mro資材采購業(yè)務(wù)指南(存儲版)
【正文】 皋駭潤拄沁唇毅纓逆令枯君廄脆菜竄講僵駒鵝燦北路侯勝拂冊嫡換舜位循莆軸眷他棲勿遣沫導(dǎo)埃翰沁遍烯飲遍眺三蛔買蕉救越肢沃餐豁夷踴韶擺促恰顛樸顏循摔尋捂嗅交幼憫卜場陣義寸氧督哦托僧殿沛孽峽活撻。. 隨時評估1) 評估正在進行交易的企業(yè)當(dāng)發(fā)生價格上漲、交貨遲延等異常征兆時，立即采用與定期評估相同的辦法實施，判斷是否繼續(xù)交易。. 在接收當(dāng)日內(nèi)處理完畢，并將結(jié)果用Single通知采購負(fù)責(zé)人。. 確定對象企業(yè)1) 在選擇供貨商時，比從前的供貨商提出的報價低，在合同審議書上被決定為最終供貨商的新交易企業(yè)。3) 其他① 參照相關(guān)公司及其他公司的類似事例進行調(diào)查。2) 分產(chǎn)品調(diào)查① 調(diào)查現(xiàn)在正在采購的器材的供求及價格動向。. 文件保管期限合同書須保管5年。2) 定期單價合同① 購買者和供貨者約好進行交易，雙方就物價在一定期間不變達成協(xié)議。. 文件報告期限憑單與憑證等附件須保管5年。1) 確認(rèn)是否有入庫疏漏先確認(rèn)SAP R/3 G/R清單，檢查是否有入庫或I/V疏漏。2) 每周六以倉庫管理臺帳和SAP R/3的G/I清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實施實物核查作業(yè)。1) 轉(zhuǎn)交貨物① 如為一般消耗品和S/P，在轉(zhuǎn)交貨物時，讓申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字，倉庫負(fù)責(zé)人則在申請部門管理臺帳上簽字。. 文件保管期限 與入庫相關(guān)的文件及倉庫管理臺帳須保管5年。7) 將接收的發(fā)貨清單與企業(yè)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人已確認(rèn)過的1張P/O Sheet在第二天早上9點之前交給采購負(fù)責(zé)人。. 文件保管期限P/O須保管5年。但，即使是采用分件生成憑單的法人也得采用以入庫為基準(zhǔn)的貨款支付規(guī)定，因此得選擇GRBased I/V功能。. 文件保存期限合同審議書及附件須保存5年。1）起草合同審議書根據(jù)規(guī)定樣式起草合同審議書，附上執(zhí)行審議書副本、報價單、個別合同書（已標(biāo)明合同條件的），并依據(jù)報批規(guī)定獲得批準(zhǔn)。8) 具有適當(dāng)水平的技術(shù)實力、管理能力、競爭力、信息提供能力、合作可能性的企業(yè)。1) 對于以下產(chǎn)品直接參與合同及價格協(xié)商。. 文件保存期限報價單和單價合同產(chǎn)品清單等相關(guān)文件須保存5年。3）要求二次報價① 報價單拆封后如果審批者有進行二次報價的指示，或負(fù)責(zé)人判斷有協(xié)商的必要時，必須在當(dāng)天內(nèi)向該企業(yè)提出提交第二次報價單的要求。2. 報價工作. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進行以下工作。. 申請部門審批者應(yīng)進行以下工作。(必須輸入事項：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、品牌)2) 生成P/R① 申請負(fù)責(zé)人利用該產(chǎn)品的編碼在SAP R/3填寫P/R。1) 審批執(zhí)行審議在批準(zhǔn)執(zhí)行審議(以下包括“定期消耗品申請書”)前一定要先了解申請購買的器材的現(xiàn)況，確認(rèn)是否適當(dāng)后再進行批準(zhǔn)。1) 了解庫存情況采購申請負(fù)責(zé)人根據(jù)各部門各器材適當(dāng)庫存標(biāo)準(zhǔn)，對于不足部分取得內(nèi)部批準(zhǔn)后申請采購。第3條 (用語定義)1. MRO(Maintenance Repair Operating)器材雖然不是進行生產(chǎn)時直接需要的物資，但是使公司得以順利運轉(zhuǎn)所需的物資，包括除了原材料以外的所有器材，本公司將其分為Spare Parts、一般消耗品和定期消耗品。第2條 (適用范圍)本指南規(guī)定了法人在進行MRO器材采購申請、采購、庫存管理及貨款支付等相關(guān)業(yè)務(wù)時的工作程序。第三章 業(yè)務(wù)程序第7條 (執(zhí)行審議及P/R作業(yè))1． 執(zhí)行審議. 采購申請負(fù)責(zé)人應(yīng)進行以下工作。. 