【正文】 安全檢查中最重要的就是進(jìn)行防火檢查，以確保防火管理工作得到切實(shí)保障。庫房內(nèi)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙，定期檢查各種電器設(shè)備，有隱患的立即進(jìn)行修理，規(guī)模較大的庫房，還應(yīng)安裝避雷針。 7 技能描述 檔案的構(gòu)成材料多為紙張、照片、錄影帶及機(jī)讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對公司的檔案管理工作十分不利，所以，采取有效的措施，最大限度地延長檔案壽命是每個職業(yè)經(jīng)理人在檔案保管過程中必須予以重視的一項(xiàng)重要工作。中文橫寫，或外文文件則以左方裝訂為原則。每一個檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè) “目次表 ”，以方便查找。構(gòu)成全案的文件大致可劃分為三種基本類型：內(nèi)部文件、發(fā)文和收文。 9 牢記要點(diǎn) 科學(xué)有效歸檔，需要做到： _ 明確歸檔范圍 _ 把握歸檔時間 _ 審查歸檔文件 _ 嚴(yán)格歸檔責(zé)任 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．您認(rèn)為歸檔管理對企業(yè)的檔案管理有什么重要意義？ 2．您公司的檔案是否有長期分散于各個部門的情況？您將怎樣保證您公司的歸檔工作做到制度化、規(guī)范化？ 技能點(diǎn) 2 如何進(jìn)行檔案整理 主 題 詞 行政管理 2．把握歸檔時間 歸檔時間是指文書部門或?qū)I(yè)部門將需要?dú)w檔的文件材料向檔案管理部門移送的時間。檔案管理 （ 3）保存期滿以及沒有必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管部門決定，填寫廢除理由和日期后予以銷毀。而大量的不重要的文書可以直接送總務(wù)科進(jìn)行保存。 1．文書整理 （ 1）文書的編寫符號：表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如總務(wù)處文秘科，用 “總、文 ”表示。（ ） （ 2）每一份文書都應(yīng)按照上文所談的格式嚴(yán)格完成。 （ 4）不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名即可。 （ 2）文體選擇：一般用書面文體。 7 技能描述 文書內(nèi)容是對發(fā) 文者意圖的表現(xiàn)，文書的制作過程也即是完整表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖的過程。 總的來講，請示審批更重在程序，經(jīng)理人的重點(diǎn)也應(yīng)放在對程序的理解和遵守上，做到程序合法，內(nèi)容適當(dāng)。 7 技能描述 請示審批是公司經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營的重要事項(xiàng)，下級都必須向上級請示，在獲得相關(guān)權(quán)力人審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。對那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可。 7 技能描述 在企業(yè)文書的日常管理活動中，每一天，管理人員都要接到許多不同種類的文書，它們各自都起著自己的特殊的作用，可以說 ，都很重要。 總之，寄發(fā)文書是個需要通盤考慮的問題，而且，確保文書的有效送達(dá)，更是經(jīng)理人必須時時提醒的。文秘室匯集所有待發(fā)文書，做好文書發(fā)送登記。 4．規(guī)定時間以外的文書收發(fā) 在制度工作時間外接到文書，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)該立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 （ 3）送各部門、科室的文書若有差錯，必須立即退回到文書收發(fā)部門。 7 技能描述 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會，各種信息的及時交流變得越來越重要。 （ 6）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。 （ 6）其他：司法文書依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；合同文書依法律、法?guī)的規(guī)定實(shí)施；會議記錄及例行報表等不必行文； 業(yè)務(wù) 處理須以電報行文時必須使用電報。文書管理 3．主辦及會辦部門 （ 1）資料需報送工廠主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨(dú)立廠區(qū)的管理部門主辦，由法律事務(wù)室會辦； （ 2）資料需報送外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財務(wù)部會辦； （ 3）資料需報送新聞媒體的，由秘書室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)，應(yīng)先報告董事長核定后才能對外發(fā)布； （ 4）資料需報送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會晤法律事務(wù)室。文書管理部門設(shè)置 適用情景 當(dāng)需要設(shè)置文書管理部門或調(diào)整文書管理部門時，查看此技能。 ? 注重程序 公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定。這也是文書管理的本質(zhì)所在。 7 技能描述 掌握了文書管理的基本規(guī)則，就把握住了文書管理的基本特點(diǎn)。 總之，會議的提問是一門藝術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)問，認(rèn)真領(lǐng)會這一點(diǎn)是提高會議提問水平和效率的必備技能。 