【正文】 。與整個(gè)董事會(huì)相比，這個(gè)小組會(huì)更加頻繁地召開會(huì)議。 所有的成員被邀請(qǐng)出席公眾會(huì)議。規(guī)則能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。電話會(huì)議、實(shí)時(shí)視頻在線會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對(duì)面的會(huì)議。 小提示 12： 通過設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來優(yōu)化在線會(huì)議。然而非必要的信息會(huì)快速地積累。例如一對(duì)一的會(huì)議或正式的委員會(huì)會(huì)議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會(huì)議對(duì)于交流想法是非常有益的。 公開的 涉及提供信息的發(fā)言人 新聞發(fā)布會(huì) 解決問題 例如應(yīng)付不滿。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會(huì)議控制權(quán)的與會(huì)者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。 積極的行為 消極的行為 會(huì)議開始 一次討論議程上的問題 獲得關(guān)于每個(gè)問題的意見 果斷而積極地開始 與會(huì)者遲到 把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會(huì)者有效地提出建議 與會(huì)者之間出現(xiàn)分歧 找到可行的解決辦法 14 第 2 章 準(zhǔn)備會(huì)議 花費(fèi)在準(zhǔn)備會(huì)議上的時(shí)間很少會(huì)浪費(fèi)。另一些人可以提供專門的技巧或建議。 ● 他們能否實(shí)施已獲得同意的行動(dòng)？例如，在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上的一位財(cái)務(wù)主管。如果有人不能按所提出的時(shí)間出席會(huì)議，在重新安排會(huì)議時(shí)間之前，考慮下下如果沒有他參加，會(huì)議是否仍可舉行。 小提示 25： 避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開會(huì)，例如緊接在午餐之后。 在為類似會(huì)議 編寫議程時(shí)，可把這份簡單的議程作為模板。會(huì)議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及銷售情況，進(jìn)行大量的討論。 ⒈決定需要在會(huì)上提出的問題。若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會(huì)議地點(diǎn)。 小提示 32： 確定電話已被移出會(huì)議室。 ● 如果保密是重要的，這類會(huì)議室很有用。 在某種場合增加幾分的力。 小提示 33： 把有潛在問題的會(huì)議安排在中立地點(diǎn)。 21 然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。記住你的會(huì)議目標(biāo)。 案例研究 一家廣告公司安排會(huì)見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。 與會(huì)者座位的安 排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。 合作性的： 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對(duì)主席。 自由討論： 如果坦誠的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌。可根據(jù)你了解和分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問題的觀點(diǎn)，來構(gòu)劃座位安排圖。強(qiáng)硬的反對(duì)者可能會(huì)選擇靠近主席的位置向全體與會(huì)者發(fā)號(hào)施令。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。 4． 多準(zhǔn)備一些書面背景材料，以防有些與會(huì)者遺失了這些材料。 這些設(shè)備可以從基本的活動(dòng)紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。 為與會(huì)者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬淼倪@些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。通過預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會(huì)議的主題。 會(huì)前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會(huì)議中做出有見地且有效的發(fā)言。 小提示 48： 會(huì)前向其他與會(huì)者簡單介紹議題的情況。傾聽別人發(fā)言會(huì)發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點(diǎn)。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語音語調(diào)。 小提示 51： 開始發(fā)言前做一個(gè)深呼吸。 清晰 簡明 積極 在會(huì)議上，恰當(dāng)?shù)膬A聽與發(fā)言一樣重要 —— 有時(shí)甚至更重要。 不要在他們詳述事情時(shí)中途打斷或催促。 表示不耐煩： 身體后傾，遠(yuǎn)離講話者，表示她與發(fā)言者的觀點(diǎn)有差距。若無不妥，稍為 32 修改一下你自己的發(fā)言，以反映你已經(jīng)聽到的內(nèi)容。主席暴露弱點(diǎn)例如有偏見 或發(fā)怒，則麻煩隨之而起。然而 ，這也可能是為了獲得正確的決定而做出的誠懇的努力。 其他一些問題會(huì)妨礙會(huì)議事務(wù)，如個(gè)別成員可能表現(xiàn)不好，關(guān)鍵成員缺席，重要的信息丟失，等等。 ? 及時(shí)遞交備忘錄可以促進(jìn)對(duì)討論的事項(xiàng)采取果斷行動(dòng)。