【正文】 記錄，因此在整個行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。檔案檢索方式有手工檢索和計算機(jī)檢索。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。二、提高檔案管理效率的對策(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。增強(qiáng)激勵機(jī)制。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時俱進(jìn)。（2）本機(jī)關(guān)文件。如有關(guān)重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。歸檔文件的整理原則：遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料（一）、收集收集工作是將本單位職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的一個過程。凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動無關(guān)的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。（3）幾份文件作為一份時“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來文與復(fù)文等作為一件，這時判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。/ 10（1）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)和國家建設(shè)及歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。主要包括：/ 10照執(zhí)行的文件材料。編文號的正式文件和未編號的文件材料，應(yīng)按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。具體的排列方法：（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個作者，一/ 10個問題（即一個事由）的文件，按時間先后順序排列。對具有保存價值，沒有及時歸檔的零散文件，應(yīng)排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說明。第五步：編目編目就是編制歸檔文件目錄。件號：文件的排列順序號，即室編件號。/ 10文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。第六步：裝訂裝訂前，對破損的文件進(jìn)行修復(fù)；對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；對某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。第七步：裝盒/ 10將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項目。裝盒時應(yīng)注意以下問題：（1）不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)；（2）不同保管期限的歸檔文不應(yīng)放入同一檔案盒；（3）不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)。湛江市發(fā)生鼠疫期間政府的相關(guān)文件），那么文書檔案的定義是什么？什么文件才可以歸檔呢？下面就由我來給大家做下普及。文書檔案來源于文件。三、公布性公文，常用于公布各種重要信息。那么歸檔范圍是依照什么來劃分的呢？歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動為主，即“以我為主”，突出反映本單位基本職能活動和各項業(yè)務(wù)工作。我院歸檔范圍包括各科室歷年有關(guān)醫(yī)院黨委、行政管理、醫(yī)療、科研、教學(xué)、基建后勤、設(shè)備、統(tǒng)計等各項工作活動中產(chǎn)生的所有具有查考利用意義及保存價值的文件材料