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行政部管理制度-免費(fèi)閱讀

  

【正文】 行政部應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。u 檔案被批準(zhǔn)借出后,借閱人對(duì)借出檔案的完整性、整潔度負(fù)全責(zé),不得私自拆頁(yè)、復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。如文書類檔案按年立卷,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立本年的卷。出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退,并依法追究民事、行政和刑事責(zé)任,同時(shí)追償經(jīng)濟(jì)損失。員工因職務(wù)上的需要所持有或保管的一切記錄有公司秘密的文件、資料、筆記、報(bào)告、傳真、電腦、磁帶、儀器以及其他任何形式的載體均歸公司所有,員工離職時(shí)應(yīng)將這些載體全部返還公司,不得擅自保留、復(fù)制或移交給其他人員。部門草擬文件、制作標(biāo)書、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,部門經(jīng)理要把好保密關(guān),落實(shí)保密規(guī)定。四、保密范圍“絕密”是指最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損害。六、印章使用公司印章保管人對(duì)公司印章承擔(dān)管理責(zé)任,任何文件資料需要蓋章,必須符合公司規(guī)定的審批流程中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后再蓋章,對(duì)不符合規(guī)定的蓋章指令給予暫停,并立即請(qǐng)示公司總經(jīng)理或集團(tuán)總裁后辦理;公司印章保管人應(yīng)對(duì)需蓋章文件內(nèi)容和經(jīng)審批的《印章使用審批表》上載明的簽署情況予以核對(duì),經(jīng)核對(duì)無誤后方可蓋章;公司印章原則上不許帶出公司,確因工作需要將公司印章帶出使用,應(yīng)事先填寫《借章審批表》,載明借章事項(xiàng),經(jīng)公司總經(jīng)理審批后,并指派專人帶出使用,帶章人對(duì)用章風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)責(zé)任;特殊情況(如周六、周日)需要使用公司印章,使用部門必須事先做好使用印章的審批手續(xù),并提前告知行政部印章保管人具體用章時(shí)間;使用工程項(xiàng)目部印章要辦理印章領(lǐng)用手續(xù),填寫《工程項(xiàng)目部印章領(lǐng)用表》;公司證照及法人身份證復(fù)印件需蓋章的,需在復(fù)印件影印部位注明用途。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)歸檔。七、文件借閱管理各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字,對(duì)有密級(jí)的文件須總經(jīng)理同意后方可借閱。公文發(fā)送后由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、落實(shí)公文的執(zhí)行,并將執(zhí)行情況向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理,不得將文件壓放;如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得行政部的同意,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。重要來文由行政部做收文登記,交總經(jīng)理閱示,并交有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人傳閱,同時(shí)及時(shí)收回存檔。(二)部門因工作需要,以公司名義并以公司正式文件行文的公文主要包括:在本部門權(quán)限范圍內(nèi),代表公司下達(dá)的計(jì)劃、規(guī)章等重要公文。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)公文處理,并做好公文的收管和傳閱工作。證件保管人必須妥善保管各類證照,嚴(yán)格按照審批程序辦事,不得擅自將公司證照及有效文件借出。對(duì)同一拍攝對(duì)象要求有不同角度。關(guān)于工程照片檔案相關(guān)工作的規(guī)定因公司工程項(xiàng)目竣工檔案資料管理工作的嚴(yán)重滯后,已極大的影響了公司正常的經(jīng)營(yíng)發(fā)展速度和水平。若有事進(jìn)入其他部門辦公室,應(yīng)先敲門,進(jìn)入后不得隨便動(dòng)用他人物件。鈴響后必須保證有人接聽,若本人不在,其他人員接聽后必須將相關(guān)事項(xiàng)如實(shí)作好相關(guān)記錄,并負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)告其本人;若是緊急事情,必須及時(shí)電話通知其本人或該部門負(fù)責(zé)人。 介紹他人用語(yǔ) 請(qǐng)?jiān)试S我向您介紹一下,這是XXX;讓我介紹一下,這是XXX。五、各部門應(yīng)積極倡導(dǎo)文明辦公,禮貌用語(yǔ),創(chuàng)造優(yōu)美、舒適、和諧的辦公環(huán)境。 集團(tuán)內(nèi)部職能部門需復(fù)印文件和文字材料,復(fù)印人員按要求完成復(fù)印工作,對(duì)重要文件復(fù)印要嚴(yán)守機(jī)密。