【正文】 規(guī)范性和有效性，公司特別針對(duì)法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)的出臺(tái)了《對(duì)外文書(shū) (法務(wù)類(lèi) )管理辦法》。 3．客戶批準(zhǔn)流程 OA 系統(tǒng)中的“ 客戶批準(zhǔn)流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行 ) 確保 所報(bào)客戶 具 備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)。 合同履行 1． 跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及跟蹤 (OA 系統(tǒng)中的“ 合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程 ” )部門(mén)行政助理在合同簽訂完畢后 1 個(gè)工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容 (包括合同成果驗(yàn)收、收付款和與成果驗(yàn)收、收付款相對(duì)應(yīng)的事務(wù) )的整理及報(bào)批 → 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核 → 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核 → 法務(wù)主管復(fù)核 → 行政助理錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng) → 法務(wù)主管和財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn) → 部門(mén)日常跟蹤 → 系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表準(zhǔn)確反映合同履行情況 在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn)，并通過(guò)管理系統(tǒng)真實(shí)反映合同 的具體履行情況。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 2．資產(chǎn)管理中心：負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo) (報(bào)價(jià) )信息，公開(kāi)、公平、公正地組織招標(biāo) (報(bào)價(jià) )的全程活動(dòng)；負(fù)責(zé)客戶及其資料的補(bǔ)充及再論證；負(fù)責(zé)如實(shí)反映開(kāi)標(biāo)、詢(xún)標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中的真實(shí)情況。 4．資產(chǎn)責(zé)任人：由資產(chǎn)管理中心采購(gòu)工程師擔(dān)任。 注：本環(huán)節(jié)可與招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )批準(zhǔn)環(huán)節(jié)同步進(jìn)行。在合同文本交證章管理員蓋章前，必須確保合同文本中所有應(yīng)填寫(xiě)的內(nèi)容均已準(zhǔn)確填寫(xiě)完畢，包括合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字 (我方由需求部門(mén) 子公司 負(fù)責(zé)人代表簽署合同 )、聯(lián)系方式及其他簽署頁(yè)中所有要求填寫(xiě)的內(nèi)容 (若合同對(duì)方為個(gè)人，則必須寫(xiě)明其身份證號(hào)碼 )。 (一 ) 房屋銷(xiāo)售合同 相關(guān)流程 任何項(xiàng)目在房屋銷(xiāo)售開(kāi)始前，必須形成規(guī)范的格式合同文本（意向書(shū)）。 (三 ) 苗木銷(xiāo)售合同簽訂流程 苗木銷(xiāo)售合同原則上須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見(jiàn)附件25， 苗木 銷(xiāo)售合同的格式文本由 三景園藝 公司證章管理員保管備案，以備在 蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章。 注 ：以上審批權(quán)限僅僅說(shuō)明了合同的最終批準(zhǔn)人，在實(shí)際報(bào)批合同時(shí)，合同管理制度中規(guī)定的各專(zhuān)業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不可，各部門(mén)、子公司須按 OA 系統(tǒng)中最新的固定流程執(zhí)行。 三、合同編號(hào)管理 合同編號(hào)由法務(wù)部統(tǒng)一管理 (其中 天地 建設(shè)及 夢(mèng)想 置業(yè)的編號(hào)分別由該兩個(gè)公司的行政助理統(tǒng)一管理 )，各部門(mén)須使用編號(hào)的，均須至法務(wù)專(zhuān)員 (或相應(yīng)的行政助理 )處索取，法務(wù)專(zhuān)員 (相應(yīng)的行政助理 )需做好統(tǒng)一管理、 登記及發(fā)放，避免錯(cuò)誤編號(hào)及重復(fù)編號(hào)。本流程分兩個(gè)階段執(zhí)行，首先為書(shū)面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項(xiàng)目、各部門(mén)所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。 二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項(xiàng) 1． 