【正文】 品的文書要登記。 7 技能描述 公司的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個(gè)地點(diǎn)。 ? 費(fèi)用 郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開支。 技能點(diǎn) 6 如何處理文書 主 題 詞 行政管理 ? 重要文書處理 機(jī)密文書原則上應(yīng)該由當(dāng)事人自 行處理。 2．請(qǐng)您試分析一下您的企業(yè)中文書處理部門是否存在著拖延的現(xiàn)象，您打算怎樣解決它？對(duì)比一下本企業(yè)處理 文書的方式和本文提到的有何不同？ 技能點(diǎn) 7 如何請(qǐng)示審批 主 題 詞 行政管理 2．審批事項(xiàng)書寫要求 （ 1）請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。 技能點(diǎn) 8 如何制作文書 主 題 詞 行政管理 （ 3）明晰，除有特殊規(guī)定，應(yīng)該有以下事項(xiàng)：文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)（發(fā)文者）、收文機(jī)關(guān)（收文者），文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任人，并署上請(qǐng)示、審批者姓名 。 3．文書署名要求 （ 1）機(jī)關(guān)內(nèi)部文件署部門負(fù)責(zé)人的姓名和職務(wù)。 總之，文書制作水平的高低關(guān)系到文書意圖傳達(dá)是否準(zhǔn)確的問題，千萬不能大意。整理保存文書 適用情景 當(dāng)文書使用完后需要建立完整的保存機(jī)制時(shí)，查看此技能。 （ 2）文書的編寫符號(hào)都必須填寫在 “文書登記簿 ”上，以有利于管理。 ④ 保存一年文書：指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。 2．您的企業(yè)文書是否嚴(yán)格按年限進(jìn)行保存？如果沒有，請(qǐng)您拿出改進(jìn)措施。只有明確了歸檔的范圍，才能保證歸檔資料的完整和準(zhǔn)確，同時(shí)減少檔案的收集成本。 4．嚴(yán)格歸檔責(zé)任 鑒于歸檔工作的極端重要性，必須嚴(yán)格相關(guān)人員的責(zé)任，施行歸檔責(zé)任制度，以確保歸檔管理的有效執(zhí)行。 因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案管理過程中必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。 一 般首先從部門區(qū)分開始，部門區(qū)分之后，依檔案內(nèi)容，分為若干大類，再在大類中依年度及其他分類標(biāo)準(zhǔn)分為若干 “子類 ”，三級(jí)分類不夠用時(shí)還可以在三級(jí)之后增設(shè)四級(jí) “細(xì)類 ”。檔號(hào)必須反映出檔案的層次關(guān)系。 技能點(diǎn) 3 如何妥善保管檔案 主 題 詞 行政管理 為了方便取放和避免文件過重受壓，平放的堆疊高度一般不宜超過 40 厘米。 （ 4）火災(zāi)發(fā)生后的措施。 保密工作的開展首先應(yīng)防范泄密 渠道，公司的泄密渠道主要有： （ 1）庫房管理人員管理失職造成泄密； （ 2）非庫房管理人員進(jìn)入庫房時(shí)盜竊和造成破壞； （ 3）管理人員在非工作時(shí)間和工作場所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密； （ 4）現(xiàn)代管理工具（如計(jì)算機(jī)）泄密。 （ 3）擬訂檔案搶救方案。 案卷存在方式 有兩種：豎放和平放。 總之，檔案管理是一件十分細(xì)心和耐心的工作，每一道工序都要求慎之又慎，不可有半點(diǎn)馬虎。 ? 檔號(hào)編訂 檔案分類的各級(jí)名稱確定后，應(yīng)編制 “檔案分類編號(hào)表 ”，將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)按一定的次序排列，以便查閱。區(qū)分全案為檔案整理工作的系統(tǒng)化確立了基本的框架。 7 技能描述 檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)。 （ 2）文件及附本必須同時(shí)歸檔，如有缺失，應(yīng)立即向相關(guān)部門追查。因此，歸檔管理是一切檔案管理工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。 總之，文書的整理工作是文書管理的重要一環(huán)，經(jīng)理人在面對(duì)這樣的工作時(shí)，一定要細(xì)致入微，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，以求避免因?yàn)樾∈杪┒鴰泶箦e(cuò)誤。 ② 保存十年文書：包括請(qǐng)求審批提案文書；人事任命文書；獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)的文書；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表；不在永久保存范圍的重要文書。 同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用 “”隔開，例如， “總、文秘密 002”。 技能點(diǎn) 9 如何整理保存文書 主 題 詞 行政管理 5．副本 文書一般應(yīng)該保存兩份副本。 ① 經(jīng)理發(fā)出的指令性文件，應(yīng)有收文單位的名稱，有時(shí)還會(huì)寫 上號(hào)碼和年月日。 1．注意事項(xiàng) （ 1）一事一文，措辭準(zhǔn)確。 （ ） 4．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，在任何時(shí)候都不得以非文書的形式。 請(qǐng)示審批要注意以下幾點(diǎn)。 總之，文書處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該堅(jiān)持 “準(zhǔn)確 ”、 “及時(shí) ”的原則，并且明確文書處理的責(zé)任者。工作過程中遇到重要事宜要立即向上級(jí)主管部門報(bào)告，按上級(jí)指示辦理。 （ ） 3．待發(fā)電報(bào)前可以填寫也可不填 “文書發(fā)送登記簿 ”。 ? 