【正文】 部門的來(lái)函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。 　　1提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 　　*個(gè)人的消極態(tài)度 　　*做事拖拉，找借口不干工作 　　*唏噓不已，做白日夢(mèng) 　　*工作中閑聊 　　 如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺(jué)中，換句話說(shuō)，當(dāng)你覺(jué)得時(shí)間可有可無(wú)，不愿面對(duì)工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，因?yàn)槟汶S時(shí)在喪失寶貴的機(jī)會(huì)，隨時(shí)可能被社會(huì)所淘汰！ 　　 好了，前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。 　　 時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則： 　　明確目標(biāo) 　　有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 　　分清工作的輕重緩急 　　合理地分配時(shí)間 　　與別人的時(shí)間取得協(xié)作 　　制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 　　 下面我們就時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則分別進(jìn)行闡述。但這正是問(wèn)題的癥結(jié)，就是因?yàn)闆](méi)有目標(biāo)，每天才弄得沒(méi)頭沒(méi)腦、蓬頭垢面，這只是一個(gè)惡性循環(huán)罷了！ 　　 另外有些人沒(méi)有目標(biāo)，則是因?yàn)樗麄儾桓医邮芨淖?，與其說(shuō)安于現(xiàn)狀，不如坦白一點(diǎn)，那便是沒(méi)有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能帶來(lái)的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會(huì)是一事無(wú)成！ 　　 事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒(méi)有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。 　　 許多年前，某報(bào)做過(guò)300條鯨魚(yú)突然死亡的報(bào)道。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時(shí)，才可獲得成長(zhǎng)。但是一年之后，他卻因?yàn)樨澩鎸?dǎo)致功課不及格而被迫退學(xué)。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標(biāo)的重要性。結(jié)果，院長(zhǎng)答應(yīng)了他的請(qǐng)求，準(zhǔn)許他入學(xué)，但有一個(gè)附加條件：他的平均分?jǐn)?shù)要達(dá)到乙等，否則就要再度退學(xué)。 　　 如今，這個(gè)伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會(huì)擔(dān)任牧師，教會(huì)地點(diǎn)就在費(fèi)城特爾市，距他成長(zhǎng)的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。為什么有的人成功之后，又會(huì)感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個(gè)人設(shè)定目標(biāo)可以說(shuō)是一個(gè)成功的例子。 　　 “只有自己與上帝才能支配我的命運(yùn)”驚醒了他。鄧特隆公司誕生了。到1975年底，鄧特隆的營(yíng)業(yè)額超過(guò)了100萬(wàn)元。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章?！彼麑?duì)第二組說(shuō)：“你們能夠跳得更高。比如你要買一棟房子，先要在心里有個(gè)底。15個(gè)人被邀請(qǐng)參加一項(xiàng)套圈的游戲。 　　相關(guān)的： 　　 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì)被公司拋棄、會(huì)被社會(huì)遺棄。 　　將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 　　那么有人會(huì)問(wèn)：究竟該怎樣做計(jì)劃呢？大致的步驟如下： 　　確立目標(biāo)； 　　探尋完成目標(biāo)的各種途徑； 　　選定最佳的完成方式； 　　將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)； 　　編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； 　　定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。 　　實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時(shí)內(nèi)將文件從美國(guó)的一端送一另外一端的時(shí)間縫隙中。 　　 原則之三：分清工作的輕重緩急 　　 請(qǐng)看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？ 　　先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 　　先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 　　先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。 　　1先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。可是在多數(shù)情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。直到截止日期的數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結(jié)果不是遲交了報(bào)告，就是草率應(yīng)付了事。所謂“重要程度”，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園志。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問(wèn)題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問(wèn)題處理的建議等等。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。