合同概況中的“合同號(hào)”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫(xiě)的便于公司內(nèi)部查詢(xún)所用的合同編號(hào)，若最終合同文本上采用對(duì)方單位所提供的編號(hào)的，仍須按本制度要求進(jìn)行內(nèi)部的合同編號(hào)并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號(hào)必須編寫(xiě)正確，一旦保存即無(wú)法更改；“批準(zhǔn)流程”指合同的批準(zhǔn)流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過(guò)程中查詢(xún)合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項(xiàng)目”指合同所屬的項(xiàng)目及部門(mén)，若某份合同同屬于某一項(xiàng)項(xiàng)目和某一個(gè)部門(mén)，則必須同時(shí)關(guān)聯(lián)該項(xiàng)目及該部門(mén)，以便通過(guò)項(xiàng)目及部門(mén)均可 查詢(xún)?cè)摵贤? 3．合同履行過(guò)程中，我方向?qū)Ψ浇桓兜娜魏纬晒?、資料或函件必須經(jīng)對(duì)方書(shū)面確認(rèn)或簽收 (具體要求見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容 )，以確保證據(jù)效力。 4．某項(xiàng)付款已完成或經(jīng)確認(rèn)無(wú)須再支付的，則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映付款狀態(tài)。該類(lèi)文書(shū)必須經(jīng)雙方或多方 蓋章確認(rèn) 。 2．發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書(shū) 任何發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書(shū)，無(wú)論屬法務(wù)類(lèi)文書(shū)還是技術(shù)類(lèi)文書(shū)，均需按“對(duì)外文書(shū)審批流程”或其他 兩 個(gè)固定流程 (廣告發(fā)布、 催款通知 )執(zhí)行，必須通過(guò)法務(wù)部審核。 第四篇 合同考評(píng)管理 第一章 部門(mén)合同考評(píng) 部門(mén) /子公司負(fù)責(zé)人合同考評(píng)表 考評(píng)對(duì)象：部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人 考評(píng)環(huán)節(jié) 考評(píng)標(biāo)準(zhǔn) 考評(píng)辦法 扣分 扣分原因 合同計(jì)劃 按時(shí)上報(bào)年度及月度合同簽訂及履行計(jì)劃，并確保上報(bào)的合同簽訂及履行計(jì)劃內(nèi)容完整、時(shí)間合理、狀態(tài)真實(shí) ① 逾期上報(bào)計(jì)劃的，每逾期一天扣 分； ② 上報(bào)計(jì)劃不完整或錯(cuò)誤的，每一項(xiàng)扣 分； ③ 計(jì)劃的簽訂時(shí)間不合理的，每次扣 分 ； ④ 履行狀態(tài)不真實(shí)的，每次扣 分。 ④ 合同條款存 在不符合專(zhuān)業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分 ⑤ 審核人逾期完成審核而影響項(xiàng)目進(jìn)度的，每影響一天扣 分。 3．合同履行過(guò)程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補(bǔ)或救濟(jì)措施，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。 第二章 資產(chǎn)合同考評(píng) 資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)人合同考評(píng)表 考評(píng)對(duì)象：資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)人 考評(píng)內(nèi)容 考評(píng)標(biāo)準(zhǔn) 評(píng)分辦法 扣分 扣分原因 合同簽訂 1．確保經(jīng)審核 后的招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )符合招標(biāo) /報(bào)價(jià)要求，合同內(nèi)容符合招標(biāo) /報(bào)價(jià)的評(píng)標(biāo)結(jié)果。 注：若資產(chǎn)管理中心自身有合同需簽訂，則該項(xiàng)合同的考評(píng)參照對(duì)象為“部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人”的考評(píng)表。 ① 若實(shí)際審核期限過(guò)長(zhǎng)影響工作進(jìn)展的，每逾期一天扣 分； ② 因此造成公司損失的，每 2 萬(wàn)元扣 1 分。 合同履行 1．確保 按合同管理制度要求完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保合同跟蹤內(nèi)容與合同約定相符。 注：若法務(wù)部自身有合同需簽訂，則該項(xiàng)合同的考評(píng)參照對(duì)象為“部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人”的考評(píng)表。 4．本表必須按時(shí)上報(bào)，內(nèi)容必須完整、無(wú)遺漏、完成時(shí)間符合項(xiàng)目進(jìn)度。 商務(wù)條款： 1．合同單價(jià)： 2．結(jié)算方式： 3．合同總價(jià)： 4．付款方式： 。 2．各環(huán)節(jié)完成時(shí)間的填寫(xiě)必須考慮項(xiàng)目進(jìn)度所需及各審核人的必要審核時(shí)間，其中招標(biāo)文件、合同批準(zhǔn)各同步驟的審核時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò) 4 個(gè)工作時(shí)，其他各環(huán)節(jié)各步驟的審核時(shí)間根據(jù)各主管部門(mén)規(guī)定的時(shí)間執(zhí)行。