【正文】 簽字的收貨報告、采購申請單、發(fā)票交給 計財部 作為付款憑證。 三、當(dāng) 總經(jīng)辦 所獲報價高于采購申請單上申請人所要求價格的 5%，或大于人民幣 100 元，需在申請人部門主管重新加簽后，方可向供貨商簽發(fā)采購訂單。 辦公用品、辦公設(shè)施、房屋、倉庫、車輛的租用。 二、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機）和手機卡等，也不承擔(dān)因維修通訊工具所產(chǎn)生的費用。駕駛?cè)藨?yīng)保障車輛的安全并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 經(jīng)呈準(zhǔn)的私人性事務(wù)用車，申請人應(yīng)該負(fù)擔(dān)使用里程的油資及過路橋費停車費及專職司機的誤餐補助等其它相關(guān)費用。 九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由 總經(jīng)辦 統(tǒng)一管理。 三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申請一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請一次，原則上不再另行申請。 六、會議室管理 ：參照《會議室管理規(guī)程》 第七章 辦公用品 管理規(guī)定 為使辦公用品管理合理、有效，進(jìn)一步做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。 會議經(jīng)核準(zhǔn)召開后，由總經(jīng)辦發(fā)《會議通知單》 或會議通知 。 總經(jīng)理會議都應(yīng)做好會議記錄，必要時應(yīng)形成會議決議。 七、 證明函開出后，使用人應(yīng)妥善保管。 九、 證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫《證照使用登記表》。 二、 證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。 八、 責(zé)任 印章使用責(zé)任人（簽字人）對印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。 七、 印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》，并經(jīng)指定的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。 二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 檔案管理人員在辦理借閱手續(xù)時，應(yīng)認(rèn)真審核是否符合審批程序，并進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括借閱人、借閱檔案名稱、頁數(shù)、編號、要求返還時間以及借閱人、審批領(lǐng)導(dǎo)簽字。 三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交 辦公室 。 三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由 總經(jīng)辦主任或副主任 保管。 二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 三、檔案編號以 “ 一案一號 ” 為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。 第二章 檔案管理制度 檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項 活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。 平：限１６個工作時內(nèi)完成。 四、文件的催辦由 辦公室 負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。 十 四 、文件紙一般使用 A4 型。 六、密級分為 “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 、 “ 秘密 ” 。 三 、 發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。 五 、批復(fù)。 發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施，用 “ 規(guī)定 ” 。 二、公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。 第二節(jié) 文件分類 文 件系指集團(tuán) 公司 以及各下屬公司、部門對內(nèi)、 對外 發(fā)布和收到的上行、下行、平行類正式公文，包括但不限于計劃、總結(jié)、決議、決定、 請示、報告 、通知、通告以及紀(jì)要等。 發(fā)布規(guī)節(jié)制度，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，要求下級部門辦理和共同執(zhí)行事項，用 “ 通知 ” ；公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守周知之事項，用 “ 通告 ” ；表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況，用 “ 通報 ” ； 四 、請示、報告。 記錄會議主要內(nèi)容和所做工作安排 傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用 “ 會議紀(jì)要 ” 。 “ xxx 發(fā) ” 用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由 辦公室 統(tǒng)一編號； “ xxx人發(fā) ” 、 “ xxx 客發(fā) ” 分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號， 辦公室 統(tǒng)一認(rèn)定。 十一 、發(fā)文單位必須注明全稱 ，發(fā)文時間使用大寫數(shù)字 。 