【正文】 得擅自留存； （七）銷毀密級文件、資料，必須登記造冊，經(jīng)保密工作小組負(fù)責(zé)人審批后，由2人以上到文件銷毀中心監(jiān)銷。外方需攜帶出境的應(yīng)當(dāng)由中方單位按規(guī)定辦理。 第二十一條違法對外提供密級文件、資料的，由保密工作小組予以警告、責(zé)令檢查、沒收違法所得；并由保密工作小組視其情節(jié)輕重，給予行政處分：構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。禁止工作時間在辦公區(qū)域穿著短褲、無袖裝、低胸裝、超短裙、拖鞋等無跟鞋類；杜絕不雅行為。 第十四條 客人（戶）進(jìn)行來訪由行政部門登記并通知受訪人?！酒渌康诙臈l 禁止在辦公區(qū)域和上班時間玩游戲和網(wǎng)上娛樂；第二十五條 服從上級工作安排，如有異議注意溝通；第二十六條 嚴(yán)格保守公司商業(yè)和技術(shù)機(jī)密；第二十七條 在未經(jīng)同意的情況下，不得動用他人電腦及物品；第二十八條 尊重他人工作，不得窺看他人工作及文件內(nèi)容。第四條 行政部秉承”降低成本、貨比三家”的原則，選擇23家定點(diǎn)商家采用集中采購模式購買辦公用品。第十一條 公司每月公布所有長途話費(fèi)，撥打因私長話的個人須在下月5個工作日內(nèi)到公司財(cái)務(wù)部自行費(fèi)用結(jié)算。第十九條 接待員必須做到：主動熱情，儀容整潔，統(tǒng)一著裝。第二條 本規(guī)定適用于公司范圍及其管理的基金（合伙企業(yè)）。 借用證照一般應(yīng)于當(dāng)天歸還，由借用人和證照管理人員同時簽名，標(biāo)注歸還時間。第十一條 本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。【定額管理】第七條 辦公用品的定額管理公司各部門的辦公用品定額由行政部門統(tǒng)一確認(rèn)或?qū)徟?，禁止未?jīng)行政部門的審批私自增加定額或以其它費(fèi)用沖銷定額；各部門定額除增加人手、有重大活動外不得超出；有特殊情況需臨時增加的，需行政部門特批；定額以各部門前三個月的辦公費(fèi)用為依據(jù)，除增加人手外不得申請?jiān)黾佣~；各部門應(yīng)根據(jù)行政部費(fèi)用控制的要求，執(zhí)行行政部門有關(guān)調(diào)控定額的指令；【辦公用品申購】第八條 辦公用品申購 辦公用品申購固定每月一次，有需要增加人手的，在確定人力規(guī)劃后、招聘前可預(yù)先申購，原則上不進(jìn)行臨時申購； 各部門負(fù)責(zé)人在每月25日前確定本部門辦公用品申購清單報(bào)行政部門，行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制采購計(jì)劃與費(fèi)用統(tǒng)計(jì)一?！巨k公用品發(fā)放】第十條 辦公用品發(fā)放辦公用品每月發(fā)放一次，每月第7個工作日固定為辦公用品的發(fā)放時間，由行政人員按時、按申購單發(fā)放；新職員入職時可即時發(fā)放辦公用品；行政部門門指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的入庫及領(lǐng)取，按一人一單的要求設(shè)立物品保管帳及個人工具借用卡，建立起辦公用品的內(nèi)部監(jiān)管制度，每月進(jìn)行盤點(diǎn)?！竟潭ㄙY產(chǎn)購置】第四條 固定資產(chǎn)購置需遵守預(yù)算管理?！竟潭ㄙY產(chǎn)保管】第七條 行政部門建立固定資產(chǎn)臺帳，對固定資產(chǎn)進(jìn)行編號并加貼編號標(biāo)簽，做到帳實(shí)一致。各使用部門、使用人負(fù)責(zé)其使用的固定資產(chǎn)的保管。（）。第二十二條 經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行清理的固定資產(chǎn)由行政部門確定清理方式交有關(guān)人員辦理。計(jì)提折舊應(yīng)使用固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表。第三十四條 有償調(diào)撥的固定資產(chǎn)一般按固定資產(chǎn)凈值計(jì)價。第四條 行政部或?qū)Ｂ毦W(wǎng)管人員統(tǒng)一管理電腦及其相關(guān)設(shè)備，完整保存電腦及其相關(guān)設(shè)備的驅(qū)動程序、保修卡及重要隨機(jī)文件。軟件使用人員應(yīng)經(jīng)過適當(dāng)?shù)牟僮髋嘤?xùn)和安全教育方能上崗操作。第二十四條 本規(guī)定自下發(fā)之日起實(shí)行。第二十二條 經(jīng)遠(yuǎn)程通信傳送的程序或數(shù)據(jù)（如：電子郵件），應(yīng)經(jīng)過檢測確認(rèn)無病毒后方可使用。系統(tǒng)管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)軟件安排操作，禁止任何人私自安裝軟件，否則，后果自負(fù)。