未經(jīng)允許任何人不得私自打印和拷貝集團(tuán)文件帶出集團(tuán)。二、電腦、打印機(jī)、掃描儀的使用管理:(一)電腦的使用行政部對(duì)集團(tuán)所有的電腦進(jìn)行登記造冊(cè),注明使用部門、用途和使用人。丟失耐用品時(shí)須折價(jià)賠償。管理消耗品應(yīng)限定人員使用,自第二次發(fā)放起,必須以舊、廢品替換新品,但純消耗品不在此限。管理耐用品的申購(gòu)不受上述時(shí)間限制。七、其他集團(tuán)車輛原則上只調(diào)配給員工辦理集團(tuán)事務(wù),若私人用車,必須經(jīng)行政管理中心總經(jīng)理審批,行政部安排車輛;私人用車按1元/公里付費(fèi),路橋費(fèi)另計(jì),里程以《用車申請(qǐng)單》上行車記錄的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。車輛公里與保養(yǎng)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)見《保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)表》。 駕駛?cè)藛T應(yīng)定期檢查車輛狀況,并處理簡(jiǎn)單的車輛故障。 一車一卡,一車一表,駕駛員在申請(qǐng)充值時(shí)應(yīng)將每輛車的《車輛用油統(tǒng)計(jì)表》上報(bào)財(cái)務(wù)審核。 集團(tuán)所有車輛禁止現(xiàn)金加油,駕駛?cè)藛T應(yīng)隨時(shí)攜帶油卡,不得以任何理由用現(xiàn)金加油,如遇特殊情況需現(xiàn)金加油,須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。車輛使用完畢后必須及時(shí)返回集團(tuán),于指定地點(diǎn)停放,并把車鑰匙和停放證件交給行政部經(jīng)理保管;行政部派人檢查本次出車是否有碰撞、刮傷等情況。用車實(shí)行申請(qǐng)審批手續(xù),司機(jī)憑審批過的《用車申請(qǐng)單》出車。集團(tuán)組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整、定員定編等。 聽取管理人員對(duì)部門工作的意見或工作建議等。保持工作環(huán)境的整潔有序。保守集團(tuán)機(jī)密,不得以任何形式泄露和出賣集團(tuán)機(jī)密,不參與對(duì)本集團(tuán)業(yè)務(wù)有直接或間接競(jìng)爭(zhēng)的活動(dòng)。崗位職責(zé)部 門行政部崗位名稱保安員編 號(hào)XZ009直接上級(jí)行政部經(jīng)理編制日期201104直接下級(jí)無工作概要負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)及人員的安全保衛(wèi)工作崗位職責(zé)/工作清單維護(hù)辦公場(chǎng)所內(nèi)外區(qū)域的正常工作秩序;維護(hù)公司內(nèi)部治安秩序,消除隱患于萌芽狀態(tài),防患于未然;加強(qiáng)防盜活動(dòng),發(fā)現(xiàn)可疑人員隨即逐出,送餐人員嚴(yán)禁進(jìn)入工作區(qū)域;監(jiān)督員工遵守安全守則及其他規(guī)則;加強(qiáng)防火活動(dòng),及時(shí)發(fā)現(xiàn)火災(zāi)苗頭,并消除;對(duì)違反條例的行為,查清事實(shí),向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告;配合領(lǐng)導(dǎo)做好下班后的值班工作;崗位職責(zé)部門行政部崗位名稱總經(jīng)理助理編號(hào)XZ010直接上級(jí)行政管理中心總經(jīng)理編制日期201304直接下級(jí)無工作概要協(xié)助總經(jīng)理處理日常事務(wù)性工作。崗位職責(zé)部 門行政部崗位名稱行政內(nèi)勤編 號(hào)XZ003直接上級(jí)行政部經(jīng)理編制日期201104直接下級(jí)無工作概要協(xié)助行政部經(jīng)理對(duì)各職能部門關(guān)系溝通服務(wù)。司 機(jī)行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司車輛駕駛,維護(hù)并嚴(yán)格按公司車輛管理規(guī)定要求執(zhí)行。負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)、辦公用品管理前臺(tái)接待行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司總機(jī)接聽、轉(zhuǎn)接,來訪客人接待、引見相關(guān)工作;往來快遞、郵件、報(bào)紙的收發(fā)送達(dá),以及公司人員名片的印制等工作。