【正文】 要讓他們舒服得想打瞌睡。 可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機會。 ● 椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。 好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。一對一會議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對面的。主席坐在團隊成員之間。 畫一張座位安排表，以與會者對即將討論的最有爭議的問題的觀點為依據(jù)，這會有助于 分散與會者在這一事項上的對抗性。 1． 檢查是否預(yù)定了點心。 對會議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場的格調(diào) —— 正式和非正式 —— 會影響與會者對書寫工具的選擇。 第 3 章 出席會議 參加會議的每個與會者都有保證會議達到預(yù)定目的的責任。倘若你的 28 觀點可能會受到強大的抵制，盡力辨認出你的反對者，并預(yù)先與其協(xié)商一個折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會受到破壞。 小提示 50： 錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。 ? 當表達有誤時，應(yīng)立即糾正，這樣其他與會者就會察覺到你十分了解你正在討論的主題。 ? 對于無關(guān)的討論，在剛開始時就應(yīng)當進行勸阻。長期來講這會對你有益，因為在你講話時，你也會受到同樣的尊重。 如果主席反復(fù)要求成員們總結(jié)他們的辯論或利用拖延策略，他也許不能做出或促成一個決定。如果你負責做備忘錄，應(yīng)保證它們準確而清晰。 2． 備忘錄：得到批準。秘書的作用是重要的。 1 2 3 4 8 我為每次所參加的會議作好全面的準備。 ? 主席負責保證任何討論都與會議議程上的諸點有關(guān)。例如： 阻止任何消極的策略 傾聽別人的觀點 保證所 有出席者做出貢獻 總結(jié)觀點和決定 對難對付的人要堅定 小提示 65： 詢問與會者對你作為主席的真誠看法。作為主席，你必須為任何潛在的問題 作好準備，并準備好平靜地處理問題，給所有的利益集團一個公正的說法，使會議不至陷入困境。 簡要說明事實真相 找出誰散布錯誤信息，準備在會議中重新確立事實以消除誤解。 如果會議的節(jié)奏拖拖拉拉，應(yīng)采取補救措施， 盡量在會議的其余部分作得最好。若有些與會者遲到了，不等他們趕到就先開始。 3． 識別會 議中可能的派別。 小提示 66： 開會前了解新的出席者。一般，主席必須表現(xiàn)的不偏不倚，所以不能充分參加討論。 第 4 章 主持會議 每個會議需要一個主席去主持會議的進行。 1 2 3 4 4 我緊張時能控制自己的語調(diào)。 3． 在兩個會議之間跟蹤那些要采取的行動。如果備忘錄特別長，應(yīng)為其做索引。主席的職責是：實施一個可接受的方案；在混亂的情形下恢復(fù)秩序；若未到法定人數(shù)，可以休會；需要時可尋求更多的信息。學(xué)會察覺這些問題，然后你就能采取行動，防止主席失去控制。緊張的身體語言揭示出她的不耐煩。傾聽每個發(fā)言者的講話并思考其潛在的含意，利用一些線索例如身體語言和聲調(diào)來估計發(fā)言者的自信程度有多大。為這些演講質(zhì)量方面所花的時間應(yīng)至少相當于為準備發(fā)言內(nèi)容所花的時間。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說明雙方為 了達成一個可以接受的解決方案都愿意作出讓步。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會議紀要和公司檔案），來匯總信息。 27 會議時間較長時，雖然在會議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。無論何時需要 AV 設(shè)備，要在會前預(yù)先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。讓聽眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無助于你左右別人的觀點。目光接觸對于向自己團隊的成員表示下一步將做什么是很重要的。 23 等級在某些文化中顯得特別重要。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計一個座位安排方案，給會議創(chuàng)造一個良好機會來達到目的。大多數(shù)會議的主要目的是與別的與會者口頭交談來分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。 要點 ● 會前對于不熟悉的會場至少訪問一次。 20 ● 可能昂貴，并 且每人個人都不熟悉。 