用數(shù)字標(biāo)出每一個(gè)新要點(diǎn)，這樣就可以明確顯示出一個(gè)要點(diǎn)的結(jié)束及下一個(gè)要點(diǎn)的開始。 5． 小組委員作報(bào)告。 2． 會(huì)議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。 記錄：會(huì)議期間作詳細(xì)記錄，為最后的備忘錄做準(zhǔn)備。 1 2 3 4 3 當(dāng)我出錯(cuò)時(shí)，我能承認(rèn)。 1 2 3 4 11出席會(huì)議前，我知道我的目標(biāo)是什么。 3748：在會(huì)議中你表現(xiàn)的很好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每個(gè)會(huì)議作好準(zhǔn)備。 ? 主席負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)討論。這里主席的作用主要是保持對(duì)會(huì)議的餓控制，并保證大家得以各抒己見。而政府委員會(huì)則根據(jù)法規(guī)選擇它的主席。 作為會(huì)議主席，你應(yīng)當(dāng)熟悉出席會(huì)議的人，雖然不可能研究大會(huì)上所有的出席者，但應(yīng)了解是否有不同的派別，并準(zhǔn)備好應(yīng)付他們。 盛氣凌人類型 個(gè)性很強(qiáng)的盛氣凌人的與會(huì)者在會(huì)上很有破壞性，會(huì)前必須清楚的地加以識(shí)別，這樣，如果他們開始處于支配地位，你就可以限制他們。 2． 研究關(guān)鍵與會(huì)者以前所用的策略。 空洞的大話 這種浪費(fèi)時(shí)間的做法包括有人對(duì)與討論內(nèi)容無關(guān)的題目作大聲的 夸夸其談的講話。 當(dāng)你主持會(huì)議時(shí)，要提出準(zhǔn)時(shí)開會(huì)這一點(diǎn)，并在預(yù)定開會(huì)時(shí)間之前抵達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。 ? 考慮越過議程上一些非重要事項(xiàng)，但要保證全體與會(huì)者事先同意你這樣做。 ? 改變位置和聲調(diào) —— 起立，講得更響一點(diǎn)，更快一點(diǎn)，以振奮與會(huì)者。 小提示 68： 將會(huì)議安排在午餐之前，這樣會(huì)議就更有可能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 支配策略 盛氣凌人者打斷別人講話并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強(qiáng)硬的與會(huì)者的信心。出席者采用的這類策略有時(shí)包括：通過轉(zhuǎn)換討論的主題來改變議程；暗中破壞持相反意見者的信心；空話連篇，浪費(fèi)時(shí)間，推遲表決。 害羞類型 盡量估計(jì)會(huì)議中是否有與會(huì)者感到緊張而缺乏信心。 38 4． 保證選舉程序正確進(jìn)行。 正式會(huì)議主席的選擇有一些特殊的規(guī)則。 不是所有非正式會(huì)議都有一個(gè)“正式”主席。 ? 主席應(yīng)當(dāng)重復(fù)那些與會(huì)者提出的動(dòng)議，并保證每個(gè)人都聽到并理解。當(dāng)你參加會(huì)議時(shí)，始終要有明確的目的，并爭取達(dá)到目的。 1 2 3 4 9我仔細(xì)地回顧以前地會(huì)議備忘錄。 選項(xiàng) 1 從不； 2 有時(shí)； 3 常常； 4 總 是 1 我讓發(fā)言者講完他們的觀點(diǎn)后才發(fā)言。每次會(huì)議可由同一個(gè)人擔(dān)任這個(gè)工作，或者由不同的人擔(dān)任（主席除外，因?yàn)槊貢?直接向他負(fù)責(zé)）。如果必要，檢查這些是否列入下次會(huì)議的備忘錄中。 3． 主席關(guān)于最近六個(gè)月業(yè)績的回顧：情況看上去很好，然而收入下降令人失望。準(zhǔn)確是很重要的，特別當(dāng)備忘錄可能作為以后辯論的依據(jù)時(shí)。 小提示 60： 保證備忘錄的順序與議程上的順序一致。 非正式的方法：以團(tuán)隊(duì)名義，拒絕在會(huì)議上 進(jìn)行合作；向與會(huì)者指出主席的行為不合理； 請(qǐng)求在場的上級(jí)任命新主席。 操縱會(huì)議 主席不讓事實(shí)本身講話。 小提示 57： 鼓勵(lì)與會(huì)者在例行會(huì)議上輪流擔(dān)任主席。 “剪接”你的發(fā)言 在會(huì)議上，不僅對(duì)講話內(nèi)容，并且對(duì)措辭也要很仔細(xì)地傾聽。 發(fā)言者 傾聽者 用手遮掩面部表情 發(fā)言者 傾聽者 雙臂交叉構(gòu)成屏障 表示不相信： 傾聽者微微張開口表示她對(duì)所聽到的不相信或驚訝。 ? 傾聽不僅用耳，“傾聽”人們的身體語言也是重要的。在任何規(guī)模的 會(huì)議中，若有人試圖打斷你或阻止你提出你的看法，就盯著他們的眼睛，提到他們的名字以引起他們的注意，并告訴他們，你尚未結(jié)束發(fā)言。 ? 變換語調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的 、正式的，等等）會(huì)產(chǎn)生不同的效果。一旦你感受到其他與 會(huì)者對(duì)你的信任，你的信心就會(huì)增強(qiáng)。 當(dāng)你作演講時(shí)，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因?yàn)槿藗兺紫纫酝饷踩∪?，如果你將與另一個(gè)公司舉行會(huì)議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有 29 與會(huì)者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對(duì)的理由以及可以妥協(xié)的范圍。要想成功地駁倒對(duì)方，理解對(duì)立的觀點(diǎn)是很重要的。 ? 對(duì)于大的事 項(xiàng)，可能有必要預(yù)先游說以獲得支持。每個(gè)與會(huì)者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會(huì)議更富成效。檢查一下大批人員是否能夠容易進(jìn)出會(huì)場，是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的座位，與會(huì)者是否可以看到所有視聽設(shè)備的顯示。在某些類型的會(huì)議（例如新聞發(fā)布會(huì)）中，與會(huì)者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機(jī)來記錄信息。