溝通管理 -系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理(文件)
【正文】 ? 高效的流程： ?事先制定一個(gè)例會(huì)制度； ?放棄可開可不開的會(huì)議； ?明確會(huì)議的目的和期望結(jié)果； ?發(fā)布會(huì)議通知； ?會(huì)議前發(fā)資料到參會(huì)人員； ?借助視頻設(shè)備； ?明確會(huì)議規(guī)則； ?會(huì)后總結(jié)；會(huì)議紀(jì)要；會(huì)議的后勤保障； 六頂思考帽 ? 提供平行思維的工具，避免將時(shí)間浪費(fèi)在爭執(zhí)上。讓思考者加入感情、直覺和情緒之類的東西。 ?市場前景好？ ?項(xiàng)目的前途？ 綠色思考帽 ? 創(chuàng)意與創(chuàng)造性。 6頂思考帽的價(jià)值 ? 是建設(shè)性、創(chuàng)新性的思維管理工具； ? 克服情緒感染，剔除思維的無助和混亂； ? 使不同的想法和觀點(diǎn)更容易綜合； ? 避免自負(fù)和片面性； 6頂思考帽的作用 ? 培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員協(xié)作思考的習(xí)慣； ? 減少討論中的對(duì)抗性； ? 創(chuàng)造動(dòng)態(tài)、積極的環(huán)境爭取人們參與； ? 多角度看問題； 本章要點(diǎn) ? 項(xiàng)目溝通管理的重要性 ? 溝通計(jì)劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報(bào)告 ? 項(xiàng)目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項(xiàng)目需求溝通 系統(tǒng)集成如何在需求分析階段更好的溝通 ? 首先，了解項(xiàng)目背景、項(xiàng)目涉及到的業(yè)務(wù)屬性和基本規(guī)律、業(yè)界的主流技術(shù)及成功經(jīng)驗(yàn)； ? 其次，了解本項(xiàng)目的需求信息； ? 再次，項(xiàng)目組以業(yè)務(wù)咨詢的角色對(duì)客戶的業(yè)務(wù)模式提出建議； ? 最后，確定項(xiàng)目需求； 。思維過程的控制與組織。指出危機(jī)、困難、故障、弱點(diǎn)和問題。 白色思考帽 ? 代表信息。保持傳遞信息完整性，不能斷章取義； ? 有效。 ? 表達(dá)技巧 —— – 開始 ：感謝、迅速切入主題、態(tài)度誠懇 – 陳述 ：一次只說一個(gè)重點(diǎn)、說明動(dòng)機(jī)與期望、少發(fā)牢騷，多提建議 – 交談 ：專心傾聽、換位思考、不責(zé)難、多提供相關(guān)信息、控制情緒 – 結(jié)束 ：總結(jié)概述共識(shí)、出現(xiàn)僵局時(shí)點(diǎn)破、心平氣和結(jié)束交談 信任 ? 如何建立信任 ? 善于發(fā)現(xiàn)自己和別人的共同特點(diǎn) ? 樂于在困難的情況下給別人提供幫助 ? 寬容大量，在別人出錯(cuò)誤的時(shí)候給于適當(dāng)?shù)奶嵝? ? 適當(dāng)表達(dá)自己對(duì)別人的關(guān)心 ? 愿意合作并保持言行一致 ? 努力學(xué)習(xí)，提高知識(shí)和技能，并展示能力和水平 ? 實(shí)事求是，避免夸大其詞更不要說謊 ? 暴露一定的脆弱之處 ? 保持適合自己的優(yōu)雅儀表和風(fēng)度 注意反饋 ? 尋求反饋 ? 給予反饋 – 針對(duì)對(duì)方需求、把握時(shí)機(jī)、明確具體、確保理解、在對(duì)方可及范圍內(nèi) ?接受反饋 ? – 傾聽、提出問題、澄清事實(shí)、總結(jié)信息、表明可能采取的行動(dòng)、理解對(duì)方 如何改進(jìn)項(xiàng)目的溝通 √ ? ⑴ 、使用項(xiàng)目信息系統(tǒng)輔助溝通，用于收集、綜合和分析項(xiàng)目管理過程輸出的工具和技術(shù)。 