【正文】 司贏得了這個(gè)新的客戶。 好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。 選擇了錯(cuò)誤的會(huì)議場(chǎng)所：這個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會(huì)議場(chǎng)所 ，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門之間的關(guān)系。 ● 椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。 ● 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。 可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì)。 下級(jí)的辦公室 一位下級(jí)的工作處。不論什么場(chǎng)合，注意使與會(huì)者足夠舒適以集中精力開會(huì)，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會(huì)者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。對(duì)所有會(huì)議都這們，無論小會(huì)或大會(huì)，正式會(huì)議或非正式會(huì)議。與增加 項(xiàng)目相比，他們可能會(huì)更喜歡減少一些項(xiàng)目，除非他們對(duì)你希望加上去的項(xiàng)目有特殊的趣。無人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過預(yù)定時(shí)間是令人不快的。若有許多的問題要討論，就給每一項(xiàng)目分配一個(gè)時(shí)間限度，以保證你不會(huì)超過規(guī)定的時(shí)間。 ● 會(huì)議場(chǎng)所必須有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會(huì)場(chǎng)大小適宜。 小提示 24： 議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名 組織會(huì)議最困難的部分之一是確定一個(gè)時(shí)間，以適合你的全體與會(huì)者。 當(dāng)你列出了與會(huì)者的初步名單時(shí)，依次確認(rèn)每個(gè)人可能做出的貢獻(xiàn)： ● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經(jīng)理報(bào)告客戶的反應(yīng)。 小提示 22： 排定會(huì)議時(shí)間表之前要考慮旅行時(shí)間。如果你主持會(huì)議，讓每個(gè)人有秩序地獲得發(fā)言機(jī)會(huì)。 會(huì)議之前，考慮周到并詳細(xì)計(jì)劃是非常重要的，這樣可以保證會(huì)議順利進(jìn)行。這 12 樣規(guī)模的會(huì)議能鼓勵(lì)人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者知道他們的意見能引起他與會(huì)者的注意。 小提示 14： 仔細(xì) 地思考你需要舉行的會(huì)議的類型。 電子郵件（ ） 可使你以很快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息。 小提示 11： 組織和舉行電話會(huì)議時(shí)，考慮世界各地的時(shí)差。 小提示 9： 在會(huì)議前，打電話給與會(huì)者，讓他集中到議題上來。 ●應(yīng)提前一些時(shí)間向股東們發(fā)出臨時(shí)股東大會(huì)的通知，提前多少時(shí)間則隨國(guó)家而異。 ●董事們利用這個(gè)機(jī)會(huì)尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計(jì)師，并討論未來的計(jì)劃和策略。 披露。這類會(huì)議適用于大量人員在短時(shí)期內(nèi)交流信息 有些國(guó)家的法律規(guī)定董事會(huì)必須共同行使權(quán)力。 利用非正式的頭腦風(fēng)暴會(huì)議來產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問題。注意面部表情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。 小提示 4： 考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒有如期舉行，會(huì)有什么后果。如果你不需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席。 ● 透露住處信息或提供意見； ● 發(fā)布指示； ● 提出申訴和仲裁； ● 做出決定或貫徹決定 ● 激發(fā)創(chuàng)意； ● 提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定； 如果你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開始考慮其他細(xì)節(jié)。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。開始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機(jī)會(huì)?？墒蔷烤褂卸嗌贂?huì)議能真正解決問題？如果你考慮過會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。作為編輯顧問和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊(cè)》、《袖珍 MBA》和《袖珍金融手冊(cè)》、 1979年以來一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人， 19941996 年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。生動(dòng)有力的提示幫助你處 理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性。如果你能不斷地應(yīng)用本書所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會(huì)議。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。 要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。 小提示 1： 從一開始就要明確會(huì)議目的 小提示 2： 如果不開會(huì)也能解決問題，就取消會(huì)議。