【正文】 1記錄的處置 (1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進行位置。 記錄歸檔 (1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔： A、有關(guān)物業(yè)接管驗收的記錄； B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄； C、有關(guān)質(zhì)量策劃——計劃的記錄； D、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄； E、有關(guān)組織機構(gòu)設(shè)置，調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄； F、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄； G、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄； H、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄； I、有關(guān)不合格評審、糾正、預(yù)防措施的記錄； J、有關(guān)工作檢查、評比的記錄； K、有關(guān)員工績效考評的記錄； L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄； M、其他有必要作為原始憑證的記錄。 (2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號（No）。 (3)追溯的作用：為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。 (4)各專業(yè)早班值班人員為該專業(yè)設(shè)備房安全衛(wèi)生責(zé)任人。 停送電操作要領(lǐng) (1)正常情況下的倒閘操作： ①機電處主管提前兩天書面通知運行組停、送電范圍（包括變壓器報停、啟用）； ②運行組接到通知后，一天內(nèi)完成以下工作： ——立即通知供配電專業(yè)人員即到現(xiàn)場，根據(jù)負(fù)荷分布情況實地考察其可行性； ——若不可行應(yīng)立即匯報情況，并說明原因； ——若可行，則應(yīng)明確停、送電時間、范圍，填好操作票后，由經(jīng)理審批，同時將停、送電情況書面通知服務(wù)處。 (6)交接雙方認(rèn)為無誤后共同在《機電運行交接班記錄》上簽名確認(rèn)。 三、職責(zé) 機電處主管負(fù)責(zé)對值班工作的監(jiān)控。，應(yīng)公正廉明，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不得向業(yè)主索取賄賂或進行其他不良行為。接訴人應(yīng)將業(yè)主的投訴轉(zhuǎn)到相關(guān)的責(zé)任部門，由所屬部門的負(fù)責(zé)人根據(jù)投訴的具體情況，進行核實和確認(rèn)，并在進行詳細(xì)了解以后及時做好登記，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，提出得理意見。 工程部維修工的崗位職責(zé) 嚴(yán)格遵守公司員工守則和各項規(guī)章制度，服從領(lǐng)班安排，除完成日常維修任務(wù)外，有計劃地承擔(dān)其它工作任務(wù)； 努力學(xué)習(xí)技術(shù)，熟練掌握現(xiàn)有電氣設(shè)備的原理及實際操作與維修； 積極協(xié)調(diào)配電工的工作，出現(xiàn)事故時無條件地迅速返回機房，聽從領(lǐng)班的指揮； 招待執(zhí)行所管轄設(shè)備的檢修計劃，按時按質(zhì)按量地完成，并填好記錄表格； 嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備管理制度，做好日夜班的交接班工作； 交班時發(fā)生故障，上一班必須協(xié)同下一班排隊故障后才能下班，配電設(shè)備發(fā)生事故時不得離崗； 請假、補休需在一天前報告領(lǐng)班，并由領(lǐng)班安排合適的替班人； 搞好班內(nèi)外清潔衛(wèi)生工作； 完成上級交辦的其它工作。工程部的主要工作職責(zé) 負(fù)責(zé)制訂小區(qū)內(nèi)公共設(shè)施、建筑物、設(shè)備系統(tǒng)的管理規(guī)定； 負(fù)責(zé)新接管物業(yè)項目的供電、空調(diào)、給排水、消防、電梯、弱電系統(tǒng)及建筑裝修項目的驗收和資料核實工作； 負(fù)責(zé)查驗用戶裝修報批手續(xù)及審批裝修方案、監(jiān)督裝修方案的實施； 負(fù)責(zé)編制設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)計劃，負(fù)責(zé)做好與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同評審； 負(fù)責(zé)小區(qū)內(nèi)的工程改造、設(shè)備更新、方案及預(yù)算的編制并送有關(guān)部門評審； 負(fù)責(zé)對維修裝修項目、設(shè)備的保養(yǎng)進行驗收，負(fù)責(zé)對設(shè)備保養(yǎng)、維修、工程項目進行技術(shù)審核； 負(fù)責(zé)所有設(shè)備、設(shè)施系統(tǒng)（供電、空調(diào)、給排水、電梯、電話、衛(wèi)星及有線電視、消防、計量等）的管理、運行、維修等； 配合客服中心做好用戶入住時房屋設(shè)施、設(shè)備的交驗、記錄工作； 負(fù)責(zé)配合客服中心物管員派發(fā)的維修施工單； 負(fù)責(zé)小區(qū)內(nèi)緊急情況的處理工作。五． 對業(yè)主意見調(diào)查結(jié)果及整改方案應(yīng)定期向業(yè)主委員會進行通報，接受監(jiān)督。三． 各責(zé)任部門按照業(yè)業(yè)投訴的內(nèi)容，安排相應(yīng)人員解決問題，并將結(jié)果反饋給部調(diào)度室。二． 用戶意見的處理（必須滿足公司對用戶的承諾要求處理）1． 管理處將《用戶投訴處理通知單》連同用戶投訴或意見原件責(zé)成相應(yīng)班組進行處理。四． 責(zé)任部門在處理來訪、投訴時，要熱誠、主動、及時，要堅持原則，突出服務(wù)。若因此而造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。十． 以上規(guī)定，有違者將按管理處規(guī)定，予以經(jīng)濟處罰。三． 講究禮貌，注重儀容。五． 管理處的工具、機器、設(shè)備未經(jīng)管理處或辦公室同意，不準(zhǔn)外借。一天以上由主任批準(zhǔn)，三天以上要經(jīng)理批準(zhǔn)，擅自離開者，按自動辭工處理，扣發(fā)15天工資。4． 