【正文】 視頻會(huì)議 將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來(lái)，為你所用。 小提示 10： 對(duì)信息要有選擇性地吸取，避免信息超載。 ●臨時(shí)股東大會(huì)的操作規(guī)則通常與年會(huì)一樣。 公眾會(huì)議 公眾會(huì)議對(duì)任何人都開(kāi)放。 ●外部會(huì)議可以在中立地點(diǎn)進(jìn)行。雖然有時(shí)發(fā)言人會(huì)留有“回答提問(wèn)”這一段時(shí)間，借鑒于大會(huì)的規(guī)模，計(jì)論和聽(tīng)眾參與是很有限的。 為了得到最好的效果，事先說(shuō)明會(huì)議的目的和時(shí)間限制，以便與會(huì)者能有所準(zhǔn)備。 策劃小型非正式會(huì)議是為了通過(guò)討論不解決問(wèn)題，提供反饋，因此與臨時(shí)會(huì)議不同，它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時(shí)間。 利用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)面，例如 與同事在走廊里交談，立刻解決一個(gè)問(wèn)題。 目的未明確，你就無(wú)法確定需要舉行哪種會(huì)議。 如果會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會(huì)者在會(huì)議的開(kāi)始階段就知道，因?yàn)檫@會(huì)影響與會(huì)者的態(tài)度。想一下這個(gè)會(huì)議要開(kāi)多長(zhǎng)，哪幾個(gè)問(wèn)題需要講座以及必須分配給每個(gè)問(wèn)題的時(shí)間是多少。 一個(gè)部門的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開(kāi)會(huì)，以解決一個(gè)問(wèn)題。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。 商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問(wèn)題或做出決定。 引 言 會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，《會(huì)議管理》會(huì)幫助你 ——不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席 —— 提高這些會(huì)議的效果和效率?！稌?huì)議管理》不僅教你全面主持會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供實(shí)用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的。自我評(píng)估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評(píng)估你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。這些會(huì)議可以是與高級(jí)經(jīng)理、同事或客戶一對(duì)一的會(huì)議，但通常有兩人以上參加。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些 成本。 銷售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息 銷售代表提出報(bào)告 董事總經(jīng)理主持會(huì)議 銷售總監(jiān)向銷售團(tuán)隊(duì)提出問(wèn)題 秘書(shū)作記錄 5 可以為許多不同的原因召開(kāi)會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使會(huì)議取得成功。如果他們不能來(lái)，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。 小提示 3： 仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失敗。非正式會(huì)會(huì)議無(wú)論是偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來(lái)的，都提供了一些機(jī)會(huì)來(lái)簡(jiǎn)單地解決問(wèn)題。不多于三至四人參加的臨時(shí)會(huì)議在解決一些小問(wèn)題時(shí)具有最佳效果。通過(guò)保持目光接觸這種身體語(yǔ)言中具有表達(dá)性的方式，來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者。 不同類型的正式會(huì)議都有不同的程序規(guī)則。 ●常務(wù)委員會(huì)要先向公外部會(huì)議 一個(gè)外部會(huì)議包括某個(gè)組織內(nèi)的一群人和組織外的另 一群人，例如來(lái)訪的行 業(yè) 工會(huì) 談判 代表。 ●必要時(shí)，專門委員會(huì)可以開(kāi)會(huì)討論專業(yè)性特別強(qiáng)的特殊問(wèn)題，或詳細(xì)分析復(fù)雜問(wèn)題。通常事先在當(dāng)?shù)厣缃恢行摹⒐矆D書(shū)館及地方報(bào)紙或雜志上通告。如你參加一個(gè)正式會(huì)議，應(yīng)事先了解應(yīng)當(dāng)遵循的一些規(guī)則。