對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一 個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi)時(shí)間。 如果你主持會(huì)議，在會(huì)議開始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會(huì)者在整個(gè)會(huì) 議期間都能牢記不忘。 小提示 5： 記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙討論。另外，可以利用臨界時(shí)會(huì)議發(fā)布緊急通告。 如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來幫助你保持對(duì)會(huì)議的控制。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依 法召開；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問題而召開。董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來的 大會(huì) 在大會(huì)上，通常就一個(gè)主題作幾個(gè)報(bào)告。 ●在外部會(huì)議上，保守機(jī)密是一個(gè)重要問題。 ●許多公司董事會(huì)發(fā)現(xiàn)難以在一個(gè)月內(nèi)召開一次以上的會(huì)議，而專門委員會(huì)可以定期召開會(huì)議，而且只涉及必要的人員。 公眾會(huì)議的議程通常只有一項(xiàng)供討論的主要議題。 小提示 8： 注意正式會(huì)議中的一切法律要求。 現(xiàn)在，利用實(shí)時(shí)音頻和視頻連接的視頻 會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、對(duì)用戶友好程度正在提高的開會(huì)方法。 跨文化 商務(wù)交流中的常見障礙包括語(yǔ)言的不同、時(shí)區(qū)差異和國(guó)與國(guó)之間旅行時(shí)間的不同，以及文化期望的不同。 有效的聯(lián)系 視頻會(huì)議讓你們充分交流，即使在你們不能見面時(shí)。大會(huì)或小會(huì)都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大群人可提出各種意見，但是這些成員可能會(huì)分 成派系；小群人一起行動(dòng)可能會(huì)更有效，但是思路比較狹窄。事先商定會(huì)議目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。 通過良好的準(zhǔn)備和全體與會(huì)者的參與，會(huì)議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。 會(huì)者 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議可以決定會(huì)議是否能達(dá)到目的。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。 提供意見：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員提供有用的意見。 要點(diǎn) ● 必須明確通知與會(huì)者關(guān)于會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議的目的。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然。 小提示 27： 議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短。 小提示 29： 早些討論最重要的問題，此時(shí)與會(huì)者最有精神。 ⒊將建議匯總到下一個(gè)草案中。對(duì)于你本部門的會(huì)議，仍有一個(gè)選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個(gè)最適合你的需要。給年會(huì)設(shè)定一個(gè)使股東無法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。 ● 你的全部參考資料在手邊。 會(huì)議中心 一個(gè)大的聚會(huì)場(chǎng)所，例如在一所大學(xué)里。 有幾個(gè)原因（有的明顯，有的不太明顯）使會(huì)議場(chǎng)所選擇得不好。 ● 房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度?？照{(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。即使在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會(huì)有這種問題，而音響效果對(duì)于有眾多與會(huì)者參加的會(huì)議尤其重要。 會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。 小提示 36： 考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。 小提示 37： 在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。 主席坐的位置決定了其他座位的意義。想一想誰應(yīng)該能夠與誰進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。如果你是主席，盡力勸說聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。站在 離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評(píng)估他們的態(tài)度。 在會(huì)議場(chǎng)所，你可能只有有限的一點(diǎn)時(shí)間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。若有必要，爭(zhēng)取技術(shù)支持。 電子記事本 口述錄音機(jī) 拍紙簿和筆 作記錄 提供基本的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會(huì)者可能帶有自己的口述錄音機(jī)或電子記事本。利用休息，讓與會(huì)者在復(fù)會(huì)前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。 小提示 47： 會(huì)議開始前擬定你的發(fā)言。你的會(huì)前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對(duì)其他與會(huì)者作些研究。