【正文】 員在報(bào)關(guān)后，錄入采購訂單的價(jià)格為手工計(jì)算的含關(guān)稅、運(yùn)保費(fèi)等的價(jià)格，數(shù)額的準(zhǔn)確性同樣影響財(cái)務(wù)記帳3. 由于關(guān)稅按照?qǐng)?bào)關(guān)單匯率計(jì)算，需要在錄入采購訂單時(shí)輸入用戶匯率 4. 采購訂單無法全額匹配，只能手工關(guān)閉5. 采購訂單制定時(shí)間滯后，審批沒有實(shí)際意義經(jīng)過討論確定，運(yùn)用第一種解決方案，即業(yè)務(wù)員在拿到報(bào)關(guān)單后，在系統(tǒng)中進(jìn)行接收入庫，平均成本更新的操作。采購訂單號(hào)以銷售合同號(hào)為前綴，進(jìn)口合同號(hào)在采購訂單界面的說明字段中錄入，然后進(jìn)行采購接收入庫等操作。該種業(yè)務(wù)是以出口為導(dǎo)向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號(hào)為基準(zhǔn)建立銷售與采購的關(guān)聯(lián)。注：如果不能獲得明晰的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，那么可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應(yīng)商“代理供應(yīng)商——委托加工方名稱”。具體流程如下圖：產(chǎn)生的會(huì)計(jì)分錄如下：生產(chǎn)基地：借：主營業(yè)務(wù)成本 借：應(yīng)收帳款（公司間） 貸：存貨 貸：主營業(yè)務(wù)收入北方光電：借：應(yīng)收帳款 借：主營業(yè)務(wù)成本 應(yīng)交增值稅－進(jìn)項(xiàng)稅貸：主營業(yè)務(wù)收入應(yīng)交增值稅－銷項(xiàng)稅 貸：應(yīng)付帳款（公司間）方案二：由于生產(chǎn)基地生產(chǎn)的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，即創(chuàng)建采購訂單/采購發(fā)放、接收、入庫。采購業(yè)務(wù)類型的編號(hào):編號(hào)類型描 述訂單編號(hào)規(guī)則1自營出口業(yè)務(wù)處理自營出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購業(yè)務(wù)引入的出口合同編號(hào)＋序號(hào)（－1）3自營進(jìn)口業(yè)務(wù)處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 自營進(jìn)口合同號(hào)4進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)處理不作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)引入的出口合同編號(hào)M（1，2…）4進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)處理作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)的原料采購和成品采購業(yè)務(wù)原料采購：引入的出口合同編號(hào)M(1,2…)成品采購：引入的出口合同編號(hào)I(1,2…)5代理進(jìn)口業(yè)務(wù)處理代理進(jìn)口業(yè)務(wù)進(jìn)口合同號(hào)6內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)類型處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)實(shí)際的內(nèi)貿(mào)合同編號(hào)2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼：由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負(fù)責(zé)的產(chǎn)品代碼（2位）＋年月日（6位）＋兩位流水號(hào)。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出，OFFICE支持導(dǎo)出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。解決方案系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對(duì)訂單可以進(jìn)行什么樣的操作。采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。檢驗(yàn)結(jié)果在入庫單上進(jìn)行記錄。對(duì)于物品質(zhì)量的現(xiàn)場檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。 采購?fù)素洏I(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購?fù)素浐苌侔l(fā)生。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購?fù)素洠僦匦伦鲆还P標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單和接收。北方光電的采購審批層次：一攬子采購協(xié)議審批層次：生產(chǎn)基地的請(qǐng)購審批層次：生產(chǎn)基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次: 審批樹針對(duì)具體的審批權(quán)限大小建立不同的審批組：1) 對(duì)每一審批組，根據(jù)以下類型對(duì)審批組進(jìn)行限定：單據(jù)總額：請(qǐng)購單或采購單的單據(jù)總額；物品分類：可以審批的物品分類；帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍?？赡芤粡埌l(fā)票匹配多張入庫單，或多張發(fā)票匹配一張入庫單。設(shè)置為發(fā)票而關(guān)閉采購單的容限，保證當(dāng)財(cái)務(wù)為供應(yīng)商發(fā)票付款至容限范圍時(shí)，自動(dòng)關(guān)閉采購單。解決方案采購與應(yīng)付模塊接口財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票時(shí)采用三維匹配（采購訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項(xiàng)為接收收據(jù)。建議由部門經(jīng)理判斷后，選擇是否交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核。8 審批管理 審批流程業(yè)務(wù)需求北方光電北方光電不存在請(qǐng)購流程采購訂單審批流程一攬子采購協(xié)議審批流程生產(chǎn)基地請(qǐng)購審批流程采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程解決方案系統(tǒng)通過審批層次樹實(shí)現(xiàn)審批單據(jù)的流轉(zhuǎn)，并對(duì)審批權(quán)限按照審批組進(jìn)行劃分，確定單據(jù)流轉(zhuǎn)的終點(diǎn)。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。解決方案北方光電考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。采購部為光電部進(jìn)行的采購區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果是長期供應(yīng)商則不進(jìn)行檢驗(yàn)。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。2. 