第二條 本規(guī)定適用于公司全體員工。第三十二條 清理提前報(bào)廢固定資產(chǎn)、出售閑置固定資產(chǎn)時，根據(jù)財(cái)務(wù)部同意方可進(jìn)行。第二十六條 未在驗(yàn)收當(dāng)月收到發(fā)票的，則根據(jù)臨時固定資產(chǎn)臺帳在收到發(fā)票報(bào)銷入帳時，將應(yīng)補(bǔ)提的折舊一次補(bǔ)提入帳。第二十條 固定資產(chǎn)需提前報(bào)廢時，應(yīng)查明原因、有關(guān)責(zé)任人及責(zé)任大小，并視情節(jié)追究其責(zé)任。第十五條 盤點(diǎn)時，必須填制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》，與固定資產(chǎn)臺帳進(jìn)行核對。若原使用人未經(jīng)行政部門門同意，擅自將固定資產(chǎn)移交他人而導(dǎo)致公司資產(chǎn)受到損失的，視情節(jié)承擔(dān)至少相當(dāng)于凈損失60%的賠償責(zé)任。第六條 固定資產(chǎn)由使用部門提出申請，行政部門統(tǒng)一申請、購置。第二條 固定資產(chǎn)是指單位價值在2000元以上，使用年限在一年以上的房屋及建筑物、機(jī)器機(jī)械設(shè)備、辦公設(shè)備、交通運(yùn)輸設(shè)備等。供應(yīng)商確定及報(bào)價單備案后，各部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價購買辦公用品，實(shí)際價格低于報(bào)價的，按實(shí)際價格購買并及時更新報(bào)價表；實(shí)際價格高于報(bào)價表的，該項(xiàng)辦公用品不得在該供應(yīng)商購買，應(yīng)按報(bào)價另處購置。第五條 其他部門負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的提報(bào)。第九條 對丟失證照或逾期辦理證照年檢、變更、換證等工作，影響公司正常經(jīng)營或造成經(jīng)濟(jì)損失的，將追究證照管理部門及證照管理人員責(zé)任。相關(guān)部門可留存復(fù)印件。本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。第十七條 凡是到公司來訪和有關(guān)主管部門的客人，由行政部負(fù)責(zé)接待。第九條 設(shè)置辦公電話是為了提高工作效率，個人私事不得長時間占用辦公電話，以免影響正常工作。第二條 行政事務(wù)管理主要包括：辦公用品管理、辦公電話管理、福利待遇發(fā)放、來訪接待工作等。第二十一條 辦公區(qū)域內(nèi)不提倡存放現(xiàn)金、有價證券、貴重物品、證件；第二十二條 禁止將易燃、易爆、有毒、放射性、刺激性、傳染性物品、寵物帶入辦公區(qū)域。第十一條 禁止工作時間在辦公區(qū)域用餐、吃零食；第十二條 雨傘應(yīng)放在門口指定位置，禁止帶入辦公區(qū)。 【儀容儀表管理】 第四條 儀容儀表要求得體、大方、整潔、精神飽滿。第四章 責(zé)任 第十九條公司員工故意或者過失泄露秘密的，由保密工作小組根據(jù)情節(jié)輕重，對直接責(zé)任者給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。屬于秘密的部位、設(shè)施等，未經(jīng)保密工作小組批準(zhǔn)，不得讓外來人員參觀； （二）接待人員在與外來人員直接接觸的任何場合，不得擅自攜帶密級的文件、資料； （三）凡以各種身份來公司采訪或進(jìn)行其它活動的港澳臺、外國記者，必須出示市政府新聞處開具的采訪證明（包括具體采訪對象、內(nèi)容和時間），不能出示證明者一律婉拒； （四）因公出境的每一位員工必須經(jīng)有關(guān)部門進(jìn)行安全保密教育和培訓(xùn)； （五）禁止攜帶密級的文件、資料出境。定期檢查要害部門的管理情況并對要害部門人員進(jìn)行保密教育。本制度自發(fā)布之日起施行。 填寫”檔案銷毀清冊”以備查考； 經(jīng)鑒定予以銷毀的檔案應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能銷毀； 銷毀檔案時，必須指派2人以上專人對照”檔案銷毀清冊”檢查檔案，確認(rèn)無誤后，方可銷毀。借閱的檔案資料用后應(yīng)及時歸還，檔案管理員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對、辦理退還手續(xù)； （三）外來單位需查閱公司檔案資料，要出示單位證明和本人工作證件，經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可以查閱； （四）公司保存的會計(jì)檔案不得借出。室藏檔案材料完整無缺，檔案資料收進(jìn)、移出、保存、銷毀都必須有嚴(yán)格的手續(xù)，做到增減有據(jù)，數(shù)字準(zhǔn)確，確保檔案資料不散不丟； （二）以防為主，防治結(jié)合。