【正文】 ”李麗一邊說(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。問(wèn)題二：會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。 問(wèn)題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫(xiě)這份會(huì)議通知？ 過(guò)了幾天，局 里召開(kāi)傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。到了 9 日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng) 9 點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么?? 你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 答：主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（ 2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？”（ 3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（ 4）司機(jī)開(kāi)車(chē)，汽車(chē)的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，（ 5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（ 6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭 情況等是不合適的話題；（ 7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等?？蜕谭餍涠?。 6．東華公司辦公室人員小沈能講一口辦公室管理小炒 7 7 漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。正好銷(xiāo)售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺(jué)得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么？”上司說(shuō)：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！? 來(lái)電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。（ 9）互贈(zèng)禮品。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ (P152) 答：（ 1）接受任務(wù)。（ 4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（ 5）寄發(fā)請(qǐng)柬。 10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？ (P126) 答：（ 1） 客人的選擇。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（ 4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。 30247。 6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ (P121) 答：（ 1）接受任務(wù)；（ 2）了解來(lái)賓；（ 3）制訂計(jì)劃；（ 4）預(yù)訂食宿；（ 5）迎接來(lái)賓；（ 6）商議日程；（ 7）安排 會(huì)議；（ 8）陪同參加；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結(jié)。 的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答案：（ 1）會(huì)議名稱(chēng)； （ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）； （ 4）會(huì)議地點(diǎn)； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論； （ 9）相關(guān)的資料； （ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期?！啊＃?6）及時(shí)復(fù)信。要一并裝訂。要注意掌握分寸。 文員受上司指示，向 對(duì)方要求約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ 答：要獲得上司的許可如果用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、所需要的時(shí)間等。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提示性備忘錄 、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)該怎樣運(yùn)用受意方法？ 答：（ 1）受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。（ ） 68．文秘人員或文書(shū)人員依照已經(jīng)編好的立卷類(lèi)目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類(lèi)目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ） 60．值班 人員要認(rèn)真填寫(xiě)值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)處理。（ ） 53．口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（ ∨ ） 46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（ ） 38．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（ ） 31．代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（ ∨ ） 23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ） 15．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（ ） 8．文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 B．歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求 69．文書(shū)立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。 B．由過(guò)程先說(shuō) 62． 接受忠告的正確反應(yīng)是 （ D ）。 D．穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰 52．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（ B ）。 B．說(shuō)話的技巧 44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng) 是不適宜的？（ A ）。 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一辦公室管理小炒 2 2 致 36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（ D ）。 D．愛(ài)好 28． 文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ C ）。 C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系 20． 以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的 ？（ A ）。 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（ B ）。 D．各種溝通、保密 3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。辦公室管理小炒 1 1 單項(xiàng)選擇題： 傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的 ( B ) B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?( C )。 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤 的？（ B ）。 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A． 受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)? 21．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（ B ）。 C． 姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名 29．傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（ D ） 。 D．征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī) 37．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（ A ）。 A．以電話方式?jīng)Q定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書(shū)面形式確認(rèn) 45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備 工 作， 以下 哪一 項(xiàng) 是不 適宜 的？（ B ）。 B．以右為尊 53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ D ）。 D． 切勿感情用事 63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 A．歸檔時(shí)間 二、判斷題 1．辦 公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ） 9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同 ， 應(yīng) 從 較 親 近 的 人 開(kāi) 始 介 紹 。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 39．拜訪長(zhǎng)輩或地位 較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ∨ ） 47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ） 54．要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。（ ） 61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ） 三、簡(jiǎn)答題： 文員所作的的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答：（ 1）會(huì)議名稱(chēng)；（ 2）會(huì) 議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。 公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文過(guò)程。（ 5）繕印。約定好以后， 一定要向上司匯報(bào)，并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃表上。 什么是文書(shū)的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？ 答： （ 1）文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷，稱(chēng)為“立卷特征”；（ 2）按問(wèn)題特征立卷 。（ 3）認(rèn)真閱讀。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。（ 4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（ 5）如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以 5W2H的原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢?來(lái)。 2021院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類(lèi)幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通 告；（ 4）通知；通報(bào)； （ 5）議案； （ 6）報(bào)告； （ 7）請(qǐng)示； （ 8）批復(fù)；意見(jiàn)； （ 9）函； （ 10）會(huì)議紀(jì)要。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00 到12： 00 召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。對(duì)發(fā)言?xún)?nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車(chē)來(lái)接送來(lái)賓， 為圓滿(mǎn)結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) 答：（ 1）要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子；（ 2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（ 3）有留言時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（ 4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（ 5）要為參加會(huì)議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰 缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。 8）；（ 3） S－參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 元。（ 5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表示感謝。（ 5）考慮行李問(wèn)題。確定名單， 再請(qǐng)上司核定 。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著裝要求，要求回函及其他說(shuō)明等。（ 5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。（ 2）了解來(lái)賓、制訂計(jì)劃。 （ 10）歡送來(lái)賓、接待小結(jié)。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？ 答案 : （ 1）會(huì)議的名稱(chēng)： （ 2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門(mén)的名稱(chēng)；（ 3）日期、時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（ 4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（ 7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱(chēng)、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（ 8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車(chē)場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。” 來(lái)電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎 ？” 陳小姐：“是?！? 陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō) 她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？ 答 :(1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn) (指對(duì)方情況 ,手套的需要量 )。這時(shí)，上司把寫(xiě)有美國(guó)