3．參加會議的注意事項(xiàng) 作為會議的主體，與會者必須真正地投入到會議中去，這樣，才能保證會議能取得成功。 1．會議進(jìn)程中的注意事項(xiàng) 在會議進(jìn)行的整個過程中，為了保證會議能夠高效進(jìn)行，必須隨時發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。 9 牢記要點(diǎn) 會后工作的主要內(nèi)容有： _ 會務(wù)工作總結(jié) _ 撰寫及印發(fā)會議簡報 _ 撰寫及印發(fā)會議紀(jì)要 _ 文件資料的收退 _ 議定事項(xiàng)的催辦 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 會后工作是個需要注意的問題，您和您的組織是否意識到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改進(jìn)的方法。而召開一些大型的會議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會者，要求在會后按 照清單將文件資料退回。這是會議紀(jì)要的主體，往往要對會議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇。會議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個人的主觀意見。因此，要求簡報要真實(shí)地反映會議的內(nèi)容，并且做到文字簡練，篇幅短小，著重反映會議中的重要問題。會后工作 適用情景 當(dāng)會議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)會議精神時，查看此技能。 （ 1）會議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。因此，對會議成本的核算不可忽視。所以，進(jìn)行會議控制首先應(yīng)遵循 盡量減少會議數(shù)量這一原則。 技能點(diǎn) 5 如何進(jìn)行合理的會議控制 主 題 詞 行政管理 會中事務(wù)，事無巨細(xì)，任何一個小小的紕漏，都有可能給會議造成無法彌補(bǔ)的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬不能疏忽大意。因此，對記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語言概括能力。會議記錄至關(guān)重要，它是會議內(nèi)容和進(jìn)程的客觀記載，同時，也是重要的檔案資料。 （ 3）維持會場秩序。以便引導(dǎo)與會者快捷、方便地入座。 此外，還 有一些簽到方式，大多根據(jù)會議的實(shí)際需要而運(yùn)用。一般來說，簽到卡應(yīng)注明會議名稱、時間、地點(diǎn)、座位號 等內(nèi)容。而準(zhǔn)確及時的人數(shù)統(tǒng)計也為會議工作的有序安排提供了方便。會議管理 會前檢查 適用情景 當(dāng)需要對會議準(zhǔn)備工作進(jìn)行最后檢查時，查看此技能。 一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經(jīng)會議主席審定后確定，包括：會議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會者姓名、會議的時間地點(diǎn)、會議事宜的時間分配等。因此，選擇開會時間應(yīng)該考慮以下因素： （ 1）調(diào)查了解與會者方便的時間段，盡量不打亂與會者原來的時間計劃安排； （ 2）注意選準(zhǔn)會議中心人物的最佳開會時間段，確保其能夠集中精力，安心開會； （ 3）開會時間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營活動發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運(yùn)行秩序，影響效益 ； （ 4）盡量開短會，可以保證參會者精力旺盛，達(dá)到最佳的開會效果。會前準(zhǔn)備 適用情景 當(dāng)需要著手進(jìn)行會議準(zhǔn)備 時，查看此技能。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一些茶話會、晚餐會及一些娛樂活動。 （ 8）產(chǎn)品、成果發(fā)布會。 （ 4）研討會議。 所以，在我們考慮采用何種會議程序時，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。因此掌握一定的行政管理知識，也是經(jīng)理人必備的技能之一。不同的會議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。每年召開一次， 由公司的股東就重大問題進(jìn)行討論，表決通過董事會提交的事項(xiàng)，形成股東大會決議。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報告。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會議，這一類會議的時間往往不止一天，需要時間、地點(diǎn)、人員集中。 9 牢記要點(diǎn) 會議的主要類型包括： _ 企業(yè)常見會議的類型 _ 企業(yè)常見例會的類型 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 試列舉出您身邊幾個不同類型的會議，指出每個會議的特點(diǎn)所在，并找出適宜的會議籌劃管理方法。但這種控制不以降低會議的目的和效果為代價。 （ 3）按照會議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會議座次，做到方便溝通和討論。 9 牢記要點(diǎn) 會前準(zhǔn)備的工作事項(xiàng)有： _ 確定與會者 _ 選擇開會時間 _ 選擇開會地點(diǎn) _ 進(jìn)行會場布置 _ 擬訂會議日程 _ 發(fā)布會議通知 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下 面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．