【正文】 行政部應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。u 檔案被批準借出后，借閱人對借出檔案的完整性、整潔度負全責，不得私自拆頁、復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。如文書類檔案按年立卷，當年立前一年的卷，并預立本年的卷。出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退，并依法追究民事、行政和刑事責任，同時追償經(jīng)濟損失。員工因職務上的需要所持有或保管的一切記錄有公司秘密的文件、資料、筆記、報告、傳真、電腦、磁帶、儀器以及其他任何形式的載體均歸公司所有，員工離職時應將這些載體全部返還公司，不得擅自保留、復制或移交給其他人員。部門草擬文件、制作標書、統(tǒng)計報表等，部門經(jīng)理要把好保密關，落實保密規(guī)定。四、保密范圍“絕密”是指最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益遭受特別嚴重的損害。六、印章使用公司印章保管人對公司印章承擔管理責任，任何文件資料需要蓋章，必須符合公司規(guī)定的審批流程中相關領導簽字后再蓋章，對不符合規(guī)定的蓋章指令給予暫停，并立即請示公司總經(jīng)理或集團總裁后辦理；公司印章保管人應對需蓋章文件內(nèi)容和經(jīng)審批的《印章使用審批表》上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤后方可蓋章；公司印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將公司印章帶出使用，應事先填寫《借章審批表》，載明借章事項，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，并指派專人帶出使用，帶章人對用章風險承擔責任；特殊情況（如周六、周日）需要使用公司印章，使用部門必須事先做好使用印章的審批手續(xù)，并提前告知行政部印章保管人具體用章時間；使用工程項目部印章要辦理印章領用手續(xù)，填寫《工程項目部印章領用表》；公司證照及法人身份證復印件需蓋章的，需在復印件影印部位注明用途。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時歸檔。七、文件借閱管理各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽字，對有密級的文件須總經(jīng)理同意后方可借閱。公文發(fā)送后由行政部負責協(xié)調(diào)、落實公文的執(zhí)行，并將執(zhí)行情況向公司有關領導匯報。承辦部門接到文件應立即指定專人辦理，不得將文件壓放；如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得行政部的同意，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。重要來文由行政部做收文登記，交總經(jīng)理閱示，并交有關公司領導或部門負責人傳閱，同時及時收回存檔。（二）部門因工作需要，以公司名義并以公司正式文件行文的公文主要包括：在本部門權(quán)限范圍內(nèi)，代表公司下達的計劃、規(guī)章等重要公文。各部門負責人負責公文處理，并做好公文的收管和傳閱工作。證件保管人必須妥善保管各類證照，嚴格按照審批程序辦事，不得擅自將公司證照及有效文件借出。對同一拍攝對象要求有不同角度。關于工程照片檔案相關工作的規(guī)定因公司工程項目竣工檔案資料管理工作的嚴重滯后，已極大的影響了公司正常的經(jīng)營發(fā)展速度和水平。若有事進入其他部門辦公室，應先敲門，進入后不得隨便動用他人物件。鈴響后必須保證有人接聽，若本人不在，其他人員接聽后必須將相關事項如實作好相關記錄，并負責轉(zhuǎn)告其本人；若是緊急事情，必須及時電話通知其本人或該部門負責人。 介紹他人用語 請允許我向您介紹一下，這是XXX；讓我介紹一下，這是XXX。五、各部門應積極倡導文明辦公，禮貌用語，創(chuàng)造優(yōu)美、舒適、和諧的辦公環(huán)境。 集團內(nèi)部職能部門需復印文件和文字材料，復印人員按要求完成復印工作，對重要文件復印要嚴守機密。未經(jīng)允許任何人不得私自打印和拷貝集團文件帶出集團。二、電腦、打印機、掃描儀的使用管理：（一）電腦的使用行政部對集團所有的電腦進行登記造冊，注明使用部門、用途和使用人。丟失耐用品時須折價賠償。管理消耗品應限定人員使用，自第二次發(fā)放起，必須以舊、廢品替換新品，但純消耗品不在此限。管理耐用品的申購不受上述時間限制。七、其他集團車輛原則上只調(diào)配給員工辦理集團事務，若私人用車，必須經(jīng)行政管理中心總經(jīng)理審批，行政部安排車輛；私人用車按1元/公里付費，路橋費另計，里程以《用車申請單》上行車記錄的數(shù)據(jù)為準。車輛公里與保養(yǎng)項目標準見《保養(yǎng)標準表》。 