【正文】 ................................................................................................................... 27 4 物業(yè)公司入伙流程 ............................................................................................................ 32 5 物業(yè)公司撤管管理 ............................................................................................................ 43 附件：物 業(yè) 公司 標 準科目表 .......................................................................... 46 1 本手 冊 適用于物 業(yè) 公司核算的各 類銷 售型物 業(yè) ，包括塔 樓 、室外步行街、住宅及 其他 銷 售型物 業(yè) 。 一級至三級科目由集團統(tǒng)一設(shè)置，下級公司不能修改或刪除 ,四至六級科目可根據(jù) 自身實際 情況修訂 ， 但需上報商管總部財務(wù)部批準 ， 輔助核算由商管總部統(tǒng)一設(shè) 定 ， 各公司 不得自行設(shè)置，修訂權(quán)限如下： OA 流程：經(jīng)辦人 地方公司財務(wù)負責人 商管總部財務(wù)部經(jīng)理 明細科目、輔助核算設(shè)置應(yīng)遵循如下原則： 只有使用頻率較大、金額較大的事項方可設(shè)置明細科目。 第三節(jié) 會計電算化 1 建立 賬 簿 建賬原則 原則上商管公司管理自持物業(yè) (大商業(yè) )；物業(yè)公司管理所有銷售型物業(yè)（公寓， 寫字樓，住宅，底商，室外步行街等 ） 。具體流程及各 崗位財務(wù)人員權(quán)限分配見《財務(wù)操作指引 》 。 季度末可以通過計提費用、壞賬準備等方式籌劃預(yù)繳企業(yè)所得稅。 電網(wǎng)與用戶之前簽名的供電合同，不用貼花。 電話信息登記發(fā)布合同 —— 屬于公關(guān)合同，印花稅稅目稅率表中未列舉，不用貼 花。 按 加工或承攬收入 ‰貼花 3 財產(chǎn)租賃合同 停車場租用合同，租戶答謝會場 地租賃合同，辦公用房租賃合同。 物業(yè)服務(wù)費測算中的公共區(qū)域能源費一項，應(yīng)根據(jù)地方相關(guān)管理規(guī)定合理測算， 包括但不限于供冷季 、 供暖季的供給總天數(shù) 、 每天供給時間等 ， 設(shè)備的運行系數(shù)應(yīng)根據(jù)地方 的氣候特點合理設(shè)定，確保日后此項成本的合理性。 由于項目公司未銷售或其他原因產(chǎn)權(quán)方仍為項目公司的 ， 物業(yè)服務(wù)費須由項目公 司承擔。 核算要求 物業(yè)服務(wù)費原則上按照權(quán)責發(fā)生制確認收入。 發(fā)票管理 發(fā)票應(yīng)由財務(wù)人員負責購買、領(lǐng)用、核銷。 軍車警車 ： 收費員須 在 “ 特殊車輛登記 表 “上登記完整信息及金額 后 ， 方可放行， 并在當日停車場收費日報表中注明相關(guān)信息。 、設(shè)備被損：收費員發(fā)現(xiàn)道閘被撞等設(shè)備被損事件，應(yīng)立即通知停車場主管并留 下車主、車輛，確保車道暢通，按公司規(guī)定要求車主賠償，并將賠償款交服務(wù)大廳收費員， 發(fā)票交還車主，再記錄存檔。 客戶按時繳款，收費員根據(jù)繳費通知書核對金額無誤后，開具正式收據(jù)或發(fā)票， 交付客戶作為繳費依據(jù)。 抄 表 繳 費 通 知 客 戶 繳 款 登 記 臺 帳 15 （可更改抬頭） 項目公司減免其墊付電費的，應(yīng)沖減物業(yè)公 司相應(yīng)期間內(nèi)已計提的能源費成本， 并結(jié)轉(zhuǎn)代收業(yè)主的能源費。 維修基金 歸全體業(yè)主共有 ， 應(yīng)設(shè)立專帳管理 ， ?？顚Ｓ?， 定期接受業(yè)主大會和業(yè)主委員 會的檢查與監(jiān)督 。甚至扣除施工單位質(zhì)保金。共用設(shè)施日常維修費應(yīng) ?？顚Ｓ谩?