【正文】 由文件起草部門負責。重要的文件填寫《文件傳閱單》。 辦件按登記編號，由行政辦公室編寫《來文承辦目錄》，并根據承辦內容和要求填寫《來文承辦單》，按文件辦理事項的性質，送交相應部門辦理。 a. 重點文件或緊急文件跟蹤催辦，至少一天一次，督促承辦部門或人員在規(guī)定時間內完成。 5 相關文件及記錄 《文件審批表》 《發(fā)文登記目錄》 《來文承辦單》 《來文承辦目錄》 《市府區(qū)府文件收文目錄》（ A/BX） 《市委區(qū)委文件收文目錄》 (A/BD) 《投資項目管理文件目錄》 (TZ) 《帳外文件目錄》 (Z) 《文件傳閱單》 《文件發(fā)放登記表》 《檔案管理程序》 1 目的 明確規(guī)定記錄控制的責任、方法和要求，保證業(yè)務活動和體系運行中各項質量記錄符合規(guī)定要求。 行政辦公室退回一分質量記錄格式樣張給使用部門，由使用部門按格式樣張復制使用。 外單位人員需查閱質量記錄， 屬檔案室管理的質量記錄，由管理者代表批準后查閱，各部門存檔的質量記錄，應經過部門負責人批準后查閱。 4 工作程 序 質量管理體系的策劃 開展質量管理體系 策劃 的時機 a． 按照質量管理標準建立、改進或變更質量管理體系時； b． 公司的質量方針、目標、組織機構發(fā)生重大變化時； c． 公司的資源配置、市場情況發(fā)生重大變化時； d． 現有體系文件、質量活動未能涵蓋的特殊情況發(fā)生時。 產品 /服務實現的策劃 產品 /服務實現的策劃包括： a． 新增服務項目的策劃 b． 新的投資項目的策劃 新增服務項目的策劃 新增服務項目的策劃的時機： a． 當對現有子公司改變公司資本結構和治理形式時； b． 當增加新的物業(yè)管理服務項目時； c． 當為幼托園所提供新的服務項目時； d． 當為商業(yè)企業(yè)提供新的服務項目時。 管理者代表應按計劃中的時間進度安排檢查計劃實施情況，必要時應組織及調整意見。 行政辦公室負責管理評審記錄及評審后糾正和預防措施的檢查驗證工作。 管理者代表報告質量體系運行情況，各相關部門按準備的內容進行匯報，評審會議參加人員對上述報告及匯報的情況進行討論和評審，在評價的基礎上提出改進建議。 通過對相關人員的教育培訓，以確保員工受訓后工作水平有效提高，勝任本崗位工作。 根據崗位要求，實施在崗員工繼續(xù)教育，考核達到崗位任職 要求的，準予留崗。 考核內容 考核“德、智、能、績”四個方面，具體內容為： 德：主要指責任心、協作性、積極性和紀律性； 智：主要指學歷、業(yè)務知識、資歷、相關崗位工作年限和教育培訓情況； 能：主要指綜合分析能力、理解力、判斷力、計劃能力、組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力、應變能力、口頭表達能力、文字能力。 （ 2）人力資源部根據培訓需求報告，于每年 12 月底制定公司年度培訓計劃。 人力資源部在每次培訓結束后 10 天內，將本次的《培訓實施計劃》、《培訓記錄表》原件歸檔。 2 適用范圍 本程序適用于本公司新的產品 /服務項目的開發(fā)全過程的控制，企業(yè)管理部關于企業(yè)改制的控制按照《新徐匯集團企業(yè)改制管理規(guī)定》執(zhí)行。 、法規(guī)要求； 。 項目負責人將評審結果填寫《設計開發(fā)評審 /驗證 /確認記錄表》，對評審作出結論；對評審中提出的問題，產品 /項目開發(fā)人員采取改進措施，管理者代表負責跟蹤記錄措施執(zhí)行情況。 當 更改涉及到主要產品 /服務特性的改變或人身安全及相關法律、法規(guī)時，則應對更改部分進行評審，并經主管領導批準后才能實施。 行政辦公室采購人員提出采購建議。 采購物資的驗收 行政辦公室采購人員根據《辦公用品需求單》對采購辦公用品進行驗收，核對無誤后轉行政辦公室內勤人員登記入庫并發(fā)放。 3 職責 管理者代表負責批準內部質量審核計劃和審核報告。 每次內部審核前，由管理者代表負責委派審核組長及審核組成員，審核組長和審核員必須是公司正式任命的內部審核員，在確定審核組成員分工時，必須保證審核員不得審核與自己有直接責任的部門。 審核的實施 審核組成員通過面談、審閱文件和記錄、現場觀察等方式收集審核證據，并如實記錄。 3 職責 管理者代表負責過程的監(jiān)視和測量的歸口管理工作； 各相關業(yè)務部門負責轄區(qū)服務質量的監(jiān)視和測量； 工作程序 4 過程的監(jiān)視和測量 公司通過內部審核、管理評審、顧客滿意信息的測量，培訓有效性的評價，供方業(yè)績的評價等形式，對質量管理體系過程進行監(jiān)視，在適用情況下實施測量，以證實質量管理體系過程實現的策劃的能力。 