【正文】 訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。下設(shè)采購小組、銷售小組分別負(fù)責(zé)自營出口業(yè)務(wù)的采購與銷售。固定資產(chǎn)的請購由各部門在系統(tǒng)外填制請購單，采購部匯總后統(tǒng)一制作采購單進(jìn)行采購，采購過程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。Oracle 采購管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對請購、采購業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測和控制；記錄并利用詢價和報(bào)價信息；對供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理和評價等。北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購模塊生成銷售請購，銷售請購單由采購部門自動引入，分配給采購人員，由采購人員制定采購訂單，并根據(jù)采購訂單審批流程進(jìn)行審批。此外，可以通過供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績效等報(bào)表對供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行匯總分析；供應(yīng)商信息由采購部門負(fù)責(zé)維護(hù)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財(cái)務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購模塊共享供應(yīng)商信息庫。生產(chǎn)部的采購經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購申請, 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購訂單。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有4名采購經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、包裝材料、橡膠件等的采購。解決方案運(yùn)用庫存模塊在系統(tǒng)中定義采購物品。 采購產(chǎn)品分類業(yè)務(wù)需求目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器。 采購產(chǎn)品計(jì)量單位業(yè)務(wù)需求北方光電：輕工部：出于退稅的要求，計(jì)量單位要按照海關(guān)報(bào)關(guān)的要求定。 采購產(chǎn)品庫存控制業(yè)務(wù)需求總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購品沒有物理庫存，不存在庫位控制的問題。奧德光電：目前有光學(xué)完工庫、光學(xué)毛坯庫、工具輔料庫、金工庫、包裝材料成品庫等5個倉庫。將采購訂單查詢菜單設(shè)定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時查詢采購訂單所處的狀態(tài)。 3 供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則。供應(yīng)商沒有編碼。供應(yīng)商信息維護(hù)：供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性，由北方光電采購部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。運(yùn)行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報(bào)表，從不同角度收集評估信息：序號報(bào)表名稱報(bào)表內(nèi)容1按分類的采購匯總報(bào)表按物品類別，供應(yīng)商，采購員，訂單日期打印采購訂單的匯總情況。9過量發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過訂單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。目前未采用采購預(yù)算控制。考慮到運(yùn)用請購單變通作為內(nèi)部詢價單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。生產(chǎn)基地采用標(biāo)準(zhǔn)的對外詢價單功能記錄采購詢價信息，在系統(tǒng)中錄入詢價物品、數(shù)量、目標(biāo)價位、向哪些供應(yīng)商詢價等信息。報(bào)價需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標(biāo)準(zhǔn)采購訂單根據(jù)長期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定生成。操作流程如下所示：1. 運(yùn)用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單，導(dǎo)入采購模塊生成請購單。1) 在系統(tǒng)設(shè)置時，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費(fèi)用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費(fèi)用采購訂單模版。并且確保平均成本更新的數(shù)額與實(shí)際發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅金額相同，否則在日后運(yùn)費(fèi)發(fā)票到后，財(cái)務(wù)無法入帳。3． 加工：1) 在系統(tǒng)中錄入加工費(fèi)用采購訂單。 通過查詢獲得本次出庫原料的總成本。1. 對外合同協(xié)商成功后，按照出口業(yè)務(wù)，制作銷售訂單，申請導(dǎo)出生成成品的采購訂單。代理出口業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容參見銷售業(yè)務(wù)解決方案。北方光電財(cái)務(wù)需要確認(rèn)庫存與應(yīng)付帳款，待業(yè)務(wù)員拿到提單，再確認(rèn)銷售收入，結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。 訂單內(nèi)容業(yè)務(wù)需求采購合同編碼：1. 總部目前的幾個部門存在不同的采購訂單編碼規(guī)則，例如：輕工部： QG020514F－XX QG：輕工部； 02：2002年； 05：5月；14：今年的第14票號； F：業(yè)務(wù)員代碼； XX：客戶機(jī)械部： N――表示國內(nèi)采購； M――表示出口； A――年份； B――月、日J(rèn)X――機(jī)械部； E――員工名稱組合規(guī)則：N/MABJXE舉例：N61220528JXF表示：機(jī)械部員工張卓飛在2002年5月28日的采購合同號照明部與光電部沒有明確的采購訂單編碼規(guī)則，業(yè)務(wù)員根據(jù)自己的喜好進(jìn)行編制。生產(chǎn)基地1. 采購合同編號：在發(fā)放一攬子采購協(xié)議時，系統(tǒng)將自動對發(fā)放進(jìn)行流水編號零星采購物料的采購申請編碼建議為采購員代碼＋年＋月＋日＋兩位流水號。 