文書檔案整理方法步驟概述-全文預覽
【正文】 如：本單位黨組會議記錄和其他有價值的記錄本；本單位發(fā)出的未編號的文件、信息；本單位召開會議、組織重大活動形成的會議（活動）指南、方案、簽到表、領導講話、交流發(fā)言、參閱材料、席位單、總結等文件材料；本單位重要的合同、協(xié)議、資產管理的憑證性材料、各類介紹信、證明存根；人事、紀檢方面具有保存價值的文件材料；本單位年度收發(fā)文登記冊、用印登記冊、業(yè)務統(tǒng)計年報；各類報刊有關本單位的新聞報到；本單位認為有歸檔保存價值的文字、表冊等。 批示件應全部歸檔； 機構（問題）欄統(tǒng)一填寫“批示件”； 同一年度的批示件按歸檔時間排序，從“ 1” 開始順序編制“室編件號”； 即使當年度批示件數量較少，也應單獨分類整理裝盒。 機構（問題）欄統(tǒng)一填寫“辦文件”； 同一年度所有辦文件按歸檔時間排列，從“ 1” 開始順序編寫“室編件號”。其“文件處理簽 +辦理意見 +來文或材料”為一件文件。 注意： 由單位公文管理部門或人員負責歸檔。即云南文書檔案分類方法歸結為四種： （一）規(guī)模大的單位 按 “ 年度 機構（問題） 保管期限 ” 分 “ 年度 發(fā)文件 永久 ” 2 、 “ 年度 辦文件 永久 ” ； “ 年度 批示件 永久 ” 4 、 “ 年度 其 他 永久 ” 。 第三步 裝訂 正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議記要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件； 來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。 歸檔章式樣 （全宗號） （年度） （件號） （機構或問題） （保管期限） （頁數） 歸檔章示例 1 Z109 2023 1 BGS Y 38 歸檔章示例 2 Z109 2023 1 辦公室 永久 38 長： 3 15mm寬： 2 8mm 直角裝訂法 歸檔文件目錄由 7列增加到了 9列，并且須橫向打印 歸檔文件目錄 序號 檔號 文號 責任者 題名 日期 密級 頁數 備注 二、云南省檔案局文書檔案整理新思路 文書檔案統(tǒng)一分為 四大類 ：發(fā)文件、辦文件、批示件和其他，且保管期限均為永久?！?分開。 年度 — 保管期限 — 機構（問題）代碼 — 件號 上下位代碼之間用“ — ” 連接，同一級代碼之間用“ 將室編件號和館編件號統(tǒng)一為件號； 在附錄中增加歸檔章示例、直
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