溝通管理-系統(tǒng)集成項目管理(存儲版)
【正文】 ? 將要接收信息的個人或小組； 溝通管理計劃的主要內(nèi)容 √ ? 傳遞信息的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件和 /或新聞稿等； ? 為溝通活動分配的資源，包括時間和預(yù)算；在下層員工無法解決問題時的問題升級流程，用于規(guī)定問題上報時限和上報路徑； ? 隨項目進(jìn)展，對溝通管理計劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法； ? 通用術(shù)語表； ? 項目信息流向圖、工作流程（兼有授權(quán)順序）、報告清單、會議計劃等； ? 溝通制約因素，通常來自特定的法律法規(guī)、技術(shù)要求和組織政策等。 確定項目溝通需求的信息通常包括 ? 組織機(jī)構(gòu)圖； ? 項目組織以及干系人職責(zé)間的關(guān)系； ? 項目所涉及的學(xué)科、部門和專業(yè)； ? 有多少人在什么地點參與項目； ? 內(nèi)部信息需求（如橫跨整個組織的溝通）； ? 外部信息需求（如與媒體、公眾或承包商的溝通）； ? 來自干系人登記冊和干系人管理策略的干系人信息。根據(jù)干系人的權(quán)力（施加自己意愿的能力）、緊急程度（需要立即關(guān)注）和合法性（有權(quán)參與），對干系人進(jìn)行分類。 ? 非組員項目干系人的三大職責(zé)：參與、審查、反饋 項目干系人分析的步驟 ? 第一步 識別全部潛在項目干系人及其相關(guān)信息，如他們的角色、部門、利益、知識水平、期望和影響力。 ? 溝通基本單元是個人與個人的溝通 項目溝通管理的過程 √ ? 溝通計劃編制，確定項目干系人的信息和溝通需求。 ? 信息分發(fā)，以合適的方式及時向項目干系人提供所需信息。通常可對已識別的干系人進(jìn)行訪談，來識別其他干系人，擴(kuò)充干系人名單，直至列出全部潛在干系人。 ? 第三步 評估關(guān)鍵干系人對不同情況可能做出的反應(yīng)或應(yīng)對，以便策劃如何對他們施加影響，提高他們的支持和減輕他們的潛在負(fù)面影響。 溝通技術(shù) √ ? 可以采用各種方法在項目干系人之間傳遞信息。 溝通計劃的模板 ? 溝通管理計劃樣本模板 ?溝通項目 ?目的 ?頻率 ?開始 /結(jié)束日期 ?格式 /媒介 ?職責(zé) 本章要點 ? 項目溝通管理的重要性 ? 溝通計劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報告 ? 項目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項目需求溝通 信息分發(fā) √ ? 向項目干系人及時提供所需的信息。 ? 垂直的（組織內(nèi)上下級之間）和水平的（與同級別之間）。書面溝通優(yōu)點是清晰明確、二義性少，缺點是缺乏人性化。 ? 1）紙質(zhì)文件發(fā)布工具、手工歸檔系統(tǒng)、新聞發(fā)布系統(tǒng)和共享電子數(shù)據(jù)庫等； ? 2）電子通信和會議工具，如電子郵件、傳真、語言郵件、電話、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議、網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)出版等； ? 3）項目管理電子工具，如進(jìn)度計劃的網(wǎng)絡(luò)界面、項目管理軟件、會議和虛擬辦公室支持軟件、門戶以及協(xié)同工作管理工具等。 ? 績效報告一般應(yīng)提供范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等信息。 ? 預(yù)測 ? 請求的變更 ? 推薦的糾正措施 ? 組織過程資產(chǎn)（更新） 績效報告 √ ? 績效報告對收集到的信息進(jìn)行組織與歸納，并通過與績效測量基準(zhǔn)的比較，來分析和展示績效。 ? 表達(dá)技巧 —— – 開始 ：感謝、迅速切入主題、態(tài)度誠懇 – 陳述 ：一次只說一個重點、說明動機(jī)與期望、少發(fā)牢騷，多提建議 – 交談 ：專心傾聽、換位思考、不責(zé)難、多提供相關(guān)信息、控制情緒 – 結(jié)束 ：總結(jié)概述共識、出現(xiàn)僵局時點破、心平氣和結(jié)束交談 信任 ? 如何建立信任 ? 善于發(fā)現(xiàn)自己和別人的共同特點 ? 樂于在困難的情況下給別人提供幫助 ? 寬容大量，在別人出錯誤的時候給于適當(dāng)?shù)奶嵝? ? 適當(dāng)表達(dá)自己對別人的關(guān)心 ? 愿意合作并保持言行一致 ? 努力學(xué)習(xí)，提高知識和技能，并展示能力和水平 ? 實事求是，避免夸大其詞更不要說謊 ? 暴露一定的脆弱之處 ? 保持適合自己的優(yōu)雅儀表和風(fēng)度 注意反饋 ? 尋求反饋 ? 給予反饋 – 針對對方需求、把握時機(jī)、明確具體、確保理解、在對方可及范圍內(nèi) ?接受反饋 ? – 傾聽、提出問題、澄清事實、總結(jié)信息、表明可能采取的行動、理解對方 如何改進(jìn)項目的溝通 √ ? ⑴ 、使用項目信息系統(tǒng)輔助溝通，用于收集、綜合和分析項目管理過程輸出的工具和技術(shù)。 白色思考帽 ? 代表信息。思維過程的控制與組織。 ?市場前景好？ ?項目的前途？ 綠色思考帽 ? 創(chuàng)意與創(chuàng)造性。 無效溝通導(dǎo)致的后果 ? 事業(yè)受損失 ? 家庭不和睦 ? 個人信譽(yù)降低 ? 身心疲憊 ? 失去熱情和活力 ? 產(chǎn)生錯誤和浪費(fèi)時間 ? 自尊和自信降低 ? 團(tuán)體合作性差 ? 失去創(chuàng)造力 項目中的會議 √ ? 項目的例會； ?項目進(jìn)展程度；項目問題的解決；項目潛在的風(fēng)險評估；團(tuán)隊中人力資源協(xié)調(diào)； ? 項目啟動會議； ? 項目結(jié)束會議； 項目開工大會（ kickoff meeting） ? 項目團(tuán)隊成員彼此認(rèn)識； ? 建立工作關(guān)系和溝通渠道； ? 設(shè)定項目的目的、目標(biāo)； ? 審查項目 狀況； ? 審查項目計劃； ? 確定出現(xiàn)問題的方面； ? 確定個人和組織的責(zé)任； ? 取得個人或團(tuán)組的承諾； 開工大會模板 ? 1 歡迎與介紹； (項目經(jīng)理 ) ? 2 簡要介紹會議和
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