溝通管理 -系統(tǒng)集成項目管理(文件)
【正文】 ? 高效的流程： ?事先制定一個例會制度； ?放棄可開可不開的會議； ?明確會議的目的和期望結果； ?發(fā)布會議通知； ?會議前發(fā)資料到參會人員； ?借助視頻設備； ?明確會議規(guī)則； ?會后總結；會議紀要；會議的后勤保障； 六頂思考帽 ? 提供平行思維的工具，避免將時間浪費在爭執(zhí)上。讓思考者加入感情、直覺和情緒之類的東西。 ?市場前景好？ ?項目的前途？ 綠色思考帽 ? 創(chuàng)意與創(chuàng)造性。 6頂思考帽的價值 ? 是建設性、創(chuàng)新性的思維管理工具； ? 克服情緒感染，剔除思維的無助和混亂； ? 使不同的想法和觀點更容易綜合； ? 避免自負和片面性； 6頂思考帽的作用 ? 培養(yǎng)團隊成員協(xié)作思考的習慣； ? 減少討論中的對抗性； ? 創(chuàng)造動態(tài)、積極的環(huán)境爭取人們參與； ? 多角度看問題； 本章要點 ? 項目溝通管理的重要性 ? 溝通計劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報告 ? 項目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項目需求溝通 系統(tǒng)集成如何在需求分析階段更好的溝通 ? 首先，了解項目背景、項目涉及到的業(yè)務屬性和基本規(guī)律、業(yè)界的主流技術及成功經(jīng)驗； ? 其次，了解本項目的需求信息； ? 再次，項目組以業(yè)務咨詢的角色對客戶的業(yè)務模式提出建議； ? 最后，確定項目需求； 。思維過程的控制與組織。指出危機、困難、故障、弱點和問題。 白色思考帽 ? 代表信息。保持傳遞信息完整性，不能斷章取義； ? 有效。 ? 表達技巧 —— – 開始 ：感謝、迅速切入主題、態(tài)度誠懇 – 陳述 ：一次只說一個重點、說明動機與期望、少發(fā)牢騷，多提建議 – 交談 ：專心傾聽、換位思考、不責難、多提供相關信息、控制情緒 – 結束 ：總結概述共識、出現(xiàn)僵局時點破、心平氣和結束交談 信任 ? 如何建立信任 ? 善于發(fā)現(xiàn)自己和別人的共同特點 ? 樂于在困難的情況下給別人提供幫助 ? 寬容大量，在別人出錯誤的時候給于適當?shù)奶嵝? ? 適當表達自己對別人的關心 ? 愿意合作并保持言行一致 ? 努力學習，提高知識和技能，并展示能力和水平 ? 實事求是，避免夸大其詞更不要說謊 ? 暴露一定的脆弱之處 ? 保持適合自己的優(yōu)雅儀表和風度 注意反饋 ? 尋求反饋 ? 給予反饋 – 針對對方需求、把握時機、明確具體、確保理解、在對方可及范圍內(nèi) ?接受反饋 ? – 傾聽、提出問題、澄清事實、總結信息、表明可能采取的行動、理解對方 如何改進項目的溝通 √ ? ⑴ 、使用項目信息系統(tǒng)輔助溝通，用于收集、綜合和分析項目管理過程輸出的工具和技術。 常見的績效報告的類型 √ ? ：項目當前的狀態(tài)情況 ? ：已經(jīng)實現(xiàn)了什么 ? ：績效是否有改善的趨勢 ? ：相對于基準或 項目管理 計劃的例外情況 ? ，偏差報告，掙值報告，經(jīng)驗教訓 本章要點 ? 項目溝通管理的重要性 ? 溝通計劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報告 ? 項目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項目需求溝通 項目干系人管理 √ ? 就是對項目干系人的溝通進行管理，讓不同的干系人得到相應級別內(nèi)容的項目信息，以滿足干系人的需求并解決項目干系人之間的問題。 ? 預測 ? 請求的變更 ? 推薦的糾正措施 ? 組織過程資產(chǎn)（更新） 績效報告 √ ? 績效報告對收集到的信息進行組織與歸納，并通過與績效測量基準的比較，來分析和展示績效。簡單的狀態(tài)報告可顯示諸如 “ 完成百分比 ” 的績效信息，或每個領域（如范圍、進度、成本和質(zhì)量）的狀態(tài)指示圖。 ? 績效報告一般應提供范圍、進度、成本、質(zhì)量等信息。 ? 狀況報告 (status reporting)描述項目當前的狀況。 ? 1）紙質(zhì)文件發(fā)布工具、手工歸檔系統(tǒng)、新聞發(fā)布系統(tǒng)和共享電子數(shù)據(jù)庫等； ? 2）電子通信和會議工具，如電子郵件、傳真、語言郵件、電話、視頻會議、網(wǎng)絡會議、網(wǎng)站和網(wǎng)絡出版等； ? 3）項目管理電子工具，如進度計劃的網(wǎng)絡界面、項目管理軟件、會議和虛擬辦公室支持軟件、門戶以及協(xié)同工作管理工具等。對于項目團隊，溝通的主要障礙： ?缺乏清晰的溝通渠道 ?技術語言方面的困難 ?溝通雙方的時空距離 ?敵對的情緒 ?懷疑 溝通障礙 ? 對于項目團隊成員，溝通的主要障礙： ?掌握知識信息不夠； ?重點不突出或條理不清晰； ?缺少聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤； ?準備不充分，未慎重思考就發(fā)表意見； ?按自己思路，忽略別人的需求； ?情緒不好 /失去耐心，造成爭執(zhí)； ?時間不充分； 信息收集和檢索系統(tǒng) ? 小組成員可通過各種方法共享信息，這樣的方法包括手工案卷系統(tǒng) (manual filing systems)、電子文本數(shù)據(jù)庫 (electronic text databases)、項目管理軟件，以及可以檢索技術文件資料的系統(tǒng)（例如工程制圖）。書面溝通優(yōu)點是清晰明確、二義性少，缺點是缺乏人性化。對內(nèi)溝通可以以非正式方式出現(xiàn)，對外溝通要求項目經(jīng)理以正式方式進行。 ? 垂直的（組織內(nèi)上下級之間）和水平的（與同級別之間）。接收方的責任是保證信息接受完
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