【正文】 二、辦公事務專員崗位職責 職責 1 協(xié)助部門主管做好各項辦公事務制度草擬工作 職責 3 負責公司辦公家具 設備、 辦公 用品的 采 購 工作 職責 4 負責辦公用品的登記、發(fā)放管理 職責 5 負責制 定 辦公 家具、設備、 用品的采購流程 職責 6 負責監(jiān)督辦公設備的日常 使用、 維護 職責 7 負責計算機信息資料管理 職責 8 負責公司圖書、資料、合同等文檔的管理 職責 9 提出辦公事務合理化建 議，不斷改進工作 職責 2 積極 落 實上級要求的各項任務，提供相關服務 職責 10 對于其他部門 不符合 行政事務管理 規(guī)定 的行為進行監(jiān)督、檢查 職責 11 協(xié)助其他部門作好會議、接待工作 職責 12 完成領導臨時交辦的其他工作 35 三、 行政辦公 秘書崗位 職責 職責 1 協(xié)助上級領導與企業(yè)內(nèi)各部門進行聯(lián)絡、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達工作 職責 3 負責企業(yè)內(nèi)、外各種來往文件的核對、頒布和下發(fā)工作 職責 4 妥善管理傳真機、復印機等辦公設備 職責 5 嚴守公司機密，妥善保管各類文件 職責 6 及時完成上級領導交辦的文件打印、 復印工作 職責 7 起草會議文件，及時完成會議記錄、紀要工作。 42 ２ ． 印章使用登記表 蓋章時間 文件名稱 發(fā)文號 公章類別 蓋章次數(shù) 使用人 批準人 備注 十一 、文書檔案借閱審批表 編號 文書檔案名稱 密級 起草人 起草部門 起草日期 歸檔日期 借閱原因： 借閱人（簽字）： 年 月 日 行政部意見： 主管（簽字）： 年 月 日 批準人意見： 批準人（簽字）： 年 月 日 43 十二 、辦公用品管理流程 １ ． 辦公用品購買流程 ①確定購買計劃 ② 挑選物品 驗收物品購貨發(fā)票 ③提貨 辦公用品入庫 開始 結束 供應商 行政部 44 ２ ． 辦公用品領用流程 ② 審 核 ③審 核 ④ 按清單發(fā)放 否 是 開始 ①填寫 領用單 否 是 ⑤ 信息存檔 結束 相關部門 行政 部 45 十三 、辦公設備購買流程 １ ． 辦公設備購買審批流程 ２ ． 辦公設備詢價流程 否 是 ① 搜尋 價格信息 ② 整理成 價格報告 可行 ③ 辦公用品比價流程 行政部 開始 結束 相關部門 行政部 行政總監(jiān) 采購人員 行政總監(jiān) ②審核⒊ ⑹ 核② ④ 審核 ③ 審核 采購 程序 是 否 開始 ① 購買申請單 結束 46 ３ ． 辦公設備比價流程 否 ① 篩選供貨商 ② 分別與 商家洽談 確定候選商家 ③ 辦公用品采購流程 審核 是 開始 結束 行政部 行政總監(jiān) 47 ４ ． 辦公設備采購流程 否 采購部 行政部 相關部門 行政總監(jiān) 收集價格資料 編寫詢價報告 ① 審批 ② 審批 洽談價格 購買設備 辦理入庫 領用設備 ③ 審批 是 開始 結束 是 資料存檔 48 十四 、文書檔案管理流程 １ ． 發(fā)文管理流程 相關部門 行政部 有關部門 行政總監(jiān) 是 草擬文本 開始 結束 ① 審核 ② 審核 ③會 簽否 會簽 ④ 審核 寄發(fā)公文 校稿、更正 復印、蓋章 正式公文 否 否 49 2． 收文管理流程 ③ 秘書 回復 ④ 具體辦理 行政主管審核 ①領導 閱否 傳閱 ② 傳閱否 核定文件 領導審閱 公司領導 行政部 相關部門 是 否 是 否 開始 外部文件 外部單位 結束 資料存檔 50 3． 檔案歸檔流程 ①準備資料 是否合格 ② 資料匯總 分類歸檔上架 ③重新整理 相關部門 行政部 是 否 搜集資料 開始 結束 51 4． 檔案借閱歸還流程 否 按相關規(guī)定處理 歸還 后 檢查是否 損壞 行政總監(jiān) 行政部 相關部門 ① 審核 ② 審核 ③ 審核 機密否 辦理手續(xù) 檔案使用 否 否 是 是 是 開始 結束 借閱申請單 否 是 否 辦理注銷 52 5． 