重要文件 機(jī)密或親啟文件，文秘科必須加蓋 “絕密 ”、 “密 ”、 “親啟 ”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。文書管理 （ 6）絕密文件或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。 2．請(qǐng)您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時(shí)的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。就如同在不同的場合我們會(huì)有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對(duì)發(fā)文對(duì) 象的尊重。 9 牢記要點(diǎn) 文書管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點(diǎn)： _ 總收發(fā)部門的設(shè)置 _ 管理部門的設(shè)置 _ 主辦及會(huì)辦部門的設(shè)置 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 請(qǐng)您判斷以下說法的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打 “√”，錯(cuò)的打 “”。如何設(shè)置文書管理機(jī)構(gòu)呢？何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？ 1．總收發(fā)部門 由總務(wù)部門 統(tǒng)一擔(dān)任。 總之，文書管理的優(yōu)劣往往取決于文書管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能達(dá)到事半功倍的效果。 ? 嚴(yán)格保密 文書的內(nèi)容關(guān)系到一個(gè)企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。 一般來說，文書應(yīng)該是一事一文。 3．您是否注意到進(jìn)行會(huì)議提問時(shí)的方式、方法？有沒有發(fā)現(xiàn)更好的方法？對(duì)現(xiàn)存的有待改進(jìn)的問題，請(qǐng)您拿出具體的解決方案。因此，會(huì)議的提問必須做到合情合理。 2．主持會(huì)議的注意事項(xiàng) 許多會(huì)議都設(shè)有主持人，以便于會(huì)議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。 技能點(diǎn) 7 如何掌握會(huì)議管理的技巧 主 題 詞 行政管理 一般來說，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞?。所以，撰寫者必須?zhǔn)確理解會(huì)議宗旨，把握會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。 通常會(huì)議簡報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。否則，會(huì)議就變成了紙上談兵，沒有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） 。 時(shí)間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來計(jì)算。所以，要保證會(huì)議的功 能和效率，就必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的質(zhì)量控制。 7 技能描述 會(huì)議有自己特殊的活動(dòng)方式，同時(shí)，也有特定的適用范圍。（ ） 2．思考題：試列舉幾例成功的會(huì)務(wù)工作，并 說明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁蹋? 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） √。這就對(duì)記錄的速度有極高的要求。 會(huì)議記錄有以下兩種方法： （ 1）摘要記錄。 （ 4）信息傳遞。文件資料的分發(fā)有兩種形式。會(huì)場服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點(diǎn)： （ 1）引導(dǎo)座位。 （ 3）電腦簽到。一般來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容。而這些會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量高低，會(huì)直接影響到會(huì)議的進(jìn)程和效率。它主要包括以下兩個(gè)方面的檢查： 1．會(huì)議籌備期檢查 （ 1）會(huì)議目的： ① 本次會(huì)議是否確實(shí)需要召開？ ② 開會(huì)的議題是否明確？ （ 2）會(huì)議事項(xiàng)： ① 開會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否恰當(dāng)？ ② 開會(huì)的地點(diǎn)、環(huán)境是否合適？ ③ 會(huì)議邀請(qǐng)的對(duì)象是否合適？ （ 3）會(huì)議通知： ① 與會(huì)者是否已經(jīng)得到通知？ ② 是否已經(jīng)將會(huì)議的宗旨、議題通知與會(huì)者？ ③ 是否要求與會(huì)者事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？ ④ 與會(huì)者是否已經(jīng)就議題做好準(zhǔn)備？ （ 4）會(huì)議準(zhǔn)備： ① 是否已經(jīng)擬訂好會(huì)議議 題的進(jìn)行順序及會(huì)議時(shí)間的分配？ ② 準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)完全就緒？ ③ 所準(zhǔn)備的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確？ ④ 是否已經(jīng)安排好了會(huì)議記錄？ ⑤ 是否需要使用相關(guān)設(shè)備？ 2．