【正文】 過戶、股權(quán)管理中的相關(guān)文件長期投資企業(yè)1投資合同、公司章程、可行性報告、資產(chǎn)評估、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、終止（或撤銷）公司的請示、批復(fù)長期2董事會紀(jì)要、年終總結(jié)、董事會成員的任免、報表、工作匯報、報告、批復(fù)、內(nèi)部承包合同長期3有關(guān)加強(qiáng)股權(quán)投資、投資項(xiàng)目的報告、匯報短期 裝訂：歸檔文件材料應(yīng)逐件裝訂，使用的裝訂材料應(yīng)有利于檔案保護(hù)，裝訂時正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來文在后； 排列：同一年度、同一保管期限、同一職能的歸檔文件材料按文件形成時一間或問題排列； 加蓋檔號章：在每件檔案首頁上方加蓋檔號章并填寫有關(guān)欄目，檔號章包括全宗號、保管期限、年度、件號； 裝盒：檔案應(yīng)裝滿檔案盒，其厚度不超過檔案盒厚度； 編目： （1）編制檔案目錄； （2）填寫檔案盒封面與背脊； （3）填寫備考表。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。 （三）文件材料歸檔范圍機(jī)構(gòu)設(shè)置和員工的招收、招聘、任免材料；業(yè)務(wù)經(jīng)營活動形成的計(jì)劃、合同、協(xié)議等材料；預(yù)算、統(tǒng)計(jì)方面的文件材料；勞動工資方面的文件材料財務(wù)管理形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報告等材料；員工檔案方面的文件材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；基建工程方面的文件材料；設(shè)備購置及安裝、調(diào)試、使用、維修等方面的技術(shù)材料。 第三條 檔案工作要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全。第一章 附 則第十九條本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。 第十六條 公文處理完后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法））和有關(guān)規(guī)定，及時將屬于歸檔范圍內(nèi)的公文原件，定稿、正本和附件等材料整理立卷，要保證歸檔公文齊全、完整。翻印時，應(yīng)當(dāng)?shù)怯涀⒚鞣〉膯挝?、日期、份?shù)和印發(fā)范圍。印章必須蓋得端正、清晰； （七）公文裝訂完畢后，由文秘人員在發(fā)文本上登記后，再按發(fā)行范圍上報或向公司領(lǐng)導(dǎo)及各部室分發(fā)，并在發(fā)文本上履行簽收手續(xù)。審核重點(diǎn)：是否需要行文；是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策的有關(guān)規(guī)定；是否符合本辦法的有關(guān)要求： （三）必須由公司主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)正式公文。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。對不屬于本部門職能范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回行政部并說明理由； （五）公文應(yīng)在文秘人員和傳閱范圍內(nèi)的每個應(yīng)閱人之間分別運(yùn)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)批辦的意見要準(zhǔn)確具體，簡明扼要，準(zhǔn)確選擇承辦部門，將批辦意見寫在文件處理表內(nèi)并簽字，由行政部收回再送交承辦部門。 第四章 公文辦理 第十一條 收文辦理 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括登記、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、查辦、收集等程序。因特殊情況必須越級請示和報告時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級單位。除主送單位外，對其他需要了解公文內(nèi)容的上級、同級或不相隸屬的單位用”抄送”，下級單位用”發(fā)”； （十一）文字從左至右橫寫、橫排。如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、印章之前注明附件順序和標(biāo)題； （八）發(fā)文單位署名位于正文的右下側(cè)，應(yīng)寫全稱。如HG[2010101號，其中HG代表北京XXXX投資管理公司，[2010]為年份，01為序號。下行文：上級單位向下級單位的行文，可以逐級進(jìn)行，也可以多級進(jìn)行 （1）決議：適用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)； （2）決定：適用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排；（3）通知：適用于批轉(zhuǎn)下屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求全公司需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部； （4）通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況； （5）批復(fù)：適用于答復(fù)下屬單位請示事項(xiàng)； （6）會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。第二章 公文種類第五條（一）公司公文種類分兩大類：通用公文上行文：下級部門向上級部門的行文。 第二條 公文是公司在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是發(fā)布公司內(nèi)部規(guī)定和規(guī)章，施行公司各項(xiàng)措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。若發(fā)生違反本辦法之行為，所造成的經(jīng)濟(jì)損失、債務(wù)糾紛及其他一切不良后果，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)，并追究當(dāng)事人責(zé)任。 第十二條 印章保管員離職時，須辦理歸還印章及相關(guān)資料手續(xù)。對確需將印章帶出使用的，應(yīng)填寫印章使用單，載明事項(xiàng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由2人以上共同前往方可攜帶使用。