人事檔案的保管期限全部為永久； （3）區(qū)分職能：將文件按黨群工作類、行政管理類、基建工程類、設(shè)備類、音像類、會計(jì)類、干部職工類、經(jīng)營管理類8種職能分開，同一問題的文件應(yīng)放在一起。 第四條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各管轄范圍內(nèi)的檔案，出納人員不得兼管會計(jì)檔案。 第十七條 對不屬于歸檔范圍內(nèi)的公文進(jìn)行登記，經(jīng)鑒別后由行政部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)銷毀。以公司名義發(fā)出的須上報(bào)的文件或信件，原則上提前或當(dāng)日在上午9：00時前交由行政部投送、郵寄，倘若有特殊情況，可派專人或由部門自行投送、郵寄。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日； 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為”一”，第二層為”（一）”，第三層為”1”，第四層為”（1） ；； 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位； 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱； 公文中的數(shù)字，除發(fā)文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字； 起草部門完稿后，應(yīng)在文稿前附上文稿紙，按要求填寫有關(guān)欄目。批辦領(lǐng)導(dǎo)不得將公文直接交給承辦部門； （四）文秘人員根據(jù)批辦的意見將公文分別送達(dá)其他領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，并履行簽收手續(xù)。 第九條 公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除行政部外，其他各部門不得對外制發(fā)正式公文。發(fā)文日期應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)； （九）公文應(yīng)在單位署名上加蓋印章，上不壓正文，下不壓發(fā)文日期。（二）專用公文包括備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、說明書、新聞稿等。 第三條 行政部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等公文處理工作。 第一章 責(zé)任 第十三條 印章保管員必須妥善保管印章，如遺失或被盜，必須及時向公司行政部報(bào)告。 第九條 印章必須由各保管員妥善保管，不得轉(zhuǎn)手他人。蓋印時要求印章名稱與用印件的落款一致，印跡端正、清楚、位置適當(dāng)（一般應(yīng)蓋在文件的落款與日期之間）。印章的管理，關(guān)系到公司經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。 （八）其他。第五章 工作成果規(guī)范化要求 第二十三條各部門和全體員工在各項(xiàng)工作完成以后，應(yīng)當(dāng)及時將工作的成果進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，提煉成為帶有指導(dǎo)性的文件，形成本部門、本專業(yè)的工作成果規(guī)范。 （四）當(dāng)遇到實(shí)質(zhì)困難無法克服時，要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，取得領(lǐng)導(dǎo)的指示，并將其充實(shí)到辦法或方案中。認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的本職崗位以外的工作任務(wù)也是各部門和全體員工應(yīng)有的本份。公司要求員工在工作中注意不斷總結(jié)自己、同事、部門乃至公司的處理業(yè)務(wù)、解決問題的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出自己的見解、建議、意見。每一級主管不要只顧自己埋頭苦干，而不理不睬分管下屬員工的工作進(jìn)展、能力成長、品格完善。如有需要，及時取得公司領(lǐng)導(dǎo)或其他部門的支持和幫助。 第二條 本指引所稱工作行為，僅指員工履行崗位職責(zé)、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)、總結(jié)工作成果的活動。 第八條 在工作過程中，公司要求和提倡員工積極主動地關(guān)注公司或部門的業(yè)務(wù)發(fā)展情況，查找存在的問題，并根據(jù)實(shí)際情況和工作體會向部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議。 