人事檔案管理辦法(存儲版)
【正文】 況的有關(guān)材料 ， 是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用 員工 的重要依據(jù)。檔 案 號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。 4. 人才庫人員檔案 ， 人才庫人員檔案由檔案管理員及時跟進人才庫 儲備 人員的工作進展及 工作 異動，及 3 時 更新 電子及紙質(zhì)的檔案信息。 9. 每份 入檔資料必須蓋上檔案的檔印 由資料管理員于每份新入檔的資料中間位置蓋上“存檔”字樣，同步在封面位置對應(yīng)項蓋上檔印 。員工離職檔案每月 3 號之前清查，另外歸 檔于離職人員檔案處。如因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得主管人事部門同意，經(jīng)批準后方可摘抄、復(fù)制拍攝。 (2) 辦理完入職手續(xù)后的 五 個工作日之內(nèi)，將以下 檔案 、 證件 和 資料 進行再次歸檔： 1) 簽署好的《 崗位責(zé)任書 》 2) 《試崗?fù)ㄖ獑巍?（必須有其直接上級對其在試崗期間表現(xiàn)的評價） 3) 《試用協(xié)議書》 4) 《入職培訓(xùn)協(xié)議》 5) 《保密協(xié)議》 2. 員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時 員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后， 人力資源部門人事專員必須 將以下資料 收集齊后， 歸入該員工的檔案袋： 1) 《轉(zhuǎn)正申請表》、《轉(zhuǎn)正通知單》 2) 《勞動合同》 3) 《競業(yè)禁止合同書》 3. 員工辦理 異動 手續(xù)時 檔案管理 人員 在完成 員工 異動 手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工 異動 手續(xù)資料裝入該員工的檔案 內(nèi)，具體的歸檔 資料有： 1) 《人事異動審批表》 2) 《員工 異 動工作移交表》 、 《 文件檔案資料移交明細表 》、 《資料移交明細表》、《待辦工作移交明細表 》 3) 《 異動通知 》 4. 員工辦理離職手續(xù)時 在人力資源部門 辦 理 完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)， 檔案管理員 應(yīng) 將 相關(guān) 離職 資料裝入該員工的檔案內(nèi)， 存檔的 資料有： 1) 《離職申請書》 2) 《離職申 批表》 3) 《員工離職工作移交表》、《 文件檔案資料移交明細表 》、 《 客戶資料移交明細表 》、《 待辦工作 移交明細表 》 《離職面談表》 4 5. 在 職不在崗人員檔案管理 在職不在崗人員即證件掛靠人員， 檔案管理員 應(yīng) 于確認掛靠 當天收集全部 掛靠所需的材料、資格證書復(fù)印件 ， 按順序標簽蓋章入檔，掛靠 人員 的 檔案 統(tǒng)一 歸類 放置。 4. 檔案外封面的要求 原則： 確保檔案 信息真實準確、完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進入檔案查詢的不必要時間，如員工入職時間、身份證號碼 、合同期限、學(xué)歷證書號碼 、 資格證書是否原件 、調(diào)崗時間、離職時間 等 ， 此頁貼于 檔案封面 ，方便 快速查找 （附件 4）。 同時 為 了 更有效的對員工人事檔案進行妥善 的保護和利用 ，維護人事檔案材料的完整， 使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù) ， 特制定本管理制度。 具有唯一性、方便查找的特征 ，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復(fù)使 用 ；新進員工延續(xù)上一個編號以此類推 ； 1) 集團人員 檔案號 編號原則： 集團 編碼 +部門代碼 +員工編號 （三位數(shù)） ，如： JTCW003（ JT:集團 編碼 “ 集團 ”首兩個 字母 拼音 縮寫） ； CW：部門代碼 — “ 財務(wù) ”部 部門名稱首字母 拼音 縮寫） ； 003： 員工編號 按 本部門 具體入職時間 順序 確定） 2) 在職不在崗人員即掛靠人員檔案號原則：人員屬性縮寫 +證件名稱 拼音 首 兩個 字母縮寫 +掛靠時間順序 （三位數(shù)
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