王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求-展示頁
2025-03-07 12:48本頁面
【正文】 （ GB/T 319142023） 這樣 定 義 電 子 文 件 管理系 統(tǒng) ：機 關(guān) 、 團(tuán) 體、 企 事 業(yè)單 位 和其他 組 織 用來 對 電 子文 件 的 識別 、 捕 獲 、 存 儲 、 維 護(hù)、利 用 和 處 置等 進(jìn) 行管理 和 控制的 信 息系 統(tǒng)。一、 電 子文件管理系統(tǒng) 及其開 發(fā)綜 述 電 子文件管 理 系 統(tǒng)（ ERMS） 的概 念 與特 點電 子文件管 理 系 統(tǒng) （ Electronic Records Management System）是包括所有 與 電 子 文 件 管 理有關(guān) 的 技 術(shù) 、 管 理、法 律 、 標(biāo) 準(zhǔn) 、 人 員等 相 關(guān)因素 在 內(nèi)，以 保 證電 子 文 件的行 政 有效 性 和 法律 證 據(jù) 性，保 證 電 子文 件 的科學(xué) 管理和 高 效 利用 為 目 的信息 管 理系 統(tǒng) 。在檔案信息化建 設(shè) 中， “ 存量檔案 數(shù) 字化 ”主要依靠檔案數(shù)字化系 統(tǒng) 將數(shù)字副本 掛 接 導(dǎo) 入 至（數(shù)字 檔 案 館 ） 的 資 源系 統(tǒng) 或者檔 案 管理系 統(tǒng) 中， 而 “ 增量檔案 電 子化 ” 則 主要依 賴 電 子文 件 管理 系 統(tǒng) （ ERMS） 實現(xiàn) 在 線 受 控 歸 檔 ， 從而 傳 輸至（數(shù)字 檔 案 館 ） 的 資 源 系 統(tǒng) 或者檔 案 管理系 統(tǒng) 中。電 子文件管理系 統(tǒng)（ ERMS）開 發(fā) 及通用功能要求王 艷 明國家檔案局 繼續(xù) 教育電 子檔案管理 專題 研 討班對 于檔案工作部 門 來 說 ， 當(dāng) 前的 日 常性 業(yè)務(wù) 活 動 就是接受各自 工 作范 疇 內(nèi)的 電 子文 件 歸 檔移交及其 后 的 長 期或者永久管 理，而 這項業(yè)務(wù) 活 動 的主要支 撐 平臺 必 然是電 子文 件管理系 統(tǒng) 。而 對 于企 業(yè) 數(shù)字檔 案 館 （室 ） 建 設(shè) 、或 者企 業(yè)電 子 文 件（檔案） 管 理來 說 ， 電子文 件管理系 統(tǒng) 的研 發(fā) 尤其 重 要， 它 是體現(xiàn) 對電 子文件 實 施超前控制（ 如 文控 ） 、全 程 管理 的技 術(shù) 平臺，也是 電 子 文 件（檔案） 實 現(xiàn) 科 學(xué)管理的必由之 路 。電 子文件管理系 統(tǒng) 的開 發(fā) ， 不 單 是 一個軟 件開 發(fā) 的 問題 ，也是 對 檔案 工 作者 關(guān) 于電 子 文 件（檔案） 知 識 全面 檢驗 的一個 過程， 電 子文件管理系 統(tǒng) 研 發(fā) 水 平的 高 低，很 大程 度上取決于檔案工作者 的 電 子 文 件管 理 、數(shù) 字檔案管理的能力和 水 平 及與 其 他職 能 部 門 協(xié)調(diào) 溝通能力。電 子 文 件管理 系 統(tǒng) 的主 體 是 電 子 文 件管 理 軟 件，由 一 組軟 件 程 序 組 成 的 ，共同 對 機構(gòu)產(chǎn) 生 的 電 子 文 件和基 層 檔案室 保 存的 電 子 檔案 進(jìn) 行 管理， 是 機構(gòu)內(nèi) 電 子文件 的 “ 聚集 地” ，是 數(shù) 字檔 案 館 （室） 的 核心 應(yīng) 用 系 統(tǒng) ?！?電 子 文 件管理 系 統(tǒng) 通用 功 能要 求 》 還 定義 了 事 務(wù) 系 統(tǒng) （ BS） 、 電 子文 件 管理系 統(tǒng)（ ERMS） 、 電 子文 件 長 期保 存 系 統(tǒng) （ 檔 案管理系 統(tǒng) DAMS） 的關(guān)系 。BS、 ERMS、 DAMS關(guān)系 圖 ERMS系 統(tǒng) 的核心 紐帶 作用及 其重要性 電 子文件管理系 統(tǒng) 開 發(fā) 的原則（ 1） 業(yè)務(wù) 需 求 驅(qū) 動 原 則機 構(gòu) 開 發(fā) ERMS系 統(tǒng) 來自 于 自身文 檔 管理 業(yè) 務(wù) 的 需要， 開 發(fā)團(tuán)隊 應(yīng) 該 具體 分 析 業(yè)務(wù) 及 管理目 標(biāo)， 形 成 業(yè)務(wù) 功 能需求 ?！?《 電 子文件管理系 統(tǒng) 建 設(shè) 指 南 》 （ GB/T319142023） 。（ 3）合作 協(xié) 作原 則各 職 能部 門 、 業(yè)務(wù) 部 門 密切 合 作 、 協(xié) 作。（ 5）可 擴 展性原 則采用松耦合、模 塊 化 設(shè)計 原 則 。（ 7） 利 于 實 施、 操 作和 維 護(hù) 原 則（
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