這部分范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。 　　善待自己。 　　 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。（ ） 　　我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。 （ ） 　　我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。 （ ） 　　處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺(jué)得有成就。 （ ） 　　1我常邊工作邊吃飯。 　　 原則之四：合理地安排時(shí)間 　　 首先我們來(lái)看看穆?tīng)柕墓适拢?　　案例 穆?tīng)栍?939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。于是，穆?tīng)柕南乱徊骄褪菍⑵渲匈?gòu)買量最小的36個(gè)客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。舉例說(shuō)明： 　　 80%的銷售額是源自20%的顧客； 　　 80%的電話是來(lái)自20%的朋友； 　　 80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品； 　　 80%的財(cái)富集中在20%的人手中； …… 　　 再舉個(gè)例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫(kù)是位于上端，冷藏庫(kù)則位于下端。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)就是利用了80/20原理。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)增加。 　　 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。 　　 世界著名的音樂(lè)家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過(guò)世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來(lái)計(jì)算。 　　 很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。 　　即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。面對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘的“時(shí)間難題”練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷售經(jīng)理，有兩個(gè)孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。 　　準(zhǔn)備一份的“一星期日志與簡(jiǎn)略分析表”（如表二），將表一中的活動(dòng)對(duì)應(yīng)地列在表二中?，F(xiàn)在統(tǒng)計(jì)每一項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)的次數(shù)。 　　然后把表二中的“時(shí)間小計(jì)”填到表一的“每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間”上。168）100 　　檢查數(shù)目字。 　　1再把每一類所有活動(dòng)的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對(duì)你如何使用時(shí)間有更明顯的印象。拿出幾張紙、你的時(shí)間使用清單以及你寫(xiě)下來(lái)的目標(biāo)，詳細(xì)考慮后，寫(xiě)出你對(duì)下列問(wèn)題的答案： 　　我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)有何算途徑可預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？ 　　我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰(shuí)的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？ 　　哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 　　別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來(lái)有沒(méi)有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？ 　　我做的哪些事既重要又緊急？ 　　我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？ 　　我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒(méi)有，原因何在？如果有，是哪些事？ 　　 這些問(wèn)題的答案應(yīng)能提供許多使你將時(shí)間使用得更理想的構(gòu)想。 　　 新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。第七章、如何制定計(jì)劃]在我們對(duì)自己時(shí)間使用的方式和狀況有了一個(gè)初步的了解后，就可以根據(jù)部門/個(gè)人的工作/生活目標(biāo)來(lái)制訂計(jì)劃了。 具體計(jì)劃與指導(dǎo)性計(jì)劃　　 具體的計(jì)劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問(wèn)題；指導(dǎo)性計(jì)劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點(diǎn)而不限定在特定的行動(dòng)方案上。 　　 注意事項(xiàng) 　　事先的了解： 　　 1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位 　　 2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位 　　 3 、上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) 　　 4 、上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求 　　 5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 　　遵循5W2H原則 　　 Why: 為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持 　　 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo) 　　 When： 在什么時(shí)間段進(jìn)行 　　 Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn) 　　 Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé) 　　 How to： 用什么方法進(jìn)行 　　 How much：需要多少成本 　　設(shè)置控制點(diǎn)（milestone）　　 在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。 　　 