銷售系統(tǒng)會務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊-免費閱讀
【正文】 對于需要兩個中心或部門共同配合完成一項工作時，由牽頭中心或部門組織完成相關(guān)落實工作內(nèi)容，配合中心或部門積極配合，必要時可由追蹤部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。結(jié)帳(1)會務(wù)工作人員對會議期間所發(fā)生的費用進(jìn)行記賬；(2)會務(wù)工作人員與酒店餐廳經(jīng)理核對用餐費用，并告知發(fā)票信息；(3)審核票面并結(jié)清費用（合作酒店無需當(dāng)時結(jié)算，在審核票面無誤后將發(fā)票帶回即可）。（2）拍照攝影：由企劃專員負(fù)責(zé)會議的拍照攝像工作。1會場布置 （1）會議室布置——根據(jù)會議規(guī)模、召開方式、參會人數(shù)對參會人員座次進(jìn)行排定，要求會場內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理；——核實所有參會人員桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊；——重要會議根據(jù)會議主題，制定會場條幅，要求會懸掛整齊，標(biāo)示粘貼牢固；——會議場所布置指引標(biāo)示、擺放指路牌，指明會議室及會務(wù)組的地點；——會議用的資料（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤后分發(fā)至桌上；（2）會議設(shè)備調(diào)試——會議設(shè)備調(diào)試，涉及內(nèi)容有：投影儀及幕布調(diào)試、麥克風(fēng)及音響調(diào)試、匯報用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試、場內(nèi)燈光及空調(diào)開關(guān)位置及調(diào)制、電源及插板的連接；——準(zhǔn)備會議現(xiàn)場記錄所需設(shè)備，包括記錄用電腦、錄音筆、照相機(jī)、攝像機(jī)等，并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人員；——通知匯報人員于會前5分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報資料。檢查項目包括：投影儀、視頻會議、幕布、電腦、無線麥克、電源等?！獣h開始時間上午安排在8:309:30之間，下午安排在13:3014:30之間。同時參考如下幾點：——酒店地理位置適宜，不宜過于偏遠(yuǎn)；——交通方便，距離機(jī)場、車站30分鐘內(nèi)。（2）月度例會行銷管理中心例會——參會人員行銷管理中心總經(jīng)理及其行政助理；行銷管理中心各品類/渠道行銷經(jīng)理及專員；行銷支持部全員；各大區(qū)行銷經(jīng)理。 三級會議中心總經(jīng)理或被授權(quán)人為會議主持人；商務(wù)專員為承辦人；銷售管理系統(tǒng)各中心行政助理為會議記錄人。二、適用范圍本手冊適用于銷售管理系統(tǒng)二級及以下會議。例如月度重點工作溝通會、季度例會等。會議場所的選定 （1）在北京召開的會議原則：在北京召開會議，如公司內(nèi)部會議室能滿足會議各項需求的情況下，不允許在公司外召開會議。參會人員：列出會議特邀參會人、必參會人員、列席人員、匯報人、主持人的名單；組織會議人員在確定與會人員時，應(yīng)該在明確會議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會議效果，也不因使與本次會議關(guān)系不大的人員原因參加此次會議而影響他們的正常工作，同時又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會；會議議程：保證與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了解，需圍繞會議目的列出會議議程，參考如下：——會議議程的第一項是主持人導(dǎo)入會議——如會議為匯報討論為主，則每個單元的匯報控制在2030分鐘，溝通討論時間控制在2030分鐘。（2）在公司外部酒店召開會議，根據(jù)會議時間及參會人員數(shù)量，預(yù)算項目應(yīng)包括會議室費用、住宿費用、餐飲費用、茶歇費（包括會議用礦泉水），接送站交通費、其他相關(guān)會議用品費用及浮動費用。參會資料的準(zhǔn)備 （1）依據(jù)參會人員到會情況，按照規(guī)定格式在會議前兩天制作并打印參會須知，內(nèi)容包括會議議程、會務(wù)組聯(lián)系方式、會議特殊要求等；（2）涉及分組討論的會議，需同時制作并打印人員分組信息表； 1茶歇采買 原則如下：月度例會不提供茶歇，只提供會議用水。（1）保障會議入場高效有序，參會人員簽到后，由會務(wù)組引導(dǎo)入場，入場過程中，會議室屏幕呈現(xiàn)會場坐席分布圖；（2）會議期間避免隨意走動，由會務(wù)組安排人員負(fù)責(zé)協(xié)助參會人文件資料的傳遞、修改及打印工作；（3）與會人員如果因特殊原因無法參會或中途離開會場，需要向會議主持人請假并得到允許；會議期間出現(xiàn)參會人員隨意遲到或早退，會務(wù)組進(jìn)行記錄并引導(dǎo)其迅速入場就座；（4）會議開始前由主持人提醒各參會人將手機(jī)等通訊工具調(diào)至靜音或關(guān)閉，過程中會務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督，出現(xiàn)未靜音、接聽電話按照會務(wù)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金形式的罰款；（5）為實現(xiàn)對會議進(jìn)程進(jìn)行整體控制，會務(wù)組制作匯報倒計時卡，提醒匯報人員在規(guī)定時間進(jìn)行匯報（上下可浮動3分鐘），否則按照會務(wù)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金形式的罰款；（6）著裝要求:參加會議需著商務(wù)正裝；若會議有特殊的著裝要求需在通知中明確指出。送站安排會議過程中，根據(jù)參會人的回執(zhí)單統(tǒng)計返程人數(shù)及返程時間，分時間段安排送機(jī)（站）車輛工作，并在會議結(jié)束時以短信、微信或口頭告知的形式通知到所有參會人。會議資料的整理及歸檔工作要求（1）會議紀(jì)要及會議落實表——會議記錄人在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)撰寫出會議紀(jì)要及會議落實表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)給相關(guān)人員；——會議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、簡潔、真實地反映會議的結(jié)論；——會上如有需要答復(fù)客戶的問題則會后要與相關(guān)部門討論后確定回復(fù)時間。三級會議
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