常見的績效報(bào)告的類型 √ ? ：項(xiàng)目當(dāng)前的狀態(tài)情況 ? ：已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了什么 ? ：績效是否有改善的趨勢 ? ：相對(duì)于基準(zhǔn)或 項(xiàng)目管理 計(jì)劃的例外情況 ? ，偏差報(bào)告，掙值報(bào)告，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 本章要點(diǎn) ? 項(xiàng)目溝通管理的重要性 ? 溝通計(jì)劃編制 ? 信息分發(fā) ? 績效報(bào)告 ? 項(xiàng)目干系人管理 ? 改善溝通的軟技巧 ? 項(xiàng)目需求溝通 項(xiàng)目干系人管理 √ ? 就是對(duì)項(xiàng)目干系人的溝通進(jìn)行管理，讓不同的干系人得到相應(yīng)級(jí)別內(nèi)容的項(xiàng)目信息，以滿足干系人的需求并解決項(xiàng)目干系人之間的問題。 ? 預(yù)測 ? 請(qǐng)求的變更 ? 推薦的糾正措施 ? 組織過程資產(chǎn)（更新） 績效報(bào)告 √ ? 績效報(bào)告對(duì)收集到的信息進(jìn)行組織與歸納，并通過與績效測量基準(zhǔn)的比較，來分析和展示績效。簡單的狀態(tài)報(bào)告可顯示諸如 “ 完成百分比 ” 的績效信息，或每個(gè)領(lǐng)域（如范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量）的狀態(tài)指示圖。 ? 績效報(bào)告一般應(yīng)提供范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等信息。 ? 狀況報(bào)告 (status reporting)描述項(xiàng)目當(dāng)前的狀況。 ? 1）紙質(zhì)文件發(fā)布工具、手工歸檔系統(tǒng)、新聞發(fā)布系統(tǒng)和共享電子數(shù)據(jù)庫等； ? 2）電子通信和會(huì)議工具，如電子郵件、傳真、語言郵件、電話、視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)出版等； ? 3）項(xiàng)目管理電子工具，如進(jìn)度計(jì)劃的網(wǎng)絡(luò)界面、項(xiàng)目管理軟件、會(huì)議和虛擬辦公室支持軟件、門戶以及協(xié)同工作管理工具等。對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，溝通的主要障礙： ?缺乏清晰的溝通渠道 ?技術(shù)語言方面的困難 ?溝通雙方的時(shí)空距離 ?敵對(duì)的情緒 ?懷疑 溝通障礙 ? 對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，溝通的主要障礙： ?掌握知識(shí)信息不夠； ?重點(diǎn)不突出或條理不清晰； ?缺少聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤； ?準(zhǔn)備不充分，未慎重思考就發(fā)表意見； ?按自己思路，忽略別人的需求； ?情緒不好 /失去耐心，造成爭執(zhí)； ?時(shí)間不充分； 信息收集和檢索系統(tǒng) ? 小組成員可通過各種方法共享信息，這樣的方法包括手工案卷系統(tǒng) (manual filing systems)、電子文本數(shù)據(jù)庫 (electronic text databases)、項(xiàng)目管理軟件，以及可以檢索技術(shù)文件資料的系統(tǒng)（例如工程制圖）。書面溝通優(yōu)點(diǎn)是清晰明確、二義性少，缺點(diǎn)是缺乏人性化。對(duì)內(nèi)溝通可以以非正式方式出現(xiàn)，對(duì)外溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理以正式方式進(jìn)行。 ? 垂直的（組織內(nèi)上下級(jí)之間）和水平的（與同級(jí)別之間）。接收方的責(zé)任是保證信息接受完
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