【正文】 歸還時(shí)，以此作為銷賬記錄。 由行政人事部組織安排從事特殊工作崗位（培訓(xùn)負(fù)責(zé)人）員工的資格培訓(xùn)；由部門經(jīng)理組織安排從事關(guān)鍵工作崗位（設(shè)備責(zé)任人/救生員/司機(jī)）員工的資格培訓(xùn)。l 培訓(xùn)內(nèi)容包括物業(yè)管理及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)知識(shí)。 強(qiáng)化培訓(xùn)前，新員工須填寫《新員工試用情況反饋表》，于強(qiáng)化培訓(xùn)時(shí)上交現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)主管，該記錄由行政人事部妥善保管。、職工參加公司安排之入職、強(qiáng)化、升職、外部培訓(xùn)及各種崗位資格證的培訓(xùn)、出國(guó)考察由客服中心培訓(xùn)負(fù)責(zé)人及時(shí)記錄報(bào)公司行政人事部；職員及職能部門全體人員參加公司安排之入職、強(qiáng)化、升職、外部培訓(xùn)、各種崗位資格證的培訓(xùn)、出國(guó)考察由公司行政人事部及時(shí)記錄在部門人力資源管理軟件中。 職責(zé)。 正式員工如申請(qǐng)辭職，需按規(guī)定提前日期呈交“辭職報(bào)告書”，獲批準(zhǔn)后到行政人事部辦理手續(xù)，若未按要求提前申請(qǐng)而即時(shí)離職者，中心將根據(jù)勞動(dòng)合同法收取代通知金。 通過試用期人員予以轉(zhuǎn)正，由行政人事部組織各部門對(duì)具轉(zhuǎn)正資格者進(jìn)行考核評(píng)議，通過人員由所在部門填寫《轉(zhuǎn)正審批表》，經(jīng)部門經(jīng)理審核后報(bào)行政人事部辦理相關(guān)轉(zhuǎn)正手續(xù)。 錄用人員須提交以下等有關(guān)資料：－身份證復(fù)印件（須交驗(yàn)原件）；－學(xué)歷證書復(fù)印件（須交驗(yàn)原件）；－體檢合格表（要求醫(yī)院）原件；－特種作業(yè)人員上崗證復(fù)印件（須交驗(yàn)原件）；－原單位解除勞動(dòng)合同證明書/失業(yè)證、照片、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)（如果原已持有） 應(yīng)聘人員資料的整理與保存 將已錄用人員、待考慮人員、不合要求人員資料分門別類存放。 現(xiàn)場(chǎng)招聘：行政人事部持公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本，經(jīng)辦人身份證到市人才交流中心或勞動(dòng)服務(wù)中心辦理現(xiàn)場(chǎng)招聘事宜。 所有用餐員工及廚房人員需嚴(yán)格遵守以上規(guī)定，若違反視情節(jié)輕重給予相應(yīng)行政處罰，情節(jié)嚴(yán)重者給予辭退，損壞公物的需照價(jià)賠償。 按照規(guī)定的就餐時(shí)間，食堂應(yīng)提前做好飯菜，保證全體員工按時(shí)正點(diǎn)就餐。 食堂管理守則 食堂工作人員須持有效健康證，體檢不合格者，不得從事食堂工作。 員工食堂管理制度 目的 為了規(guī)范員工用餐，提高食堂健康衛(wèi)生狀況，節(jié)約公司資源。 自覺遵守休息時(shí)間，嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)大聲喧嘩以及放高音響音量擾亂他人休息。 辭職人員需憑物品放行條方可將行李攜帶出外，由宿舍管理員監(jiān)督如期搬離宿舍,并檢查宿舍用品是否整潔及損壞,如有異常由宿舍管理員在放行條上注明。 季度檢查人與檢查內(nèi)容 由行政人事部負(fù)責(zé)人按季度檢查； 查核臺(tái)帳和庫(kù)存實(shí)物是否帳物相符； 是否按規(guī)定對(duì)物品采取了適宜的保管和防護(hù)措施等； 是否按規(guī)定辦理出入庫(kù)手續(xù)等。 工具設(shè)備的檢修和保養(yǎng) 倉(cāng)庫(kù)管理員按工具設(shè)備的檢修規(guī)定，及時(shí)組織有關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行檢修?！冻鰩?kù)單》，《出庫(kù)單》上須有部門經(jīng)理、領(lǐng)料人和倉(cāng)管員的簽名對(duì)計(jì)劃外的物品，領(lǐng)用時(shí)需經(jīng)中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 檢驗(yàn)：按《采購(gòu)與驗(yàn)證控制程序》執(zhí)行。規(guī)則的物品整齊擺放在貨架上，或地上（如：用塑料桶裝的清潔用劑）；體積大的，重量輕的物品（如：散鐵線、膠管、地拖等），可靠墻而立或掛墻上，也可選擇干燥通風(fēng)的地面堆放。 各部門技術(shù)人員針對(duì)本部門采購(gòu)的專業(yè)技術(shù)物品協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行驗(yàn)收。 制服的報(bào)廢及處理，應(yīng)指定專人對(duì)所保管屬淘汰、報(bào)廢或舊款制服進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，經(jīng)審核無誤后將擬處理方案提交中心倉(cāng)管員，報(bào)廢處理方案經(jīng)行政人事部經(jīng)理確認(rèn)報(bào)批后統(tǒng)一安排報(bào)廢處理。 制服的發(fā)放、更換、補(bǔ)領(lǐng)，發(fā)放人為中心的資產(chǎn)管理員。 員工未按規(guī)定著裝，中心對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，由行政人事部負(fù)責(zé)執(zhí)行。 