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的打印 建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于供應(yīng)商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、到貨日期、收貨地點(diǎn)等主要條款，而且格式較為較亂。采購價(jià)格是含稅價(jià)，并且可以部分或全部退稅。待生產(chǎn)基地需要該物品時(shí)在系統(tǒng)中對(duì)訂單進(jìn)行發(fā)放。系統(tǒng)將自動(dòng)按照轉(zhuǎn)移價(jià)格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票。但是出于風(fēng)險(xiǎn)控制的考慮，建議代理進(jìn)口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中錄入計(jì)劃采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號(hào)IN”。 雜項(xiàng)出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號(hào)OUT”。接下來的操作同自營出口業(yè)務(wù)的處理。自營進(jìn)口業(yè)務(wù)的處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù)中，進(jìn)口合同占據(jù)主導(dǎo)地位，同事自營進(jìn)口的業(yè)務(wù)量不大，可以不對(duì)銷售合同與采購合同建立掛接關(guān)系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購訂單與銷售訂單。3. 在供應(yīng)商將物品發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，采購員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行物品接收入庫的操作，并在貨物發(fā)運(yùn)出口后在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)的動(dòng)作。1. 總部貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)類型:編號(hào)類型描 述1自營出口業(yè)務(wù)處理出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購，在采購模塊管理2自營進(jìn)口業(yè)務(wù)處理自營進(jìn)口采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理3進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù)包括進(jìn)料加工的原料采購和加工費(fèi)用的處理，在采購模塊管理4進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)處理進(jìn)料加工的原料采購與成品采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務(wù)收取加工費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊管理6代理進(jìn)口業(yè)務(wù)收取代理費(fèi)的業(yè)務(wù)類型，在財(cái)務(wù)模塊與采購模塊管理7內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理注：1. 這里所指的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理費(fèi)的收入。鑒于系統(tǒng)中沒有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。生產(chǎn)基地供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對(duì)價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。2. 對(duì)外詢價(jià)：采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對(duì)外詢價(jià)情況。沒有固定的書面形式的詢價(jià)單。業(yè)務(wù)員將無法提交不合格供應(yīng)商的采購訂單。6供應(yīng)商過期發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期，過期未到的采購訂單及物品明細(xì)情況。供應(yīng)商分類：系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類別。公司僅與通過考核的供應(yīng)商簽訂采購合同。供應(yīng)商沒有編碼。生產(chǎn)基地：設(shè)立多個(gè)子庫存，對(duì)物品進(jìn)行分類管理與控制。光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后，再進(jìn)行挑庫發(fā)運(yùn)的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。生產(chǎn)基地：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué): 目前有光學(xué)完工庫、光學(xué)毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件）、光學(xué)棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。存在計(jì)量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。采購部為光電部采購的成品包括：望遠(yuǎn)鏡、顯微鏡、天體望遠(yuǎn)鏡、搶瞄、光學(xué)材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產(chǎn)品的分類依據(jù)《海關(guān)編碼》；生產(chǎn)基地采購的原材料包括：遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地: 原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學(xué)件， 結(jié)構(gòu)件結(jié)構(gòu)件分：金工，機(jī)加，塑料件，金飾件奧德光電生產(chǎn)基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。目前存在的問題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號(hào)， 不同編碼。具體如下：北方光電：根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的崗位職責(zé)，與采購相關(guān)的職位如下：采購部經(jīng)理采購部業(yè)務(wù)員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部經(jīng)理貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部采購業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部經(jīng)理貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部采購業(yè)務(wù)員財(cái)務(wù)部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購經(jīng)辦生產(chǎn)部計(jì)劃員生產(chǎn)部倉庫管理經(jīng)辦2. 采購員設(shè)定在采購員定義窗口中定義采購員。采購部設(shè)有采購經(jīng)理，下屬采購人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購