征詢?cè)u(píng)估結(jié)果 ，并根據(jù)該評(píng)估表 內(nèi)容 對(duì)主責(zé)任部門 的月度及年度法務(wù)目標(biāo) 作出考評(píng) 。 二、收款控制 1．部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人可以通過管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆收款是否到達(dá)應(yīng)收時(shí)間，是否具備收款條件； 2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到應(yīng)收時(shí)間、但由于我方義務(wù)未履行造成無法收款的，部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)的責(zé)任人及時(shí)履行相應(yīng)義務(wù)，并與對(duì)方單位做好溝通工作，情況嚴(yán)重的應(yīng)協(xié)同相關(guān)部門共同商議處理方案； 3．對(duì)于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完成的，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ絾挝皇湛睢? 2．合同收付款項(xiàng)是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。 1．合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審批階段 (1) 部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容 合同簽訂后 1個(gè)工作日內(nèi)，部門行政助理在部門負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)《合同跟蹤內(nèi)容表》(附表 5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過 OA 系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門和對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。 第 五 章 格式合同管理 一、格式合同定義 本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定 (即合同簽訂過程中所需另行填寫的不固定內(nèi)容較少 )的一種規(guī)范合同。如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準(zhǔn)流程”的，則最終審批權(quán)均歸屬控股公司董事長。 1．苗木銷售合同格式文本的審批流程如下： (1) 三景園藝公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本； (2) 三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核商務(wù)條款表述的準(zhǔn)確性及合理性； (3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (5) 執(zhí)行董事審批； (6) 證章管理員處備案。格式合同（意向書）由項(xiàng)目公司起草，或由項(xiàng)目公司提出合同內(nèi)容的基本要求，委托法務(wù)部負(fù)責(zé)起草（要求提出及文本起草工作必須比開始銷售 至少提前 一至 兩個(gè)月），以便各審核人有充足的審核時(shí)間。 8．合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。 4． 評(píng)標(biāo)辦法批準(zhǔn)流程 (具體按資產(chǎn)采 購部要求的流程執(zhí)行 )。 四、確定中標(biāo)單位的基本原則 在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，最低標(biāo)中標(biāo) 。 3．法務(wù)部：負(fù)責(zé)招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )及合同的法律 審核；在接受需求部門（子公司）委托后，負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（報(bào)價(jià)信息）及合同文本的起草、報(bào)批（在需求部門 /子公司所提交的目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書、評(píng)標(biāo)結(jié)果、招投標(biāo)資料完整明確的前提下，不得拒絕需求部門 /子公司的委托）。 違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣 分及以上不等。 ① 逾期完成整理、錄入的，每逾期 1 天扣 分； ② 主要成果、 收付款內(nèi)容及與之相對(duì)應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏一條扣 分； ③ 所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每條扣 分； ④ 未通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣 分。 