請您認(rèn)真分析一下目前貴公司有哪些會議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是對照上文可以取消的。 9 牢記要點(diǎn) 會前檢查包括： _ 會議籌備期檢查 _ 會議活動細(xì)節(jié)檢查 . 實(shí)踐練習(xí) 請檢查您的會前檢查狀況如何： 1．您是否認(rèn)識到會前檢查的重要性？請結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？ 2．您在進(jìn)行會前檢查時是否首先考慮到會議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成這樣的思考習(xí)慣，請您予以改進(jìn)。 一般來說，會務(wù)工作包括以下幾個方面： 1．會議簽到 會議簽到是 為了準(zhǔn)確及時統(tǒng)計會議的出席人數(shù)。而對于大型的會議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不太方便。采用這種方式，與會者只需在到場時將特制的卡片放入簽到機(jī)內(nèi)，電腦就會將與會者的姓名、號碼等信息傳到會場的主機(jī)，即刻完成簽到。同時，工作人員要引導(dǎo)對會場不熟悉的與會者入座。會中分發(fā)：在會議進(jìn)行期間根據(jù)會議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。但是，在信息的傳遞過程中，工作人員必須保證對會議內(nèi)容的保密，防止泄密。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會議的決議等。而現(xiàn)代化的會議記錄，更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ?《成功企業(yè)行政辦公管理制度范本》，王榮奎主編，中國經(jīng)濟(jì)出版社， 20xx 年。所以，在對會議進(jìn)行正常的管理之前先要認(rèn)真地對會議的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。 提高會議質(zhì)量的主要方法有下列各點(diǎn)： ? 嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，杜絕不符合程序的會議； ? 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會者明確會議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料； ? 盡可能地控制會議 的人數(shù)，精干高效； ? 會議的議題集中，會議日程緊湊； ? 保持良好的會場秩序，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境； ? 實(shí)行有效的措施監(jiān)督會議執(zhí)行的全過程，保證會議的有效性； ? 提高會議主持人的能力，有效掌控會議。 總之，要控制會議的成本，首先需要將會議的費(fèi)用進(jìn)行精確的計算，做出會議預(yù)算，對預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。 ? 《現(xiàn)代秘書學(xué)通論》，王熙梅、王景清主編，海洋出版社， 1993 年。對會議組織及服務(wù)工作的全過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。這樣便于他理解會議精神，消化會議內(nèi)容。并且印發(fā) 紀(jì)要編制序號，以便歸檔保存。在檢查催辦的同時應(yīng)隨時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報相關(guān)情況并接受指導(dǎo)。會議管理技巧 適用情景 當(dāng)需要了解一些會議的注意事項(xiàng)時，查看此技能。一般來說，主持會議需要注意以下事項(xiàng)： （ 1）清楚開會的時間； （ 2）充分了解會議目的，把握會議主題； （ 3）引導(dǎo)與會者積極參與會議討論； （ 4）讓與會者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指定發(fā)言； （ 5）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時，應(yīng)有撥亂反正的能力； （ 6）如 果討論偏離了議題，應(yīng)及時予以扭轉(zhuǎn)； （ 7）客觀地接受每位與會者的意見，并及時總結(jié)歸納； （ 8）對會議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則； （ 9）會議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場宣讀會議決定的事項(xiàng)。所以，注重會議的提問方法和提問技巧是必要的，有助于達(dá)到提問的預(yù)期目的。 第二章 文書管理 技能點(diǎn) 1 如何遵循文書管理原則 主 題 詞 行政管理 ? 準(zhǔn)確及時 日常管理中，文書的運(yùn)用都具有及時有效的特點(diǎn)。特別是對于一些機(jī)密文件的保管更應(yīng)該是管理中的重中之重。 ? 《秘書工作手冊》，孫云潔等編著，工人出版社， 1985 年。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書收受及發(fā)送。 （ ） 2．文書管理人員要重在經(jīng)驗(yàn)，而不是理論。 （ 2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。 （ 3）總管理處各部室、中心代表公司對外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。 技能點(diǎn) 4 如何收發(fā)文書 主 題 詞 行政管理 在文書管理部門還須設(shè)立一名信使，負(fù)責(zé)在各部門之間傳遞各類文書，以使文書在各部門順暢流通。 3．需登記的文書 （ 1）在一般文書或送交部門的普通文書中，如果判定或者未開啟也能判斷是重要文書或者夾有重要物