【正文】 這樣可以保證發(fā)票匹配的正確性。9 采購與財(cái)務(wù)接口 采購和財(cái)務(wù)接口 業(yè)務(wù)需求北方光電財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的產(chǎn)品入庫通知單、付款通知書、供應(yīng)商增值稅發(fā)票等單據(jù)確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票。審批層次系統(tǒng)將按照審批層次定義的職位架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的層層遞交。2. 采購和銷售價(jià)格有變化的換貨和其它退貨對(duì)于這種情況，采購模塊分成兩筆業(yè)務(wù)處理。接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動(dòng)流水編碼。在系統(tǒng)中進(jìn)行一步操作，即可完成接收與入庫。生產(chǎn)基地采購物品入庫前一般需要檢驗(yàn)，由質(zhì)保部對(duì)光學(xué)材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進(jìn)行抽檢，通過檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的則合格品接收入庫，不合格品退回供應(yīng)商，并進(jìn)行相應(yīng)的記帳。檢驗(yàn)可能在倉庫或工廠進(jìn)行。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)訂單的價(jià)格不同于價(jià)格合同的價(jià)格時(shí)，需要部門經(jīng)理審批。建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如WORD，然后作為訂單附件附加在采購訂單上。解決方案北方光電1. 采購訂單編號(hào)不同于銷售訂單的訂單編號(hào)，采購訂單編號(hào)可以用于手工輸入，不僅將不同的采購業(yè)務(wù)類型分開，而且可以直接輸入進(jìn)口合同號(hào)或相關(guān)聯(lián)的銷售合同號(hào)。生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的采購包括對(duì)總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購等。采購人員無需在系統(tǒng)中建立采購訂單。對(duì)該種訂單將不進(jìn)行發(fā)放或接收，因此不會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息。進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù)的處理該業(yè)務(wù)類型實(shí)際上是出口業(yè)務(wù)與自營進(jìn)口業(yè)務(wù)兩種業(yè)務(wù)的結(jié)合。出庫時(shí)不輸出庫物料的單位成本，采用系統(tǒng)缺省的移動(dòng)加權(quán)平均成本。 2． 進(jìn)口原料：在系統(tǒng)中直接做采購訂單。制作進(jìn)口采購訂單的流程與標(biāo)準(zhǔn)的國內(nèi)采購訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。具體的系統(tǒng)流程如下：自營出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進(jìn)行盈虧測算的嚴(yán)格控制，即需要將自營出口業(yè)務(wù)中預(yù)測的費(fèi)用以采購訂單的形式錄入系統(tǒng)。2. 這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)的業(yè)務(wù)處理。 6 訂單管理 訂單生成業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購部為光電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成。報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號(hào)、價(jià)格、圖紙、模具等。為了簡化操作，可以從請(qǐng)購單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。解決方案北方光電總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)（即銷售人員向采購人員的詢價(jià)）和對(duì)外詢價(jià)（即傳統(tǒng)意義上的對(duì)供應(yīng)商詢價(jià)）。4 請(qǐng)購管理 請(qǐng)購流程業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購組、采購部目前沒有請(qǐng)購流程。7供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗(yàn)收情況表?？偛糠诸悾嘿Q(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購部生產(chǎn)基地分類：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料供應(yīng)商評(píng)估與合格供應(yīng)商管理：1. 供應(yīng)商評(píng)估信息的收集定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電采購部專人負(fù)責(zé)錄入與維護(hù)。供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料類。無需對(duì)物料進(jìn)行批號(hào)、系列號(hào)等控制。采購部采購員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購人員將請(qǐng)購單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號(hào)，作為采購訂單編碼，實(shí)現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。都沒有庫位、批號(hào)、序列號(hào)、版本控制。解決方案在庫存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。解決方案系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運(yùn)用不同的物品分類。奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。3. 采購員與物品的關(guān)聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對(duì)應(yīng)采購員，在請(qǐng)購單中系統(tǒng)將自動(dòng)選取該物品對(duì)應(yīng)的采購員，錄入人員可以改選其他的采購員。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購協(xié)議；或者制作零星物料的采購申請(qǐng)，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。采購部采購員負(fù)責(zé)采購光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護(hù)北方光電總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長期框架協(xié)議。采購產(chǎn)品的分類和編碼與庫存模塊中的物品分類和編碼保持一致。