除特殊要求外，員工在崗工作時(shí)必須穿著本工種的制服，且保持整潔。 質(zhì)量記錄表格《會(huì)議簽到表》 員工制服管理工作規(guī)程 目的：提升中心形象，提高員工服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)中心各類員工制服的有效管理。 各項(xiàng)專題會(huì)議：圍繞會(huì)議專題進(jìn)行研究、確定。 車輛需要維修，司機(jī)填寫車輛維修單報(bào)行政人事部經(jīng)理審批，并在行政人事部的具體指導(dǎo)下到指定修配廠維修車輛。 各部門因工作需要復(fù)印，須到行政人事助理處填寫《打印/復(fù)印登記表》，經(jīng)批準(zhǔn)，再?gòu)?fù)印。 各部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品，并監(jiān)控使用情況。財(cái)務(wù)部按批準(zhǔn)意見辦理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，資產(chǎn)管理員進(jìn)行資產(chǎn)臺(tái)帳整理。 資產(chǎn)入庫(kù) 一切購(gòu)進(jìn)的物資材料，均需資產(chǎn)管理員、采購(gòu)員和使用部門指定人員共同驗(yàn)收，檢查購(gòu)進(jìn)物品的型號(hào)、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等是否符合要求，相關(guān)資料是否齊全(含采購(gòu)審批表、合同、承諾書、發(fā)票、送貨單、說明書等)。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字。 統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際。若技術(shù)資料不多或者空間不夠的情況下，可只設(shè)立綜合檔案室或兩者合并統(tǒng)一存放，但在室內(nèi)須分類明確，至少保證具有相對(duì)獨(dú)立的空間并能保證資料的安全與完備。 一般客戶服務(wù)資料、業(yè)主委員會(huì)資料、社區(qū)文化資料、物業(yè)經(jīng)營(yíng)資料、工程維修資料、設(shè)備運(yùn)行資料、治安工作資料、消防工作、綠化與保潔資料等由保管部門主管審批。 借閱者不經(jīng)允許不得隨便摘抄、拍照、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)允許摘抄、復(fù)制的檔案資料必須由檔案資料管理人員進(jìn)行審查和核對(duì)。 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，如使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、簽字筆等，不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應(yīng)清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 資料歸檔前各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須按類整理好，并填寫檔案資料移交表，履行移交手續(xù)。 中心必須設(shè)置檔案的固定存放處，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒）內(nèi)，中心檔案資料員對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。 工程圖紙資料。 物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。 中心證照及其他相關(guān)資料。 職責(zé) 行政人事部是客服中心檔案管理的主管部門，需設(shè)立中心統(tǒng)一檔案客服中心，每三個(gè)月組織各部門檔案員進(jìn)行檔案互檢，每半年組織各部門檔案員檔案資料移交工作。 收發(fā)秘密文件資料，由行政人事部保密員負(fù)責(zé)；有關(guān)調(diào)查材料，檢舉揭發(fā)材料由行政人事部或部門專人負(fù)責(zé)；凡署名中心領(lǐng)導(dǎo)親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)拆封；秘密文件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記，履行簽字手續(xù)，嚴(yán)禁將秘密文件、資料放在不安全的地方。 引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄 《用章申請(qǐng)表》 《印章借用審批表》 保密管理工作規(guī)程 目的 加強(qiáng)中心對(duì)保密工作的規(guī)范，嚴(yán)謹(jǐn)，確保中心保密工作落實(shí)到中心每一個(gè)員工。 印章管理員必須認(rèn)真檢查用印文書審批手續(xù)，審批程序完成后才能用印。由中心或擬停用印章部門提出書面申請(qǐng)，行政人事部審核，按公司規(guī)定審批后執(zhí)行。 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 本單位負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理、歸檔。 