財務(wù)印鑒章不得由一人管理。事后需將使用的情況作出說明，或交回未使用的空白證明。對不符合規(guī)定的，堅(jiān)決退回。 第一章 印章的種類、使用范圍和審批權(quán)限 第三條 印章的種類、使用范圍和審批權(quán)限 （一）公司公章：公司的行政公章，適用于以公司的名義向上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)報送的請示、報告、匯報、報表；對內(nèi)、對外發(fā)出的普發(fā)性和非普發(fā)性公文，如重要事項(xiàng)的通知、函件、批復(fù)、簽署各種合同、協(xié)議及出具有法律效力的證明等。制度類型： 行政管理制度制度名稱：印章管理辦法制度編號：B002頒布時間：2010年08月03日起草人： 批準(zhǔn)人：印章管理辦法第一章 總則 第一條印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)、明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，是對內(nèi)對外行使權(quán)力的標(biāo)志。（三）各部室組織有關(guān)人員對工作成果進(jìn)行初步審議和修改、完善后報公司總裁室。 （七）新業(yè)務(wù)技術(shù)成果。 （三）某項(xiàng)業(yè)務(wù)風(fēng)險防范措施。（十）公司總裁室組織有關(guān)部門和人員，將各部門上報的工作過程規(guī)范化文本進(jìn)行研究和整理，印發(fā)全公司參照執(zhí)行。堅(jiān)決克服”領(lǐng)導(dǎo)不問不做聲、發(fā)出指示無回音、交辦任務(wù)無下文”的不良風(fēng)氣。 （三）如發(fā)現(xiàn)所設(shè)定的辦法或方案在推進(jìn)過程中確實(shí)無法實(shí)施時，要想方設(shè)法及時更換或改進(jìn)辦法或方案，并做詳細(xì)的工作日志。 第二十條 樂于接受和全面完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，是員工和領(lǐng)導(dǎo)之間建立互信關(guān)系的良好載體。第三章 關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù) 第十八條 在緊急情況下、對于新的、規(guī)章制度未明確職責(zé)分工的和崗位職責(zé)之間有交叉的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)決定經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人，各部門和全體員工不得拒絕、推脫或討價還價。隨時帶個筆記本，隨地記個一二三。 第十五條”聰明的員工善于總結(jié)”。 第十三條 聰明的員工善于關(guān)心同事的工作，善于從同事工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中吸取有益的東西。 第十二條 “主管就是教練”。 第八條 在工作過程中，公司要求和提倡員工積極主動地關(guān)注公司或部門的業(yè)務(wù)發(fā)展情況，查找存在的問題，并根據(jù)實(shí)際情況和工作體會向部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議。 第六條 當(dāng)部門或員工不能按照部門分工或崗位職責(zé)的要求完成工作任務(wù)時，不能尋找任何借口或理由來搪塞或推卸責(zé)任，而應(yīng)首先檢討自己的不足，盡快改進(jìn)工作。 第二條 本指引所稱工作行為，僅指員工履行崗位職責(zé)、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)、總結(jié)工作成果的活動。第三條 工作過程規(guī)范化，是指各部門或員工將完成工作任務(wù)過程中帶有普遍性和代表性的流程和方法整理和提升為帶有指導(dǎo)性的工作程序，充實(shí)到公司的規(guī)章制度中，供各部門和員工在實(shí)際工作中參照執(zhí)行。如有需要，及時取得公司領(lǐng)導(dǎo)或其他部門的支持和幫助。注意發(fā)現(xiàn)問題，積極研究問題，善于提出建議是員工關(guān)愛公司的表現(xiàn)，也是其綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。每一級主管不要只顧自己埋頭苦干，而不理不睬分管下屬員工的工作進(jìn)展、能力成長、品格完善。公司希望各級員工在做好本職工作的同時，關(guān)注別的員工的工作，善于學(xué)習(xí)別的員工的長處或優(yōu)點(diǎn)，也隨時準(zhǔn)備幫助別的員工開展工作； 第十四條 “幫助別人就是幫助自己”。公司要求員工在工作中注意不斷總結(jié)自己、同事、部門乃至公司的處理業(yè)務(wù)、解決問題的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出自己的見解、建議、意見。 第十七條 “積極應(yīng)用電腦技術(shù)”。認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的本職崗位以外的工作任務(wù)也是各部門和全體員工應(yīng)有的本份。第四章工作過程規(guī)范要求 第二十一條 各部門和全體員工在各項(xiàng)工作過程中，應(yīng)當(dāng)及時、認(rèn)真地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提煉出帶有規(guī)律性的精髓，形成本部門、本專業(yè)的工作過程規(guī)范。 （四）當(dāng)遇到實(shí)質(zhì)困難無法克服時，要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，取得領(lǐng)導(dǎo)的指示，并將其充實(shí)到辦法或方案中。 （七）每完成一項(xiàng)工作，注重研究總結(jié)，注重提升理念，并以文字記載，在部門內(nèi)傳閱和交流。第五章 工作成果規(guī)范化要求 第二十三條各部門和全體員工在各項(xiàng)工作完成以后，應(yīng)當(dāng)及時將工作的成果進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，提煉成為帶有指導(dǎo)性的文件，形成本部門、本專業(yè)的工作成果規(guī)范。 （四）某項(xiàng)業(yè)務(wù)或管理工作程序。 （八）其他。（四）公司總裁室組織有關(guān)部室和人員對工作成果進(jìn)行審查和確認(rèn)后，形成文件下發(fā)執(zhí)行。印章的管理，關(guān)系到公司經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。