【正文】 提前預警天數(shù)：錄入天數(shù)，默認值為 0；為空時，表示不對臨近記錄進行預警。 期初數(shù)據(jù) 賬簿都應有期初數(shù)據(jù)，以保證其數(shù)據(jù)的連貫性。 期初記賬后輸入的入庫單、代管掛賬確認單、發(fā)票都是啟用月份及以后月份的單據(jù)，在【月末結賬】功能中記入有關采購賬。 期初受托代銷商品：將啟用《采購管理》時，沒有與供應商結算完的受托代銷商品數(shù)據(jù)輸入 系統(tǒng)，以便在受托代銷商品銷售后，能夠進行受托代銷結算。 記賬后，如取消記賬，則單擊〖取消記賬〗，系統(tǒng)將期初記賬數(shù)據(jù)設置為未期初記賬狀態(tài)。 《采購管理》已經進行了采購結算。 選擇結賬的月份，必須連續(xù)選擇，否則不允許結賬。如果《采購管理》要取消月末結賬，必須先通知《庫存管理》、《存貨核算》、《應付款管理》的操作人員，要求他們的系統(tǒng)取消月末結賬。 結轉上年是將上年的基礎數(shù)據(jù)和各種單據(jù)的數(shù)據(jù)轉入本年度賬套中，起承上啟下的作用。 單據(jù)狀態(tài)：不需審核的單據(jù)、需要關閉的單據(jù)、可以鎖定的單據(jù)。 單據(jù)常用欄目 單據(jù)表頭欄目 業(yè)務類型：手工新增時選擇；參照生單時帶入，不可修改。不選時，可混輸普通存貨、受托代銷存貨。 采購訂單：選擇，必填，可選擇以下幾種業(yè)務類型。 直運：直運采購的采購訂單，只能參照直運銷售訂單生成，不可手工填制。 受托采購：表體上只能填寫外購且受托屬性的存貨。 采購發(fā)票有普通采購、受托采購、直運三種業(yè)務類型，必填。 采購類型：錄入或參照，可為空。 單據(jù)日期：錄入或參照，必填。 供應商：錄入或參照，必填。 供應商確定后，如該單據(jù)的部門及業(yè)務員未錄入，則將分管部門、專營業(yè)務員自動帶入到部門、業(yè)務員欄，可修改。 單擊〖參照〗按鈕或按 F2 鍵，選擇一個部門，或用鍵盤直接輸入部門，確定后按［ Enter］鍵。 業(yè)務員：錄入或參照，可為空，參照 內容為人員檔案中的業(yè)務員。設置［檢查業(yè)務員權限］，則填制單據(jù)時只能參照錄入有權限的業(yè)務員。 付款條件：錄入或參照，可為空，默認為供應商檔案中的付款條件，可修改。 幣種：錄入或參照，必填，默認為本位幣（一般為人民幣），可修改。 稅率：必填， 0≤稅率＜ 100。 備注：錄入或參照，可為空，參照內容為常用摘要，可手工錄入常用摘要中不存在的內容。專用發(fā)票的扣稅類別為應稅外加，不可修改。 變更人：變更時，自動帶入當前操作員。 單據(jù)表體欄目 存貨編碼：錄入或參照，必填，參照內容為存貨檔案。 根據(jù)存貨編碼，系統(tǒng)帶入存貨名稱、規(guī)格型號、存貨自定義項、主計量、單位、換算率等欄目。采購發(fā)票可以參照設置 “是否折扣 ”的存貨，在開票時可以沒有數(shù)量，只有金額，或者在藍字發(fā)票中開成負數(shù)。 存貨自由項：錄入或參照，結構性自由項必須輸入。 合同標的編碼：顯示從關聯(lián)的采購合同帶出的合同標的編碼。 銷售訂單類別、銷售訂單號、銷售訂單行號：用于 LP 件預留時使用，當采購單據(jù)根據(jù)來源 單據(jù)生成時，來源單據(jù)中記錄此三項的值，則帶入來源單據(jù)的值，不可修改。 浮動換算率的存貨：系統(tǒng)帶入主計量、采購單位、換算率（存貨檔案默認換算率）；數(shù)量、件數(shù)可以填寫其中一項，系統(tǒng)根據(jù)換算率自動計算另一項；可以改變換算率，根據(jù)［浮動換算率計算規(guī)則］設置，以數(shù)量或件數(shù)為主進行反算。 采購發(fā)票可輸入折扣類存貨，折扣類存貨可以不輸入數(shù)量、單價，只輸入金額。