【正文】 既不能“有文必檔”，不管文件的價(jià)值和來(lái)源，凡是文件都?xì)w檔；也不能“有檔不歸”，將有價(jià)值、屬于歸檔范圍的文件漏掉。五、商洽性公文，主要是指函。歸檔文件分為六大類(lèi)：一、規(guī)范性公文，規(guī)范性公文是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等在公務(wù)活動(dòng)中形成的、以強(qiáng)制力推行的、用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)和范式。它記錄了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動(dòng)，如黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理等。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。盒脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。一般采用線(xiàn)繩裝訂，文件較?。?39頁(yè)）的用縫紉機(jī)裝訂；文件較厚的（40頁(yè)以上）采用三孔一線(xiàn)左側(cè)裝訂，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909 頁(yè)數(shù)：每件文件的頁(yè)數(shù)，文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)標(biāo)注發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)。歸檔文件應(yīng)逐件編目。（二）歸檔章具體項(xiàng)目的填寫(xiě)：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；：是指機(jī)關(guān)文書(shū)、業(yè)務(wù)部門(mén)、或檔案部門(mén)在整理歸檔文件時(shí)，給歸檔文件劃定的保管期限。將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。第三步：排列歸檔文件的排列是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過(guò)程。問(wèn)題分類(lèi)法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。反映方針政策貫徹落實(shí)情況的文件。、批復(fù)、報(bào)告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。（二）按保管期限歸檔按保管期限分類(lèi)，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。分時(shí)，一般來(lái)說(shuō)就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。第二步：分類(lèi)分類(lèi)就是將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有體系的過(guò)程。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。不歸檔的范圍（1）重份文件；（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢(xún)問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；(12)外機(jī)關(guān)送來(lái)的征求意見(jiàn)的文件未定稿。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來(lái)文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。（3）下級(jí)來(lái)文。第三篇：文書(shū)檔案一、文書(shū)檔案 1）上級(jí)來(lái)文。（四）做好高校文書(shū)檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門(mén)；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等起草、修改、批閱文件資料等等。（三）加強(qiáng)高校文書(shū)工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。（二）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無(wú)聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評(píng)優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會(huì)調(diào)離的不在少數(shù)。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。目前，高校文書(shū)檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤(pán)、硬盤(pán)和光盤(pán)之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長(zhǎng)久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤(pán)、硬盤(pán)等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。（二）檔案材料歸檔措施不到位。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫(xiě)校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)