在召集各地人員開(kāi)會(huì)之前，考慮以上這些選擇。 小提示 13： 當(dāng)你在電話會(huì)議中發(fā)表講話時(shí)，不斷重復(fù)你的姓名。盡量保持全部信息簡(jiǎn)短扼要 _這將有助于限制 “ 會(huì)議＂的議程。 會(huì)議的目的會(huì)影響其理想的規(guī)模。 僅涉及一人 一對(duì)一 需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入 專門委員會(huì) 涉及緊急問(wèn)題 臨時(shí)的 做出決定 例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng) 需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問(wèn)題 監(jiān)時(shí)的 涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問(wèn)題 正式的 要求一個(gè)組織的最高層進(jìn)行討論或授權(quán) 董事會(huì) 要求公司的股東們授權(quán) 年會(huì)或臨時(shí)股大會(huì) 激發(fā)創(chuàng)意 例如形成創(chuàng)造性的解決方法 需要討論創(chuàng)新的想法 非正式的 需要迅速地產(chǎn)生全新思想 頭腦風(fēng)暴 需要對(duì)有關(guān)事宜的報(bào)告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備 正式的 會(huì)議未能達(dá)到目的可能有各種原因：與會(huì)者可能帶有相互沖突的目的，會(huì)議可能迷失了方向，或者議題太多，時(shí)間不夠。找出那些與你有同樣觀點(diǎn)的人，并鼓勵(lì)他們支持你的論點(diǎn)。確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。邀請(qǐng)那些有良好溝通技巧的人參加會(huì)議。 提供信息：邀請(qǐng)公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售 部門成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進(jìn)展情況。通常需要就會(huì)議的時(shí)間 16 和地點(diǎn)作書(shū)面的確認(rèn)。 會(huì)議議程是需要提出度討論的問(wèn)題或項(xiàng)目的清單。給每一項(xiàng)標(biāo)出號(hào)碼，并給每一項(xiàng)分配一個(gè)開(kāi)始時(shí)間，以有利于那些不需參加整個(gè)會(huì)議的與會(huì)者。最后是其他事宜，并計(jì)劃確定下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。 ⒉將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開(kāi)放式辦公室如開(kāi)正式會(huì)議。 根據(jù)法律，必須邀請(qǐng)某些人參加某種會(huì)議，如公司的股東年會(huì) — 雖然有一些不道德的公司找一 個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)間召開(kāi)會(huì)議以通過(guò)不得人心的提議。 會(huì)議場(chǎng)所 考慮的因素 你的辦公室 你的工作位置或一張會(huì)議桌，外加幾把椅子。 20 ● 可能昂貴，并 且每人個(gè)人都不熟悉。 旅途、時(shí)間和食宿花費(fèi)很多。 要點(diǎn) ● 會(huì)前對(duì)于不熟悉的會(huì)場(chǎng)至少訪問(wèn)一次。 正在翻動(dòng)的圖表。大多數(shù)會(huì)議的主要目的是與別的與會(huì)者口頭交談來(lái)分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。這個(gè)客戶的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開(kāi)放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯店。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。 面對(duì)面的： 坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。 23 等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。主席可坐在任何一個(gè)座位上 小提示 38： 確保任何與會(huì)者能互相看到。目光接觸對(duì)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)?huì)議桌那邊的討論起支配作用。讓聽(tīng)眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無(wú)助于你左右別人的觀點(diǎn)。 5． 確定供電系統(tǒng)是否正常。無(wú)論何時(shí)需要 AV 設(shè)備，要在會(huì)前預(yù)先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。