系統(tǒng)如果設置了最高進價，則要進行最高進價控制。 取值方式為［最新價格］時，表體取最新價格的稅率，沒有的取表頭稅率，可修改。 扣稅類別為應稅外加：稅額＝無稅金額 *稅率 %。 用戶輸入其中一個價格時，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務規(guī)則計算其他價格（本幣、原幣）。 項目大類：根據(jù)項目大類編碼帶入，不可修改。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不可修改、刪除。 輸入單據(jù)表頭的各項內容，輸入單據(jù)表體的各項內容。 需要關閉的單據(jù) 有些單據(jù)可以關閉單據(jù)，從業(yè)務上可分為五種狀態(tài)：錄入、未審核、已審核、已執(zhí)行、關閉。 輸入單據(jù)表頭的各項內容，輸入單據(jù)表體的各項內容。未審核的單據(jù)可以修改、刪除。有下游單據(jù)生成的，系統(tǒng)視為該單據(jù)已執(zhí)行，不能 棄審。已關閉的單據(jù)不能執(zhí)行、棄審，但不影響根據(jù)該單據(jù)生成的下游單據(jù)的正常操作。在采購訂單表體，選擇要進行行關閉或打開的明細行記錄，點鼠標右鍵進行行關閉或打開的操作。行打開時，系統(tǒng)檢查對明細行行關閉人的權限。 菜單上部分為常用功能： 單據(jù)查詢狀態(tài) 在單據(jù)表體點擊鼠標右鍵，則系統(tǒng)彈出右鍵菜單。 菜單下部分功能： 行關閉：對于已審核的采購訂單明細記錄可按行進行關閉操作。 聯(lián)查單據(jù)，可以〖向上聯(lián)查〗、〖向下聯(lián)查〗。這樣系統(tǒng)將同一個存貨只顯示一行，數(shù)量進行匯總。 單擊〖增加〗按鈕，系統(tǒng)自動新增一張空白的單據(jù)。 要增行，可將光標移到表體尾部空行處錄入，也可按〖增行〗增加一行。 未保存單據(jù)時，如退出當前界面，則系統(tǒng)提示是否保存對當前單據(jù)的編輯？用戶可根據(jù)情況做出選擇。 系統(tǒng)顯示參照單據(jù)的過濾條件界面，錄入過濾條件，點擊〖過濾〗按鈕，系統(tǒng)顯示符合條件的參照單據(jù)列表；用戶可以按工具欄〖過濾〗按鈕重新查詢。 按〖保存〗按鈕或按 [F6]快捷鍵，保存當前輸入的單據(jù)。 顯示已執(zhí)行完的記錄 此選項用于單據(jù)之間的復制時使用，減少用戶的操作。 【菜單路徑】 各種單據(jù)菜單－單據(jù)工具欄〖修改〗按鈕 【操作步驟】 在單據(jù)卡片界面進行修改 進入單據(jù)界面，系統(tǒng)顯示所選的單據(jù) 格式，及最后一次操作的單據(jù)。 修改表頭供應商，表體會根據(jù)新的供應商進行重新取價（價格選項為取自存貨價格表）；如果啟用了最高進價控制，則按新供應商進行最高進價控制；重新按照供應商存貨對照表對業(yè)務的控制規(guī)則進行控制。 修改完成后，按〖保存〗按鈕，保存本次修改的內容。 輸入過濾條件，按〖過濾〗可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄〖過濾〗按鈕重新查詢。 刪除已填制的單據(jù)有兩種方法： 在單據(jù)卡片界面進行刪除。 按〖上張〗、〖下張〗、〖首張〗、〖末張〗按鈕，查找需刪除的單據(jù)；或單擊〖定位〗按鈕，利用定位功能將光標定位在需要刪除的單據(jù)上。 輸入過濾條件，按〖過濾〗可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄〖過濾〗按鈕重新查詢。 單據(jù)審核后，可以棄審。 審核 /棄審單據(jù)有三種方法： 在單據(jù)界面進行審核 /棄審。 2. 