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 第四章 法務(wù)合同考評(píng) 法務(wù)部負(fù)責(zé)人合同考評(píng)表 考評(píng)對(duì)象：法務(wù)部負(fù)責(zé)人 考評(píng)內(nèi)容 考評(píng)標(biāo)準(zhǔn) 評(píng)分辦法 扣分 合同簽訂 確保所有經(jīng)手審核的招標(biāo)文件和合同不因條款表述方面的差錯(cuò)而造成法律糾紛或給法律救濟(jì)造成不利影響。 收付款項(xiàng)有遺漏或不準(zhǔn)確的，每項(xiàng)扣 分。 2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》中的其他規(guī)定。 說(shuō)明： 本表由法務(wù)部實(shí)施考評(píng)。發(fā)往對(duì)方的重要函件或交付對(duì)方的成果、資料必須按流程審批，送達(dá)后須 由對(duì)方有權(quán)簽字人簽收 (或以 EMS 形式送達(dá)，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)鍵內(nèi)容 )，以確保證據(jù)完整。 4．確保合同內(nèi)容符合評(píng)標(biāo)或價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果，滿足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。 2． 特別說(shuō)明： 除上述對(duì)外文書(shū)外，合同履行過(guò)程中合同各方召開(kāi)的有實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容的會(huì)議對(duì)于合同的履行起著非常重要的作用，均應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。 三、 對(duì)外文書(shū)審批流程 的原則 (一 ) 因非法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)與法務(wù)類(lèi)對(duì)外文書(shū)因在實(shí)際區(qū)分過(guò)程中存在一定困難，所以在實(shí)際用章審批過(guò)程中 大 部分 非法務(wù)類(lèi)文書(shū)也 歸屬法務(wù) 部 管轄 (即須經(jīng)過(guò)法務(wù)部審核 )， 為了便于區(qū)分，現(xiàn)就 對(duì)外文書(shū)按發(fā)文對(duì)象 進(jìn)行區(qū) 分，可分為發(fā)往政府職能部門(mén)的文書(shū)和發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書(shū)兩類(lèi)，現(xiàn)就該兩類(lèi)文書(shū)的審批流程原則確定如下： 1．發(fā)往政府職能部門(mén)的文書(shū) 發(fā)往政府職能部門(mén)的 法務(wù)類(lèi)文 書(shū) (指因合同關(guān)系而發(fā)生的對(duì)合同的履行結(jié)果會(huì)產(chǎn)生影響的文書(shū) )和 行政類(lèi)文書(shū) (因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門(mén)作出的請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等 )須按 OA 流程中的“對(duì)外文書(shū)審批流程”執(zhí)行，即必須通過(guò)法務(wù)部審核。送達(dá)時(shí)須有經(jīng)對(duì)方簽收的 用以證明送達(dá) 的回執(zhí)。 3．對(duì)于不設(shè)條件的付款 (即到期即須付款的，如定金、預(yù)付款等 )，按公司內(nèi)部付款流程審批同意后可付款；對(duì)于設(shè)條件的付款，則必須經(jīng)成果驗(yàn)收程序，確保與該項(xiàng)付 款相應(yīng)的條件已成就后方可付款，保證做到無(wú)成果驗(yàn)收合格證明及付款批準(zhǔn)書(shū)不予付款。同時(shí)， 所有在合同履行過(guò)程中發(fā)生的關(guān)鍵性事務(wù) (相關(guān)事項(xiàng)的請(qǐng)示、內(nèi)外文書(shū)的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗(yàn)收及存檔等 )均應(yīng)通過(guò)管理系統(tǒng)在成果驗(yàn)收或合同義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)項(xiàng)下進(jìn)行反應(yīng)，以確保通過(guò)管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同的具體履行情況。 (2) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在 1 個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對(duì)款項(xiàng)名稱(chēng)、金額、收付款方式、收支部門(mén)等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付款是否已與各項(xiàng)成果 驗(yàn)收對(duì)應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核對(duì)無(wú)誤后分別點(diǎn)擊“審核”鍵。合同簽訂過(guò)程中 相關(guān) 環(huán)節(jié)流程的文件標(biāo)題中必須明確如下幾個(gè)要素： (1) 項(xiàng)目名稱(chēng) (2) 標(biāo)的名稱(chēng) (3) 發(fā)文目的 2．以 11 號(hào)項(xiàng)目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下： (1) 招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)書(shū) )批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題： 11 號(hào)項(xiàng)目電梯招標(biāo)文件審批； (2) 合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為： 11 號(hào)項(xiàng)目電梯供貨合同審批。 