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會(huì)議前后房間是整潔的。 2． 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。 坐這個(gè)位置有良好的視線，可以看到全體與會(huì)者 桌子中央位 置能讓與會(huì)者在會(huì)議上發(fā)揮積極作用 沒有什么意見的與會(huì)者選擇這個(gè)位置，希望不被卷入 強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對(duì)的位置 與自信心很強(qiáng)的發(fā)言者觀點(diǎn)相同的與會(huì)者坐這個(gè)位置 主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置 主席或主要發(fā)言者為控制會(huì)議選擇的強(qiáng)有力的位置 25 小提示 42： 不要用太舒適的椅子，它們會(huì)使與會(huì)者感到懶洋洋。 圖例 主席 意見未定者 支持者 24 反對(duì)者 視線 意見未定者看著主席尋求引導(dǎo) 反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用 意見未定的與會(huì)者可清楚地看到和聽到全部觀點(diǎn) 動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者 動(dòng)議的反對(duì)者被支持者的座位隔開 支持者在這個(gè)位置上有利于把情況傳給意見未定的出席者 主席與大部分與會(huì)者尤其是意見未定者保持目光接觸 反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌 支持者可以影響那些反對(duì)者 如果會(huì)議沒有正式排座，可觀察別的與會(huì)者坐 的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。明確你想從會(huì)議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目 的。 顯示等級(jí)： 如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資力遞降順序就座。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)觀念，主席就座于 長桌的頂端。為了解與會(huì)對(duì)方對(duì)會(huì)議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。 22 提供完善的會(huì)議場所：正如這個(gè)事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過程，這樣這個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。如果聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。在一個(gè)沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會(huì)可能會(huì)獲得更積極的結(jié)果。 小提示 34： 要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\(yùn)輸?shù)目衫们闆r，時(shí)間表和季節(jié)性變化。 ● 會(huì)議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問題。 城外的會(huì)議場所 異地的一間辦公室、會(huì)議室或飯店。 ● 可能提高一位下級(jí)的地位和士氣 ● 如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方都感不適 單位會(huì)議室 供員工使用的公司會(huì)議室 ● 避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問題 ● 處人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議 外面的會(huì)議室 在你公司之外的一個(gè)中立的會(huì)議室。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過分。城外會(huì)議場所對(duì)與會(huì)者吸引力較小，但如果會(huì)議持續(xù)一天以上那是值得的。 小提示 30： 為那些需作長途旅行者考慮所要花費(fèi)的時(shí)間 小提示 31： 為殘疾與會(huì)者提供必要的設(shè)備。當(dāng)與會(huì)者抵達(dá)會(huì)議時(shí)給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時(shí)事件而必須這樣做，例如主席生病，或財(cái)務(wù)情況的突然變化。 當(dāng)你撰寫會(huì)議議程時(shí)，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一 遍又一遍的情況出現(xiàn)。在會(huì)前多久開始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時(shí)間。 使與會(huì)者明確會(huì)議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的 議程。有時(shí)，確定會(huì)議時(shí)間的最簡 單的方法是。 ● 他們能否提供特殊的意見或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。 15 當(dāng)你考慮邀請(qǐng)誰時(shí)，可能某些人是當(dāng)然的出席對(duì)象。 小提示 19： 確保在會(huì)議之前就會(huì)議目的取得一致。首先，傳閱一份清晰的議程。 小提示 16： 在一個(gè)顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時(shí)間。 小提示 15： 使會(huì)議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。這相當(dāng)于另一種形式的會(huì)議延續(xù)幾天甚至幾星期，因?yàn)榕c會(huì)者聚在一個(gè)“虛擬的”會(huì)議地點(diǎn)評(píng) 論當(dāng)前的議題和問題，或者討論一些事情。 出席