根據(jù)法律，必須邀請某些人參加某種會議，如公司的股東年會 — 雖然有一些不道德的公司找一 個不合適地點或時間召開會議以通過不得人心的提議。 ⒉將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于其他項目的建議。給每一項標出號碼，并給每一項分配一個開始時間，以有利于那些不需參加整個會議的與會者。通常需要就會議的時間 16 和地點作書面的確認。邀請那些有良好溝通技巧的人參加會議。找出那些與你有同樣觀點的人，并鼓勵他們支持你的論點。 會議的目的會影響其理想的規(guī)模。 小提示 13： 當你在電話會議中發(fā)表講話時，不斷重復(fù)你的姓名。如你參加一個正式會議，應(yīng)事先了解應(yīng)當遵循的一些規(guī)則。 ●必要時，專門委員會可以開會討論專業(yè)性特別強的特殊問題，或詳細分析復(fù)雜問題。 通過保持目光接觸這種身體語言中具有表達性的方式，來鼓勵與會者。非正式會會議無論是偶然進行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來的，都提供了一些機會來簡單地解決問題。如果他們不能來，那就重新安排一個更合適的時間。最后還有“機會成本”，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價值？召集會議之前，必須考慮所有這些 成本。自我評估練習使你能系統(tǒng)地評估你的進步及明確以后的努力方向。 引 言 會議商務(wù)的一個重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬次會議，《會議管理》會幫助你 ——不論是作為出席會議的與會者，或者是會議的主席 —— 提高這些會議的效果和效率。殊不知這是一種代價昂貴的奢侈。想一下這個會議要開多長，哪幾個問題需要講座以及必須分配給每個問題的時間是多少。 目的未明確，你就無法確定需要舉行哪種會議。 策劃小型非正式會議是為了通過討論不解決問題，提供反饋，因此與臨時會議不同，它應(yīng)該有準備的時間。 ●外部會議可以在中立地點進行。 ●臨時股東大會的操作規(guī)則通常與年會一樣。 出席視頻會議 將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來，為你所用。 小提示 15： 使會議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。首先，傳閱一份清晰的議程。 15 當你考慮邀請誰時，可能某些人是當然的出席對象。有時，確定會議時間的最簡 單的方法是。在會前多久開始準備議程決定于需要多少準備時間。當與會者抵達會議時給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時事件而必須這樣做，例如主席生病，或財務(wù)情況的突然變化。城外會議場所對與會者吸引力較小，但如果會議持續(xù)一天以上那是值得的。 ● 可能提高一位下級的地位和士氣 ● 如果工作處狹小，可能會使雙方都感不適 單位會議室 供員工使用的公司會議室 ● 避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題 ● 處人可能同與會者接觸而打擾會議 外面的會議室 在你公司之外的一個中立的會議室。 ● 會議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標記，出現(xiàn)技術(shù)問題。在一個沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結(jié)果。 22 提供完善的會議場所：正如這個事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個試運作過程，這樣這個廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。要強調(diào)會議中的等級觀念，主席就座于 長桌的頂端。明確你想從會議得到什么，然后通過安排座位幫助你達到目 的。 坐這個位置有良好的視線，可以看到全體與會者 桌子中央位 置能讓與會者在會議上發(fā)揮積極作用 沒有什么意見的與會者選擇這個位置，希望不被卷入 強有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對的位置 與自信心很強的發(fā)言者觀點相同的與會者坐這個位置 主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置 主席或主要發(fā)言者為控制會議選擇的強有力的位置 25 小提示 42： 不要用太舒適的椅子，它們會使與會者感到懶洋洋。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會議前后房間是整潔的。檢查一下大批人員是否能夠容易進出會場，是否已經(jīng)準備了足夠的座位，與會者是否可以看到所有視聽設(shè)備的顯示。 ? 對于大的事 項，可能有必要預(yù)先游說以獲得支持。你的策略應(yīng)當包括反對的理由以及可以妥協(xié)的范圍。一旦你感受到其他與 會者對你的信任，你的信心就會增強。在任何規(guī)模的 會議中，若有人試圖打斷你或阻止你提出你的看法，就盯著他們的眼睛，提到他們的名字以引起他們的注意，并告訴他們，你尚未結(jié)束發(fā)言。 發(fā)言者 傾聽者 用手遮掩面部表情 發(fā)言者 傾聽者 雙臂交叉構(gòu)成屏障 表示不相信： 傾聽者微微張開口表示她對所聽到的不相信或驚訝。 小提示 57： 鼓勵與會者在例行會議上輪流擔任主席。 非正式的方法：以團隊名義，拒絕在會議上 進行合作；向與會者指出主席的行為不合理； 請求在場的上級任命新主席。準確是很重要的，特別當備忘錄可能作為以后辯論的依據(jù)時。如果必要，檢查這些是否列入下次會議的備忘錄中。 選項 1 從不； 2 有時； 3 常常； 4 總 是 1 我讓發(fā)言者講完他們的觀點后才發(fā)言。當你參加會議時，始終要有明確的目的，并爭取達到目的。 不是所有非正式會議都有一個“正式”主席。 38 4． 保證選舉程序正確進行。出席者采用的這類策略有時包括：通過轉(zhuǎn)換討論的主題來改變議程；暗中破壞持相反意見者的信心；空話連篇，浪費時間，推遲表決。 小提示 68： 將會議安排在午餐之前，這樣會議就更有可能準時結(jié)束。 ? 考慮越過議程上一些非重要事項，但要保證全體與會者事先同意你這樣做。 空洞的大話 這種浪費時間的做法包括有人對與討論內(nèi)容無關(guān)的題目作大聲的 夸夸其談的講話。 盛氣凌人類型 個性很強的盛氣凌人的與會者在會上很有破壞性，會前必須清楚的地加以識別，這樣，如果他們開始處于支配地位，你就可以限制他們。而政府委員會則根據(jù)法規(guī)選擇它的主席。 ? 主席負責在會議結(jié)束時總結(jié)討論。 1 2 3 4 11出席會議前，我知道我的目標是什么。 記錄：會議期間作詳細記錄，為最后的備忘錄做準備。 5． 小組委員作報告。 ? 及時遞交備忘錄可以促進對討論的事項采取果斷行動。然而 ，這也可能是為了獲得正確的決定而做出的誠懇的努力。若無不妥，稍為 32 修改一下你自己的發(fā)言，以反映你已經(jīng)聽到的內(nèi)容。 不要在他們詳述事情時中途打斷或催促。 小提示 51： 開始發(fā)言前做一個深呼吸。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。 小提示 48： 會前向其他與會者簡單介紹議題的情況。通過預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會議的主題。 為與會者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬淼倪@些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。 4． 多準備一些書面背景材料，以防有些與會者遺失了這些材料。強硬的反對者可能會選擇靠近主席的位置向全體與會者發(fā)號施令。 自由討論： 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌。 合作性的： 坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示觀點的相似性。 案例研究 一家廣告公司安排會見一個潛在的客戶，討論一項宣傳活動。 21 然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。 在某種場合增加幾分的力。 小提示 32： 確定電話已被移出會議室。若會議的目的之一是讓兩部分人進一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。會議的下一個議程應(yīng)當是就當前的問題，例如最新的財務(wù)會計及銷售情況，進行大量的討論。 小提示 25： 避免在一天的情緒低落時段內(nèi)開會，例如緊接在午餐之后。 ● 他們能否實施已獲得同意的行動？例如，在一個預(yù)算會議上的一位財務(wù)主管。 積極的行為 消極的行為 會議開始 一次討論議程上的問題 獲得關(guān)于每個問題的意見 果斷而積極地開始 與會者遲到 把討論控制在預(yù)定的時間內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會者有效地提出建議 與會者之間出現(xiàn)分歧 找到可行的解決辦法 14 第 2 章 準備會議 花費在準備會議上的時間很少會浪費。 公開的 涉及提供信息的發(fā)言人 新聞發(fā)布會 解決問題 例如應(yīng)付不滿。然而非必要的信息會快速地積累。電話會議、實時視頻在線會議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對面的會議。 所有的成員被邀請出席公眾會議。 ●公司董事會可以授權(quán)