訂單安全性業(yè)務(wù)需求北方光電采購訂單由業(yè)務(wù)人員建立，經(jīng)過相應(yīng)的審批后，最終與供應(yīng)商簽訂采購合同。考慮到安全層次運(yùn)用“層次結(jié)構(gòu)”時，可能在人員變動時發(fā)生審批傳遞的問題，建議通過將采購訂單的菜單掛給相關(guān)的人員實(shí)現(xiàn)對安全性的控制。貿(mào)易部（照明部） 中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應(yīng)商發(fā)貨，再補(bǔ)采購訂單的情況。對于未通過檢驗(yàn)的貨物成批退回至供應(yīng)商。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。采購部為光電部進(jìn)行的采購?fù)素浛赡茉谌霂烨盎蛉霂旌筮M(jìn)行。換貨流程：1) 在銷售模塊做RMA型退貨訂單，預(yù)定和審批通過；2) 在采購接收中查找到該RMA型退貨訂單，接收產(chǎn)生收據(jù)、建議采用直接入庫接收路徑進(jìn)行接收；3) 在采購模塊中做采購?fù)素洠嘶毓?yīng)商。2) 對不同的職位分配已定義好的的審批組。發(fā)票與采購訂單的匹配要求不嚴(yán)格。從而保證財(cái)務(wù)不會用發(fā)票匹配已付款的采購單。未啟用采購預(yù)算。但系統(tǒng)不支持對是否存在預(yù)付款的判斷。2，換貨：對財(cái)務(wù)的應(yīng)收帳款等不產(chǎn)生任何影響，因此建議不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。解決方案北方光電1. 采購和銷售價格沒有變化的換貨直接在應(yīng)付模塊錄入運(yùn)費(fèi)等實(shí)際費(fèi)用的發(fā)票。即在系統(tǒng)中進(jìn)行兩步動作：1) 接收，在系統(tǒng)中生成接收單2) 入庫，明確進(jìn)入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產(chǎn)如果需要記錄檢驗(yàn)情況，可以錄入檢驗(yàn)的不合格品數(shù)量，記錄質(zhì)量等級等。檢驗(yàn)屬于合格品的入成品庫，否則入不合格品庫。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進(jìn)行換貨。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品發(fā)運(yùn)前必須進(jìn)行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗(yàn)。由于各采購經(jīng)辦分別負(fù)責(zé)不同類別產(chǎn)品的采購，因此各采購經(jīng)辦之間沒有業(yè)務(wù)重疊，也不必相互查詢采購訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務(wù)員的采購訂單。2）說明：說明字段，可以錄入合同編號的參考信息。采購訂單一般不存在外幣訂單?？梢砸?guī)定該物品價格是否可以更改，如果更改，價格上限是多少，并可以進(jìn)行該一攬子協(xié)議采購總額的控制。采購部人員按照訂單要求協(xié)調(diào)生產(chǎn)基地的生產(chǎn)，運(yùn)用發(fā)運(yùn)通知單通知生產(chǎn)基地發(fā)運(yùn)，由銷售人員（待定）在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)。該業(yè)務(wù)中的單據(jù)編號規(guī)則如下所示：訂單類型采購訂單編號進(jìn)口原料的采購訂單銷售合同號M完工成品的采購訂單銷售合同號1外運(yùn)費(fèi)用采購訂單銷售合同號F傭金采購訂單銷售合同號C雜項(xiàng)費(fèi)用采購訂單銷售合同號Z代理業(yè)務(wù)的處理這里所指的代理業(yè)務(wù)僅涉及代理費(fèi)用的收取，不存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，不結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)收入和成本，因此建議相關(guān)的帳務(wù)通過財(cái)務(wù)模塊來完成，不由業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行信息傳遞。輸入成品的單位成本：按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用=（收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量）*加工費(fèi)用總金額成品的單位成本=（出庫原料的總成本+按比例計(jì)入成品成本的加工費(fèi)用）/收到成品的數(shù)量出庫原料的數(shù)量=（收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量）*原料總數(shù)量同時將銷售合同號錄入銷售訂單題頭界面。2) 物料采購訂單如果存在多張，那么從1開始向下續(xù)編。如果有多個采購訂單為一張銷售訂單進(jìn)行采購，則在銷售訂單編碼后加流水號作為采購訂單編碼。3. 總部采購部為生產(chǎn)基地簽訂的長期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。系統(tǒng)具備報(bào)價審批功能，可以在詢價單上注明是否需要報(bào)價審批，針對該詢價單的所有報(bào)價都將需要審批；或者制作報(bào)價單時要求報(bào)價審批。希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報(bào)價歷史紀(jì)錄。4. 采購人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價單上，購銷雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)。5 詢價及報(bào)價管理 詢價單業(yè)務(wù)需求北方光電與生產(chǎn)基地的詢價都通過電話、傳真等形式進(jìn)行。具體是在庫存定義物料時，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商”，在采購模塊中定義合格供應(yīng)商清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。5供應(yīng)商服務(wù)性能分析報(bào)表按物品，物品類別，供應(yīng)商等打印供應(yīng)商到貨日期同采購訂單需求日期的對比報(bào)表。經(jīng)過討論，初步確定運(yùn)用手工編碼，編碼規(guī)則參見北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。選擇新供應(yīng)商時，從規(guī)模、價格、質(zhì)量、交貨期上對供應(yīng)商進(jìn)行考量。生產(chǎn)基地遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類別分別由專人統(tǒng)計(jì)更新，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總。編碼規(guī)則參見庫存解決方案。物品出口發(fā)運(yùn)給客戶獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進(jìn)行