駕駛?cè)藛T應定期檢查車輛狀況，并處理簡單的車輛故障。 一車一卡，一車一表，駕駛員在申請充值時應將每輛車的《車輛用油統(tǒng)計表》上報財務審核。 集團所有車輛禁止現(xiàn)金加油，駕駛?cè)藛T應隨時攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，須經(jīng)部門經(jīng)理批準。車輛使用完畢后必須及時返回集團，于指定地點停放，并把車鑰匙和停放證件交給行政部經(jīng)理保管；行政部派人檢查本次出車是否有碰撞、刮傷等情況。用車實行申請審批手續(xù)，司機憑審批過的《用車申請單》出車。集團組織機構(gòu)的調(diào)整、定員定編等。 聽取管理人員對部門工作的意見或工作建議等。保持工作環(huán)境的整潔有序。保守集團機密，不得以任何形式泄露和出賣集團機密，不參與對本集團業(yè)務有直接或間接競爭的活動。崗位職責部 門行政部崗位名稱保安員編 號XZ009直接上級行政部經(jīng)理編制日期201104直接下級無工作概要負責公司財務及人員的安全保衛(wèi)工作崗位職責/工作清單維護辦公場所內(nèi)外區(qū)域的正常工作秩序；維護公司內(nèi)部治安秩序，消除隱患于萌芽狀態(tài)，防患于未然；加強防盜活動，發(fā)現(xiàn)可疑人員隨即逐出，送餐人員嚴禁進入工作區(qū)域；監(jiān)督員工遵守安全守則及其他規(guī)則；加強防火活動，及時發(fā)現(xiàn)火災苗頭，并消除；對違反條例的行為，查清事實，向公司領導報告；配合領導做好下班后的值班工作；崗位職責部門行政部崗位名稱總經(jīng)理助理編號XZ010直接上級行政管理中心總經(jīng)理編制日期201304直接下級無工作概要協(xié)助總經(jīng)理處理日常事務性工作。崗位職責部 門行政部崗位名稱行政內(nèi)勤編 號XZ003直接上級行政部經(jīng)理編制日期201104直接下級無工作概要協(xié)助行政部經(jīng)理對各職能部門關系溝通服務。司 機行政部經(jīng)理負責公司車輛駕駛，維護并嚴格按公司車輛管理規(guī)定要求執(zhí)行。負責固定資產(chǎn)、辦公用品管理前臺接待行政部經(jīng)理負責公司總機接聽、轉(zhuǎn)接，來訪客人接待、引見相關工作；往來快遞、郵件、報紙的收發(fā)送達，以及公司人員名片的印制等工作。崗位職責/工作清單為企業(yè)運營提供高效的行政支持，對集團的決議、決定進行催辦、督辦和協(xié)辦；根據(jù)集團的整體規(guī)劃，制定部門年度工作計劃、經(jīng)費預算和實施細則，年終進行部門工作總結(jié)；負責集團大小會議及各項活動的組織與籌備工作并做好相關紀要；負責處理集團與政府等有關部門（如建設局、協(xié)會等）之間的工作關系； 負責建立集團行政管理體系，根據(jù)需要擬定規(guī)章制度并監(jiān)督實施；負責集團證照、資質(zhì)等的申報、升級、變更、年審工作；協(xié)助管理集團內(nèi)部承包部門相關工作，負責對承包部門的費用催繳工作；負責集團圖書、資料、檔案的規(guī)范化管理，集團印章的使用及管理；負責與物業(yè)管理處協(xié)調(diào)關系，辦理內(nèi)部裝修、停車位等相關工作；負責安排、監(jiān)督和檢查車輛使用及安全、環(huán)境衛(wèi)生的管理工作；1負責集團辦公用品及辦公設備購置申請及辦公設備的維護與保養(yǎng)工作，努力降低辦公成本；1負責建立、維護、更新集團網(wǎng)站；1負責集團相關接待工作；1完成領導交辦的臨時性工作；1其它相關工作。崗位職責/工作清單負責車輛的保管，按《用車申請單》出車，未經(jīng)領導批準不得隨意出車或擅自借車；自覺遵守交通法規(guī)、注意文明、安全駕駛；按規(guī)定對車輛進行日常保養(yǎng)、維護和維修，確保車輛正常使用；負責車輛的年審及相關“規(guī)費”的辦理；上班時間內(nèi)若無出車，必須在行政部待命，并保持手機暢通；完成領導交辦的臨時性工作；其它相關工作。董事長參會的會議記錄。上班著裝整潔，注意個人衛(wèi)生和形象，不得因個人好惡影響集團形象。因工作的需要臨時召集的會議或集團領導班子會議，由行政部按要求通知。研究、制定、布置集團中長期規(guī)劃、年度經(jīng)營規(guī)劃、月份工作計劃，并檢查、督促、落實、考核計劃的完成情況。第三節(jié) 車輛管理制度一、目的 為了有效地管理集團車輛，保證集團各部門正常的公務用車，特制定本制度。出車：司機憑審批過的《用車申請單》出車；未經(jīng)行政部調(diào)度而擅自出車者，對司機處罰100元。車輛費用結(jié)報：每周結(jié)報一次，結(jié)報時須附《出車記錄表》，而車輛費用必須在返回集團三天內(nèi)報銷，超期一天罰款50元。 。六、 車輛維修、保養(yǎng)管理 職責 車輛的維保單位應由行政部經(jīng)理及車輛駕駛員共同考評和選擇，原則上使用4S店的維修。，駕駛員應及時檢查，查明原因并判斷故障嚴重程度和對行駛安全的影響程度，主動設法排除故障。