【正文】 這樣可以保證發(fā)票匹配的正確性。9 采購與財務(wù)接口 采購和財務(wù)接口 業(yè)務(wù)需求北方光電財務(wù)部應(yīng)付會計根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的產(chǎn)品入庫通知單、付款通知書、供應(yīng)商增值稅發(fā)票等單據(jù)確認應(yīng)付發(fā)票。審批層次系統(tǒng)將按照審批層次定義的職位架構(gòu)，實現(xiàn)單據(jù)的層層遞交。2. 采購和銷售價格有變化的換貨和其它退貨對于這種情況，采購模塊分成兩筆業(yè)務(wù)處理。接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動流水編碼。在系統(tǒng)中進行一步操作，即可完成接收與入庫。生產(chǎn)基地采購物品入庫前一般需要檢驗，由質(zhì)保部對光學材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進行抽檢，通過檢驗標準的則合格品接收入庫，不合格品退回供應(yīng)商，并進行相應(yīng)的記帳。檢驗可能在倉庫或工廠進行。當標準訂單的價格不同于價格合同的價格時，需要部門經(jīng)理審批。建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如WORD，然后作為訂單附件附加在采購訂單上。解決方案北方光電1. 采購訂單編號不同于銷售訂單的訂單編號，采購訂單編號可以用于手工輸入，不僅將不同的采購業(yè)務(wù)類型分開，而且可以直接輸入進口合同號或相關(guān)聯(lián)的銷售合同號。生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的采購包括對總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購等。采購人員無需在系統(tǒng)中建立采購訂單。對該種訂單將不進行發(fā)放或接收，因此不會產(chǎn)生財務(wù)信息。進料加工作價業(yè)務(wù)的處理該業(yè)務(wù)類型實際上是出口業(yè)務(wù)與自營進口業(yè)務(wù)兩種業(yè)務(wù)的結(jié)合。出庫時不輸出庫物料的單位成本，采用系統(tǒng)缺省的移動加權(quán)平均成本。 2． 進口原料：在系統(tǒng)中直接做采購訂單。制作進口采購訂單的流程與標準的國內(nèi)采購訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。具體的系統(tǒng)流程如下：自營出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進行盈虧測算的嚴格控制，即需要將自營出口業(yè)務(wù)中預(yù)測的費用以采購訂單的形式錄入系統(tǒng)。2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠達集團的業(yè)務(wù)處理。 6 訂單管理 訂單生成業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購部為光電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計劃生成。報價內(nèi)容包括物品編號、價格、圖紙、模具等。為了簡化操作，可以從請購單行自動創(chuàng)建成詢價單。解決方案北方光電總部的詢價活動包括內(nèi)部詢價（即銷售人員向采購人員的詢價）和對外詢價（即傳統(tǒng)意義上的對供應(yīng)商詢價）。4 請購管理 請購流程業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。7供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗收情況表。總部分類：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購部生產(chǎn)基地分類：光學類、金工類、輔料類、包裝材料供應(yīng)商評估與合格供應(yīng)商管理：1. 供應(yīng)商評估信息的收集定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電采購部專人負責錄入與維護。供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學類、金工類、輔料類、包裝材料類。無需對物料進行批號、系列號等控制。采購部采購員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購人員將請購單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號，作為采購訂單編碼，實現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。都沒有庫位、批號、序列號、版本控制。解決方案在庫存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計量單位之間的換算關(guān)系。解決方案系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運用不同的物品分類。奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標準的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。3. 采購員與物品的關(guān)聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對應(yīng)采購員，在請購單中系統(tǒng)將自動選取該物品對應(yīng)的采購員，錄入人員可以改選其他的采購員。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購經(jīng)辦負責發(fā)放一攬子采購協(xié)議；或者制作零星物料的采購申請，然后創(chuàng)建標準訂單等。采購部采購員負責采購光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護北方光電總部與下屬奧德光電、遠達光學、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長期框架協(xié)議。采購產(chǎn)品的分類和編碼與庫存模塊中的物品分類和編碼保持一致。