會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查 （ 1）活動(dòng)的宗旨； （ 2）活動(dòng)的范圍； （ 3）預(yù)算； （ 4）招待對(duì)象的層次； （ 5）總?cè)藬?shù)（查會(huì)議通知的回執(zhí)）； （ 6）活動(dòng)的日期及時(shí)間（注意避免與其他同業(yè)的活動(dòng)沖突）； （ 7）活動(dòng)天數(shù)； （ 8）籌備單位； （ 9）活動(dòng)負(fù)責(zé)人； （ 10）各項(xiàng)活動(dòng)的明細(xì)分工表； （ 11）會(huì)場的預(yù)定； （ 12）制作來賓名冊(cè)（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）； （ 13）會(huì)議活動(dòng)邀請(qǐng)函（應(yīng)在活動(dòng)日期的 2~3 個(gè)星期前寄達(dá)給對(duì)方）； （ 14）紀(jì)念品； （ 15）交通工具； （ 16）酬謝費(fèi)； （ 17）會(huì)場布置； （ 18）宴會(huì)的形式； （ 19）飲料供應(yīng)； （ 20）煙酒； （ 21）菜單的印刷； （ 22）花飾布置； （ 23）園景制作； （ 24）看板及標(biāo)示板； （ 25）拍照及攝像； （ 26）會(huì)議桌的選擇； （ 27）座位順序（是否突出主賓、是 否便于會(huì)議交流）； （ 28）胸章及名牌； （ 29）服務(wù)員的著裝； （ 30）新聞報(bào)道（文字及攝影）； （ 31）資料的收發(fā)； （ 32）住宿安排； （ 33）特設(shè)專用柜臺(tái)； （ 34）費(fèi)用支付（住宿、餐飲、電話費(fèi)等）； （ 35）用餐安排； （ 36）服務(wù)柜臺(tái)的工作； （ 37）節(jié)目表演的總預(yù)算； （ 38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴； （ 39）展覽展示； （ 40）全部活動(dòng)費(fèi)用。其內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會(huì)者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會(huì)議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會(huì)者名單。所以，應(yīng)考慮： （ 1）會(huì)址與參會(huì)人員距離不宜太遠(yuǎn)； （ 2）會(huì)場的環(huán)境是安靜的場所； （ 3）會(huì)場有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度； （ 4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢； （ 5）會(huì)場的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會(huì)影響會(huì)議效果。一般來說，企業(yè)的會(huì)前準(zhǔn)備有以下工作： 1．確定與會(huì)者 作為會(huì)議的主體，與會(huì)者的確定無疑是十分重要的。 總之，職業(yè)經(jīng)理人針對(duì)不同的情況，可以采 用不同的會(huì)議類型。表彰、獎(jiǎng)勵(lì)工作出色的員工為主要內(nèi)容的會(huì)議，是企業(yè)的一種重要的激勵(lì)手段。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng)域的具體問題進(jìn)行專題討論，一般規(guī)模較大。一般在董事會(huì)專用的會(huì)議室由董事長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。會(huì)議類型 適用情景 當(dāng)需要了解會(huì)議的類型及相關(guān)內(nèi)容時(shí)，查看此技能。會(huì)議管理 由公司董事會(huì)成員出席，定期召開。 （ 5）專業(yè)會(huì)議。 （ 9）獎(jiǎng)勵(lì)、表彰會(huì)議。 2．常見例會(huì)類型 一般來說，在企業(yè)的各 個(gè)部門中，例會(huì)是最為常見的，以下是 15 種最常見的例會(huì)類型： （ 1）企業(yè)規(guī)劃會(huì)議； （ 2）資金會(huì)議； （ 3）行政技術(shù)會(huì)議； （ 4）降低成本會(huì)議； （ 5）經(jīng)營分析會(huì)議； （ 6）質(zhì)量分析會(huì)議； （ 7）生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議； （ 8）產(chǎn)品對(duì)策會(huì)議； （ 9）索賠會(huì)議； （ 10） IMC 會(huì)議（經(jīng)理人懇談會(huì)）； （ 11）安全衛(wèi)生管理會(huì)議； （ 12）科（部）長會(huì)議； （ 13）部門事務(wù)會(huì)議； （ 14）班組會(huì)議； （ 15）行政事務(wù)會(huì)議。 通常，大型會(huì)議的準(zhǔn)備往往需要按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。而且，選擇會(huì)議地點(diǎn)還要考慮到硬件設(shè)施的條件。 6．會(huì)議通知 在 確定了會(huì)議的議題、召開的時(shí)間、地點(diǎn)和場所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會(huì)議通知。 所以，全面的會(huì)前檢查是會(huì)議管理必不可少的一部 分。 7 技能描述 在會(huì)議進(jìn)行的過程中，往往有許多會(huì)務(wù)工作需要處理。簿式簽到是指與會(huì)者在專門準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名，表示到會(huì)。一般多用于大中型會(huì)議。 2．會(huì)場服務(wù) 會(huì)場服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行，好的會(huì)場服務(wù)是會(huì)議順利進(jìn)行及圓滿結(jié)束的必要條件。會(huì)議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會(huì)者，這就需要工作人員及時(shí)地將其送到與會(huì)者手中。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無序情況。所以，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完