崗位職責(zé)/工作清單為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供高效的行政支持,對(duì)集團(tuán)的決議、決定進(jìn)行催辦、督辦和協(xié)辦;根據(jù)集團(tuán)的整體規(guī)劃,制定部門年度工作計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和實(shí)施細(xì)則,年終進(jìn)行部門工作總結(jié);負(fù)責(zé)集團(tuán)大小會(huì)議及各項(xiàng)活動(dòng)的組織與籌備工作并做好相關(guān)紀(jì)要;負(fù)責(zé)處理集團(tuán)與政府等有關(guān)部門(如建設(shè)局、協(xié)會(huì)等)之間的工作關(guān)系; 負(fù)責(zé)建立集團(tuán)行政管理體系,根據(jù)需要擬定規(guī)章制度并監(jiān)督實(shí)施;負(fù)責(zé)集團(tuán)證照、資質(zhì)等的申報(bào)、升級(jí)、變更、年審工作;協(xié)助管理集團(tuán)內(nèi)部承包部門相關(guān)工作,負(fù)責(zé)對(duì)承包部門的費(fèi)用催繳工作;負(fù)責(zé)集團(tuán)圖書、資料、檔案的規(guī)范化管理,集團(tuán)印章的使用及管理;負(fù)責(zé)與物業(yè)管理處協(xié)調(diào)關(guān)系,辦理內(nèi)部裝修、停車位等相關(guān)工作;負(fù)責(zé)安排、監(jiān)督和檢查車輛使用及安全、環(huán)境衛(wèi)生的管理工作;1負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品及辦公設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)及辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)工作,努力降低辦公成本;1負(fù)責(zé)建立、維護(hù)、更新集團(tuán)網(wǎng)站;1負(fù)責(zé)集團(tuán)相關(guān)接待工作;1完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作;1其它相關(guān)工作。崗位職責(zé)/工作清單負(fù)責(zé)車輛的保管,按《用車申請(qǐng)單》出車,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得隨意出車或擅自借車;自覺遵守交通法規(guī)、注意文明、安全駕駛;按規(guī)定對(duì)車輛進(jìn)行日常保養(yǎng)、維護(hù)和維修,確保車輛正常使用;負(fù)責(zé)車輛的年審及相關(guān)“規(guī)費(fèi)”的辦理;上班時(shí)間內(nèi)若無出車,必須在行政部待命,并保持手機(jī)暢通;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作;其它相關(guān)工作。董事長(zhǎng)參會(huì)的會(huì)議記錄。上班著裝整潔,注意個(gè)人衛(wèi)生和形象,不得因個(gè)人好惡影響集團(tuán)形象。因工作的需要臨時(shí)召集的會(huì)議或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議,由行政部按要求通知。研究、制定、布置集團(tuán)中長(zhǎng)期規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、月份工作計(jì)劃,并檢查、督促、落實(shí)、考核計(jì)劃的完成情況。第三節(jié) 車輛管理制度一、目的 為了有效地管理集團(tuán)車輛,保證集團(tuán)各部門正常的公務(wù)用車,特制定本制度。出車:司機(jī)憑審批過的《用車申請(qǐng)單》出車;未經(jīng)行政部調(diào)度而擅自出車者,對(duì)司機(jī)處罰100元。車輛費(fèi)用結(jié)報(bào):每周結(jié)報(bào)一次,結(jié)報(bào)時(shí)須附《出車記錄表》,而車輛費(fèi)用必須在返回集團(tuán)三天內(nèi)報(bào)銷,超期一天罰款50元。 。六、 車輛維修、保養(yǎng)管理 職責(zé) 車輛的維保單位應(yīng)由行政部經(jīng)理及車輛駕駛員共同考評(píng)和選擇,原則上使用4S店的維修。,駕駛員應(yīng)及時(shí)檢查,查明原因并判斷故障嚴(yán)重程度和對(duì)行駛安全的影響程度,主動(dòng)設(shè)法排除故障。消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、打印紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、水蠟、打印油、釘書針等;管理消耗品:簽字筆、白板筆、筆式擦、螢光筆、涂改液、電池等;管理耐用品:剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、印泥、打印機(jī)、電腦、投影機(jī)、照像機(jī)等電器、辦公桌椅、茶具、沙發(fā)、飯?zhí)貌途叩??!皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品,如圓珠筆、橡皮擦等;“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品,如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、復(fù)印機(jī)等。行政部可根據(jù)庫(kù)存統(tǒng)計(jì)情況,對(duì)常用辦公用品進(jìn)行及時(shí)申購(gòu)。嚴(yán)禁用集團(tuán)電話撥打私人國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途,但遇特殊情況撥打時(shí)需由部門經(jīng)理批準(zhǔn),費(fèi)用自己承擔(dān),由行政部核算后,交財(cái)務(wù)部在工資中扣除; (二)傳真機(jī) 集團(tuán)有傳真機(jī)的部門應(yīng)設(shè)專人管理,且只為傳真使用,無特殊情況不許用于通話;若需發(fā)傳真時(shí),由部門經(jīng)理確認(rèn)后由傳真機(jī)管理人員負(fù)責(zé)傳真登記并發(fā)送,確保對(duì)方接收;負(fù)責(zé)傳真的人員對(duì)重要傳真文件要做好保密工作;(三)注意事項(xiàng) 每位員工都應(yīng)時(shí)刻保持電話及傳真機(jī)的清潔衛(wèi)生;行政部每季度打印一次長(zhǎng)途電話清單以備抽查;員工因聯(lián)系業(yè)務(wù)撥打長(zhǎng)途電話時(shí),請(qǐng)使用IP電話業(yè)務(wù)。