利用分發(fā)印有你公司標(biāo)志、名稱、地址和電話號(hào)碼的拍紙簿和筆的機(jī)會(huì)進(jìn)行免費(fèi)宣傳。 27 會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，雖然在會(huì)議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息?？紤]一下你在會(huì)議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應(yīng)的準(zhǔn)備。通過(guò)收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過(guò)去的筆記、會(huì)議紀(jì)要和公司檔案），來(lái)匯總信息。 會(huì)前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點(diǎn)者，因?yàn)樗麄兛赡芟Ｍ磉_(dá)不同的看法。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說(shuō)明雙方為 了達(dá)成一個(gè)可以接受的解決方案都愿意作出讓步。 這位男士看上去很自信并控制著會(huì)議局面。為這些演講質(zhì)量方面所花的時(shí)間應(yīng)至少相當(dāng)于為準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容所花的時(shí)間。 小提示 52： 如果一個(gè)主意出自于你的辛勤工作，就對(duì)它沖滿信心。傾聽(tīng)每個(gè)發(fā)言者的講話并思考其潛在的含意，利用一些線索例如身體語(yǔ)言和聲調(diào)來(lái)估計(jì)發(fā)言者的自信程度有多大。展開(kāi)辯論需要時(shí)間，可能要到最后才能獲得充分理解。緊張的身體語(yǔ)言揭示出她的不耐煩。 小提示 55： 當(dāng)你在談判時(shí)，須找出雙方一致的領(lǐng)域。學(xué)會(huì)察覺(jué)這些問(wèn)題，然后你就能采取行動(dòng)，防止主席失去控制。 發(fā)怒 主席表現(xiàn)不夠果斷，并顯得不冷靜。主席的職責(zé)是：實(shí)施一個(gè)可接受的方案；在混亂的情形下恢復(fù)秩序；若未到法定人數(shù)，可以休會(huì)；需要時(shí)可尋求更多的信息。 ? 若會(huì)議秘書(shū)對(duì)一個(gè)問(wèn)題不太明了，他應(yīng)當(dāng)與主席進(jìn)行討論。如果備忘錄特別長(zhǎng)，應(yīng)為其做索引。 ?? （列出會(huì)議日期和地點(diǎn)，記錄出席者姓名，記錄缺席者姓名，記錄任命，提出議項(xiàng)的摘要） 小提示 61： 在備忘錄最后定稿前建議主席閱讀一遍。 3． 在兩個(gè)會(huì)議之間跟蹤那些要采取的行動(dòng)。 小提示 63： 寫(xiě)備忘錄時(shí)，句子要簡(jiǎn)短并抓住要點(diǎn)。 1 2 3 4 4 我緊張時(shí)能控制自己的語(yǔ)調(diào)。 1 2 3 4 12我與其他與會(huì)者擁有共同的目的。 第 4 章 主持會(huì)議 每個(gè)會(huì)議需要一個(gè)主席去主持會(huì)議的進(jìn)行。 ? 理想的主席應(yīng)當(dāng)掌握多種個(gè)人技巧，主持會(huì)議之前復(fù)習(xí)這些基本技巧。一般，主席必須表現(xiàn)的不偏不倚，所以不能充分參加討論。主席的主要職責(zé)之一是保證恰當(dāng)?shù)恼偌瘯?huì)議：至少有一定的人數(shù)，即所謂的法定人數(shù)出席會(huì)議；會(huì)議按照議程舉行；有充分時(shí)間討論各項(xiàng)議程。 小提示 66： 開(kāi)會(huì)前了解新的出席者。 作為會(huì)議主席，你應(yīng)當(dāng)利用個(gè)人技巧，花時(shí)間搞清并妥善處理與會(huì)者們各種不同的個(gè)性。 3． 識(shí)別會(huì) 議中可能的派別。 使大聲講話者安靜下來(lái) 在其他人講話之前避免與潛在的大聲說(shuō)話者進(jìn)行目光接觸，準(zhǔn)備孤立他們。若有些與會(huì)者遲到了，不等他們趕到就先開(kāi)始。 ? 如果議程上某些部分實(shí)際上要用更長(zhǎng)時(shí)間，可就未盡事宜再安排一次后續(xù)會(huì)議。 如果會(huì)議的節(jié)奏拖拖拉拉，應(yīng)采取補(bǔ)救措施， 盡量在會(huì)議的其余部分作得最好。始終要保證有一個(gè)議程且按照議程進(jìn)行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時(shí)間講述他們的論點(diǎn)，又不會(huì)使會(huì)議超過(guò)預(yù)定時(shí)間。 簡(jiǎn)要說(shuō)明事實(shí)真相 找出誰(shuí)散布錯(cuò)誤信息，準(zhǔn)備在會(huì)議中重新確立事實(shí)以消除誤解。通過(guò)仔細(xì)研究關(guān)鍵出席者的背景情況，預(yù)先找出他們的目的，這樣，你會(huì)處于一個(gè)較有利的 39 位置，去預(yù)料和面對(duì)任何可能會(huì)被用于促成這些目標(biāo)的負(fù)面的策略。作為主席，你必須為任何潛在的問(wèn)題 作好準(zhǔn)備，并準(zhǔn)備好平靜地處理問(wèn)題，給所有的利益集團(tuán)一個(gè)公正的說(shuō)法，使會(huì)議不至陷入困境。 3． 阻止無(wú)關(guān)的爭(zhēng)論。