（參見《工程物資管理 》 ） 直接委托、招投標采購（參見《采購操作指引 》 ） 合同履行及監(jiān)督管理。 。 公司員工不能以受托人身份辦理退還押金保證金，公司員工不能代領(lǐng)代領(lǐng)押金保證金。 多種經(jīng)營收費（圖 36） 23 收費時間節(jié)點控制 多種經(jīng)營嚴格執(zhí)行先交費、后進場的收費方式 收費內(nèi)容控制 包括場地占用費、能耗費、保潔費、出入證工本費及押金等。 整體外包關(guān)注點： 1）外包合同收費中能源費是否單獨收??； 2）收入收取期間； 3) 收入增長比率； 4）合作公司經(jīng)營 狀況。 溫馨提示：在收費室設(shè)置“溫馨提示”標識 ：交費后，請您索要正式收據(jù)或發(fā)票 （票樣附后 ） ，如索要不成，請撥打財務(wù)監(jiān)督電話： *********。 2)使用：收款員根據(jù)實際繳費金額開具收據(jù)交付客戶作為繳費依據(jù)。 投保期間 財產(chǎn)投保 ： 當年七月一日之前投保的 ， 保險期限為自投保之日零時起至次年的六月 三十日二十四時止 ； 當年七月一日之后投保 的 ， 保險期限為自投保之日零時起至第三年的六 月三十日二十四時止，保費按實際發(fā)生天數(shù)計算。 財產(chǎn)續(xù)保 1） 股份公司每年 4 月份統(tǒng)一下發(fā)關(guān)于財產(chǎn)投（續(xù)）保工作通知。 采購計劃必須經(jīng)采購部門負責人、財務(wù)負責人、總經(jīng)理審批后方可實施采購。 除結(jié)算起點（ 1000 元）以內(nèi)的零星采購?fù)?，均采取轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式付款。 2）審核采購的材料是否在采購計劃范圍內(nèi)。 財務(wù)根據(jù)當期出庫單和《庫存材料明細表》結(jié)轉(zhuǎn)相應(yīng)的成本、費用或往來賬。 入伙前一周左右足額購置發(fā)票 。 2）收費員負責數(shù)據(jù)測算與收費工作，對繳費業(yè)主產(chǎn)生的疑問進行耐心解答，保證款項 的收繳準確無誤，與其他小組做好文件資料的傳接工作。 40 入伙流程確認單 入伙流程確認單 房號： 業(yè)主： 序 號 項 目 內(nèi) 容 經(jīng)辦 人 備 注 1 接待組： ?由項目公司營銷部組織 接待組 確認 業(yè)主身份 。 此表一式叁份，業(yè)主、項目公司、物業(yè)公司各執(zhí)一份。 房屋驗收表 房號： 房屋 驗 收表 驗收項目 驗收情況 建 筑 工 程 天花 墻面 地面 門 窗 強 弱 電 插 座 有線接入 電話接入 網(wǎng)絡(luò)接入 其他 空氣開關(guān) 空開箱 煙感、噴淋 給排 排水管 水表、水閥 42 燃氣管 消防設(shè)施 其他 水電表底度 水表讀數(shù) 電表讀數(shù) 其他 重要說明： 請業(yè)主對表中各項逐一驗收，如有問題請將相關(guān)情況描述清楚。業(yè)主簽字： 日期 XXXX 萬達廣場投資有限公司（蓋章） 日期 業(yè)主信息登記表 業(yè)主信息登記表 房 號 姓 名 籍 貫 建筑面積 M2 聯(lián)絡(luò)電話 現(xiàn)居住地址（郵政地址） 工作單位 家 庭 成 員 姓 名 與業(yè)主關(guān)系 籍 貫 身份證號碼 戶口所在地 工作單位 照片粘貼 照片 1 照片 2 照片 3 照片 4 車輛號牌 車型 顏色 停車位編號 姓 名 37 38 物品交付確認書 物品交付確認書 房 號： 年 月 日 業(yè)主姓名： 聯(lián)系電話： 服務(wù)指南 業(yè)戶簽名： 經(jīng) 辦 人： 鑰匙 套 把 以下物品： 本人收到 交付的關(guān)于 的房號 39 鑰匙交付確認書 鑰匙交付確認書 單元編號： 幢 層 室 年 月 日 業(yè)主姓名： 聯(lián)系電話： 業(yè)戶簽名： 經(jīng) 辦 人： 鑰匙交付確認書 單元編號： 幢 層 室 年 月 日 業(yè)主姓名： 聯(lián)系電話： 業(yè)戶簽名： 經(jīng) 辦 人： 本人已檢查清楚上述單元現(xiàn)有狀況并收到此房屋入戶門全套鑰匙。退面積差房款，僅限于退客戶支票。 入伙前準 備 工作 要 求項目公司營銷部提供 實測報告或 簽字確認的實測面積及業(yè)主明細 ， 并根據(jù)此明細 表計算各業(yè)主 首期 應(yīng)繳物管費及房屋公共設(shè)施日常維修費，建議取數(shù)保留到整數(shù)。 