Oracle 采購模塊功能的主要特性有：業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）；利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)；強(qiáng)大的審批與權(quán)限控制；多樣化的采購模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報(bào)表等等。下圖為本解決方案中，北方光電總部采購模塊與其它模塊的關(guān)系：生產(chǎn)基地中采購模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：Oracle 采購業(yè)務(wù)解決方案概述針對(duì)北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及未來對(duì)采購管理和控制的需求，采取多個(gè)經(jīng)營單位、多個(gè)庫存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。供應(yīng)商信息的建立和維護(hù)，以及對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，本方案采用了Oracle系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護(hù)方案，可以有效地保證采購業(yè)務(wù)高效進(jìn)行。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購、儲(chǔ)運(yùn)、庫存計(jì)劃等。目前生產(chǎn)基地的采購由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購經(jīng)辦負(fù)責(zé)。2 采購產(chǎn)品管理 采購產(chǎn)品業(yè)務(wù)需求北方光電公司主要采購光電、輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等。解決方案財(cái)務(wù)物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)則，并在庫存模塊定義物品時(shí)明確采購產(chǎn)品的編碼。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參見庫存模塊的解決方案。具體參見庫存業(yè)務(wù)方案設(shè)計(jì)。橡膠件有過期控制。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進(jìn)行查詢，在采購定單查詢界面實(shí)現(xiàn)。子庫存與庫位等的設(shè)置具體參見庫存模塊的方案設(shè)計(jì)。奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總管理。解決方案供應(yīng)商信息內(nèi)容：Oracle系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號(hào)、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。利用報(bào)價(jià)查詢和報(bào)價(jià)分析來幫助評(píng)估供應(yīng)商。8供應(yīng)商暫掛報(bào)表按供應(yīng)商打印暫掛的采購訂單情況表。生產(chǎn)基地根據(jù)BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請(qǐng)購流程如下：1. 采購經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng)2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請(qǐng)購單，提交審批3. 由部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時(shí)，由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批具體參見BPR交付成果“采購申請(qǐng)（計(jì)劃）制定、審核及下達(dá)流程”經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請(qǐng)與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。1. 內(nèi)部詢價(jià)：系統(tǒng)沒有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部詢價(jià)功能。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。目前銷售合同基本與采購合同一一對(duì)應(yīng)。自營出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。建議由專人從系統(tǒng)里來錄入費(fèi)用采購訂單，具體步驟如下：1. 銷售業(yè)務(wù)員對(duì)銷售訂單進(jìn)行確認(rèn)后，由專人在系統(tǒng)中查詢?cè)撲N售訂單；2. 將銷售訂單后的盈虧測算表附件打開；3. 根據(jù)盈虧測算表的預(yù)測金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費(fèi)用采購訂單。關(guān)稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費(fèi)用的處理：方案一：平均成本更新按照采購價(jià)格制作采購訂單平均成本更新(關(guān)稅＋運(yùn)保費(fèi))銷售發(fā)貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本在報(bào)關(guān)時(shí)接收入庫獲得關(guān)稅繳款通知書時(shí)在庫存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下：借：庫存商品貸：材料成本差異同時(shí)在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下：借：材料成本差異貸：應(yīng)付賬款再對(duì)關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行付款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款優(yōu)點(diǎn)：1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動(dòng)關(guān)閉2. 錄入采購訂單時(shí)運(yùn)用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯(cuò)誤的可能缺點(diǎn)：1. 平均成本更新的時(shí)點(diǎn)與金額影響財(cái)務(wù)記帳的準(zhǔn)確性與及時(shí)性2. 平均成本更新的責(zé)任人待定方案二：報(bào)關(guān)時(shí)作以含關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)的價(jià)格制作采購訂單報(bào)關(guān)時(shí)按照含運(yùn)費(fèi)價(jià)格制作采購訂單接收入庫接收入庫時(shí)：借：材料采購 12（含稅、費(fèi)價(jià)格）貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 借：庫存 12貸：材料采購 12發(fā)票匹配時(shí)：借：應(yīng)計(jì)負(fù)債12貸：應(yīng)付帳款 10（采購價(jià)格） 發(fā)票價(jià)格差異 2優(yōu)點(diǎn)：庫存成本較為準(zhǔn)確及時(shí)反映缺點(diǎn)：1. 運(yùn)用本方案的前提是在報(bào)關(guān)時(shí)，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計(jì)入成本的運(yùn)保費(fèi)金額2. 要求業(yè)務(wù)