例如： 阻止任何消極的策略 傾聽(tīng)別人的觀點(diǎn) 保證所 有出席者做出貢獻(xiàn) 總結(jié)觀點(diǎn)和決定 對(duì)難對(duì)付的人要堅(jiān)定 小提示 65： 詢問(wèn)與會(huì)者對(duì)你作為主席的真誠(chéng)看法。 ? 傾聽(tīng)不同意見(jiàn)時(shí)的坦誠(chéng)和寬容。 ? 主席負(fù)責(zé)保證任何討論都與會(huì)議議程上的諸點(diǎn)有關(guān)。 1224：需要全面注意你的技巧。 1 2 3 4 8 我為每次所參加的會(huì)議作好全面的準(zhǔn)備。利用你的回答，找出你最需要改進(jìn)的方面。秘書(shū)的作用是重要的。經(jīng)過(guò)一段適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，但必須在下次會(huì)議之 前，追蹤備忘錄上所記錄項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并且將最新的情況呈報(bào)給主席。 2． 備忘錄：得到批準(zhǔn)。備忘錄必須公正、風(fēng)格簡(jiǎn)明、清晰準(zhǔn)確。如果你負(fù)責(zé)做備忘錄，應(yīng)保證它們準(zhǔn)確而清晰。 小提示 58： 若你拒絕一個(gè)動(dòng)議，至少找出其中一個(gè)可取得一致的領(lǐng)域。 如果主席反復(fù)要求成員們總結(jié)他們的辯論或利用拖延策略，他也許不能做出或促成一個(gè)決定。 小提示 56： 為了使每個(gè)會(huì)議取得成功，擔(dān)起個(gè)人的責(zé)任。長(zhǎng)期來(lái)講這會(huì)對(duì)你有益，因?yàn)樵谀阒v話時(shí)，你也會(huì)受到同樣的尊重。 講話者 傾聽(tīng)者 保持專注的目光接觸 微微前傾表示熱情 文雅地合著手表示身體放松 作為傾聽(tīng)者，你應(yīng)當(dāng)留意你無(wú)意識(shí)發(fā)出的信號(hào)，如果你讓不相信、不耐煩或滿不在乎表露出來(lái)，可能會(huì)打擊正在試圖向你表達(dá)他們的理論和觀點(diǎn)的發(fā)言者的熱情。 ? 對(duì)于無(wú)關(guān)的討論，在剛開(kāi)始時(shí)就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行勸阻。在規(guī)模很大的會(huì)議中，你可能只有一次機(jī)會(huì)參與發(fā)言，所以會(huì)前必須精心準(zhǔn)備，只有這樣，在發(fā)言時(shí)才能全神貫注，簡(jiǎn)潔有力。 ? 當(dāng)表達(dá)有誤時(shí)，應(yīng)立即糾正，這樣其他與會(huì)者就會(huì)察覺(jué)到你十分了解你正在討論的主題。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會(huì)認(rèn)為你充滿信心，并且更容易信服你的論點(diǎn)。 小提示 50： 錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。如果你即將去談判，帶上一個(gè)堅(jiān)定的目的或目標(biāo)坐到談判桌前，再加上一個(gè)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的策略。倘若你的 28 觀點(diǎn)可能會(huì)受到強(qiáng)大的抵制，盡力辨認(rèn)出你的反對(duì)者，并預(yù)先與其協(xié)商一個(gè)折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會(huì)受到破壞。 ? 必須了解與會(huì)者個(gè)人之間的敵意。 第 3 章 出席會(huì)議 參加會(huì)議的每個(gè)與會(huì)者都有保證會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的的責(zé)任。如果事情進(jìn)展順利，與會(huì)者 也更會(huì)記住你的信息。 對(duì)會(huì)議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場(chǎng)的格調(diào) —— 正式和非正式 —— 會(huì)影響與會(huì)者對(duì)書(shū)寫(xiě)工具的選擇。預(yù)定的時(shí)間應(yīng)比你所使用的時(shí)間更長(zhǎng)一些，以便準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需的設(shè)備和會(huì)后撤走設(shè)備。 1． 檢查是否預(yù)定了點(diǎn)心。試著從其他與會(huì)者坐的位置“讀”出他們的目的。 畫(huà)一張座位安排表，以與會(huì)者對(duì)即將討論的最有爭(zhēng)議的問(wèn)題的觀點(diǎn)為依據(jù)，這會(huì)有助于 分散與會(huì)者在這一事項(xiàng)上的對(duì)抗性。 策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。如有談判或?qū)沟目赡苄裕x一張長(zhǎng)方形的桌子，“雙方”可相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對(duì)面的。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公