銷售系統(tǒng)會務標準化手冊-免費閱讀
【正文】 對于需要兩個中心或部門共同配合完成一項工作時，由牽頭中心或部門組織完成相關落實工作內容，配合中心或部門積極配合，必要時可由追蹤部門進行協(xié)調。結帳(1)會務工作人員對會議期間所發(fā)生的費用進行記賬；(2)會務工作人員與酒店餐廳經理核對用餐費用，并告知發(fā)票信息；(3)審核票面并結清費用（合作酒店無需當時結算，在審核票面無誤后將發(fā)票帶回即可）。（2）拍照攝影：由企劃專員負責會議的拍照攝像工作。1會場布置 （1）會議室布置——根據(jù)會議規(guī)模、召開方式、參會人數(shù)對參會人員座次進行排定，要求會場內座椅擺放整齊，布局合理；——核實所有參會人員桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊；——重要會議根據(jù)會議主題，制定會場條幅，要求會懸掛整齊，標示粘貼牢固；——會議場所布置指引標示、擺放指路牌，指明會議室及會務組的地點；——會議用的資料（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤后分發(fā)至桌上；（2）會議設備調試——會議設備調試，涉及內容有：投影儀及幕布調試、麥克風及音響調試、匯報用電腦和資料聯(lián)機調試、場內燈光及空調開關位置及調制、電源及插板的連接；——準備會議現(xiàn)場記錄所需設備，包括記錄用電腦、錄音筆、照相機、攝像機等，并明確相關負責人員；——通知匯報人員于會前5分鐘就座并準備好匯報資料。檢查項目包括：投影儀、視頻會議、幕布、電腦、無線麥克、電源等?！獣h開始時間上午安排在8:309:30之間，下午安排在13:3014:30之間。同時參考如下幾點：——酒店地理位置適宜，不宜過于偏遠；——交通方便，距離機場、車站30分鐘內。（2）月度例會行銷管理中心例會——參會人員行銷管理中心總經理及其行政助理；行銷管理中心各品類/渠道行銷經理及專員；行銷支持部全員；各大區(qū)行銷經理。 三級會議中心總經理或被授權人為會議主持人；商務專員為承辦人；銷售管理系統(tǒng)各中心行政助理為會議記錄人。二、適用范圍本手冊適用于銷售管理系統(tǒng)二級及以下會議。例如月度重點工作溝通會、季度例會等。會議場所的選定 （1）在北京召開的會議原則：在北京召開會議，如公司內部會議室能滿足會議各項需求的情況下，不允許在公司外召開會議。參會人員：列出會議特邀參會人、必參會人員、列席人員、匯報人、主持人的名單；組織會議人員在確定與會人員時，應該在明確會議目的基礎上確定哪些人必須參會，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會議效果，也不因使與本次會議關系不大的人員原因參加此次會議而影響他們的正常工作，同時又給相關人員以學習、觀摩的機會；會議議程：保證與會人員參加會議前能對會議內容有清晰的了解，需圍繞會議目的列出會議議程，參考如下：——會議議程的第一項是主持人導入會議——如會議為匯報討論為主，則每個單元的匯報控制在2030分鐘，溝通討論時間控制在2030分鐘。（2）在公司外部酒店召開會議，根據(jù)會議時間及參會人員數(shù)量，預算項目應包括會議室費用、住宿費用、餐飲費用、茶歇費（包括會議用礦泉水），接送站交通費、其他相關會議用品費用及浮動費用。參會資料的準備 （1）依據(jù)參會人員到會情況，按照規(guī)定格式在會議前兩天制作并打印參會須知，內容包括會議議程、會務組聯(lián)系方式、會議特殊要求等；（2）涉及分組討論的會議，需同時制作并打印人員分組信息表； 1茶歇采買 原則如下：月度例會不提供茶歇，只提供會議用水。（1）保障會議入場高效有序，參會人員簽到后，由會務組引導入場，入場過程中，會議室屏幕呈現(xiàn)會場坐席分布圖；（2）會議期間避免隨意走動，由會務組安排人員負責協(xié)助參會人文件資料的傳遞、修改及打印工作；（3）與會人員如果因特殊原因無法參會或中途離開會場，需要向會議主持人請假并得到允許；會議期間出現(xiàn)參會人員隨意遲到或早退，會務組進行記錄并引導其迅速入場就座；（4）會議開始前由主持人提醒各參會人將手機等通訊工具調至靜音或關閉，過程中會務人員進行監(jiān)督，出現(xiàn)未靜音、接聽電話按照會務管理制度進行現(xiàn)金形式的罰款；（5）為實現(xiàn)對會議進程進行整體控制，會務組制作匯報倒計時卡，提醒匯報人員在規(guī)定時間進行匯報（上下可浮動3分鐘），否則按照會務管理制度進行現(xiàn)金形式的罰款；（6）著裝要求:參加會議需著商務正裝；若會議有特殊的著裝要求需在通知中明確指出。送站安排會議過程中，根據(jù)參會人的回執(zhí)單統(tǒng)計返程人數(shù)及返程時間，分時間段安排送機（站）車輛工作，并在會議結束時以短信、微信或口頭告知的形式通知到所有參會人。會議資料的整理及歸檔工作要求（1）會議紀要及會議落實表——會議記錄人在會議結束后3個工作日內撰寫出會議紀要及會議落實表，經領導審批后發(fā)給相關人員；——會議紀要應該準確、簡潔、真實地反映會議的結論；——會上如有需要答復客戶的問題則會后要與相關部門討論后確定回復時間。三級會議
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