收文辦理 一切外來公函，統(tǒng)一由行政人事助理簽收、登記并根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)分送（各部門應(yīng)簽收），同時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》； 根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容，由行政人事助理提出處理意見，送領(lǐng)導(dǎo)閱示，或根據(jù)需要交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理，并附《文件傳閱單》； 凡需業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的公文，由行政人事助理負(fù)責(zé)催辦，并將落實(shí)結(jié)果報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。 會(huì)議紀(jì)要：記載或傳達(dá)會(huì)議主要精神和決定事項(xiàng)。 決定：對(duì)某些重要事項(xiàng)或重要問題做出安排或處理。 行政人事助理 層級(jí)關(guān)系： 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理 直接下級(jí)：無 崗位職責(zé)： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及計(jì)劃； 負(fù)責(zé)控制客戶服務(wù)中心各項(xiàng)行政費(fèi)用的開支； 協(xié)助組織客戶服務(wù)中心的團(tuán)隊(duì)及文化活動(dòng)； 在上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)下，具體行使本部門的檔案管理、人員招聘、客戶服務(wù)中心內(nèi)部溝通、文件收發(fā)等工作； 貫徹執(zhí)行員工的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、企業(yè)文化建設(shè)，不斷提高員工的思想覺悟和業(yè)務(wù)水平； 負(fù)責(zé)審核、辦理員工請(qǐng)假、銷假手續(xù)，匯總、審核各部門的考勤情況，定期制作員工薪酬表； 配合各部門的人員配備、人員結(jié)構(gòu)調(diào)整以及人員招聘、后勤組織工作； 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心對(duì)內(nèi)、對(duì)外關(guān)系的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作； 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心人事、文檔管理工作，收集各類人員信息建立人才庫(kù)，為推動(dòng)客戶服務(wù)中心物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀獻(xiàn)策； 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 行政人事管理制度手冊(cè)81 / 81目 錄1. 行政人事部組織架構(gòu)及人員編制.組織結(jié)構(gòu).人員編制2. 管轄范圍3. 崗位職責(zé) 行政人事經(jīng)理崗位職責(zé) 行政人事主管崗位職責(zé) 行政人事助理崗位職責(zé) 物資采購(gòu)員崗位職責(zé) 倉(cāng)庫(kù)管理員崗位職責(zé) 宿舍管理員崗位職責(zé)4. 工作規(guī)程/制度、調(diào)配、勞動(dòng)關(guān)系解除管理工作規(guī)程5. 相關(guān)質(zhì)量記錄表格 附件一《發(fā)文處理單》《外來文件清單》《文件傳閱單》《文件發(fā)放登記表》《用章申請(qǐng)表》《印章借用審批表》《檔案移交書》《檔案移交案卷目錄表》《卷內(nèi)目錄》《檔案借閱申請(qǐng)表》《檔案借還登記表》《檔案鑒定申請(qǐng)表》《檔案鑒定與銷毀目錄》《資產(chǎn)登記表》《資產(chǎn)調(diào)撥單》《固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表》《低值易耗品報(bào)廢審批表》《固定資產(chǎn)賠償審批表》《資產(chǎn)盤點(diǎn)表》《資產(chǎn)移交表》《打印/復(fù)印登記表》《辦公用品領(lǐng)用登記表》《行車記錄表》《會(huì)議簽到表》《入庫(kù)單》《出庫(kù)單》《臺(tái)賬》《物品領(lǐng)用登記表》《物品借用登記表》《盤點(diǎn)表》《員工招聘登記表》《面談?dòng)涗洷怼贰掇D(zhuǎn)正審批表》《調(diào)動(dòng)通知書》《交接清單》《員工離職表》《培訓(xùn)（會(huì)議）記錄表》《培訓(xùn)計(jì)劃表》1. 行政人事部組織架構(gòu)及人員編制 組織架構(gòu)（略） 人員編制：各項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模和實(shí)際情況確定人員編制。 