【正文】 這個(gè)問(wèn)題以前，不妨先來(lái)讀篇文章： 　　 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 　　 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開(kāi)母校了，我沒(méi)有什么禮物送給你們，只好送你們一句話(huà)。 　　 再會(huì)了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。前一天的錢(qián)你用光也好，分文不花也好。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問(wèn)題： 　　誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 　　 查爾斯在很多請(qǐng)托中，有一類(lèi)是職務(wù)所系而責(zé)無(wú)旁貸的；另一類(lèi)雖然也是職務(wù)所系，但請(qǐng)托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；尚有一類(lèi)請(qǐng)托則屬無(wú)義務(wù)予履行的請(qǐng)托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類(lèi)請(qǐng)托。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ鞯臅r(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無(wú)功的浪費(fèi)！ 　　誤區(qū)四：整理整頓不足 　　 辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。 　　客戶(hù)寄來(lái)的一封投訴信。然而不幸的是，多數(shù)人對(duì)自己的愿望，僅有一點(diǎn)模糊的概念，而只有少數(shù)人會(huì)貫徹這模糊的概念。 　　 賴(lài)嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，然而他的成績(jī)實(shí)在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩次。他從小就愛(ài)好業(yè)余無(wú)線(xiàn)電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無(wú)線(xiàn)電公司，生產(chǎn)并銷(xiāo)售“火腿”（指業(yè)余無(wú)線(xiàn)電愛(ài)好者）的設(shè)備。這就是有和沒(méi)有具體目標(biāo)的差別所在。 　　為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。 　　先做容易的做，然后再做難做的事。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話(huà)，不但使重要的事情的履行遙遙無(wú)期，而且經(jīng)常使自己處于危機(jī)或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會(huì)轉(zhuǎn)化為重要又緊急的事。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。 　　改善事先準(zhǔn)備工作。 （ ） 　　我在做一件事時(shí)常會(huì)想到另一件事。最后還當(dāng)了凱利穆?tīng)栍推峁荆↘ellyMoore Paint Company)的董事長(zhǎng)。否則，突如其來(lái)的打擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門(mén)外！ 　　 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話(huà)、來(lái)訪(fǎng)等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì)劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 　　 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 　　 我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過(guò)程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒(méi)有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛屑o(jì)律，我們才有秩序。 　　 下面的練習(xí)將顯示你以你的時(shí)間與生命真正去做的許多相關(guān)事項(xiàng)。因此效率先生要在打電話(huà)這一欄的“時(shí)間小計(jì)”。你知道如何做，就不會(huì)感到吃驚。 　　 堅(jiān)持工作周記和工作日記，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和滾動(dòng)。 　　建議： 　?。?）先畫(huà)WBS,標(biāo)明milestone（里程碑）時(shí)間及deadtime（截止時(shí)間） 　?。?）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 　?。?）再畫(huà)PERT 　　計(jì)劃要素 　　步驟一：先畫(huà)圖 　　首先不必注重美觀(guān)，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 　　 當(dāng)你被打斷時(shí) 　　 在前面的“時(shí)間管理的誤區(qū)”中，我們?cè)?jīng)提到了如何接受請(qǐng)托，但是在我們被各種情況所打斷時(shí)，應(yīng)該如何處理呢？ 　　來(lái)自上司的打斷 　　 來(lái)自上司的打擾最難控制，尤其是當(dāng)你正在全心盡力地處理一項(xiàng)緊急而重要的事情時(shí)。 　　 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣?！绷者_(dá)回答：“我就是老板。在60秒結(jié)束的那一刻，你們各賺了3塊錢(qián)，改寫(xiě)了只有一人能獲得1角錢(qián)的局面。 　　 追求互賴(lài)模式 　　 假設(shè)有人向你挑戰(zhàn)比試腕力，時(shí)間限定在60秒內(nèi)，比賽規(guī)則是扳倒對(duì)方次數(shù)越多者便是贏家，而旁觀(guān)的另一人愿意提供贏家一角錢(qián)。美國(guó)人琳達(dá)自己開(kāi)了一家顧問(wèn)公司，一年約受理130個(gè)案子，她每年旅行各地，有很多時(shí)間是在飛機(jī)上度過(guò)的。但事實(shí)上，沒(méi)有所謂“空”的時(shí)間。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電話(huà)的時(shí)間并保持通話(huà)的主題。 　　關(guān)鍵路徑是可以變化的 　　 計(jì)劃管理－－PERT 　　定義 　　PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。