4．若有新增公司，則編號(hào)方法同上 。 七、 基地房屋租賃合同的簽訂流程 1．主辦部門(mén)指定人員起草合同文本； 2． 天地 建設(shè) 負(fù)責(zé)人審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求； 3． 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確； 4．法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確； 5． 執(zhí)行 董事審批； 6．蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致； 7．存檔。 1． 砂石銷(xiāo)售合同格式文本的審批流程如下： (1) 航運(yùn)公司行政助理或法務(wù)專(zhuān)員起草合同格式文本； (2) 航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核； (3) 航運(yùn)公司 總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性； (4) 法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性； (5) 執(zhí)行董事審批； (6) 證章管理員處備案。 流程簡(jiǎn)述： 部門(mén) /項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》 (詳見(jiàn)附表 4)及合同文本 →董事長(zhǎng)批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)合同文本→證章管理員核對(duì)無(wú)誤后用章→檔案室存檔→系統(tǒng)通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理、資金部 閱知并 落實(shí)合同跟蹤內(nèi)容 注：特殊合同的報(bào)批權(quán)限歸屬部門(mén)及子公司負(fù)責(zé)人，即“特殊合同批準(zhǔn)流程”為需授權(quán)的流程，僅部門(mén)及子公司負(fù)責(zé)人才能啟動(dòng)該流程。 7．簽訂合同。 第二章 合同簽訂流程 一、支出類(lèi)合同的招標(biāo) /報(bào)價(jià)流程 1．目 標(biāo)執(zhí)行 (考核價(jià)格 )批準(zhǔn) (具體按質(zhì)量部 、財(cái)務(wù)部 要求的流程執(zhí)行 ) 2．招標(biāo)文件 (報(bào)價(jià)信息 )批準(zhǔn) (1) 需求部門(mén)行政助理或需求部門(mén)委托法務(wù)專(zhuān)員起草招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )； (2) 起草人將招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )分別提交技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進(jìn)行審核： ① 技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )所涉質(zhì)量技術(shù)要求 (包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容 )是否完整、準(zhǔn)確； ② 財(cái)務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)所有商務(wù)條款是否清晰準(zhǔn)確、付款控制方面是否合理； ③ 資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )內(nèi)容是否符合招標(biāo)要求，評(píng)標(biāo)辦法是否公平、公正、合理； (3) 起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見(jiàn)，并形成新的招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )文本； (4) 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)是否均已得到落實(shí)，招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )能否滿足項(xiàng)目需求； (5) 子公司 負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )能否滿足項(xiàng)目需求； (6) 法務(wù)主管審核確認(rèn)招標(biāo)文件 (或報(bào)價(jià)信息 )整體表述是否準(zhǔn)確、合法； (7) 執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)。若某些合同不涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)條款的，則該類(lèi)合同無(wú)需設(shè)技術(shù)責(zé)任人。 第二篇 合同簽訂管理 第一章 合同簽訂原則 一、合同簽訂的前提 公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過(guò)客戶論證和公開(kāi)招標(biāo) (報(bào)價(jià) )或價(jià)格批準(zhǔn) (本制度有特殊規(guī)定的除外 )，確保合同簽訂的對(duì)象具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)，同時(shí)，在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，獲得最佳的合同價(jià)款和付款方式。 2．催款通知單 (OA 系統(tǒng)中“ 催款通知批 準(zhǔn) 流程 ” )：主辦會(huì)計(jì)發(fā)文