第五節(jié) 辦文 一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。 文件簽發(fā)后由總裁辦統(tǒng) 一打印下發(fā)；無集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，總裁辦不得用印。 文件傳閱后統(tǒng)一由總裁辦存檔，因辦理有關(guān)事宜需要使用文件者，總裁辦可提供復(fù)印件，必須使用原件者須由總裁批準(zhǔn)后辦理借用手續(xù)。 第二節(jié) 檔案分類及編號 一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為 八 大類： 文件檔案：由集團(tuán)收發(fā)并歸檔、立卷的公文材料； 音像檔案：記錄集團(tuán)重大活動而攝制的照片、光盤、錄象帶、錄音帶等音像制品； 人事檔案：集團(tuán)管理員工的應(yīng)聘登記表、入職登記表、勞動合同書及其附件、個人身份、學(xué)歷、職稱證明、工資定級以及調(diào)整憑證、崗位變動憑證、獎懲紀(jì)律和培訓(xùn)記錄等； 合同檔案：以集團(tuán)公司名義對外簽訂的各類合同文本； 項目檔案：項目審批單以及所附原始資 料、針對項目所做的市場調(diào)查、可行性分析、項目定位、規(guī)劃、投資效益分析、立項決策等相關(guān)材料（含會議紀(jì)要）；招拍掛相關(guān)手續(xù)、記錄以及立項、報批手續(xù)； 工程檔案：設(shè)計方案、施工圖紙以及評審、變更記錄；工程招標(biāo)、報建的相關(guān)手續(xù)、資料；對施工單位的考核評價記錄；竣工驗收手續(xù)及相關(guān)資料；建管交接的手續(xù)及相關(guān)資料等； 營銷檔案：營銷策劃方案、客戶資料、客戶回訪以及滿意度測量記錄、降價審批手續(xù)、房屋交接驗收手續(xù)等； 財務(wù)檔案：依照《會計法》以及其他國家有關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)建檔保存的會計帳目、報表、憑證以及審計資料等。 機密檔案包括： 財務(wù)資 料； 公司重要會議紀(jì)要； 公司經(jīng)營情況； 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同； 技術(shù)資料； 金額在 10 萬 200 萬元的合同。 五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)辦永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。并采取防蛀、防潮等措施，確保檔案的保存期限。 第八節(jié) 檔案 查閱 一、因工作需要需 查閱 檔案時，須填寫《檔案 查閱 申請單》（附表 3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可 查閱 。 四、調(diào)檔人必須是《檔案 查閱 申請單》里注明的查閱人。 五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的 1 月和 7 月。 第三章 印章使用管理規(guī)定 一、根據(jù)公司不同業(yè) 務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。如有移交等事宜，必須履行移交手續(xù)，并報總經(jīng)辦備案。 六、 證照復(fù)印程序： 借用人申請 → 部門負(fù)責(zé)人復(fù)核 → 主管副總經(jīng)理核準(zhǔn) → 辦理借用手續(xù) → 歸還 如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。 四、 法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 工作例會于每周一定期召開，由總經(jīng)理主持。 四、部門內(nèi)工作例會 部門內(nèi)工作例會召開時間由部門自定。 因故無法出席或無法準(zhǔn)時出席者， 原則上 應(yīng)以書面形式請假，報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否 則作無故缺席處理。 二、辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。 六、每人及每部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用登記卡”一張，由 總經(jīng)辦 統(tǒng)一保管，并控制辦公用品的領(lǐng)用狀況。 總經(jīng)辦 經(jīng)理簽字同意后交專職司機，司機必須按單行車，用車人不按派車單行駛，司機有權(quán)拒絕，如有特殊情況，應(yīng)及時通知 總經(jīng)辦 。如需大修要與廠家簽定協(xié)議，車輛維修完畢需當(dāng)場進(jìn)行驗車，確保維修質(zhì)量，要求廠家出具修車費用決算單交回公司以便與廠方結(jié)算時對帳。 通訊費定額收據(jù)不得作為報銷憑據(jù)。 第十 章 非工程采購及收貨管理制度 一、所有部門的非工程采購需經(jīng)過 總經(jīng)辦 ，申請人需在實際采購前向 總經(jīng)辦 提交由申請人部門經(jīng)理批準(zhǔn)的非工程采購申請單。 與信息系統(tǒng)相關(guān)的軟硬件設(shè)備及服務(wù)。收貨必須在訂單完成之后，否則收貨人員有權(quán)拒絕收貨。 。無采購申請， 總經(jīng)辦 不能 發(fā)出訂單，采購訂單發(fā)出前，不得支付任何采購預(yù) 付款。 廣告、印刷服務(wù) 。 五、員工應(yīng)保證在工作時間內(nèi)開啟登記報銷的通訊工具，以保證聯(lián)絡(luò)的暢通 。 十、另參照《車輛管理操作規(guī)程》 第 九 章 通訊費用管理制度 一、本 規(guī)定所指的通訊費是指公司員工因公司的業(yè)務(wù)或工作需要，使用自己購買的或公司所有的通訊工具（手機、 小靈通 ）而 產(chǎn)生的通訊費用， 實行憑據(jù)限額報銷辦法。車輛專任司機應(yīng)每周實施 定期檢查及保養(yǎng)，以維持機件的壽命，確保行車安全； 車輛的有關(guān)證照及保險資料統(tǒng)一由 總經(jīng)辦 保管， 總經(jīng)辦 統(tǒng)一建立汽車檔案，并負(fù)責(zé)按時進(jìn)行車輛的保養(yǎng)、年檢及過橋