顯然，指導(dǎo)性計(jì)劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計(jì)劃則更具有明確性。毫無(wú)疑問(wèn)地，你真的會(huì)有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。例如效率先生星期一上午7點(diǎn)到7點(diǎn)半穿衣服去上班，他就把編號(hào)11記在星期一上午7點(diǎn)的空格里。在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間的方式和狀況。 　　 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 　　 任何人類(lèi)的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門(mén)或人發(fā)生必然的聯(lián)系。當(dāng)穆?tīng)栔饾u對(duì)工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶(hù)資料以及銷(xiāo)售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績(jī)來(lái)自哪些客戶(hù)。 （ ） 　　我休息時(shí)會(huì)覺(jué)得不安。這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣?事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到底哪些應(yīng)該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認(rèn)為是按照事情的緊急程度來(lái)判斷。 史密斯的家伙真的把這主意轉(zhuǎn)換為實(shí)際行動(dòng)。”目標(biāo)應(yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？ 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過(guò)采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過(guò)了1米。證券經(jīng)紀(jì)商的收入雖然不錯(cuò)，卻與他的性格格格不入。他大半時(shí)候都在一家低功率的電臺(tái)擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車(chē)卸貨。美國(guó)的一份統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨(dú)居老人，假若生活沒(méi)有任何目標(biāo)，每天只是刻板地吃飯和睡覺(jué)，雖然生活無(wú)憂(yōu)，但他們后來(lái)的壽命一般不會(huì)超過(guò)七年。 　　一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話(huà)才能回復(fù)。 　　我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井： 　　習(xí)慣拖延時(shí)間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個(gè)典型的拖延時(shí)間的人。 　　誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠 　　 在前面的“小張的故事”中，小張?jiān)跁r(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間，以致到頭來(lái)一事無(wú)成。試問(wèn)：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊(duì)員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費(fèi)少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？ 　　不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計(jì)劃的則是有意識(shí)地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們?cè)趺纯梢砸暥灰?jiàn)？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問(wèn)題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來(lái)考慮?；ㄙM(fèi)了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回?？墒敲刻炜?種小報(bào)也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰。 　　 這一句話(huà)是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問(wèn)。 　　看到胡適先生的這一番語(yǔ)重心長(zhǎng)的話(huà)語(yǔ)，你有何感受？“時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢(qián)”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買(mǎi)寸光陰”，諸如此類(lèi)的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽(tīng)到—— 　　“我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！” 　　“我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書(shū)！” 　　“時(shí)間根本不夠用，公司股價(jià)節(jié)節(jié)下降，董事會(huì)和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿(mǎn)頭包；同事間爭(zhēng)權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見(jiàn)不到我，幾乎把我登報(bào)作廢！” 　　 世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。請(qǐng)問(wèn)：你如何用這筆錢(qián)？ 　　 什么是“時(shí)間管理”？ 　　 “時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問(wèn)李?lèi)?ài)菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請(qǐng)告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問(wèn)費(fèi)。 　　 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛(ài)戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類(lèi)的請(qǐng)托將四面八方地源源涌來(lái)。