鴻業(yè)地產(chǎn)公司行文流程及相關(guān)管理制度(21頁)-地產(chǎn)制度-全文預(yù)覽
【正文】 發(fā)文件的要求。 （二）、對(duì)于公司制度類文件，涉及到與工作相關(guān)的流程操作與執(zhí)行的，須由發(fā)文部門聯(lián)合人事行政部培訓(xùn)組，在受文范圍內(nèi)組織培訓(xùn)，并針對(duì)特定人員予以考核。 總部發(fā)送、接收快件及掛號(hào)信一律在總經(jīng)辦登記，由總經(jīng)辦通知收件人簽收，凡收到的快件要當(dāng)面打開，由總經(jīng)辦登記郵件資料 明細(xì)方可交給收件人。 經(jīng)辦人如未能如期按要求辦妥交辦事宜，應(yīng)于處理期限屆滿前，請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，以口頭方式通知公司或部門收文員更改處理期限以保證文件的及時(shí)傳閱。公司內(nèi)部 文件收文處理程序：登記、填寫《部門收文閱辦單》部門或下屬公司負(fù)責(zé)人批示、傳閱、歸檔。公司外部來文，有指名收件人的為部門的由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)登記、簽收、直接交給收件人。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將 發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送總經(jīng)辦存檔，并由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。 其次進(jìn)行會(huì)簽、發(fā)送。文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填《擬稿審核表》辦理審核手續(xù)。各項(xiàng)規(guī)定要明確具體、切實(shí)可行。 各類文件擬稿承辦部門： ① . 公司總部對(duì)外文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)擬稿； ② . 各下屬公司對(duì)外文件由下屬公司負(fù)責(zé)擬稿； ③ . 各部門（含下屬公司）間的往來文件由本部門負(fù)責(zé)人擬稿； ④ . 職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿。 秘密等級(jí) 審批權(quán)限 ? ■ ★ ● 絕秘 ? ■ ★ ● 秘密 ? ■ ★ ● 一般 通報(bào)、通知、公告 ? ■ ★ 制度 ? ■ ★ ● ?部門初審 ■聯(lián)合部門審議（只針對(duì)需聯(lián)合下發(fā)的文件） ★上級(jí)主管復(fù)審 /決審 ●總經(jīng)理決審 新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢 止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。 發(fā)文部門 內(nèi)容分類 發(fā)文年份 文件編號(hào) 文件年份及流水號(hào) （ 11）、聯(lián)合發(fā)文 聯(lián)合發(fā)文的定義是指：下發(fā)文件涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門，需跨部門聯(lián)合確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件。 b) 對(duì)于被 列為公司“秘密”類文件，下發(fā)對(duì)像為部門級(jí)人員及部門文件管理員，其它人員需在部門經(jīng)理或培訓(xùn)人員的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)的內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。 g) 管理制度、業(yè)務(wù)通知、臨時(shí)銷售政策、工作標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)關(guān)于工作流程方面的資料等通常屬于“一般”文件。 c) 公司文件是否設(shè)定為絕秘或秘密文件由擬稿部門和總經(jīng)辦根據(jù)文件內(nèi)容共同確認(rèn)。 （ 4）、公司文件的機(jī)密等級(jí)劃分的規(guī)定與操作 根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)秘密程度劃分為“絕密”、“秘密”及“一般”。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。 （ 5）、通報(bào)：適用于公司采取重大或強(qiáng)制性措施、或人事嘉獎(jiǎng)與懲罰，例如：撤銷各辦事處或部門內(nèi)部不適當(dāng)?shù)臎Q定或規(guī)定；對(duì)做出突出貢獻(xiàn)優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)或?qū)τ趪?yán)重違反公司規(guī)章制度員工的處罰等。 外部文件的管理 外部文件為公司以外來文，包括信函、公文、傳真等。 內(nèi)部發(fā)文管理 公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項(xiàng)規(guī)章制度和公務(wù)文書。 一、行文管理主要內(nèi)容：外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。涉及公司各項(xiàng)規(guī)章制度以及對(duì)外宣傳、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由總經(jīng)辦以公司名義發(fā)文。 （ 4）、通知：適用于發(fā)布臨時(shí)事件和措施；傳達(dá)公司高層有關(guān)指示；要求 下級(jí)部 門辦理或者需要知曉的事項(xiàng)等，例如：放假通知等。 （ 2）、公司文件處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則， 做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。 公司公文的分類及操作 （ 1）、公司文件按機(jī)密程度，可分為：絕秘、秘密、一般； （ 2）、公司文件按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般； （ 3）、公司文件按內(nèi)容分類，可分為：公告、通知、通報(bào)、制度。 b) 對(duì)于公司絕密及秘密文件，還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。 f) 技術(shù)文件、質(zhì)量文件、商務(wù)文件、項(xiàng)目清單、業(yè)績考核標(biāo)準(zhǔn)、傭金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品價(jià)格、公司經(jīng)營管理政策以及相應(yīng)的培訓(xùn)課件等屬于“秘密”。其它需了解相關(guān)內(nèi)容方能開展工作的人員，需在總經(jīng)辦的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。 （ 11）、文件年份及流水號(hào)：即按當(dāng)年發(fā)文的第 X 次發(fā)文編號(hào)，不分發(fā)文 部門，依次編號(hào)。 （ 11）、文件下發(fā) 公司所有文件的下發(fā) ，不分機(jī)密等級(jí)及緊急程度，均需填寫 《發(fā)文申請(qǐng)審核表》附件一 并逐級(jí)審批同意后，方可發(fā)文。 公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應(yīng)事先向總經(jīng)理提出口頭申請(qǐng)。規(guī)章制度類要符合國家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實(shí)際情況。章節(jié)的排序?yàn)榈谝粚印耙弧?，第二層“（一）”，第三層?1”，第四層“ ① ”。以總公司名義對(duì)外文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿下級(jí)公司對(duì)外文件由下級(jí)公司總經(jīng)理核稿；公司各部門 （含下屬公司）間的往來文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿；公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；公司各種規(guī)章制度由各部門負(fù)
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