公司檔案室管理制度-免費(fèi)閱讀
【正文】 做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。 檔案丟失、或損毀無(wú)法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，檔案專員或借用人應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。定期檢查、殺菌殺毒。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案 保管清冊(cè)中列明。 程序及要求 、人事行政專員要定期鑒別檔案價(jià)值，識(shí)別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交經(jīng)理及行政財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。 （ 2）檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來(lái)面目且不應(yīng)無(wú)故扣押檔案。 （ 2）部 門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。 （二） 歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限 分別裝訂，保存期限分為定期和永久。 （ 4）記錄公司重大事件。 (3)施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在 二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋 “ 圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認(rèn)”章。 （ 三 ） 分類 檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 檔案 文件禁止使用鉛筆 、 圓珠筆 、 復(fù)寫紙。 本制度適用于公司 的 檔案管理。 檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類 ， 有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽， 并建立電子與紙張 分類目錄 。 （ 二 ） 立 檔 檔案 文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。 、科技檔案 、歸檔范圍（ 集中于工程部） (1)勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同（協(xié)議）。 、實(shí)物檔案 、歸檔范圍： a、照片、音像類 （ 1）反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等主要職能活動(dòng)以及重要的工作成果。 檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 （五） 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表。 （ 2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事檔案員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。 《檔案移交 登記表》 需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。 、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財(cái)務(wù)部共同派人員監(jiān)銷。 、電子版檔案的傳遞和保存 （ 1）原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版 檔案。檔案柜架應(yīng)經(jīng) 常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。 定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng) 及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。 （二） 本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。 裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。 專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定 、公司各部門檔案（含會(huì)計(jì)檔案）：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜內(nèi)。 會(huì)計(jì)檔案的銷毀 、會(huì)計(jì)檔
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