Oracle 采購模塊功能的主要特性有：業(yè)務(wù)與財務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）；利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)；強大的審批與權(quán)限控制；多樣化的采購模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報表等等。下圖為本解決方案中，北方光電總部采購模塊與其它模塊的關(guān)系：生產(chǎn)基地中采購模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：Oracle 采購業(yè)務(wù)解決方案概述針對北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購業(yè)務(wù)特點，以及未來對采購管理和控制的需求，采取多個經(jīng)營單位、多個庫存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。供應(yīng)商信息的建立和維護，以及對供應(yīng)商的評估，本方案采用了Oracle系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護方案，可以有效地保證采購業(yè)務(wù)高效進行。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負責原材料的采購、儲運、庫存計劃等。目前生產(chǎn)基地的采購由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負責訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購經(jīng)辦負責。2 采購產(chǎn)品管理 采購產(chǎn)品業(yè)務(wù)需求北方光電公司主要采購光電、輕工、機械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學件、金工件、橡膠件、包裝材料等。解決方案財務(wù)物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)則，并在庫存模塊定義物品時明確采購產(chǎn)品的編碼。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參見庫存模塊的解決方案。具體參見庫存業(yè)務(wù)方案設(shè)計。橡膠件有過期控制。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進行查詢，在采購定單查詢界面實現(xiàn)。子庫存與庫位等的設(shè)置具體參見庫存模塊的方案設(shè)計。奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng)一至遠達集團調(diào)度室進行匯總管理。解決方案供應(yīng)商信息內(nèi)容：Oracle系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。利用報價查詢和報價分析來幫助評估供應(yīng)商。8供應(yīng)商暫掛報表按供應(yīng)商打印暫掛的采購訂單情況表。生產(chǎn)基地根據(jù)BPR成果，當生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下：1. 采購經(jīng)辦進行詢價、報價等活動2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報價，制作請購單，提交審批3. 由部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時，由公司總經(jīng)理進行審批具體參見BPR交付成果“采購申請（計劃）制定、審核及下達流程”經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。1. 內(nèi)部詢價：系統(tǒng)沒有標準的內(nèi)部詢價功能。并可以打印詢價單，發(fā)給供應(yīng)商。業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，存在價格更改的情況，一般是價格下調(diào)。目前銷售合同基本與采購合同一一對應(yīng)。自營出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。建議由專人從系統(tǒng)里來錄入費用采購訂單，具體步驟如下：1. 銷售業(yè)務(wù)員對銷售訂單進行確認后，由專人在系統(tǒng)中查詢該銷售訂單；2. 將銷售訂單后的盈虧測算表附件打開；3. 根據(jù)盈虧測算表的預(yù)測金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費用采購訂單。關(guān)稅及進口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費用的處理：方案一：平均成本更新按照采購價格制作采購訂單平均成本更新(關(guān)稅＋運保費)銷售發(fā)貨時結(jié)轉(zhuǎn)成本在報關(guān)時接收入庫獲得關(guān)稅繳款通知書時在庫存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下：借：庫存商品貸：材料成本差異同時在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下：借：材料成本差異貸：應(yīng)付賬款再對關(guān)稅發(fā)票進行付款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款優(yōu)點：1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動關(guān)閉2. 錄入采購訂單時運用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯誤的可能缺點：1. 平均成本更新的時點與金額影響財務(wù)記帳的準確性與及時性2. 平均成本更新的責任人待定方案二：報關(guān)時作以含關(guān)稅、運費、保險費的價格制作采購訂單報關(guān)時按照含運費價格制作采購訂單接收入庫接收入庫時：借：材料采購 12（含稅、費價格）貸：應(yīng)計負債 12 借：庫存 12貸：材料采購 12發(fā)票匹配時：借：應(yīng)計負債12貸：應(yīng)付帳款 10（采購價格） 發(fā)票價格差異 2優(yōu)點：庫存成本較為準確及時反映缺點：1. 運用本方案的前提是在報關(guān)時，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計入成本的運保費金額2. 要求業(yè)務(wù)