第十三條 聰明的員工善于關(guān)心同事的工作，善于從同事工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中吸取有益的東西。隨時帶個筆記本，隨地記個一二三。 第二十條 樂于接受和全面完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，是員工和領(lǐng)導(dǎo)之間建立互信關(guān)系的良好載體。堅(jiān)決克服”領(lǐng)導(dǎo)不問不做聲、發(fā)出指示無回音、交辦任務(wù)無下文”的不良風(fēng)氣。 （三）某項(xiàng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范措施。（三）各部室組織有關(guān)人員對工作成果進(jìn)行初步審議和修改、完善后報(bào)公司總裁室。 第一章 印章的種類、使用范圍和審批權(quán)限 第三條 印章的種類、使用范圍和審批權(quán)限 （一）公司公章：公司的行政公章，適用于以公司的名義向上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的請示、報(bào)告、匯報(bào)、報(bào)表；對內(nèi)、對外發(fā)出的普發(fā)性和非普發(fā)性公文，如重要事項(xiàng)的通知、函件、批復(fù)、簽署各種合同、協(xié)議及出具有法律效力的證明等。事后需將使用的情況作出說明，或交回未使用的空白證明。對確需將印章帶出使用的，應(yīng)填寫印章使用單，載明事項(xiàng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由2人以上共同前往方可攜帶使用。若發(fā)生違反本辦法之行為，所造成的經(jīng)濟(jì)損失、債務(wù)糾紛及其他一切不良后果，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)，并追究當(dāng)事人責(zé)任。第二章 公文種類第五條（一）公司公文種類分兩大類：通用公文上行文：下級部門向上級部門的行文。如HG[2010101號，其中HG代表北京XXXX投資管理公司，[2010]為年份，01為序號。除主送單位外，對其他需要了解公文內(nèi)容的上級、同級或不相隸屬的單位用”抄送”，下級單位用”發(fā)”； （十一）文字從左至右橫寫、橫排。 第四章 公文辦理 第十一條 收文辦理 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括登記、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、查辦、收集等程序。對不屬于本部門職能范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回行政部并說明理由； （五）公文應(yīng)在文秘人員和傳閱范圍內(nèi)的每個應(yīng)閱人之間分別運(yùn)轉(zhuǎn)。審核重點(diǎn)：是否需要行文；是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策的有關(guān)規(guī)定；是否符合本辦法的有關(guān)要求： （三）必須由公司主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)正式公文。翻印時，應(yīng)當(dāng)?shù)怯涀⒚鞣〉膯挝弧⑷掌?、份?shù)和印發(fā)范圍。第一章 附 則第十九條本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。 （三）文件材料歸檔范圍機(jī)構(gòu)設(shè)置和員工的招收、招聘、任免材料；業(yè)務(wù)經(jīng)營活動形成的計(jì)劃、合同、協(xié)議等材料；預(yù)算、統(tǒng)計(jì)方面的文件材料；勞動工資方面的文件材料財(cái)務(wù)管理形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等材料；員工檔案方面的文件材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；基建工程方面的文件材料；設(shè)備購置及安裝、調(diào)試、使用、維修等方面的技術(shù)材料。 分類體系表一級目錄類目名稱二級類目名稱序號歸檔條款期限行政管理類行政綜合1年終工作總結(jié)、公司年報(bào)永久2辦公會議紀(jì)要永久3大事記、組織沿革、文件材料永久4上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本公司工作形成的題詞、講話等重要文件永久5與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料（1）有歷史作用和長遠(yuǎn)利用價值的（2）重要的（3）一般的永久長期短期6專題總結(jié)、各部門年度工作總結(jié)