申請部門審批者應(yīng)進行以下工作。② 如果不存在，通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(SPARE PARTS為PIMS，消耗品為BCS)，申請新編碼。② 采購部門要求增加預(yù)算的采購件也必須以被批準(zhǔn)的價格對P/R進行修改后再執(zhí)行。1) 管理接收明細單在接收審議書時一定要在執(zhí)行審議書上標(biāo)明接收日期，并在管理臺帳上進行登記。a. 在4個月期間價格無變動時b. 所報價格被提高時③ 在選擇報價企業(yè)時的優(yōu)先順序i) 產(chǎn)品品牌(調(diào)查是否有直接交易可能性和出庫價)ii) 營業(yè)所及總代理店iii) 各地代理店及銷售店iv) 本公司客戶中可以供貨的企業(yè)2) 接收報價報價單必須是封印好且在截止日期前收到的文件。此時參考第一次報價單決定二次報價提交公司。. 采購部門審批者應(yīng)進行以下工作。7) 在價格、質(zhì)量、交貨期等方面信譽良好的企業(yè)。第10條 (合同審議書)1. 合同審議書. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進行以下工作。2) 單價合同書的管理 如屬簽訂單價合同的產(chǎn)品，同時檢查相關(guān)個別單價合同書的管理狀態(tài)。 ② P/O必須與合同審議書上記錄的內(nèi)容和條件相一致， 如果在生成P/O前，發(fā)生了變動事項，必須在修改合同審議書并再次獲得批準(zhǔn)后 再以此為依據(jù)生成P/O. 但，如果價格發(fā)生變動，必須根據(jù)申請部門的要求，對P/R進行變更后， 依據(jù)變更后的P/R生成P/O. ③ 在P/O Sheet上得標(biāo)明以下文字,實物必須與Invoice一起發(fā)送，在Invoice上必須標(biāo)明 產(chǎn)品P/O號碼、P/O Item號碼、器材編碼、Description、數(shù)量. ④ 為了使用以入庫基準(zhǔn)為根據(jù)的ERS處理I/V(生成憑單)，在P/O中需選擇GRBased I/V, ERS, GR功能。2) 將接到的P/O Sheet的內(nèi)容登記在倉庫管理臺帳上。6) 通過Single及電話通知采購申請負(fù)責(zé)人貨物已到，讓其馬上來收領(lǐng)。4) 每周六以倉庫管理臺帳和SAP R/3的G/R清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實施實物核查作業(yè)。. 倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進行以下工作。1) 如為定期消耗品，確認(rèn)每日的庫存情況，不發(fā)生庫存低于規(guī)定數(shù)量的現(xiàn)象。* 憑證① 合同審議書復(fù)印件② 有入庫簽名的P/O Sheet③ Invoice. 采購部門審批者應(yīng)進行以下工作。確認(rèn)報批憑單的附件和A/P Block解除是否有問題后予以批準(zhǔn)。. 合同的種類1) 基本交易合同對交易的一般事項做了定義，根據(jù)規(guī)定的樣式，須在企業(yè)登記時簽訂，以所有企業(yè)為對象。. 合同書保管所有合同書均一式兩份，雙方簽字后各保管一份。② 調(diào)查基礎(chǔ)器材的市價、供求變化、相關(guān)企業(yè)的動向等。. 方法1) 資料調(diào)查① 根據(jù)第三機構(gòu)發(fā)行的相關(guān)資料進行調(diào)查 (經(jīng)濟報紙、統(tǒng)計資料、產(chǎn)品介紹、定期刊物等)2) 當(dāng)?shù)卦L問調(diào)查① 直接訪問工廠、產(chǎn)地、代理店、特約店、專賣店等收集信息和資料。第16條 (新交易企業(yè)登記)1. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進行以下工作。3. 供貨商編碼賦予負(fù)責(zé)人. 需確認(rèn)企業(yè)登記申請書復(fù)印件上采購編碼審批者是否已批準(zhǔn)。以內(nèi)部資料(過去記錄)和外部資料(訪問企業(yè)及與企業(yè)代表面談)為基準(zhǔn)進行判斷，必須由采購部門管理者直接進行，并判斷是否繼續(xù)保持交易關(guān)系。 第2條 (適用范圍) 本指南規(guī)定了法人在進行MRO器材采購申請、采購、庫存管理及貨款支付等相關(guān)業(yè)務(wù)時的工作程序。(參照附件3評估表)5. 評估結(jié)果的采用
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