用鼠標單擊〖上張〗、〖下張〗、〖首張〗、〖末張〗按鈕，查找需要審核 /棄審的單據(jù)；或點擊〖定位〗按鈕，利用定位功能將光標定位在需要審核 /棄審的單據(jù)。 在單據(jù)列表界面選擇要審核 /棄審的單據(jù) 1. 進入單據(jù)列表界面 ，顯示過濾界面。 2. 輸入過濾條件，按〖過濾〗可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄〖過濾〗按鈕重新查詢。操作完畢，系統(tǒng)顯示操作成功 /失敗單據(jù)清單。具體審批流的設置方法參見《工作流系統(tǒng)》手冊 。 在單據(jù)列表中選擇了一條單據(jù)記錄，系統(tǒng)自動選取該記錄所屬單據(jù)的所有記錄。 【菜單路徑】 需要關閉 /打開的單據(jù)菜單－單據(jù)工具欄〖關閉〗、〖打開〗 需 要關閉 /打開的單據(jù)列表－列表工具欄〖批關〗、〖批開〗 【操作步驟】 在單據(jù)界面進行關閉 /打開 進入單據(jù)界面，系統(tǒng)顯示所選的單據(jù)格式，及最后一次操作的單據(jù)。 關閉 /打開完當前單據(jù)，再重復 24 步驟，直至所有需要關閉 /打開的單據(jù)關閉 /打開完畢。 在單據(jù)列表界面進行批關 /批開 進入單據(jù)列表界面，顯示過濾界面。 如要批量關閉，選單后按〖批關〗，則系統(tǒng)對所選的所有單據(jù)進行關閉操作。 【行關閉及行打開】 采購訂單可以按單據(jù)的明細行記錄進行行關閉和行 打開操作。 行打開：對于已關閉的采購訂單明細記錄可按行進行打開操作。 【自動鎖定】 新增或修改或變更后保存，如果請購單 /采購訂單中存在一條或多條明細記錄是直接參照 MPS/MRP 采購計劃或請購單生成的，則保存時系統(tǒng)自動置鎖定人為當前操作員 ，且不能手工解鎖。 修改后保存，如果請購單 /采購訂單所有明細記錄均非直接參照 MPS/MRP 采購計劃或請購單生成的，則保持原來單據(jù)鎖定人不變。 在單據(jù)列表界面選擇多張單據(jù)，進行批量鎖定 /批量解鎖。 解鎖當前單據(jù)：點擊〖解鎖〗按鈕，系統(tǒng)將當前單據(jù)解鎖，取消鎖定人。 將光標移到要鎖定 /解鎖的單據(jù)的任一行，或點擊〖定位〗按鈕，利用定位功能查找要鎖定 /解鎖的單據(jù)，雙擊單據(jù)行進入該單據(jù)查詢狀態(tài)，進行單據(jù)鎖定 /解鎖，操作說明見上。選擇單據(jù)的任一行，則系統(tǒng)自動選擇該張單據(jù)的所有記錄，即選擇了整張單據(jù)。操作完畢，系 統(tǒng)顯示 “操作成功 /失敗單據(jù)清單 ”。 【菜單路徑】 單據(jù)錄入狀態(tài)－右鍵菜單拷貝 單據(jù) 期初采購入庫單（藍字、紅字；普通、受托）： ?拷貝采購訂單 ?、 ?拷貝采購入庫單 ?、 ?采購發(fā)票 ?。 采購拒收單：拷貝采購到貨單。 采購入庫單：拷貝采購到貨單、 ?拷貝采購入庫單 ?、拷貝采購訂單、 ?采購發(fā)票 ?。訂單非必有時可修改，訂 單必有時置灰不可修改。 設置 “執(zhí)行所拷貝的記錄 ”，兩個單據(jù)之間建立關聯(lián)，下游單據(jù)回寫上游單據(jù)，上游單據(jù)不可棄審、修改、刪除，除非將下游單據(jù)刪除。 【操作流程】 在單據(jù)錄入狀態(tài)，點擊 右鍵，顯示右鍵菜單，用戶可選擇相應的來源單據(jù)。 非必有訂單，且未選擇 “執(zhí)行所拷貝的記錄 ”，可選擇［顯示已執(zhí)行完的記錄］，在拷貝單據(jù)時能夠參照已被執(zhí)行完的記錄。 【業(yè)務規(guī)則】 新增請購單 新增到貨單 新增普通采購、代管采購、受托代銷到貨單時只能參照對應業(yè)務類型的采購訂單； 只能參照沒有被入庫單參照的訂單行，此訂單行以后只能被到貨單參照，不能再被入庫單參 照，避免出現(xiàn)多頭參照重復入庫的情況。 