稽核要點 保管人員應(yīng)于每月 25 日將符合財務(wù)要求的出入庫報表 、 《出庫單 》 上報財務(wù) 部 。 4） 保管人員對驗收合格的物料開 具 《 入庫單 》 （根據(jù)實際情況購買或印 制 ） ， 并根 據(jù) 《入 庫單》登記材料保管明細賬。 政府 、 企業(yè)特殊壟斷的工程或?qū)I(yè)性極強的工程材 料 ， 在政府指定企業(yè)或?qū)I(yè)廠家進 行購買。其他要求參考《財務(wù)操作指引 》 。 取得保單后 ， 七日內(nèi)將正式保單及發(fā)票掃描后上報股份公司安全監(jiān)督部和商管總部財務(wù) 部備案。 住宅項目投保財產(chǎn)范圍原則上包括 ： 自有產(chǎn)權(quán)的會所 、 幼兒園 、 鍋爐房 、 物業(yè)用房及公共 設(shè)備等。 5)財務(wù)稽核人員至少每季度稽核一次，采取抽查稽核方式，抽查比例不少于 20%。 收費公示制度 公示制度：將各項收費標準予以公示，公示牌中標明的收費標準包括物業(yè)管理費 、 水費、電費、供暖費、停車費、物業(yè)增值服務(wù)等收費標準。 銷售物業(yè)鼓勵開展廣告業(yè) 務(wù)創(chuàng)收。 多種經(jīng)營管理要點與現(xiàn)場管理 管理要點 參與點位規(guī)劃、價 格標準、合同審核、進場手續(xù)、收款條件、收入核算、統(tǒng)計及收入確 認原則等。 4）財務(wù)部審核 要點：重點復(fù)核票據(jù)的真實性，復(fù)核退款流程的完整性，復(fù)核客服及工 程人員對費用的清算，核實退款人身份信息等。 押金保證金退還的風險控制 1)押金保證金退還條件： 合同終止； 達到合同約定押金保證金退還期限； 押金保證金所擔保的實物已經(jīng)退回； 達到政府職能部門及公司的驗收標準； 20 費用清算完畢 2)辦理退還的相關(guān)憑證 正常辦理退還需要的相關(guān)憑證： 商管公司開具的押金保證收款收據(jù)原件； 商 戶退款申請及證明達到押金保證金退還條件的證明文件； 辦理退款人員的身份證明； 以下幾種特殊條件下，除具備正常辦理的相關(guān)憑證外，還需具備以下憑證： 具的押金保證收據(jù)丟失的 ， 財務(wù)部查實 后 ， 要求押金保證金交款人書面聲明原 收據(jù)作廢 ， 收據(jù)原件持有人及第三方持有人無權(quán)再次向商管公司申請退還押金保證 金 ， 并且 承諾承擔由此造成的經(jīng)濟糾紛 。特殊情況緊急采購（包括但不限于爆管、失火、停電、燃氣泄 露等）可以口頭請示主管領(lǐng)導(dǎo)后先采購后辦理書面申請。 共用設(shè)施日常維修是指對房屋共有部位、共用設(shè)施損壞進行修復(fù)及日常養(yǎng)護、檢修 。 對工程出現(xiàn)的各類質(zhì)量問題及時記錄，并直接反饋到承建單位（需項目公司委 托 ） ， 督 促整改 。條件具備的小 區(qū) ， 經(jīng)業(yè)主委員會提交業(yè)主大會決 定 ， 可以將維修基金交給業(yè)主委員會或物業(yè)管理公司代管。 無 誤 后 ， 開 具 正 式 票 據(jù) 。 工程部每月末定期抄取讀表數(shù)，并將抄表清單交于物業(yè)客服人員。 故障期 間 ， 收費員要做好手動開閘記 錄 ， 并需停車場主 管現(xiàn)場確認。 存在消費免費停車現(xiàn)象時 ， 收費員須收回客人的消費憑 條 ， 作為抵減電腦金額的 憑證，并在當日停車場收費日報表中注明代金券張數(shù)金額。當值人員需認真、完整填寫完表單上的所有項目，簽字確認后，連同當班營業(yè) 款項投入投包保險柜中。 9 收 費 開 票 物業(yè)服務(wù)費收費流程 圖 物 業(yè) 部 財 務(wù) 部 收 費 中 心 業(yè) 主 發(fā) 放 繳 費 單 繳 納 費 用 Y 審 核 N Y Y Y 物業(yè)服務(wù)費管理要點 收費管理 按照物業(yè)收費標準 ， 及時足額收取物管費 ， 統(tǒng)計欠費情況 。 延遲入伙的，因物業(yè)公司各項服務(wù) 已經(jīng)提供，成本已經(jīng)發(fā)生，原則上項目公司應(yīng) 承擔相應(yīng)物管費，因此須取得項目公司書面確認函件并明確其應(yīng)承擔物管費信息。 物業(yè)服務(wù)費標準必須包含 10%的酬金 ， 且在未來 3 年間能夠滿足 各項成本增長帶來的影響，確保物業(yè)管理收支平衡。 商管 /物業(yè)公司常見涉稅（印花稅）合同及相應(yīng)稅目稅率： 序 號 適 應(yīng)稅 目 常 見 涉 稅 合同 稅 率