溝通管理-系統(tǒng)集成項目管理-文庫吧資料
2025-01-23 15:18本頁面
【正文】 要目標(biāo)是促進干系人對項目的理解和支持，使干系人了解項目的進展和可能帶來的影響。 常見的績效報告的類型 √ ? ：項目當(dāng)前的狀態(tài)情況 ? ：已經(jīng)實現(xiàn)了什么 ? ：績效是否有改善的趨勢 ? ：相對于基準(zhǔn)或 項目管理 計劃的例外情況 ? ，偏差報告，掙值報告，經(jīng)驗教訓(xùn) 本章要點 ? 項目溝通管理的重要性 ? 溝通計劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報告 ? 項目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項目需求溝通 項目干系人管理 √ ? 就是對項目干系人的溝通進行管理，讓不同的干系人得到相應(yīng)級別內(nèi)容的項目信息，以滿足干系人的需求并解決項目干系人之間的問題。 ? 通用格式包括條形圖（也稱為甘特圖）， S曲線、矩形圖和表格。 ? 預(yù)測 ? 請求的變更 ? 推薦的糾正措施 ? 組織過程資產(chǎn)（更新） 績效報告 √ ? 績效報告對收集到的信息進行組織與歸納，并通過與績效測量基準(zhǔn)的比較，來分析和展示績效。 ?項目團隊評審會議； ?高級管理層評審會議； ?客戶項目評審會議； ?注意狀態(tài)評審會不同的頻率和層次。簡單的狀態(tài)報告可顯示諸如 “ 完成百分比 ” 的績效信息，或每個領(lǐng)域（如范圍、進度、成本和質(zhì)量）的狀態(tài)指示圖。 績效報告內(nèi)容 √ ? 績效報告需要向每個受眾適度地提供信息。 ? 績效報告一般應(yīng)提供范圍、進度、成本、質(zhì)量等信息。項目周報、月報等。 ? 狀況報告 (status reporting)描述項目當(dāng)前的狀況。收集所有基準(zhǔn)數(shù)據(jù)并向項目干系人提供項目績效信息。 ? 1）紙質(zhì)文件發(fā)布工具、手工歸檔系統(tǒng)、新聞發(fā)布系統(tǒng)和共享電子數(shù)據(jù)庫等； ? 2）電子通信和會議工具，如電子郵件、傳真、語言郵件、電話、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議、網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)出版等； ? 3）項目管理電子工具，如進度計劃的網(wǎng)絡(luò)界面、項目管理軟件、會議和虛擬辦公室支持軟件、門戶以及協(xié)同工作管理工具等。 信息發(fā)布系統(tǒng) ? 信息發(fā)送系統(tǒng) (information distribution systems)。對于項目團隊，溝通的主要障礙： ?缺乏清晰的溝通渠道 ?技術(shù)語言方面的困難 ?溝通雙方的時空距離 ?敵對的情緒 ?懷疑 溝通障礙 ? 對于項目團隊成員，溝通的主要障礙： ?掌握知識信息不夠； ?重點不突出或條理不清晰； ?缺少聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤； ?準(zhǔn)備不充分，未慎重思考就發(fā)表意見； ?按自己思路，忽略別人的需求； ?情緒不好 /失去耐心，造成爭執(zhí)； ?時間不充分； 信息收集和檢索系統(tǒng) ? 小組成員可通過各種方法共享信息，這樣的方法包括手工案卷系統(tǒng) (manual filing systems)、電子文本數(shù)據(jù)庫 (electronic text databases)、項目管理軟件，以及可以檢索技術(shù)文件資料的系統(tǒng)（例如工程制圖）。 ? 口頭語言和非口頭語言（音調(diào)變化、身體語言）溝通。書面溝通優(yōu)點是清晰明確、二義性少，缺點是缺乏人性化。垂直溝通信息傳播速度快，準(zhǔn)確程度高，水平溝通復(fù)雜程度高，往往不受當(dāng)事人控制。對內(nèi)溝通可以以非正式方式出現(xiàn)，對外溝通要求項目經(jīng)理以正式方式進行。項目組內(nèi)外溝通有別。 ? 垂直的（組織內(nèi)上下級之間）和水平的（與同級別之間）。 ? 內(nèi)部的（項目內(nèi)）和外部的（與客戶、媒體、公眾的溝通）。接收方的責(zé)任是保證信息接受完成無缺，信息理解正確無誤。溝通技巧用來交換信息。 溝通計劃的模板 ? 溝通管理計劃樣本模板 ?溝通項目 ?目的 ?頻率 ?開始 /結(jié)束日期 ?格式 /媒介 ?職責(zé) 本章要點 ? 項目溝通管理的重要性 ? 溝通計劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報告 ? 項目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項目需求溝通 信息分發(fā) √ ? 向項目干系人及時提供所需的信息。在項目結(jié)束前，現(xiàn)有的溝通技術(shù)是否將發(fā)生變化？ ? 5）項目環(huán)境。是否已有合適的系統(tǒng)？為滿足項目需求，是否需要改進現(xiàn)有系統(tǒng)？例如，相關(guān)干系人是否擁有所選定的溝通技術(shù)？ ? 3）預(yù)期的項目人員配備。 影響項目的溝通技術(shù)因素 √ ? 1）信息需求的緊迫性。 溝通技術(shù) √ ? 可以采用各種方法在項目干系人之間傳遞信息。因此，在規(guī)劃項目溝通時，需要做的一件重要工作就是，明確的界定誰與誰溝通，以及誰將接收什么信息。 ? 潛在溝通渠道的總量為 n(n1)/2，其中， n 代表干系人的數(shù)量。是項目干系人信息需求的匯總。 ? 第三步 評估關(guān)鍵干系人對不同情況可能做出的反應(yīng)或應(yīng)對，以便策劃如何對他們施加影響，提高他們的支持和減輕他們的潛在負(fù)面影響。根據(jù)干系人主動參與（影響）項目的程度以及改變項目計劃或執(zhí)行的能力（作用）進行分組； ? ○ 凸顯模型。根據(jù)干系人的職權(quán)（權(quán)力）大小以及對項目結(jié)果的關(guān)注程度（利益）進行分組； ? ○ 權(quán)力 /影響方格。在干系人很多的情況下，就必須對關(guān)鍵干系人進行排序，以便有效分配精力，來了解和管理關(guān)鍵干系人的期望。通常可對已識別的干系人進行訪談，來識別其他干系人，擴充干系人名單，直至列出全部潛在干系人。干系人分析也有助于了解干系人之間的關(guān)系，以便利用這些關(guān)系來建立聯(lián)盟和伙伴合作，從而提高項目成功的可能性。 溝通計劃編制的步驟 √ ? 確定干系
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