【正文】 確認 48．照料上司身邊瑣事的說法 ，哪一種是不正確的？（ D ）。 D．穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰 52．社交場合很講究次序禮儀，一般（ B ）。 D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 57． 以下 餐巾 的使 用 方法 是正 確的（ C ）。 B．由過程先說 62． 接受忠告的正確反應是 （ D ）。 A． 簽發(fā)文件 66． 文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是 （ A ）。 B．歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求 69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ） 8．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（ ） 11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話 ，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ） 15．文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（ ） 19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ∨ ） 23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 （ ∨ ） 27．為來自外地的與會者安排賓館住辦公室管理小炒 3 3 宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ） 31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（ ） 35．上司自己 安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 38．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ∨ ） 46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ ） 50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ ） 53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ） 60．值班 人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉(zhuǎn)交有關部門處理。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ 3）偶而也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等。 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應該怎樣運用受意方法？ 答：（ 1）受意是文員接受和領會上司意圖。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。（ 3）簽發(fā)人姓名；（ 4）公文標題；（ 5）主送機關；（ 6）正文、附件；（ 7）發(fā)文機關、成文日期、機關印章；（ 8）注釋、閱讀范圍。人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄 、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。 文員受上司指示，向 對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ 答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等。 文員進言是指什么？進言 具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：（ 1）進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（ 2）參謀作用；（ 3）補缺作用；（ 4）增進關系作用；（ 5）適事。要注意掌握分寸。（ 2）及時拆封。要一并裝訂。（ 4）逐項登記。（ 6）及時復信。報告時機原則上最好是在完成被指示工作時，但有時也要在尚未完成之時作期中報告?！啊＃?9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。 的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ 答案：（ 1）會議名稱； （ 2）會議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時間（開始時間、結(jié)束時間）； （ 4）會議地點； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論； （ 9）相關的資料； （ 10）下次會議預定日期。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P121) 參考答案：（ 1）接受任務 （ 2）了解來賓 （ 3）制訂計劃 （ 4）預訂宿食（ 5）迎接來賓 （ 6）商議日程 （ 7）安排會議 （ 8）陪同參 觀 （ 9）送別客人 （ 10）接待小結(jié) 四、設計題 ： 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P121) 答：（ 1）接受任務；（ 2）了解來賓；（ 3）制訂計劃；（ 4）預訂食宿；（ 5）迎接來賓；（ 6）商議日程；（ 7）安排 會議；（ 8）陪同參加；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結(jié)。他應該考慮哪些問題？ (P123) 答 :他應考慮 ?1)會議名稱 。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。要求與 會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文辦公室管理小炒 5 5 件夾。 6．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600元，假設一個月工作 30 天、一天工作 8 小時。 30247。 8）；（ 4） T－參加會議人員人均到會時間為 5 小時；（ 5） N－參加會議人數(shù)為 50 人（ 46+4）；（ 6）后勤開支－等于支票開支、現(xiàn)金開支和實 物 開支 的 總 和 為 800（ 200+100+10 50）；（ 7）會議成本＝ 6（ 10+） 5 50+800＝ 18750+800＝19550（元） 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ (P196) 答：（ 1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用。（ 4）把在出差時結(jié)識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（ 2）制定約會計劃。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。（ 6）安排差旅費。 10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？ (P126) 答：（ 1） 客人的選擇。（ 3）會場的選擇。（ 5）寄發(fā)請柬。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。（ 4）還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。（ 8）文秘人員應準備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P152) 答：（ 1）接受任務。（ 5）禮節(jié)性拜訪、宴請。（ 9）互贈禮品。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等詳細登記。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅； （ 7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回； （ 9）關緊門窗并上鎖； （ 10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束?！? 來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在?！闭f完，“啪”掛上了電話?！鄙纤井敿茨樕蛔冋f：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。這時文員執(zhí)行主要決策人的意見。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。 小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。 小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。 6．東華公司辦公室人員小沈能講一口辦公室管理小炒 7 7 漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。客商拂袖而去。 7．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么?? 你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？ 答：主人和客人之間，應該主人先伸手；（ 2）在替客人拿行李前應征求同意：“我替你拿可以嗎？”（ 3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（ 4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，（ 5）客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座；（ 6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭 情況等是不合適的話題；（ 7）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。 9 日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng) 9 點五十分了，放映機還沒有送到。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。到了請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？ 答：（ 1）應該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準備這份名單；（ 2）打印好書面通知(3)在三天內(nèi)，當面發(fā)放通知或電話通知到名單上的每個人；（ 4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（ 5）通知上應寫清會議時間、地點；（ 6）應詳細寫清會議內(nèi)容，應做好哪些準備；（ 7）應提前到會議室做好準備 ，做好簽到工作； 10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。 問題一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局 里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負責會議材料工作。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。問題二：會前準備工作的每個細節(jié)問題都應認真對待。此辦法是其中的一種。兩家都進行皮革進出口貿(mào)易。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情 報的？他們是如何搶走生意的？ 問題： （ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？ （ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？ （ 3）企業(yè)的機密有哪些？ （ 4）秘書在日常工作中應