各部門應將檢查情況每半年匯總一次，填寫在《服務質量檢查情況匯總表》上報行政辦公室作為服務質量數據要求的輸入，行政辦公室應做好匯總分析工作，每半年一次將匯總檢查情況上報總經理，必要時應提 出改進建設。 b 一般 不合格品 /服務 —— 指與顧客接觸過程中，顧客對能提供的服務不滿意，受到顧客的投訴、批評，經對責任人員做出處置并向顧客做出解釋或道歉才可糾正的不合格。 不合格品 /服務 處置 —— 對顧客投訴反映的一般 不合格品 /服務 ，由接收部門或人員立即處置，并填寫《不合格品 /服務 識別處置表 》， 并由簽名確認后交該部門負責人處置。 在 不合格品 /服務 或服務得 到糾正之后，返工或重新提供服務的應對其再次進行驗證，以證實符合要求。 來自新聞媒體的批評和表揚的數據和信息。 、業(yè)務部門難以處理的信息。 。 信息，應由部門組織相關人員采用適宜的統計方法進行匯總分析并制成“數據分析報告”。 行政辦公室為糾正 /預防措施歸口管理部門，負責具體協調、督促糾正和預防措施的落實。 糾正措施的簽發(fā) 如經評價需經采取糾正措施時，則按以下程序執(zhí)行： 《糾正 /預防措施表》；質量管理體系審核中的不合格 由管理者代表簽發(fā)《不合格報告》； ，由責任部門負責人或分管領導簽發(fā)《糾正 /預防措施表》?！都m正 /預防措施表》由發(fā)生部門和行政辦公室各保存一份。 ，對防止不合格發(fā)生的預防措施進行評價，明確是否需要采取預防措施。 不合格原因的確定。 ，對應采取改進措施的則按《糾正和預防措施程序》中的 規(guī)定采取改進措施。 —— 各部門負責各自范圍內的數據收集、分析、統計、傳遞、交流及應用，由各部門統一收集，或由其他部門收集后定期轉交行政辦公室。 供方的信息。 來自公司內部體系運行審核、檢查方面的數據和信息。 2 適用范圍 適用于公司生產 /服務過程的監(jiān)視和測量以及其它相關數據來源信息的統計、分析、傳遞的控制。 —— 發(fā)現重大不合格時，由總經理或管理者代表組織召開 不合格品 /服務 評審會議，并做出處置及相應措施，并形成“重大 不合格 品 /服務 處置報告”，經總經理批準后，管理者代表負責處置措施的落實工作，并采取相應糾正措施以防止此情況再次發(fā)生。 c 公司在現場檢查中發(fā)現 不合格品 /服務 ，應及時糾正并將發(fā)現的 不合格品 /服務 情況記 錄在各類檢查記錄中，并通知相關部門；對一般及重大 不合格品 /服務 應同時報告主管部門。 各 個 部門負責人對所管轄區(qū)提供服務活動過程中出現的不合格 品 /服務進行識別和處置。 每年末管理者代表匯總對質量管理體系運行的評價情況，形成《質量管理體系運行報告》，作為管理評審的輸入資料。 不合格項的處置 受審核部門負責人負責針對審核中提出的不合格項，按《糾正和預防措施程序》的規(guī)定，開展原因分析并制定相應的糾正或糾正措施，將實施結果填寫在《不 合格項報告》中，反饋給審核組長。如對審核計劃的時間、內容有異議，接到《內部質量審核計劃》三天內書面通知審 核組長，審核組長調整《內部質量審核計劃》，并報管理者代表批準。 4 工作程序 審核策劃與準備 公司例行的內部質量審核每年至少進行一次，兩次間隔時間不超過十二個月，具體日期由管理者代表決定。 辦公用品驗收合格后，行政辦公室內勤保留送貨清單備查，并對辦公用品分類保管，一季度清點一次庫存。對特殊商品和服務的供應商，年底通過征求各部門意見，對供應商進行綜合評價，并寫出《供貨商表現評價報告》，對不合格的不予續(xù)約或要求整改。 總經理負責確定對特殊商品和高價商品和服務采購實施控制。對驗證中發(fā)現的問題應采取改進措施，相關業(yè)務部門負責跟蹤記錄改進措施的執(zhí)行情況。 設計輸出的文件應由項目負責人編制《產品 /項目開發(fā)輸出文件清單》，設計開發(fā)輸出的文件應滿足設計和開發(fā)輸入的要求。 設計和開發(fā)的策劃 管理者代表負責按照新的產品 /服務項目的特點及公司發(fā)展的需要，負責制訂新的產品 /服務項目開發(fā)計劃，并報總經理批準后組織實施。 人力資源部根據調查結果改進培訓方式或另擇培訓學校。 （ 6）在崗員工培訓的主要內容：崗位資 格證書、職稱考試及培訓、轉崗培訓、中層干部管理課程培訓等。 （ 2）新進人員到用人部門后，部門負責人應指派專人進行業(yè)務指導，必要時可安排至基層相關部門實習，使其盡快進入狀態(tài)并熟悉業(yè)務技能，并且落實跟蹤考察表的填報。 中層干部由黨辦組織考核。 人力資源部每年 12 月制訂或修訂下一年度的公司定員編制表，作為人力資源的總依據?！豆芾碓u審報告》應包括以下方面有關