簽訂合同的單位無實(shí)際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 合同考評(píng)管理 的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項(xiàng)已生效的制度及流程，自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 天地 控股有限公司 合同管理制度匯編 編制日期：二 OO 八 年 五 月 目 錄 總 則 《合同管理制度》總表 第一篇 合同計(jì)劃管理 第一章 合同簽訂計(jì)劃 第二章 合同履行計(jì)劃 第二篇 合同簽訂管理 第 一 章 合同簽訂原則 第 二 章 合同簽訂流程 第 三 章 合同權(quán)限管理 第四章 合同編號(hào)管理 第 五 章 格式合同管理 第 六 章 合同注意事項(xiàng) 第 三 篇 合同履行管理 第一章 合同跟蹤管理 第二章 合同履行跟蹤 第三章 對(duì)外文書管理 第 四 篇 合同考評(píng)管理 第一章 部門合同考評(píng) 第二章 資產(chǎn)合同考評(píng) 第三章 財(cái)務(wù)合同考評(píng) 第四章 法務(wù)合同考評(píng) 附 則 各類附表及附件 總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)運(yùn)營的整個(gè)過程起著非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險(xiǎn)、保證合同目的實(shí)現(xiàn) (包括達(dá)到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項(xiàng)無誤 )的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 為了便于統(tǒng)觀整個(gè)合同簽訂、合同 履行及合同考評(píng)的流程及內(nèi)容，特制定了《合同管理制度》總表，以供相關(guān)人員簡(jiǎn)單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內(nèi)容。 (客戶及中標(biāo)單位批準(zhǔn)過程中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提 供不足、資料不準(zhǔn)確、中標(biāo)價(jià)格不合理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實(shí)施考評(píng) ) 4．評(píng)標(biāo)辦法審批流程 具體流程、 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 及考評(píng)辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中“ 中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 ) 確保 中標(biāo)單位具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用程度。 2．合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時(shí)存檔 ， 發(fā)往對(duì)方的函件 按對(duì)外文書要求執(zhí)行。 第一篇 合同計(jì)劃管理 第一章 合同簽訂計(jì)劃 一、合同簽訂計(jì)劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時(shí)間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報(bào)合同簽訂計(jì)劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。 4．財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)商務(wù)條款的審查及商務(wù)標(biāo)的評(píng)定。 五、特別說明 在所有招標(biāo)或報(bào)價(jià)之前，資產(chǎn)管理中心需知會(huì)各股東，股東有權(quán)在既定的投標(biāo) /報(bào)價(jià)截止日前，推薦符合條件的單位參加投標(biāo) /報(bào)價(jià)，需求部門 (子公司 )不得拒 絕；同時(shí)，股東有權(quán)在招標(biāo)或報(bào)價(jià)過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 5． 中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程 (具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行 )。 由需求部門 (子公司 )行政助理負(fù)責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。 格式文本批準(zhǔn)后必須報(bào)證章管理員處備案， 以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無誤后方可加蓋公章 。 2． 苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下： (1) 銷售主責(zé)任人按格式文本填寫合同文本，對(duì)于格式文本已確 定的內(nèi)容不得修改； (2) 三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核合同價(jià)格及付款方式能否保障公司利益，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確； (3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益； (4) 執(zhí)行董事審批。 第四章 合同編號(hào)管理 一、合同編號(hào)原則 合同編號(hào)共 12 位，編號(hào)中包含公司拼音縮寫 (4 位 )、提交審批的年月數(shù)字 (6 位 )、序號(hào)數(shù)字 (2 位 )。 二、格式合同審批流程 格式合同由最常使用部門 (子公司 )起草，或由最常使用部門 (子公司 )上報(bào)需求，提出主要內(nèi)容及要求，由法務(wù)專員負(fù)責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人 (若不涉及技術(shù)專業(yè)性條款或具體商務(wù)條款的，則無需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財(cái)務(wù)責(zé)任人審核 )、部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人及法務(wù)主管審核通過后生效，并在生效之日，將 空白格式合同一份交證章管理員備案。 (2) 部門 負(fù)責(zé)人審核收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收 部門負(fù)責(zé)人在 1 個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容完整無遺漏。在錄入時(shí)必須遵循以下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付的款項(xiàng)外，其余每筆收付款均需對(duì)應(yīng)一項(xiàng)或多項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容 (至少一項(xiàng) )，可通過“添加成果”鍵添加對(duì)應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項(xiàng)收付款內(nèi)容與成果驗(yàn)收內(nèi)容對(duì)應(yīng)的目標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以便通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項(xiàng)的“預(yù)計(jì)日期”即預(yù)計(jì)收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護(hù)，務(wù)必使日期合理、準(zhǔn)確，如果日期不合理、準(zhǔn)確，將影響該項(xiàng)收付款項(xiàng)資金計(jì)劃的報(bào)批。對(duì)于相應(yīng)的義務(wù)履行完畢必須有相應(yīng)的書面依據(jù)加以證明的，則部門 (子公司 )負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù) 具體履行責(zé)任人在付款期限到達(dá)之前取得該項(xiàng)書面依據(jù)，并提交財(cái)務(wù)責(zé)任人處；財(cái)務(wù)責(zé)任人必須于收款期限到達(dá)之前向?qū)Ψ剿瓦_(dá)付款通知單，并將成果的書面依據(jù)作為付款通知單的附件，要求對(duì)方在付款期限內(nèi)付款。評(píng)估表格式見 附 表 6。該類文書不以送達(dá)回執(zhí)為必要條件。 (三 ) 有特定固定流程文書 的審批流程 1．付 (催 )款通知單審批流程 （ 1）主辦會(huì)計(jì)按規(guī)范格式起草付款通知單，明確付款依據(jù)、付款金額（如有利息，須計(jì)算準(zhǔn)確的利息）以及付款時(shí)間，要求依據(jù)、時(shí)間明確，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； （ 2）財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確； （ 3）部門（子公司）負(fù)責(zé)人審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否完整、明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確； （ 4）資金部主管審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確，付款金額（利息）是否準(zhǔn)確； （ 5）法務(wù)主管 審核付款通知單中的文字表述是否準(zhǔn)確、合法； （ 6）董事長批準(zhǔn)。 ① 招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 ① 合同內(nèi)容不完整或附件未齊備，即提交蓋章，每次扣 分； ② 合同文本有涂改的，涂改處未加蓋雙方修正章或公章的，每次扣 分； ③ 對(duì)方用章不規(guī)范 (如簽字人未簽字、附件未蓋章等 )而未提出的，每次扣 分。 其他 1．在合同簽訂及履行過程中，須按要求落實(shí)每份合同的各責(zé)任人，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的責(zé)任 人。 2．確保按合同管理制度要求使用印章。 本考評(píng)表中的扣分分值僅針對(duì)年度考評(píng)扣分 (累計(jì) )，月度考評(píng)扣分的分值在該基礎(chǔ)上乘以 10 倍。 違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣 分及以上。 2．確保實(shí)時(shí)跟蹤合同履行情況，一旦出現(xiàn)違約情況，立即從法律角度提出處理方案。 本考評(píng)表中的扣分分值僅針對(duì)年度考評(píng)扣分 (累計(jì) )，月度考評(píng)扣分的分值在該基礎(chǔ)上乘以 10 倍。 附表 3 部門 年 月份合同履行計(jì)劃表 序號(hào) 合同概況 所屬項(xiàng)目 合同義務(wù) (成果 )匯總 當(dāng)月須完成義務(wù) (成果 )內(nèi)容 完成時(shí)間 履行狀態(tài) 備注 1 合同編號(hào)： 合同名稱： 合同對(duì)方： 簽訂時(shí)間： 跟 蹤 人： □ 正常履行中 □非正常履行中 □對(duì)方有違約行為 □ 我方有違約行為 □ 提前解除 □正常履行完畢 2 合同編號(hào)： 合同名稱： 合同對(duì)方： 簽訂時(shí)間： 跟 蹤 人： □ 正常履行中 □非正常履行中 □對(duì)方有違約行為 □ 我方有違約行為 □ 提前解除 □正常履行完畢 說明： 1．本表由職能部門負(fù)責(zé)人指定人員制作，經(jīng)各職能部門負(fù)責(zé)人審核、項(xiàng)目總經(jīng)理確認(rèn)后于每月 25 日前分別報(bào)財(cái)務(wù)部 、資產(chǎn)采購部 以及法務(wù)部備案。逾期上報(bào)計(jì)劃的，每逾期一天，月度扣 1 分，年度扣 分；內(nèi)容如有遺漏或錯(cuò)誤，每遺 漏或錯(cuò)誤一項(xiàng)，月度扣 1 分，年度扣 分；履行狀態(tài)出現(xiàn)不真實(shí)，每出現(xiàn)一次，月度扣 5 分，年度扣 分。 本計(jì)劃表中所指簽訂完成時(shí)間，是指經(jīng)過招標(biāo) /報(bào)價(jià)或非招標(biāo) /報(bào)價(jià)審批流程后，最終各方簽署合同的時(shí)間；履行完成時(shí)間是指合同主要義務(wù)履行完畢的時(shí)間 (不包括保修期等 )。 其