參照訂單時，只能參照沒有被紅字入庫單參照的訂單行，此訂單行以后只能被到貨退回單參照，不能再被紅字入庫單參照，避免出現(xiàn)多頭參照重復出庫的情況。 對于同一筆業(yè)務，建議用戶只參照訂單，或只參照到貨單生成到貨退回單，不要重復參照。 到貨拒收單保存時，向到貨單填寫 “已拒收數(shù)量 ”。 默認取到貨單未入庫數(shù)（到貨單數(shù)－累計入庫數(shù)），不可超過；如未入庫數(shù)＜ 0 表示該到貨單已全部入庫，參照時不再顯示。 參照訂單時默認取訂單已入庫數(shù)，不允許超過；參照到貨退回單時默認取未入庫數(shù)，不允許超過。 專用發(fā)票只能參照應稅外加的采購訂單、采購入庫單、專用采購發(fā)票生成；普通發(fā)票可以參照應稅外加的采購訂單、采購入庫單生成，也可以參照應稅內含的采購訂單、采購入庫單生成，還可以拷貝專用發(fā)票和普通發(fā)票。 參照入庫單生成發(fā)票后（設置 “執(zhí)行所拷貝的記錄 ”），〖結算〗按鈕可用，用戶按〖結算〗后系統(tǒng)自動將該入庫單與發(fā)票進行結算。 表體排序顯示 用戶在編輯單據(jù)、查看單據(jù)時，可以對單據(jù)表體記錄進行排序顯示，可以定義多個欄目進行組合排序，可以調整欄目的先后順序。升序 39。 按〖確認〗，則單據(jù)表體按照定義的排序組合進行排序顯示；按〖取消〗，返回單據(jù)卡片 窗口；按〖錄入順序〗，則單據(jù)表體按照錄入順序進行排序顯示。 打開【表體排序】下拉框，選擇要排序的欄目，雙擊［排序］框顯示 39?？梢远x多個排序欄目；可以按〖上移〗、〖下移〗，調整當前行的先后順序。 【菜單路徑】 在單據(jù)查詢狀態(tài)，在表體點擊鼠標右鍵，則系統(tǒng)彈出右鍵菜單，選擇相應的聯(lián)查單據(jù)功能。 系統(tǒng)將符合條件的單據(jù)顯示在單據(jù)聯(lián)查表窗口，可雙擊單據(jù)行進入相應的單據(jù)卡片界面。 用鼠標點擊〖上張〗、〖下張〗、〖首張〗、〖末張〗按鈕，查找單據(jù)。 輸入過濾條件，按〖過濾〗可過濾出符合條件的單據(jù)列表記錄；用戶可以按工具欄〖過濾〗按鈕重新 查詢。 選項：全字匹配、區(qū)分大小寫。 基本屬性定義：用戶不可修改。 參照類別：根據(jù)不同條件項顯示。 條件類別：單選。 匹配所有字符：如要查詢職員 張?zhí)焯? ，在參照輸入時，必須輸入所有字符 “張?zhí)焯?”，才能進行查詢。 IN（ A、 B）方式：在參照時，可選擇兩個條件值，系統(tǒng)返回分別符合兩個條件的所有值。 參照可選擇多行：選擇此項，參照時可選擇多個參照條件，例如部門過濾條件選擇此項，則參照選擇部門時，可同時選擇一個以上的部門作為過濾條件。 定位過濾返回列：同上。在采購流程中，采購請購單、采購訂單、采購到貨單為可選單據(jù)，用戶可以使用，也可以不使用?！緲I(yè)務應用】 在工業(yè)企業(yè)管理中，可以根據(jù)采購部門是否有采購核算會計進行分為： 采購部門有采購核算會計 如果用戶在采購部門配備了采購核算會計，則只要在采購部門安裝《采購管理》，采購部門進行采購訂單管理、采購結算處理，并進行采購報表統(tǒng)計與分析工作。 將收到供應商的發(fā)票交給采購核算會計，由采購會計進行采購發(fā)票輸入和采購結算工作。 采購業(yè)務類型 《采購管理》根據(jù)企業(yè)應用可分為三種業(yè)務類型： 普通采購業(yè)務：適合大多數(shù)企業(yè)的一般采購業(yè)務。 普通采購業(yè)務 普通采購業(yè)務類型支持所有正常的采購業(yè)務，適用于一般工商企業(yè)的采購業(yè)務。 貨物到達企業(yè)后，對收到的貨物進行清點，參照采購訂單填制采購到貨單。 將采購入庫單報財務部門的成本會計進行存貨核算，將采購發(fā)票等票據(jù)報應付賬會計進行應付賬款