喪假員工的直系親屬（祖父母、父母、配偶、子女，以及領(lǐng)先本人供養(yǎng)的弟妹、養(yǎng)父母、岳父母、公婆）過世，給予有薪假3天，員工到外地辦理喪事，可根據(jù)實際路程所需時間給假。補償辦法：平日加班：工資247。2． 考勤須知① 對有遲到、早退、擅離職守現(xiàn)象的員工，應(yīng)進行教育，數(shù)屢教不改的，給予適當(dāng)?shù)募o(jì)律處分，如有造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)追究其責(zé)任。（所罰款項存用于公司活動基金）關(guān)于花園內(nèi)設(shè)備和備件弄臟設(shè)備和備件或粗魯使用物品情節(jié)較為嚴(yán)重者，則警告并罰款5元；屢次不搞整理、整頓、清掃、清潔的部門全體人員給予罰款10元/人；凡盜竊本公司設(shè)備、備件等財物，立即開除并扣當(dāng)月工資20%；凡故意損壞本公司設(shè)備等財物，按所購入價2倍賠償；在公司或花園內(nèi)張貼、亂涂，按警告處理并罰款5元；設(shè)備引起故障擅動機器而導(dǎo)致設(shè)備損壞，則需等價賠償其修理費，并酌情加倍處罰。三、 職責(zé)：**物業(yè)管理公司的所有員工有義務(wù)嚴(yán)守規(guī)章制度、為公司利益而做出貢獻。對損壞部分應(yīng)盡快修復(fù)，以恢復(fù)正常供電； ③做好各種記錄，重大事故應(yīng)立即報告物業(yè)部經(jīng)理。 (2)堅守崗位，不得串崗。 (2)接班人員提前15分鐘到達(dá)值班崗位。 1記錄的處置 (1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進行位置。 記錄歸檔 (1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔： A、有關(guān)物業(yè)接管驗收的記錄； B、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄； C、有關(guān)質(zhì)量策劃——計劃的記錄； D、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批，更改審批的記錄； E、有關(guān)組織機構(gòu)設(shè)置，調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄； F、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄； G、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄； H、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄； I、有關(guān)不合格評審、糾正、預(yù)防措施的記錄； J、有關(guān)工作檢查、評比的記錄； K、有關(guān)員工績效考評的記錄； L、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄； M、其他有必要作為原始憑證的記錄。 (2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號（No）。 (3)追溯的作用：為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯?？偨?jīng)理給出批示意見，由行政部按總經(jīng)理批示意見辦理。 (2)對外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 (5)公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。 合同的評審 (1)評審權(quán)限： ①標(biāo)的在10萬元以下的合同，由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經(jīng)理進行評審； ②標(biāo)的在10~50萬元的合同，由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審； ③標(biāo)的50萬元以上的合同，由董事會進行評審。 (2)對外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類： ①采購合同； ②招標(biāo)合同； ③勞動合同； ④公司委托顧客（供應(yīng)商或其他受委托單位）進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同； ⑤其他須進行對外委托服務(wù)的合同。 (4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 (4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 (2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標(biāo)注。根據(jù)物業(yè)管理的物性，我們采用組織機構(gòu)——問題分類法，如： 收文類 發(fā)文類 合同類 ①　行政人事部 員工人事檔案類 圖紙類 后勤類 收文類 發(fā)文類 報表類 ②　財務(wù)部 帳冊類 憑證類 合同類 工程圖紙類 合同類 收文類 發(fā)文類 業(yè)主檔案類 ③　公共事務(wù)部 員工檔案類 維修類 投訴類 回訪類 有償服務(wù)與多種經(jīng)營類 計劃總結(jié)類 …… 立卷與編制目錄 (1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。Z； ②財務(wù)部 編號為：C 五、記錄 《物品入庫單》 《領(lǐng)料單》 《工具借領(lǐng)單》 《工具登記卡》 《物品盤點表》 《倉庫物品進、耗、存報表》 六、相關(guān)支持性文件 《采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《物品驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 《行政處罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序 一、目的 規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。 倉庫物品的清點 (1)每月25日前，倉庫管理員應(yīng)對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。 ⑤食品： ——放置在經(jīng)過防水處理的貨架上； ——配備通風(fēng)、防潮設(shè)施。 ④借用工具入倉程序： ——工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈； ——倉庫管理員在根據(jù)設(shè)備工具的領(lǐng)用記錄，按照《物品驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進行驗收； ——倉庫管理員應(yīng)及時在《工具領(lǐng)用登記卡》上登記。 (5)公司財務(wù)部主管依據(jù)下列內(nèi)容審核： ①倉庫實際庫存量； ②當(dāng)月實際消耗量； ③庫存物品的限額標(biāo)準(zhǔn)； ④下月預(yù)計消耗量； ⑤下月資金預(yù)算。 公司財務(wù)部主管負(fù)責(zé)倉庫管理工作的監(jiān)督。 6．2《部門受控文件清單》。 4．8 外來文件的控制 4．8．1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 b）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。 4．2 文件的編號 4．2．1 質(zhì)量管理體系文件的編號 a）質(zhì)量手冊： 質(zhì)量手冊縮寫代號：ZLSC一版次，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。 3．4物業(yè)部是文件的主責(zé)部門并負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審及修改和資源提供。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》、《物業(yè)管理方案》。 4．4 在編制物業(yè)管理方案時應(yīng)根據(jù)以下要求編制： a）針對特定項目或合同確定的質(zhì)量目標(biāo)； b）針對特定項目或合同所需建立的過程和子過程，應(yīng)識別關(guān)鍵的過程和活動；對過程或涉及的活動規(guī)定途徑，并對這些途徑進行評審和形成文件； c）識別并提供上述過程所需的資源配置、運作階段的劃分、人員的職責(zé)權(quán)限和相互關(guān)系； d）確定過程涉及的驗證和確認(rèn)活動及驗收準(zhǔn)則；對過程和產(chǎn)品的重要或關(guān)鍵特性，應(yīng)安排測量和監(jiān)控活動；對其中某些特殊過程的輸出應(yīng)按輸入的要求進行驗證并確認(rèn)； e）確定為過程和產(chǎn)品的符合性提供證據(jù)的質(zhì)量記錄。 2 適用范圍 適用于與特定產(chǎn)品、項目及合同有關(guān)的質(zhì)量策劃的控制及相應(yīng)的質(zhì)量計劃的編制、實施和控制。策劃的結(jié)果應(yīng)以適于組織運作的方式形成文件，《物業(yè)管理方案》。 4．6．2物業(yè)部負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門物業(yè)管理方案的實施，根據(jù)要求協(xié)調(diào)相應(yīng)部門之間的接口和資源配置，填寫《質(zhì)量策劃實施情況檢查表》以進行總體控制，并及時報告總經(jīng)理。 3 職責(zé) 3．1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。 c）各部門其他質(zhì)量文件：部門代碼－文件順序號－年號 例如：GC－05－2001，表示工程科于2001年發(fā)放的第5號文件。如果指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料； c）所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。 4．7．2文件的作廢與銷毀 a）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，并標(biāo)注“作廢”字樣，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用； b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識； c）對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。 4．11 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。 三、職責(zé) 公司采購員負(fù)責(zé)物品的采購工作。 (2)當(dāng)倉庫物品低于規(guī)定的庫存限額時，應(yīng)及時填制所需物品的采購計劃。 (2)退回物品的入倉程序： ①相關(guān)人員將未使用完的物品送到倉庫； ②倉庫管理員應(yīng)根據(jù)核查結(jié)果，按照《物品驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進行驗收： ——合格品，填寫《物品入庫單》，在備注欄內(nèi)填寫“退回物品入庫”字樣，存入合格品存放區(qū)內(nèi)； ——不合格品，填寫《不合格品處理表》（詳見《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》）后存放在不合格品區(qū)等待處理。 倉庫物品的存放要求： ①易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品應(yīng)單獨設(shè)置倉庫存放，存放時應(yīng)注意： ——周圍無明火、遠(yuǎn)離熱源； ——擺放在地下； ——配備滅火器； ——保持包裝完好； ——庫房結(jié)構(gòu)堅固，門窗封閉牢固； ——庫房門內(nèi)開。 倉庫物品報廢的管理 (1)報廢的標(biāo)準(zhǔn)： ①物品到有效期； ②客觀原因造成物品工具已無使用價值的； ③按其他有關(guān)規(guī)定需報廢。 倉庫物品管理資料的保管 (1)管理處財務(wù)會計應(yīng)在每月末將倉庫物品的財務(wù)原始單據(jù)編制記賬憑證、登記賬簿，并根據(jù)《會計核算標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》中的相關(guān)規(guī)定進行賬務(wù)處理。 四、程序要點 檔案的編號 (1)公司、物業(yè)部編號： ①物業(yè)部 編號為：W (4)檔案順序號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字—0000003……。 ③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； ④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。 檔案的查閱權(quán)限 (1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。 1檔案的銷毀 (1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限（詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程）每年編制銷毀計劃及清單位，報行政部、人事部經(jīng)理審核。 人事部負(fù)責(zé)公司員工勞動合同的審核、監(jiān)管及歸檔。 (5)招、