【正文】 管公司的收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等公文處理工作。公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。 第四條 公文行文要少而精、注重效用，努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量；每一位員工都必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和公司有關(guān)保密規(guī)定，確保國家秘密和公司秘密安全。第二章 公文種類第五條（一）公司公文種類分兩大類：通用公文上行文：下級部門向上級部門的行文。通常采取逐級行文的方式，必要時(shí)也可越級行文（1）請示：適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)；（2）報(bào)告：適用于向上級部門匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。平行文：同級單位的行文 函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。主要使用”函”，有時(shí)也用”通知’。下行文：上級單位向下級單位的行文，可以逐級進(jìn)行，也可以多級進(jìn)行 （1）決議：適用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)； （2）決定：適用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排；（3）通知：適用于批轉(zhuǎn)下屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求全公司需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部； （4）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況； （5）批復(fù)：適用于答復(fù)下屬單位請示事項(xiàng)； （6）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（二）專用公文包括備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、說明書、新聞稿等。 第三章 通用公文格式 第六條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送單位、校對人、打印人等部分組成。 （一）版頭由發(fā)文單位全稱加”文件”二字組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部； （二）密級公文是公文的秘密等級，應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明”絕密”、”機(jī)密”、”秘密”； （三）緊急公文是對公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求，’應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明”特急”、”急件’、 （四）發(fā)文字號(hào)由單位代字、年份、序號(hào)組成，位于版頭與紅界線之間。如HG[2010101號(hào)，其中HG代表北京XXXX投資管理公司，[2010]為年份，01為序號(hào)。公司及董事會(huì)發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號(hào)； （五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名，緊貼紅界線上靠右端標(biāo)注。其中”請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，置于發(fā)文日期與主題詞之間； （六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)； （七）正文是公文的主體部分。如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、印章之前注明附件順序和標(biāo)題； （八）發(fā)文單位署名位于正文的右下側(cè)，應(yīng)寫全稱。發(fā)文日期應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)； （九）公文應(yīng)在單位署名上加蓋印章，上不壓正文，下不壓發(fā)文日期。印章必須蓋得端正、清晰； （十）發(fā)文日期下方要標(biāo)注主題詞、抄送、發(fā)送單位、校對人、打印人。主送單位標(biāo)列在公文標(biāo)題之下、正文之上，從左至右頂格書寫。除主送單位外，對其他需要了解公文內(nèi)容的上級、同級或不相隸屬的單位用”抄送”，下級單位用”發(fā)”； （十一）文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（長297毫米、寬210毫米），左側(cè)裝訂。 第四章 行文規(guī)則 第七條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。 第八條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職能范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。因特殊情況必須越級請示和報(bào)告時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級單位。 第九條 公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除行政部外，其他各部門不得對外制發(fā)正式公文。部門范圍內(nèi)的具體業(yè)務(wù)工作需行文，可通過行政部制發(fā)正式公文。 第十條 向上級機(jī)關(guān)請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，”請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人；嚴(yán)禁在報(bào)告公文中夾帶請示事項(xiàng)。 第四章 公文辦理 第十一條 收文辦理 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括登記、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、查辦、收集等程序。領(lǐng)導(dǎo)或各部門代表公司出席各種會(huì)議帶回的會(huì)議文件和資料，都一律送交行政部處理。 （一）將所收應(yīng)需登記的公文粘貼好文件處理表并記載入冊。通過登記，給來文編號(hào)以及記錄文題、來源、日期、責(zé)任者等，以保證文件的收受和處理的安全； （二）公文登記后先送行政部負(fù)責(zé)人簽署擬辦意見，確定來文應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批或哪一個(gè)部門承辦，以及對承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考； （三）文秘人員根據(jù)擬辦意見將公文分送到各領(lǐng)導(dǎo)及各部室閱辦。領(lǐng)導(dǎo)批辦的意見要準(zhǔn)確具體，簡明扼要，準(zhǔn)確選擇承辦部門，將批辦意見寫在文件處理表內(nèi)并簽字，由行政部收回再送交承辦部門。批辦領(lǐng)導(dǎo)不得將公文直接交給承辦部門； （四）文秘人員根據(jù)批辦的意見將公文分別送達(dá)其他領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，并履行簽收手續(xù)。承辦部門收到交辦的公文后，按領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)辦理，不得延誤、推誘，處理完畢后應(yīng)在文件處理表上寫明處理結(jié)果并簽字后交回行政部。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對不屬于本部門職能范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回行政部并說明理由； （五）公文應(yīng)在文秘人員和傳閱范圍內(nèi)的每個(gè)應(yīng)閱人之間分別運(yùn)轉(zhuǎn)。傳閱文件一般應(yīng)在當(dāng)天閱讀完畢簽字后交回行政部，不允許拋開文秘人員自行橫傳，以免積壓、傳失；（六）送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘人員要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期查辦，避免有漏辦和積壓的現(xiàn)象； （七）將己處理完畢、需歸檔保存的文件收集起來，為立卷做準(zhǔn)備。 第十二條 發(fā)文辦理 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、復(fù)核、用印、分發(fā)等過程。 （一）擬稿； 要符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定； 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短； 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日； 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為”一”，第二層為”（一）”，第三層為”1”，第四層為”（1） ；； 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位； 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱； 公文中的數(shù)字，除發(fā)文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字； 起草部門完稿后，應(yīng)在文稿前附上文稿紙，按要求填寫有關(guān)欄目。擬稿部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在核稿意見欄目簽署核稿意見并簽字。 （二）公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)：是否需要行文；是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策的有關(guān)規(guī)定；是否符合本辦法的有關(guān)要求： （三）必須由公司主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)正式公文。簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時(shí)間。用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫； （四）繕印 根據(jù)簽發(fā)后的定稿，先由文秘人員進(jìn)行文件編號(hào)后按職能范圍打印成正式文本； 繕印要忠于定稿，印偉I」格式要規(guī)范，要力求使每一份公文的外觀形式都美觀、大方，同時(shí)要注意做好保密工作。 （五）文件打印完畢，原則上誰擬稿誰校對； （六）在單位署名上加蓋印章，_L不壓正文，下不壓發(fā)文日期。印章必須蓋得端正、清晰； （七）公文裝訂完畢后，由文秘人員在發(fā)文本上登記后，再按發(fā)行范圍上報(bào)或向公司領(lǐng)導(dǎo)及各部室分發(fā)，并在發(fā)文本上履行簽收手續(xù)。以公司名義發(fā)出的須上報(bào)的文件或信件，原則上提前或當(dāng)日在上午9：00時(shí)前交由行政部投送、郵寄，倘若有特殊情況，可派專人或由部門自行投送、郵寄。 第五章 公文管理 第十三條 公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 第十四條 上級單位的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)怯涀⒚鞣〉膯挝弧⑷掌?、份?shù)和印發(fā)范圍。 第十五條 行政部保存所有公文原件，公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門因工作需要須留用的公文，可留復(fù)印件。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章，視同正式公文妥善保管。復(fù)印密級文件按照《國家秘密文件、資料和其他物品標(biāo)志的規(guī)定》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第十六條 公文處理完后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法））和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將屬于歸檔范圍內(nèi)的公文原件，定稿、正本和附件等材料整理立卷，要保證歸檔公文齊全、完整。 第十七條 對不屬于歸檔范圍內(nèi)的公文進(jìn)行登記，經(jīng)鑒別后由行政部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)銷毀。銷毀公文應(yīng)在文件銷毀中心，由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 第十八條 公司員工調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第一章 附 則第十九條本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。本辦法自發(fā)布之日起施行。制度類型： 行政管理制度制度名稱：檔案管理辦法制度編號(hào)：B004頒布時(shí)間：2010年08月03日起草人： 批準(zhǔn)人： 檔案管理辦法第一章 總則 第一條 為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。 第二條 本制度所稱的檔案，是指公司在發(fā)展和經(jīng)營過程中直接形成的、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 第三條 檔案工作要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全。 第四條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各管轄范圍內(nèi)的檔案，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。第五條 檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備一定的專業(yè)知識(shí)。 第二章 檔案收集、整理和歸檔 第六條檔案收集 （一）按照《檔案法》和相關(guān)規(guī)定，屬于歸檔范圍內(nèi)的文件，必須按期向公司檔案管理部門移交，統(tǒng)一集中管理，任何人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有； （二）立檔部門 行政部檔案室：整理歸檔公司各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文書檔案、工程檔案、設(shè)備檔案和聲像檔案； 行政部檔案室：整理歸檔公司內(nèi)部員工的人事檔案； 財(cái)務(wù)部檔案室：整理歸檔公司固有業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)文字、圖表和電腦軟盤資料； 其他各業(yè)務(wù)部門：整理歸檔未完成項(xiàng)目的文件材料，項(xiàng)目結(jié)束后一次性移交行政部檔案室歸檔。 （三）文件材料歸檔范圍機(jī)構(gòu)設(shè)置和員工的招收、招聘、任免材料；業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)形成的計(jì)劃、合同、協(xié)議等材料；預(yù)算、統(tǒng)計(jì)方面的文件材料；勞動(dòng)工資方面的文件材料財(cái)務(wù)管理形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等材料；員工檔案方面的文件材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；基建工程方面的文件材料；設(shè)備購置及安裝、調(diào)試、使用、維修等方面的技術(shù)材料。第七條 檔案整理 （一）歸檔文件整理程序與方法一份文件為一件；各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）作為一件；正本與定稿共為一件；來文與復(fù)文共為一件；正件與附件共為一件。 （二）歸檔文件整理步驟 分類方法： （1）區(qū)分年度：將文件按其形成年度分開； （2）區(qū)分保管期限：文書檔案將文件按永久、長期、短期3種保管期限分開；會(huì)計(jì)檔案分永久、定期2種保管期限。定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。人事檔案的保管期限全部為永久； （3）區(qū)分職能：將文件按黨群工作類、行政管理類、基建工程類、設(shè)備類、音像類、會(huì)計(jì)類、干部職工類、經(jīng)營管理類8種職能分開，同一問題的文件應(yīng)放在一起。 分類體系說明及分類體系表： （1）一級類目：根據(jù)公司職能分工，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，將 各職能活動(dòng)中所形成的全部檔案進(jìn)行劃分排序，設(shè)立的最高層次類目； （2）二級類目：對一級類目職能的分解，按照工作職能、性質(zhì)設(shè)置。集分類、歸檔范圍、保管期限為一體，反映了各職能活動(dòng)中所形成的所有歸檔的文件材料、分類排序、保管期限劃分情況； （3）三級類目：對二級類目的細(xì)分，表現(xiàn)為歸檔范圍的條款，揭示問題或文件內(nèi)容； （4）保管期限：按照國家對保管期限劃分的有關(guān)規(guī)定，對三級類目歸檔范圍條款逐一確定其保管期限。 分類體系表一級目錄類目名稱二級類目名稱序號(hào)歸檔條款期限行政管理類行政綜合1年終工作總結(jié)、公司年報(bào)永久2辦公會(huì)議紀(jì)要永久3大事記、組織沿革、文件材料永久4上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本公司工作形成的題詞、講話等重要文件永久5與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料（1）有歷史作用和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的（2）重要的（3）一般的永久長期短期6專題總結(jié)、各部門年度工作總結(jié)、計(jì)劃長期7參加各類團(tuán)體、學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)成員的登記、證書長期8動(dòng)