集團(tuán)員工不得使用集團(tuán)電腦上網(wǎng)聊天、玩游戲等。 擅自動(dòng)用他人電腦,盜竊集團(tuán)機(jī)密文件,造成泄密,一經(jīng)查證給予開除;若因泄密導(dǎo)致集團(tuán)遭受較大經(jīng)濟(jì)損失的,將追究其法律責(zé)任。二、集團(tuán)各辦公室、會(huì)議室、洗手間、過道等公共場(chǎng)所由專人負(fù)責(zé)清潔。 第七節(jié) 禮儀規(guī)范為了提升集團(tuán)員工素質(zhì),維護(hù)集團(tuán)形象,特對(duì)接待、電話聯(lián)系等用語(yǔ)作如下規(guī)范:一、禮貌用語(yǔ)文明禮貌十字用語(yǔ) 請(qǐng)、您好、謝謝、對(duì)不起、再見。二、電話用語(yǔ) 接電話禮儀鈴響有人接 勿等振四聲首先問“您好”然后報(bào)“名號(hào)”問話細(xì)溫聲 答語(yǔ)意要清通話要簡(jiǎn)短 用詞要文明結(jié)束說“再見”掛機(jī)輕又慢短短幾句話 展現(xiàn)人文化保持電話的清潔,通話時(shí)原則上長(zhǎng)話短說,不得撥打私人電話。若來訪人員隨集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)一起進(jìn)入辦公室,若在走道或進(jìn)門時(shí)與之碰面,則點(diǎn)頭微笑;接待人員要及時(shí)給客人倒茶,退出辦公室時(shí)隨手輕輕關(guān)上門。如接機(jī)牌的制作,接機(jī)者的安排,跟進(jìn)車輛的安排工作,就餐時(shí)的陪同人員等,同時(shí)知會(huì)參加接待的人員相應(yīng)事項(xiàng);、行政部在接到經(jīng)營(yíng)部或商務(wù)部門提供的經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《接待考查登記表》后,應(yīng)根據(jù)表中的要求作好相應(yīng)的工作安排。 為保證照片的清晰度,拍攝時(shí)現(xiàn)場(chǎng)所有燈光必須打亮。 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。五、對(duì)違反以上規(guī)定,造成公司經(jīng)濟(jì)損失或名譽(yù)損害的部門及個(gè)人,集團(tuán)公司將嚴(yán)肅處理并追究其相關(guān)責(zé)任。四、行文規(guī)則(一)以公司名義行文的公司正式文件主要包括:向政府有關(guān)單位聯(lián)系事務(wù)的文件。(六)公司各種公文必須加蓋公司印章或發(fā)文部門印章,未有印章的部門應(yīng)由負(fù)責(zé)人簽字方可生效。各部門對(duì)于公司下發(fā)的各類文件要及時(shí)簽收,部門負(fù)責(zé)人要組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)、傳閱,以充分領(lǐng)會(huì)文件精神和主旨,確保有效的貫徹和執(zhí)行效果。經(jīng)審核后的文稿由擬稿人填附《公文審批表》,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、印發(fā)數(shù)量、擬稿部門與擬稿人,同時(shí)標(biāo)定日期和密級(jí)程度并交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。(四)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)示部門文件的批復(fù)分兩種情況處理公司領(lǐng)導(dǎo)直接在請(qǐng)示文件上批復(fù),由行政部負(fù)責(zé)將批復(fù)文件復(fù)印后轉(zhuǎn)交請(qǐng)示部門。八、文件收檔管理文件收檔應(yīng)按照編號(hào)、內(nèi)容、名稱、擬稿人、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。十、附則本規(guī)定解釋權(quán)歸***有限公司;以前文件若與本規(guī)定內(nèi)容相抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。二、定義公司秘密:是指關(guān)系公司權(quán)利和利益,依照特定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。五、保密措施建立健全文件(包括傳真、計(jì)算機(jī)盤片)的收發(fā)登記、簽收、催辦、借閱、歸檔制度。在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的,應(yīng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)忠于職守、在保密工作方面成績(jī)顯著、或及時(shí)檢舉、投訴泄密行為的部門或員工給予表彰及獎(jiǎng)勵(lì)。u 各部門指定兼職資料員,并制定崗位責(zé)任制、落實(shí)責(zé)任到人。u 備份盤與原盤應(yīng)分開存放。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則。 工程項(xiàng)目部印章領(lǐng)用表 TB-XZ—06 序號(hào)領(lǐng)用時(shí)間印章名稱數(shù)量保管地點(diǎn)保管人收簽交接人簽字
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