【正文】 驗收對應的事務相關聯(lián)，核對無誤后分別點擊“審核”鍵。在錄入時必須遵循以下原則：除預付款、定金等到期即付的款項外，其余每筆收付款均需對應一項或多項成果驗收內容 (至少一項 )，可通過“添加成果”鍵添加對應的成果內容；成果添加完畢后，還需將該項收付款內容與成果驗收內容對應的目標進行關聯(lián)，以便通過項目管理系統(tǒng)實時反映成果內容完成情況；收付款項的“預計日期”即預計收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護，務必使日期合理、準確，如果日期不合理、準確，將影響該項收付款項資金計劃的報批。同時， 所有在合同履行過程中發(fā)生的關鍵性事務 (相關事項的請示、內外文書的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗收及存檔等 )均應通過管理系統(tǒng)在成果驗收或合同義務相對應的事務項下進行反應，以確保通過管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同的具體履行情況。對于相應的義務履行完畢必須有相應的書面依據(jù)加以證明的，則部門 (子公司 )負責人應督促該項義務 具體履行責任人在付款期限到達之前取得該項書面依據(jù)，并提交財務責任人處；財務責任人必須于收款期限到達之前向對方送達付款通知單，并將成果的書面依據(jù)作為付款通知單的附件，要求對方在付款期限內付款。 3．對于不設條件的付款 (即到期即須付款的，如定金、預付款等 )，按公司內部付款流程審批同意后可付款；對于設條件的付款，則必須經(jīng)成果驗收程序，確保與該項付 款相應的條件已成就后方可付款，保證做到無成果驗收合格證明及付款批準書不予付款。評估表格式見 附 表 6。送達時須有經(jīng)對方簽收的 用以證明送達 的回執(zhí)。該類文書不以送達回執(zhí)為必要條件。 三、 對外文書審批流程 的原則 (一 ) 因非法務類對外文書與法務類對外文書因在實際區(qū)分過程中存在一定困難，所以在實際用章審批過程中 大 部分 非法務類文書也 歸屬法務 部 管轄 (即須經(jīng)過法務部審核 )， 為了便于區(qū)分，現(xiàn)就 對外文書按發(fā)文對象 進行區(qū) 分，可分為發(fā)往政府職能部門的文書和發(fā)往業(yè)務單位的文書兩類，現(xiàn)就該兩類文書的審批流程原則確定如下： 1．發(fā)往政府職能部門的文書 發(fā)往政府職能部門的 法務類文 書 (指因合同關系而發(fā)生的對合同的履行結果會產(chǎn)生影響的文書 )和 行政類文書 (因行政職能關系而發(fā)生的向政府部門作出的請示、報告、承諾等 )須按 OA 流程中的“對外文書審批流程”執(zhí)行，即必須通過法務部審核。 (三 ) 有特定固定流程文書 的審批流程 1．付 (催 )款通知單審批流程 （ 1）主辦會計按規(guī)范格式起草付款通知單，明確付款依據(jù)、付款金額（如有利息，須計算準確的利息）以及付款時間，要求依據(jù)、時間明確，數(shù)據(jù)準確； （ 2）財務部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時間是否明確，付款金額（利息）是否準確； （ 3）部門（子公司）負責人審核付款依據(jù)、付款時間是否完整、明確，付款金額（利息）是否準確； （ 4）資金部主管審核付款依據(jù)、付款時間是否明確，付款金額（利息）是否準確； （ 5）法務主管 審核付款通知單中的文字表述是否準確、合法； （ 6）董事長批準。 2． 特別說明： 除上述對外文書外，合同履行過程中合同各方召開的有實質性內容的會議對于合同的履行起著非常重要的作用，均應形成會議紀要，會議紀要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。 ① 招標文件或報價信息內容或文字表述存在明顯差錯而被指正的，每次扣 分； ② 因內容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 4．確保合同內容符合評標或價格批準結果，滿足項目實際需求，文字表述無誤，不因內容或文字表述差錯而造成損失。 ① 合同內容不完整或附件未齊備，即提交蓋章，每次扣 分； ② 合同文本有涂改的，涂改處未加蓋雙方修正章或公章的，每次扣 分； ③ 對方用章不規(guī)范 (如簽字人未簽字、附件未蓋章等 )而未提出的，每次扣 分。發(fā)往對方的重要函件或交付對方的成果、資料必須按流程審批，送達后須 由對方有權簽字人簽收 (或以 EMS 形式送達，須在郵件詳情單的“內件品名”一欄中注明函告的關鍵內容 )，以確保證據(jù)完整。 