利用計(jì)劃工具 　　 計(jì)劃管理－－WBS 　　定義 　　WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單，它是PERT、GANTT分層計(jì)劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。 　?。?）WBS主要反映任務(wù)的層次。同時(shí)，可以將整個(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 　　計(jì)劃要素 　?。?）PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 　　v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 　　步驟三：確定關(guān)鍵路徑 　　時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。 　　 對(duì)待打擾的方法有很多，有全面出擊來(lái)對(duì)付，也有消極地對(duì)應(yīng)付，更有甚者是視而不見(jiàn)。 　　 假如你正在將電話打給某人，不妨開(kāi)門見(jiàn)山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因?yàn)椤被颉澳愫?，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話給你，你可以說(shuō)“接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來(lái)我真高興，能為你做點(diǎn)什么嗎？”或“好久沒(méi)有收到你的消息了，請(qǐng)問(wèn)有什么事需要幫忙嗎？”等等。在這種情況下，你不妨直言：“你現(xiàn)在需要我們解決的問(wèn)題是什么呢？”、“你的重點(diǎn)是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？” 　　 雖然一次電話省下的時(shí)間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個(gè)電話來(lái)算，每個(gè)月你就可以省下7~10個(gè)小時(shí)，一年就是就84~120個(gè)小時(shí)，這可是一段不少的時(shí)間呀！ 　　過(guò)濾電話 　　 你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個(gè)時(shí)候你就需要“過(guò)濾電話”了。 　　來(lái)自下屬的打斷 　　 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項(xiàng)問(wèn)題： 　?。?）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來(lái)，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？ 　　（2）你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日/周工作的一部分？ 　　（3）你是不是每天都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問(wèn)題，同時(shí)在一旦發(fā)覺(jué)某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見(jiàn)面較合適？ 　　（4）你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條/郵件方式提出問(wèn)題，而不必親自上門打擾你的工作？ 　?。?）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 　　來(lái)自同事的打擾 　　 在上司打擾的時(shí)候，你只能無(wú)奈地加以接受；而下屬在打擾你的時(shí)候，你可以將他的打擾方式加以定型化。 　?。?）不要隨意打擾對(duì)方。 省時(shí)之道 　　 有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到這樣的說(shuō)詞：“等我有空再做”。在休閑的時(shí)候，你也許會(huì)躺在游泳池邊盡情玩樂(lè)，但這絕不是“空”的時(shí)間。實(shí)際上，有我們的生活和工作中，有不少時(shí)間是零碎的，還有一些時(shí)間是用來(lái)等待的，浪費(fèi)的時(shí)間可以用數(shù)以萬(wàn)計(jì)來(lái)說(shuō)明是并不過(guò)分的。以下是如何利用無(wú)奈或無(wú)聊時(shí)間的些建議。只要能夠利用，任何時(shí)間都不要浪費(fèi)。她說(shuō)：“我已經(jīng)無(wú)法自撥了，這樣做讓我非常愉快。許多高成就者在這種情況下所做的事情是： 　　帶本書(shū)看；寫(xiě)點(diǎn)東西；修改報(bào)告；檢查語(yǔ)音郵件；打電話；用錄音機(jī)口述信件等。這本書(shū)的要旨是：“遠(yuǎn)離高峰時(shí)刻，避免一窩蜂。 　　 在辦公室里，逆勢(shì)操作者會(huì)在中午大多數(shù)職員外出午餐時(shí)，使用傳真或復(fù)印機(jī)。 　　1 為了說(shuō)明的方便，請(qǐng)你假設(shè)一開(kāi)始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒，反而立即放松施加的壓力，讓你把他扳倒，接著他迅速反應(yīng)，將你再度扳倒，而你基于以往的習(xí)慣全力抗拒。 　　 大多數(shù)人習(xí)慣以輸或贏來(lái)判斷自己的處境，“贏”便是代表其他所有人都得輸，運(yùn)動(dòng)場(chǎng)上非贏即輸?shù)慕侵?、學(xué)習(xí)成績(jī)的分布曲線在灌輸我們“少便是好”的思維，于是我們便通過(guò)這副非贏即輸?shù)难坨R看人生，倘若沒(méi)能喚醒內(nèi)在的知覺(jué)，只為了爭(zhēng)1角錢，一輩子拼個(gè)你死我活，卻從來(lái)不曾想過(guò)合作的手段，能為彼此賺更多錢。 　　最后，我們希望您能通過(guò)一點(diǎn)一滴的改進(jìn)與積累，尋求合適的支點(diǎn)位置，不斷地?cái)U(kuò)大組織和個(gè)人的力量，促使生活品質(zhì)和工作品質(zhì)的改善，祝大家都有一個(gè)有意義、充滿快樂(lè)的人生！