消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、打印紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、水蠟、打印油、釘書針等；管理消耗品：簽字筆、白板筆、筆式擦、螢光筆、涂改液、電池等；管理耐用品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型削筆器、算盤、鋼筆、復印機、計算機、印泥、打印機、電腦、投影機、照像機等電器、辦公桌椅、茶具、沙發(fā)、飯?zhí)貌途叩取！皞€人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮擦等；“部門領用”系本部門共同使用用品，如打孔機、大型釘書機、復印機等。行政部可根據(jù)庫存統(tǒng)計情況，對常用辦公用品進行及時申購。嚴禁用集團電話撥打私人國內(nèi)、國際長途，但遇特殊情況撥打時需由部門經(jīng)理批準，費用自己承擔，由行政部核算后，交財務部在工資中扣除； （二）傳真機 集團有傳真機的部門應設專人管理，且只為傳真使用，無特殊情況不許用于通話；若需發(fā)傳真時，由部門經(jīng)理確認后由傳真機管理人員負責傳真登記并發(fā)送，確保對方接收；負責傳真的人員對重要傳真文件要做好保密工作；（三）注意事項 每位員工都應時刻保持電話及傳真機的清潔衛(wèi)生；行政部每季度打印一次長途電話清單以備抽查；員工因聯(lián)系業(yè)務撥打長途電話時，請使用IP電話業(yè)務。集團員工不得使用集團電腦上網(wǎng)聊天、玩游戲等。 擅自動用他人電腦，盜竊集團機密文件，造成泄密，一經(jīng)查證給予開除；若因泄密導致集團遭受較大經(jīng)濟損失的，將追究其法律責任。二、集團各辦公室、會議室、洗手間、過道等公共場所由專人負責清潔。 第七節(jié) 禮儀規(guī)范為了提升集團員工素質(zhì)，維護集團形象，特對接待、電話聯(lián)系等用語作如下規(guī)范：一、禮貌用語文明禮貌十字用語 請、您好、謝謝、對不起、再見。二、電話用語 接電話禮儀鈴響有人接 勿等振四聲首先問“您好”然后報“名號”問話細溫聲 答語意要清通話要簡短 用詞要文明結(jié)束說“再見”掛機輕又慢短短幾句話 展現(xiàn)人文化保持電話的清潔，通話時原則上長話短說，不得撥打私人電話。若來訪人員隨集團領導一起進入辦公室，若在走道或進門時與之碰面，則點頭微笑；接待人員要及時給客人倒茶，退出辦公室時隨手輕輕關上門。如接機牌的制作，接機者的安排，跟進車輛的安排工作，就餐時的陪同人員等，同時知會參加接待的人員相應事項；、行政部在接到經(jīng)營部或商務部門提供的經(jīng)領導批準的《接待考查登記表》后，應根據(jù)表中的要求作好相應的工作安排。 為保證照片的清晰度，拍攝時現(xiàn)場所有燈光必須打亮。 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。五、對違反以上規(guī)定，造成公司經(jīng)濟損失或名譽損害的部門及個人，集團公司將嚴肅處理并追究其相關責任。四、行文規(guī)則（一）以公司名義行文的公司正式文件主要包括：向政府有關單位聯(lián)系事務的文件。（六）公司各種公文必須加蓋公司印章或發(fā)文部門印章，未有印章的部門應由負責人簽字方可生效。各部門對于公司下發(fā)的各類文件要及時簽收，部門負責人要組織員工認真學習、傳閱，以充分領會文件精神和主旨，確保有效的貫徹和執(zhí)行效果。經(jīng)審核后的文稿由擬稿人填附《公文審批表》，詳細寫明文件標題、發(fā)文范圍、印發(fā)數(shù)量、擬稿部門與擬稿人，同時標定日期和密級程度并交相關領導審閱。（四）公司領導對請示部門文件的批復分兩種情況處理公司領導直接在請示文件上批復，由行政部負責將批復文件復印后轉(zhuǎn)交請示部門。八、文件收檔管理文件收檔應按照編號、內(nèi)容、名稱、擬稿人、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。十、附則本規(guī)定解釋權(quán)歸***有限公司；以前文件若與本規(guī)定內(nèi)容相抵觸的，以本規(guī)定為準。二、定義公司秘密：是指關系公司權(quán)利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。五、保密措施建立健全文件（包括傳真、計算機盤片）的收發(fā)登記、簽收、催辦、借閱、歸檔制度。在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應事先經(jīng)總經(jīng)理批準。對忠于職守、在保密工作方面成績顯著、或及時檢舉、投訴泄密行為的部門或員工給予表彰及獎勵。u 各部門指定兼職資料員，并制定崗位責任制、落實責任到人。u 備份盤與原盤應分開存放。檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則。 工程項目部印章領用表 TB－XZ—06 序號領用時間印章名稱數(shù)量保管地點保管人收簽交接人簽字