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　　（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。 　　1人事部門(mén)發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。許多人在公司五年，卻沒(méi)有五年的經(jīng)驗(yàn)，只能說(shuō)有五年一次的經(jīng)驗(yàn)。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴(lài)嘉無(wú)意間撞見(jiàn)院長(zhǎng)韓翠絲，他趁機(jī)向她剖明心志。 　　 1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣(mài)掉車(chē)子當(dāng)資金，以信用卡借款，開(kāi)始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無(wú)線(xiàn)電設(shè)備。 　　可衡量的： 　　 任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有可以用來(lái)衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，你的目標(biāo)愈明確，就能提供給你愈多的指引。 　　由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。 　　先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，所有的主管都承認(rèn)（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報(bào)告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務(wù)報(bào)告的時(shí)間尚有一個(gè)月的話(huà)，則一般人大概不會(huì)把它視為“今天應(yīng)該做的事”，更不會(huì)把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。 　　更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 （ ） 　　我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。 　　 這個(gè)故事除了告訴我們樹(shù)立正確的目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱(chēng)80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的 　　 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。在本項(xiàng)練習(xí)中列有一個(gè)你在一星期內(nèi)花費(fèi)時(shí)間的清單。依上述方法填滿(mǎn)表二，直到“時(shí)間小計(jì)”中都有一個(gè)數(shù)目字（可能是零）。在努力擬定計(jì)劃與設(shè)定目標(biāo)之后，你大概會(huì)發(fā)現(xiàn)你的時(shí)間管理技巧有了進(jìn)展。另外，還可以對(duì)前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。 　　步驟二：估計(jì)時(shí)間 　　v 工序時(shí)間=(a+4b+c)/6 　?。╝：最樂(lè)觀(guān)時(shí)間；b：期待時(shí)間；c：最悲觀(guān)時(shí)間） 　　v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。不過(guò)，如果你就是一名上司，你還是應(yīng)該首先想想，你是不是也會(huì)對(duì)下屬這樣呢？ 　　 以下是如何處理類(lèi)似問(wèn)題的一個(gè)實(shí)際例子和妙招： 　　 有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見(jiàn)上司時(shí)，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫(xiě)一份報(bào)告、檢查報(bào)告草案、或者閱讀必要的資料等，一來(lái)可以利用在一旁等待上司打電話(huà)或是其他事務(wù)處理的時(shí)間，二來(lái)可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對(duì)話(huà)或事情的安排，三來(lái)還可以讓主管對(duì)他的工作態(tài)度留下深刻的印象。愛(ài)因斯坦曾組織過(guò)享有盛名的“奧林比亞克科學(xué)院”，利用晚上休息的時(shí)間聚會(huì)，與會(huì)者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來(lái)相繼問(wèn)世的許多科學(xué)創(chuàng)見(jiàn)，有不少產(chǎn)生于飲茶之余?！?　　 不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯(cuò)過(guò)公車(chē)、地鐵、飛機(jī)，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計(jì)劃每一件事，但是你可能意外地被困在機(jī)場(chǎng)。 　　 雙贏的精髓便是：人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠(yuǎn)大于個(gè)人憑一已之力創(chuàng)造的成就。 　　 逆勢(shì)操作者會(huì)在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等?！?　　 不管在什么地方，齊格每次在排隊(duì)等候時(shí)，他總會(huì)盡量帶一些東西去看。這句話(huà)通常表示“等手上沒(méi)什么重要的事情時(shí)再做”。 　　控制通話(huà)時(shí)間、保持通話(huà)主題 　　 在我們打電話(huà)的時(shí)候，要注意做好適當(dāng)?shù)挠涗洠悦鈷煜码娫?huà)后忘記某些信息，又不得不重新聯(lián)系一次。 　　技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 　　某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。例如一個(gè)增加利潤(rùn)的具體計(jì)劃，可能具體規(guī)定在未來(lái)6個(gè)月中，成本要降低4%，銷(xiāo)售額增加6%；而指導(dǎo)性計(jì)劃也許只提出未來(lái)6個(gè)月使利潤(rùn)增加5%—10%。效率先生的總結(jié)清單如表三： 　　表三 一星期時(shí)間總結(jié)表 時(shí)間統(tǒng)計(jì) 　　項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間的百分比（%） 　　公務(wù)活動(dòng)小時(shí) 45 50 5 % 　　個(gè)人活動(dòng)小時(shí) 45 40 5 % 　　家庭活動(dòng)小時(shí) 32 46 14 % 　　休閑活動(dòng)小時(shí) 40 %