【正文】 補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到 走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊 ,耳語(yǔ)了幾句 ,又拿出底稿解釋了一翻 ,作了自我檢討 ,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面 .代表們按原來小組劃分展開了討論。 問題一：小萬錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？ 過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。 (4)得到總經(jīng)理指示 ,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí) 5)聯(lián)系新 的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī) (或原租賃公司再送一臺(tái) )。會(huì)議的召開時(shí)間是 8月 9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。到了 (6)客人公司的一些內(nèi)部情況 ,個(gè)人收人 ,福利和家庭情況等是不合適的話題 。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。小趙說總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。 某年 3月 5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從 3月 5日至 3月 12日，預(yù)定 12日上午回來。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角?！? 陳小姐 被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？ 參考答案：五個(gè)錯(cuò)： (1)該問的沒有問 (指對(duì)方情況，手套的需要量 )； (2)該記的沒有記錄 (對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼 )； (3)該說的沒有說 (沒有及時(shí)向上司匯報(bào) )； (4)不該說的卻說了 (價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示 )； (5)不懂得保護(hù)自己 (即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地 )?！? 來電者：“你們 是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？” 陳小姐：“是。德國(guó)代表團(tuán)一行 9人將于 8月下旬來 訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。 8) (3)S—— 參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5元。 將議事錄和開會(huì)的各項(xiàng)資料分發(fā)給會(huì)議缺席者； 會(huì)議有關(guān)文件的整理和保管。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) (1)會(huì)議的名稱； (2)出席會(huì)議者的姓名或組織 ,部門的名稱； (3)日期 ,時(shí)間 (開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻 )； (4)地點(diǎn) :(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室 )；（ 5)議題 (或者議事日程 )； (6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處 ,電話號(hào)碼等； (7)開會(huì)所在地 ,建筑物名稱 ,幾樓 ,電話號(hào)碼 (必要時(shí)可附上地圖 )； (8)注意事項(xiàng) ,是否備有餐點(diǎn) ,有否停車場(chǎng) ,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。小李應(yīng)該怎么做 ?(P13) 電話放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機(jī) ,右手做記錄 。因此，進(jìn)行說服時(shí)，最好要符合對(duì)方的利益觀點(diǎn)，向?qū)Ψ绞疽狻?⑧ .登記。 ④ 編號(hào)。 1文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。 1來信受理的范圍包括哪些？ 受理與處理的程序和基本要求什么？ 答： (1).受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件；(2).及時(shí)拆封。 (9)分發(fā) .指對(duì)準(zhǔn)備發(fā) 出的文件 :進(jìn)行分裝和發(fā)送 . 14．什么是文書的立卷特征 ?通常可以按照哪幾種特征立卷？ p265— 267 答： (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷 ,稱為 立卷特征 ； (2)按問題特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文種特征立卷； (5)按時(shí)間特征立卷； (6)按地區(qū)特征立卷； (7)按通訊者特征立卷； (8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí) ,需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。 10．單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247 答： (1)單位印章 ,套印章，鋼印 ,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 ,其他印章； （ 2）刻制公章有兩種情況 :一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng) ,經(jīng)主管部門批準(zhǔn) ,公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用 ,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章 ,是哪一級(jí)的公章 ,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ,并審核簽名；將蓋用文件名稱 ,編號(hào) ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 ,不歪斜 ,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文 ,信函等都必須加蓋單位公章方能有效?；? 可與前信印證 等 .提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料 . （ 4） 逐項(xiàng)登記 .用鋼筆將寫信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫信時(shí)間 ,收發(fā)日期 ,主要內(nèi)容 ,要求 ,收信單位 (人 )以及承辦后的情況 ,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載 ,便于統(tǒng)計(jì) ,查找和催辦 . (5)認(rèn)真處理 .處理信伺 :應(yīng)該按照 分級(jí)負(fù)責(zé) ,歸口辦理 的原則 ,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦 ,交辦 或自辦 . (6)及時(shí)復(fù)信 .復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對(duì)組織的信任 .復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信 ,或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進(jìn)行 . 4． 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ p170— 171 答： (1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn) (3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式 (早餐會(huì)、午餐會(huì)等 )、所需要的時(shí)間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安 排計(jì)劃表』：。 （ √ ） 三、簡(jiǎn)答題 、 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？ 答： 受意：是指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。 （ √ ） 111． 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 （ ） 102． 文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。 （ ） 91． 文員應(yīng)有效利用時(shí) 間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做， （ ） 92． 對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查。（） 83．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。（ ∨ ） 43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ） 36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ） 28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ） 20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 12．文 員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（ 圓桌型 ） 9 以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。 67．以本單位與外單位就某些問題 文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。 59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ 未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) ）。 48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ 應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助 ）。 40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不 是文員的任務(wù)？（ 發(fā)表意見 ）。 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)，不應(yīng)（ 處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦 ）。 24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（ 拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開 ）。 16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ 標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名 ） 。 8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ 錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ ON”位置 ） 。 《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題及答案 》 一、單項(xiàng)選擇 1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？ （ 決策性 ） 。 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？ （ 應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 ） 。 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見 ）。 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（ 在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 ）。 33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？?作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話 ）。 41．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（ 如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約 會(huì) ）。 49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（ 各自只能當(dāng)面遞 送，寄去是不禮貌的 ）。 60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（ 通知上司家人把衣服送達(dá) ）。如問函與復(fù)函等用（ 按通訊者特征立卷 ）。如問函與復(fù)函等用（ 按通訊者特征立卷 ） 9 文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該 （ 不用讀，只稱呼姓即可 ） 100、 會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng) （ 征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī) ） 10 在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的 知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（ 社交的能力 ），了解要求約會(huì)者的心理。（ ） 6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ∨ ） 13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（ ∨ ） 21．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（ ） 29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ∨ ） 66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（ ） 84．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào) 紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。 （ √ ） 93． 文員在接聽電話時(shí)，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了。 （ ） 103． 在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議 室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。 （ ） 112． 如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。一種：直接受意另一種：間接受意。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。 11．按照 2021年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 答： (1)命令 (令 )； (2)決定； (3)公告 。 1文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是？ 答： 進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信，或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進(jìn)行。請(qǐng)說明這一系列過程。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找。爭(zhēng)取主動(dòng)與你合作。電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層 ,復(fù)印紙放在下面幾層。 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下 ，做一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)，條理清楚，重點(diǎn)突出。 7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4人，會(huì)議時(shí)間為 5 小時(shí)。 (600247。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ (P103) 接受任務(wù)；了解來賓；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請(qǐng)；正式會(huì)談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈(zèng)禮品；歡送來賓；接待小結(jié)?！? 來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？” 陳小姐：“ 。 電話禮儀方面：（ 1）接電話時(shí)沒有自報(bào)家門； (2)不等對(duì)方說完，就“啪”掛上