檔案銷毀流程 是 否 ① 提出銷毀 檔案申請 ② 審批 ④ 銷毀 開始 ③ 審批 結束 相關部門 行政部 行政總監(jiān) 信息存檔 53 十五 、 往來 信件管理流程 否 外部單位 秘書 部門主管 分類整理 ① 請示主管 主管 意見 回復擬稿 核對封裝 寄回原單位 ②直接 回復 是 否 是 開始 來信 結束 54 十六 、 公司 印章管理流程 １ ． 印章制刻申請 流程 主管 審核 ① 審核 ② 審核 ③ 公安部門批文 ④ 制刻印章 啟用印章 否 是 制刻申請 開始 結束 是 否 相關部門 行政部 行政總 監(jiān) 55 2． 印章使用流程 相關部門 行政部 行政總監(jiān) ① 審核 ② 公司章 ③ 審核 ⑤ 審核 ④請示否 加蓋印章 用印登記 加蓋部門章 用印登記 否 是 用章申請 開始 結束 否 是 否 否 是 否 是 資料歸檔 資料歸檔 56 十七 、 公司 證照管理流程 移交人 行政部 使用部門 開始 ① 移交 登記、保管 ② 申請使用 ④ 使用流程 ③ 是否需要年檢 歸還 年檢 結束 否 是 57 第四章 行政人事管理 58 一、行政主管崗位職責 職責 1 編制公司行政管理的各項規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行 職責 3 組織辦公行政用品的購買、登記、發(fā)放與管理 職責 4 組織做好公司的來賓接待或相關外聯(lián)工作 職責 5 與公司內(nèi)部各部門進行良 好的溝通與協(xié)調(diào)，處理好各部門之間關系，確保公司各項運作正常開展 職責 6 負責公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門車輛的使用 職責 7 組織人員對公司行政車輛進行日常的維護與駕駛員的日常管理 職責 8 組織搜集并整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記 職責 9 組織協(xié)調(diào)公司的后勤工作，包括辦公環(huán)境、員工食堂、員工宿舍等 職責 2 負責行政預算、費用管理與統(tǒng)計 職責 10 根據(jù)公司績效管理政策，對本部門人員進行績效考評 59 二、行政 人事 管理專員 職責 職責 1 負責辦公用品的登記、采購、發(fā)放管理 職責 3 協(xié)助行政 主管嚴格控制各項行政費用支出，確認費用分攤范圍 職責 4 協(xié)助行政主管嚴格控制各項行政費用支出，確認費用分攤范圍 職責 5 各部門的考勤工作管理，并對各部門的考勤情況進行匯總統(tǒng)計 職責 6 收集匯總員工提及地涉及人事行政和人力資源工作的問題、意見和建議并及時向相關部門反饋 職責 7 車輛的使用管理與日常維護與保養(yǎng) 職責 8 負責員工人事資料的建立、維護和及時更新 職責 2 負責文件、報刊、雜志等的收發(fā)管理 60 三 、 費用報銷標準 單位：元 職別 費用 標準 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 各部門 經(jīng)理 及主管 一般員工 交通費 實報 實報 軟 臥實報 或者飛機票價的 % 硬臥實報 每日住宿費 實報 實報 1．經(jīng)濟特區(qū) 元以內(nèi) 2．一般地區(qū) 元以內(nèi) 1．經(jīng)濟特區(qū) 元以內(nèi) 2．一般地區(qū) 元以內(nèi) 每日 餐費 早 餐 實報 實報 1．經(jīng)濟特區(qū) 元以內(nèi) 2．一般地區(qū) 元以內(nèi) 1．經(jīng)濟特區(qū) 元以內(nèi) 2．一般地區(qū) 元以內(nèi) 午餐、晚餐 實報 實報 1．經(jīng)濟特區(qū) 元以內(nèi) 2．一般地區(qū) 元以內(nèi)