物資采購(gòu)員 層級(jí)關(guān)系： 直接上級(jí)：行政人事經(jīng)理 直接下級(jí)：無 崗位職責(zé)： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報(bào)告及計(jì)劃； 嚴(yán)格執(zhí)行公司關(guān)于物資采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平； 負(fù)責(zé)日常零星物資采購(gòu)，收集采購(gòu)資料，填寫和匯總各部門提交的《物資申請(qǐng)單》或《物資/服務(wù)供方（品牌）申請(qǐng)表》，報(bào)行政人事經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，方可采購(gòu)，對(duì)手續(xù)不齊全的申請(qǐng)物資不予購(gòu)買，嚴(yán)禁在采購(gòu)時(shí)收取回扣或有違公司財(cái)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定的行為； 做到所需物資及時(shí)購(gòu)買，及時(shí)入庫(kù)，做好登記和報(bào)銷手續(xù)； 了解各類物資的合理價(jià)格及要求，確保物美價(jià)廉，努力節(jié)約成本開支； 每月對(duì)各部門日常維修材料、清潔用具進(jìn)行集中采購(gòu)，積極認(rèn)真的完成采購(gòu)、供應(yīng)工作，保證物品質(zhì)量、價(jià)格的合理性； 每季度填寫《物資采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表》、《采購(gòu)工作評(píng)估表》，并于每季度首月15日前報(bào)總物業(yè)經(jīng)理、公司行政人事部、公司財(cái)務(wù)部備案； 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 通知：是“發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)(部門)、同級(jí)機(jī)關(guān)(部門)和不相隸屬機(jī)關(guān)(部門)的公文批轉(zhuǎn)所屬客服中心，要求屬下部門辦理或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種”。 公文格式嚴(yán)格參照由物業(yè)管理中心下發(fā)的《金碧物業(yè)有限公司地區(qū)分公司公文發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)格式》及集團(tuán)恒地司辦字［2007］第005號(hào)公文標(biāo)準(zhǔn)格式執(zhí)行。 承辦公文是指接受辦理下級(jí)單位請(qǐng)示的公文和其它需要批復(fù)的公文，以及轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等。 擬制、修改和簽批公文書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。 公文銷毀應(yīng)按公司規(guī)定進(jìn)行。 印章銷毀。 不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊需要，需按公司規(guī)定權(quán)限審批。 適用范圍 中心及所屬各部門。 秘密文件、資料必須放入保密柜內(nèi)，由保密員管理，個(gè)人不得保存；定期清查退，如發(fā)現(xiàn)丟失，要及時(shí)報(bào)告并追查處理。 行政人事部負(fù)責(zé)中心行政檔案、人事檔案、中心證照、中心對(duì)外往來的各類公文、中心內(nèi)部重要文件；中心內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)等等的管理工作。 中心對(duì)外往來的各類公文、中心內(nèi)部重要文件等。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件?？煞譃椋航ㄖ┕D、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖、智能化系統(tǒng)圖等。 存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級(jí)性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進(jìn)行一次移交。 移交時(shí)，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須仔細(xì)核對(duì)移交的資料，核對(duì)無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章。 歸檔的文件原則上一律為原件（除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外），要盡量追加原件，必要時(shí)復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，并保證如期歸還。 檔案資料密級(jí)確定及管理 各客戶服務(wù)中心檔案資料密級(jí)分為機(jī)密、秘密、普通三等級(jí)。 庫(kù)房設(shè)置的具體要求： 庫(kù)房相對(duì)獨(dú)立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設(shè)備的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危險(xiǎn)物品，配備滅火器材，標(biāo)示禁止煙火標(biāo)志。 檔案資料的鑒定 檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。 檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。 驗(yàn)收合格后，由資產(chǎn)管理員填寫進(jìn)倉(cāng)單，經(jīng)手人簽字后辦理入庫(kù)手續(xù)。 資產(chǎn)的檢查 固定資產(chǎn)和低值易耗品盤點(diǎn)工作由行政人事部會(huì)同財(cái)務(wù)部和使用部門進(jìn)行。 辦公物品分類 辦公設(shè)備：A、復(fù)印機(jī)；B、傳真機(jī)；C、電話；D、辦公桌椅、文件柜；E、保險(xiǎn)柜；F、電腦及打印機(jī)；G、掃描儀；H、車輛；I