王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求-免費閱讀
【正文】 系 統(tǒng) 實 施的 內容（ 1）將系 統(tǒng)實 施的 計 劃和日程 安 排 通 知機 構 員 工，提示系 統(tǒng)實 施 過 程和 實 施之 后 可能 給員 工造成的影響，和整個 實 施 過 程 需要的 配合；（ 2）下 發(fā) 各 項規(guī) 范、 標 準和工 作 指 南 ；（ 3） 執(zhí) 行文件的分 類 方案、 鑒 定 方 案 、元 數據管理方案；（ 4）根據不同的安全 級別 ， 規(guī) 定 用 戶 的 權 限，分配用 戶 名和密 碼 ；（ 5） 實 施新舊系 統(tǒng) 的替 換 ；（ 6）在檔案部 門 內部，分配工 作 職 責 ，任命 職 位；（ 7）培 訓 文件、檔案管理人 員 ；（ 8） 考 察其他 員 工的技 能 水平、 制 訂 培 訓 方 案；（ 9）培 訓 機構各 類 工作人 員 ；（ 10）落 實 文件存 儲載 體；（ 11）落 實 文件災 難 防 護 和恢 復 計 劃 ；（ 12） 實 施工作告一段落之后 ， 準 備 報 告 ， 提交領導 ，指出 問題 ， 給 出建 議 。 元數 據 形成 、 捕 獲 和管理的 整個 過 程 貫 穿 于 電 子文件 整 個生命周 期 。這 些 業(yè) 務標 準及 規(guī) 范體 現 在 ERMS軟件系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 來控制 實現電 子文件的 科學管 理。再如 在 電 子文 件 歸 檔 模 塊 中， 需 求 分析 要 說 明 電 子文 件 歸 檔 是 使 用的 物理 歸 檔 還 是 采用 邏 輯歸 檔 的 方法 。流程 設計 不 是 簡單 的 傳 統(tǒng) 的文件管理 過程 加上檔案管 理 過 程 ，要 在 全程 管 理原 則 、超 前控制理 論 的指 導 下， 把 歸 檔 前 后的 電 子文 件作 為 一個 文件 連續(xù) 體 來 設計 流程模 塊，要 突出體 現邏 輯歸 檔 、提 前 鑒 定 、 提前著 錄 、 同步分 類 、 元數 據 驗證 的 新理 念 ，讓 全 部流 程構成一個 自然 而 無 縫 的 管理 系 統(tǒng)。此外，系 統(tǒng) 需 求分 析 時還 要 明確 電 子 文件管理系 統(tǒng) 與 本 單 位 其 他的 信 息管 理 系 統(tǒng) 的關系， 從而 確 保 實 現 單 位 內 部信 息 資 源 實現優(yōu) 化配置 與 高度 共 享， 為 信息 一 體 化管理 創(chuàng) 造 條件。（ 3）合作 協(xié) 作原 則各 職 能部 門 、 業(yè)務 部 門 密切 合 作 、 協(xié) 作。電 子 文 件管理 系 統(tǒng) 的主 體 是 電 子 文 件管 理 軟 件，由 一 組軟 件 程 序 組 成 的 ，共同 對 機構產 生 的 電 子 文 件和基 層 檔案室 保 存的 電 子 檔案 進 行 管理， 是 機構內 電 子文件 的 “ 聚集 地” ，是 數 字檔 案 館 （室） 的 核心 應 用 系 統(tǒng) 。在檔案信息化建 設 中， “ 存量檔案 數 字化 ”主要依靠檔案數字化系 統(tǒng) 將數字副本 掛 接 導 入 至（數字 檔 案 館 ） 的 資 源系 統(tǒng) 或者檔 案 管理系 統(tǒng) 中， 而 “ 增量檔案 電 子化 ” 則 主要依 賴 電 子文 件 管理 系 統(tǒng) （ ERMS） 實現 在 線 受 控 歸 檔 ， 從而 傳 輸至（數字 檔 案 館 ） 的 資 源 系 統(tǒng) 或者檔 案 管理系 統(tǒng) 中。（ 2） 標 準 化 原 則● 《 電 子文件 歸 檔與 電 子檔案管 理 規(guī) 范 》（ GB/T18894— 2023）● 《 電 子文件管理系 統(tǒng) 通用功能 要求 》（ GB/T29194— 2023） 。 電 子文件管理 系 統(tǒng) 開 發(fā)過 程 ERMS開 發(fā) 的方式及特點二 、 電 子文 件 管理系 統(tǒng)功 能 需 求分 析電 子 文件管理系 統(tǒng) 開 發(fā) 通 常 劃分 為 系 統(tǒng)分 析、 系 統(tǒng)設計 、系 統(tǒng)實 施 和系 統(tǒng) 運行 維護 四 個 階 段，其核心就是系 統(tǒng) 功能需求分析。電 子文件 的管理流 程 的 設計 最 終 要 以系 統(tǒng) 的操作界面或操 作菜 單 模 塊 的 形式 表 現 出 來 ，并 通 過
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