公司公章用印必須經(jīng)公司總裁簽字批準(zhǔn)； （二）公司董事會（公司代章）章：適用于以公司董事會名義印發(fā)的決議、紀(jì)要、人事任免等，必須經(jīng)董事長簽字批準(zhǔn)； （三）法定代表人印章：適用于法定代表人出差時和份數(shù)多等需法定代表人簽字的各類公文，必須經(jīng)法定代表人簽字批準(zhǔn)；(一) 財務(wù)印章：財務(wù)印章包括財務(wù)印鑒章、財務(wù)專用章，適用于各類支票、發(fā)票和收款收據(jù)以及與財務(wù)有關(guān)的資料等，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人或財務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn)。蓋印時要求印章名稱與用印件的落款一致，印跡端正、清楚、位置適當(dāng)（一般應(yīng)蓋在文件的落款與日期之間）。 第三章 印章管理 第八條 公司采取分級保管的辦法，各類印章由各崗位專人依職權(quán)保管。 第九條 印章必須由各保管員妥善保管，不得轉(zhuǎn)手他人。保管公章要放在保險柜里，隨用隨取，用畢鎖好，不得任意放置在辦公臺上，嚴(yán)防丟失。 第一章 責(zé)任 第十三條 印章保管員必須妥善保管印章，如遺失或被盜，必須及時向公司行政部報告。 第一章 附則第十六條 本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。 第三條 行政部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等公文處理工作。通常采取逐級行文的方式，必要時也可越級行文（1）請示：適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)；（2）報告：適用于向上級部門匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（二）專用公文包括備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、說明書、新聞稿等。公司及董事會發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號； （五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名，緊貼紅界線上靠右端標(biāo)注。發(fā)文日期應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)； （九）公文應(yīng)在單位署名上加蓋印章，上不壓正文，下不壓發(fā)文日期。公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（長297毫米、寬210毫米），左側(cè)裝訂。 第九條 公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除行政部外，其他各部門不得對外制發(fā)正式公文。領(lǐng)導(dǎo)或各部門代表公司出席各種會議帶回的會議文件和資料，都一律送交行政部處理。批辦領(lǐng)導(dǎo)不得將公文直接交給承辦部門； （四）文秘人員根據(jù)批辦的意見將公文分別送達(dá)其他領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，并履行簽收手續(xù)。傳閱文件一般應(yīng)在當(dāng)天閱讀完畢簽字后交回行政部，不允許拋開文秘人員自行橫傳，以免積壓、傳失；（六）送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘人員要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期查辦，避免有漏辦和積壓的現(xiàn)象； （七）將己處理完畢、需歸檔保存的文件收集起來，為立卷做準(zhǔn)備。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日； 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為”一”，第二層為”（一）”，第三層為”1”，第四層為”（1） ；； 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位； 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱； 公文中的數(shù)字，除發(fā)文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字； 起草部門完稿后，應(yīng)在文稿前附上文稿紙，按要求填寫有關(guān)欄目。簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。以公司名義發(fā)出的須上報的文件或信件，原則上提前或當(dāng)日在上午9：00時前交由行政部投送、郵寄，倘若有特殊情況，可派專人或由部門自行投送、郵寄。 第十五條 行政部保存所有公文原件，公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門因工作需要須留用的公文，可留復(fù)印件。 第十七條 對不屬于歸檔范圍內(nèi)的公文進(jìn)行登記，經(jīng)鑒別后由行政部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)銷毀。本辦法自發(fā)布之日起施行。 第四條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各管轄范圍內(nèi)的檔案，出納人員不得兼管會計(jì)檔案。第七條 檔案整理 （一）歸檔文件整理程序與方法一份文件為一件；各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）作為一件；正本與定稿共為一件；來文與復(fù)文共為一件；正件與附件共為一件。人事檔案的保管期限全部為永久； （3）區(qū)分職能：將文件按黨群工作類、行政管理類、基建工程類、設(shè)備類、音像類、會計(jì)類、干部職工類、經(jīng)營管理類8種職能分開，同一問題的文件應(yīng)放在一起。 檔案排序上架：為維護(hù)檔案的整體性和方便查找利用，按照年度、保管期限排列。室藏檔案材料完整無缺，檔案資料收進(jìn)、移出、保存、銷毀都必須有嚴(yán)格的手續(xù)，做到增減有據(jù)，數(shù)字準(zhǔn)確，確保檔案資料不散不丟； （二）以防為主，防治結(jié)合。出現(xiàn)盜竊、遺失、泄密或損毀情況，應(yīng)立即追查，并將處理情況上報； （六）存儲會計(jì)檔案的磁盤、光盤等磁性介質(zhì)應(yīng)妥善保管。借閱的檔案資料用后應(yīng)及時歸還，檔案管理員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對、辦理退還手