其他 1．在合同簽訂及履行過程中，須按要求落實每份合同的各責任人，并根據(jù)實際情況及時調整相應的責任 人。 說明： 本表由法務部實施考評。 2．確保按合同管理制度要求使用印章。 2．遵循已批準的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 本考評表中的扣分分值僅針對年度考評扣分 (累計 )，月度考評扣分的分值在該基礎上乘以 10 倍。 收付款項有遺漏或不準確的，每項扣 分。 違反一次，根據(jù)嚴重程度扣 分及以上。 第四章 法務合同考評 法務部負責人合同考評表 考評對象：法務部負責人 考評內容 考評標準 評分辦法 扣分 合同簽訂 確保所有經(jīng)手審核的招標文件和合同不因條款表述方面的差錯而造成法律糾紛或給法律救濟造成不利影響。 2．確保實時跟蹤合同履行情況，一旦出現(xiàn)違約情況，立即從法律角度提出處理方案。 2．遵循已批準的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 本考評表中的扣分分值僅針對年度考評扣分 (累計 )，月度考評扣分的分值在該基礎上乘以 10 倍。 2．各環(huán)節(jié)完成時間的填寫必須考慮項目進度所需及各審核人的必要審核時間，其中招標文件、合同批準各同步驟的審核時間最長不超過 4 個工作時，其他各環(huán)節(jié)各步驟的審核時間根據(jù)各主管部門規(guī)定的時間執(zhí)行。 附表 3 部門 年 月份合同履行計劃表 序號 合同概況 所屬項目 合同義務 (成果 )匯總 當月須完成義務 (成果 )內容 完成時間 履行狀態(tài) 備注 1 合同編號： 合同名稱： 合同對方： 簽訂時間： 跟 蹤 人： □ 正常履行中 □非正常履行中 □對方有違約行為 □ 我方有違約行為 □ 提前解除 □正常履行完畢 2 合同編號： 合同名稱： 合同對方： 簽訂時間： 跟 蹤 人： □ 正常履行中 □非正常履行中 □對方有違約行為 □ 我方有違約行為 □ 提前解除 □正常履行完畢 說明： 1．本表由職能部門負責人指定人員制作，經(jīng)各職能部門負責人審核、項目總經(jīng)理確認后于每月 25 日前分別報財務部 、資產(chǎn)采購部 以及法務部備案。 商務條款： 1．合同單價： 2．結算方式： 3．合同總價： 4．付款方式： 。逾期上報計劃的，每逾期一天，月度扣 1 分，年度扣 分；內容如有遺漏或錯誤，每遺 漏或錯誤一項，月度扣 1 分，年度扣 分；履行狀態(tài)出現(xiàn)不真實，每出現(xiàn)一次，月度扣 5 分，年度扣 分。 4．本表必須按時上報，內容必須完整、無遺漏、完成時間符合項目進度。 本計劃表中所指簽訂完成時間，是指經(jīng)過招標 /報價或非招標 /報價審批流程后，最終各方簽署合同的時間；履行完成時間是指合同主要義務履行完畢的時間 (不包括保修期等 )。 注：若法務部自身有合同需簽訂，則該項合同的考評參照對象為“部門、子公司負責人”的考評表。 其 他 1．被考評人應在規(guī)定的審核期限內完成相應的審核。 合同履行 1．確保 按合同管理制度要求完成合同跟蹤內容的審核，確保合同跟蹤內容與合同約定相符。本表由法務部實施考評。 ① 若實際審核期限過長影響工作進展的，每逾期一天扣 分； ② 因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 ① 經(jīng)財務責任人審核后的招標文件或合同文本若經(jīng)下步審核人審核，發(fā)現(xiàn)商務條款仍存在明顯差錯而被指正的，則每次扣 分； ② 因此造成不良發(fā)律后果而給公司造成損失的，每 2 萬元扣 1 分。 注：若資產(chǎn)管理中心自身有合同需簽訂，則該項合同的考評參照對象為“部門、子公司負責人”的考評表。 其 他 1．被考評人應在規(guī)定的審核期限內完成相應的審核。 第二章 資產(chǎn)合同考評 資產(chǎn)管理中心負責人合同考評表 考評對象：資產(chǎn)管理中心負責人 考評內容 考評標準 評分辦法 扣分 扣分原因 合同簽訂 1．確保經(jīng)審核 后的招標文件 (報價信息 )符合招標 /報價要求，合同內容符合招標 /報價的評標結果。 2．遵循已批準的《合同管理制度》的流程及其他規(guī)定。 3．合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補或救濟措施，確保合同目的的實現(xiàn)。 ① 逾期完成整理、錄入的，每逾期 1 天扣 分； ② 主要成果、收付款內容及與之相對應的事務有遺漏的，每遺漏一條扣 分； ③ 所錄內容與合同約定或批準不相符的，每條扣 分； ④ 未通過項目管理系統(tǒng)反映合同真實履行情況的，每次扣 分。 ④ 合同條款存 在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分 ⑤ 審核人逾期完成審核而影響項目進度的，每影響一天扣 分。 3．確保最終簽訂合同的 客戶具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級。 第四篇 合同考評管理 第一章 部門合同考評 部門 /子公司負責人合同考評表 考評對象：部門、子公司負責人 考評環(huán)節(jié) 考評標準 考評辦法 扣分 扣分原因 合同計劃 按時上報年度及月度合同簽訂及履行計劃，并確保上報的合同簽訂及履行計劃內容完整、時間合理、狀態(tài)真實 ① 逾期上報計劃的，每逾期一天扣 分； ② 上報計劃不完整或錯誤的，每一項扣 分； ③ 計劃的簽訂時間不合理的，每次扣 分 ； ④ 履行狀態(tài)不真實的，每次扣 分。 四 、對外文書發(fā)送過程中的相關注意事項 1． 法務類 對外文書在今后可能發(fā)生的訴訟中將產(chǎn)生重要的證據(jù)效力，所以必須給予高 度重視。 2．發(fā)往業(yè)務單位的文書 任何發(fā)往業(yè)務單位的文書，無論屬法務類文書還是技術類文書，均需按“對外文書審批流程”或其他 兩 個固定流程 (廣告發(fā)布、 催款通知 )執(zhí)行，必須通過法務部審核。該說明和允諾即使未載入商品房買賣合同，亦應當視為合同內容， 若有 違反，應當承擔違約責任。該類文書必須經(jīng)雙方或多方 蓋章確認 。為了規(guī)范該類文書的對外發(fā)放行為，防范公司法律風險，特制定本辦法。 4．某項付款已完成或經(jīng)確認無須再支付的，則由該項合同主辦部門的行政助理負責在一個工作日內點擊該款項的“完成”或“中止”鍵，以確保準確反映付款狀態(tài)。 4．某項收款已完成或經(jīng)批準不再收取的，則由該項合同主辦部門的行政助理負責在一個工作日內點擊該款項的“完成”或“中止”鍵，以確保準確反映收款狀態(tài)。 3．合同履行過程中，我方向對方交付的任何成果、資料或函件必須經(jīng)對方書面確認或簽收 (具體要求見本篇第三章內容 )，以確保證據(jù)效力。 第二章 合同履行跟蹤 合同跟蹤內容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準后，各項收付款及成果驗收的責任人及參與人員可通過項目管理系統(tǒng)查詢自己負責的合同相關工作內容，作為提示做 好本項工作及查詢各項工作進展的輔助手段。 二、合同跟蹤內容錄入注意事項 1． 合同概況中的“合同號”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內部查詢所用的合同編號，若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的，仍須按本制度要求進行內部的合同編號并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準流程”指合同的批準流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內容；“關聯(lián)項目”指合同所屬的項目及部門，若某份合同同屬于某一項項目和某一個部門，則必須同時關聯(lián)該項目及該部門，以便通過項目及部門均可 查詢該合同。 (4) 法務部主管復核 法務部主管在 1 個工作時內完成合同跟蹤內容的復核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式及對應的成果驗收內容與合同約定相符。本流程分兩個階段執(zhí)行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項目、各部門所有合同跟蹤內容的整理、錄入及審批。 證章管理員在加蓋公章之前必須核對須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準的合同文本是否一致，合同文本中所有須填寫的內容是否已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點 、代表簽字等內容，所有附件是否均已提供，核對無誤后方可加蓋公章；對于合同文本頁數(shù)在兩頁以上的合同，除需在簽署頁上加蓋公章之外，還需加蓋騎縫章；對于合同文本中有涂改之處的，經(jīng)相關流程批準確認是經(jīng)合同雙方認可所做的修改，則必須加蓋雙方修正章 (若無修正章，則可以公章代替 )，同時提醒主責任人要求合同對方單位加蓋修正章 (若無修正章，則可以公章代替 )。 三、合同編號管理 合同編號由法務部統(tǒng)一管理 (其中 天地