這種交流會(huì)幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。 為確保你的信息傳遞到其他與會(huì)者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。 ? 第一印象很重要。 30 一個(gè)會(huì)議中你的參與程度在很大程度上決定于會(huì)議的規(guī)模。 小提示 53： 不要打斷別人的發(fā)言 —— 讓他們把話講完。避免打斷發(fā)言者，因?yàn)槿绻愕挠^點(diǎn)在稍后的發(fā)言中站不住腳，你就會(huì)顯得很愚蠢。 小提示 54： 用不同的詞匯使同一個(gè)觀點(diǎn)顯得更有趣味。 小會(huì)上出現(xiàn)的問題通過坦誠(chéng)的方法可以得到最好的解決。 類型 如何識(shí)別 偏袒一方 主席在討論中支持某一方的要求。 主席公然表露的發(fā)怒很容易識(shí)別，但是壓抑著的怒火卻只能從語(yǔ)調(diào)和姿勢(shì)中被微妙地識(shí)別出來。主席可獨(dú)自迅速實(shí)施諸如驅(qū)逐鬧事者之類的解決辦法，而收集信息可能需同與會(huì)者合作。 ? 備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。舉例： 7月 6日會(huì)議備忘錄 綠龍飯店，上午 11： 00 出席： EW， LS， RD， KS， FM， SR， DW， ST。 一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將它們分發(fā)給有關(guān)人員。 4． 利用備忘錄就一個(gè)正在進(jìn)行的事項(xiàng)編一個(gè)情況報(bào)告，與下次會(huì)議的議程一起傳閱。 評(píng)估與會(huì)技巧 根據(jù)下列陳述，標(biāo)出最接近于你的情況的選項(xiàng)，評(píng)估你出席會(huì)議時(shí)表現(xiàn)得有多好。 1 2 3 4 5 我的身體語(yǔ)言顯示自信。 1 2 3 4 36 分析 現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評(píng)估，把你總的得分加起來，查閱相應(yīng)的分析來檢查你的能力。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會(huì)議順利進(jìn)行，并成功完成。 ? 堅(jiān)持正點(diǎn)開會(huì)及處理問題時(shí)的堅(jiān)定性。然而，主席仍可通過允許詳細(xì)討論某些問題，限制討論另外一些問題，來影響會(huì)議的結(jié)果。若不能滿足這些條件，所作的決定會(huì)沒有約束力。 小提示 67： 開會(huì)前研究一些重要觀點(diǎn)的領(lǐng)頭人。害羞的與會(huì)者需要鼓勵(lì)參與會(huì)議，而盛氣凌人的與會(huì)者要加以限 制。 4． 了解各種個(gè)性類型。 發(fā)怒 有些人在會(huì)上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會(huì)議延期。然而若一個(gè)關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來再開始會(huì)議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會(huì)議。 就完成會(huì)議所有議程來講，對(duì)總的時(shí)間進(jìn)行分配是很重要的。不要浪費(fèi)時(shí)間去為遲到者作扼要重述，而讓他們?cè)跁?huì)議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。 準(zhǔn)確掌握會(huì)議的節(jié)奏是主席的一個(gè)重要任務(wù)。 與會(huì)者的策略 主席的對(duì)策 各個(gè)擊破 這種手段是會(huì)前在與會(huì)者中散布矛盾沖突的信息，試圖制造對(duì)抗。 在一個(gè)具有重要戰(zhàn)略意義的會(huì)議之前，關(guān)鍵與會(huì)者會(huì)籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達(dá)到其目的。施壓集團(tuán)可能會(huì)支配公眾會(huì)議，而關(guān)系到某個(gè)有爭(zhēng)議的問題，如工資時(shí)，幾乎每一個(gè)會(huì)議上都有直言不諱的支持者和反對(duì)者。 2． 允許所有派別對(duì)正在討論的主 題發(fā)表他們的觀點(diǎn)。 主席可對(duì)正式或非正式會(huì)議的結(jié)果施加巨大的影響，他在會(huì)議中保持中立是極為重要的。 37 ? 應(yīng)付不同風(fēng)格和類型與會(huì)者的靈活性。他有權(quán)控制會(huì)議，負(fù)責(zé)遵守規(guī)則，控制會(huì)議的進(jìn)行，維持秩序，并成功的完成各項(xiàng)事務(wù)。找出你的薄弱方面并參考本書的有關(guān)章節(jié)，你會(huì)找到實(shí)用的指導(dǎo)與提示，幫助你建立和磨練參加會(huì)議的技巧。 1 2 3 4 7 會(huì)上我仔細(xì)傾聽他人說些什么。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。 協(xié)調(diào)備忘錄是會(huì)議秘書的工作。備忘錄應(yīng)清楚指出每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰負(fù)責(zé)執(zhí)行。 1． 任命主席： SR。在會(huì)議過程中做筆記，然后再據(jù)其寫出完整的備忘錄。 會(huì)議的備忘錄（描述會(huì)議過程的簡(jiǎn)短記錄）是由會(huì)議秘書做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書面記錄。 33 最好的方法是指出主席的職責(zé)范圍及未盡到職責(zé)的情況，明確指出你對(duì)主席的期望，并讓他有機(jī)會(huì)改進(jìn)當(dāng)時(shí)狀況。 優(yōu)柔寡斷 需要做出決定時(shí)，主席不能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議。一個(gè)堅(jiān)定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當(dāng)能夠維持秩序。始終有禮貌地傾聽他們的評(píng)論，尊重他們，而不管你對(duì)他們的想法有何看法。 31 右邊的女士是一個(gè)很好的聆聽者，她的身體語(yǔ)言顯示出她對(duì)談話很感興趣。 ? 與會(huì)者在會(huì)上交頭接耳和坐立不安，使想要傾聽發(fā)言的人感到不快。如果會(huì)議有主席，用身體語(yǔ)言向他表示你想要發(fā)言。 ? 因?yàn)槟憧赡苤挥幸淮伟l(fā)言機(jī)會(huì)，所以