【正文】 。 ：會(huì)議組織人員根據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模等內(nèi)容確定是否發(fā)放會(huì)議資料，一般應(yīng)采用 PPT投影 演示方式。在休息日期間召開的會(huì)議可著便裝。 常規(guī)會(huì)議的 A 級(jí)會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)召集準(zhǔn)備， B級(jí)、 C級(jí)會(huì)議由各主持部門負(fù)責(zé)召集，各召集部門負(fù)責(zé)議題征集， A級(jí)會(huì)議召集單位應(yīng)于會(huì)前兩天通知各參加單位 /人員填寫《無錫紅星美凱龍會(huì)議議題提報(bào)單》（見附件 ）， B、 C 級(jí)會(huì)議議題征集時(shí)間由召集部門確定，所有議題提報(bào)單由召集部門審核批準(zhǔn)后下發(fā)會(huì)議通知。 會(huì)議沖突的處理原則。 會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容形成摘要，并分類歸檔。辦公室將定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行推進(jìn)工作進(jìn)行檢查。 保密的事項(xiàng)，與會(huì)者必須嚴(yán)守秘密，不得泄密。主持人通常由本部第一負(fù)責(zé)人擔(dān)任。 會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該明確標(biāo)出 ,如果會(huì)議地點(diǎn)在商場(chǎng)外部 ,與會(huì)人員并不熟悉 ,會(huì)議通知中應(yīng)附上會(huì)議地點(diǎn)示意圖。 ，完整記錄所有的決定、建議等要點(diǎn)，以及責(zé)任人、完成時(shí)間、完成標(biāo)準(zhǔn)。 ： ，商 場(chǎng)會(huì)議體系（見附件 ）是商場(chǎng)戰(zhàn)略計(jì)劃執(zhí)行的重要保障，所有部門 /人員須嚴(yán)格執(zhí)行。 ：列席會(huì)議，但不參與會(huì)議議題的討論和決策。 ：多中心、多部門圍繞某議題進(jìn)行專門研究、討論并形成決議。 會(huì)議原則：提高效率，節(jié)約資源，解決問題。 獎(jiǎng)懲規(guī)定 對(duì)積極學(xué)習(xí)采購知識(shí)，不斷進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查及詢價(jià)為公司節(jié)約采購 成本的采購人員視實(shí)際情況給予從通報(bào)表揚(yáng)到行政加 5分的獎(jiǎng)勵(lì)； 6．工作流程 : 辦公物資配發(fā)流程 (見附件 ) ，核準(zhǔn)后報(bào)總經(jīng)理審批 采購專員根據(jù)審批后的物資申請(qǐng)單， 采用公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等采購方式 進(jìn)入采購程序 辦公室審核并確定擬采購的辦公物資 采購專員依流程采購物資 2名行政人員同時(shí)接收、清點(diǎn)物資 5天內(nèi)根據(jù)實(shí)收物資和出庫單制作結(jié)賬確認(rèn)單和 差異單，然后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收時(shí)如發(fā)現(xiàn)貨物品種、質(zhì)量經(jīng)檢測(cè)與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符，驗(yàn)收人員拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓?yīng)方；驗(yàn)收時(shí)如發(fā)現(xiàn)數(shù)量與合同不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)告知采購員，以便及時(shí)補(bǔ)貨，如造成公司損失的由采購人員追究供應(yīng)商的責(zé)任。符合下列全部條件的情況可以不必簽訂合同： 單筆采購金額較小 需求較急 不屬于公司長(zhǎng)期采購項(xiàng)目 經(jīng)過招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等采購方式確定供應(yīng)商后，經(jīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽訂采購合同。 . 2 邀請(qǐng)招標(biāo)采購，是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)五個(gè)以上特定的供應(yīng)商投標(biāo)的采購方式。 5．管理制度 : 。 2．范圍： 適用范圍：本辦法適用于無錫紅星美凱龍。 當(dāng)實(shí)施變賣過程中，必須填寫《可回收垃圾變賣確認(rèn)單》，由辦公室監(jiān)督變賣 過程，并簽字確認(rèn)。 各店、超市 變賣的資金須在每月 10 日前交與辦公室，各部門物流變 賣的資金由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 ：主要指各店在裝修、閉店、搬遷等工程結(jié)束后剩余的有價(jià)值的廢料。 ：主要包括各種塑料袋、塑料包裝物、一次性塑料餐盒和餐具、牙刷、杯子、礦 泉水瓶等。 對(duì)于作為辦公使用單價(jià)在 100 元以上且使用年限在一年以上的禮品，其日常的保管、處置、報(bào)廢、借用、修理等管理流程參照 固定資產(chǎn) 執(zhí)行。 、禮金管理人員發(fā)生賬實(shí)不符的情況，要及時(shí)查明原因，并對(duì)責(zé)任人予以口頭指導(dǎo)一次，行政扣罰 2分。 、貶值較快的電子類禮品及特殊性禮品（如帶有接受人名字印章、工藝品等）要及時(shí)上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，做特殊處理。 ，應(yīng)認(rèn)真填寫《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，并按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。實(shí)物保管員對(duì)實(shí)物進(jìn)行保管并對(duì)接收和使用情況登記。 ：負(fù)責(zé)禮金的收繳，并配合辦公室對(duì)禮品、禮金進(jìn)行監(jiān)督管理，同時(shí)做帳務(wù)登記。 2．范圍： 適用范圍：無錫紅星美凱龍 3．名詞解釋： ：外部單位 /個(gè)人因工作關(guān)系贈(zèng)與我公 司 /個(gè)人的物品、有價(jià)證券等。如需要，辦公室代訂； 其次，詢問來訪客人相關(guān)來訪事務(wù)是否需要召開會(huì)議、交流，辦公室做好會(huì)議室相應(yīng)準(zhǔn)備工作； 再次，匯報(bào)相關(guān)事務(wù)至副總經(jīng)理、總經(jīng)理，做好備忘錄； 最后，做好客人來訪的準(zhǔn)備接待； B類：首先征詢?nèi)鐝S商老板需要代訂賓館住房，辦公室?guī)推浯啠? 其次，通知相關(guān)部門責(zé)任人做好來訪準(zhǔn)備工作； 最后，辦公室負(fù)責(zé)人員到訪的初步接待準(zhǔn)備； C類：辦公室做好接待初步 準(zhǔn)備工作 4．其他 ：如召開長(zhǎng)時(shí)間會(huì)議，每隔二十分鐘辦公室人員需進(jìn)去添加一次水。 無預(yù)約電話：客人來后，先詢問來意，電話告知總經(jīng)理（副總經(jīng)理），得到允許后將來客指引至總經(jīng)理室（副總經(jīng)理室），泡茶。 本規(guī)定由辦公室負(fù)責(zé)執(zhí)行。 污損、毀壞館內(nèi)設(shè)施 按其市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行賠償。不在書上涂劃、做習(xí)題，不撕頁裁剪，如發(fā)現(xiàn)污損，按章賠償。 保持室內(nèi)整潔、安靜，文明閱覽，注意公共衛(wèi)生。 圖書管理規(guī)定 圖書館開放 時(shí)間 開放時(shí)間為每天晚上 18： 30—— 22： 00 注：以下情況發(fā)生請(qǐng)聯(lián)系圖書館管理委員會(huì)成員， 發(fā)現(xiàn)圖書館沒有按時(shí)開放 有特殊原因要在其他時(shí)間進(jìn)出圖書館 入館須知 、保持館內(nèi)安靜，館內(nèi)不得大聲喧嘩、高聲交談，讀者入館后須將手機(jī)的呼叫方式改為振動(dòng)； 、保持館內(nèi)清潔，不得亂涂亂畫、亂扔垃圾、隨地吐痰，禁止在館內(nèi)進(jìn)餐； 、注意衣著整潔，舉止文明，不得穿背心、拖鞋入館； 、館內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及使用明火，嚴(yán)禁用物品搶占座位； 、愛護(hù)書刊資料和一切公共財(cái)物，損壞須按規(guī)定賠償； 、自覺遵守圖書館的規(guī)章制度，支持 管理 人員按章辦事。 十、非緊急時(shí)候，禁止使用消 防用水，出現(xiàn)緊急情況，如匪警或火警，在確保人身安全的情況下及時(shí)報(bào)警呼救或通知公司。 無正當(dāng)理由經(jīng)常外宿者。 蓄意破壞公用物品或設(shè)施等。 員工不得于宿舍內(nèi)聚餐、喝酒、賭博、打麻將或其他不良或不當(dāng)行為。 1宿舍衛(wèi)生由各自住宿人員輪流清潔整理。 1貴重物品應(yīng)避免攜入或妥善保管，遺失由各自負(fù)責(zé)。 電視、收音機(jī)的使用，聲音不得放大，以免妨礙他人安寧。 個(gè)人棉被、墊被起床后須疊齊。 宿舍舍監(jiān)或公司領(lǐng)導(dǎo)得經(jīng)常視察宿舍，員工不得拒絕，并聽從有關(guān)指示。 （ 3）留宿親友者。 三、凡在集體宿舍住宿的員工必須自覺遵守以下規(guī)章制度： 整理一切內(nèi)務(wù)，分配清掃，保持整潔，維持秩序。 管理人員、科員每 3個(gè)人一間。 實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)期滿即辦理退舍手續(xù)。 三、新進(jìn)員工的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn) 崗位 配備的辦公用品 每月領(lǐng)用額度 高層 文件框 1個(gè)、 12個(gè) A4文件夾、筆記本（大） 1本、名片冊(cè)（精） 1冊(cè)、訂書器 1個(gè)、筆筒 1個(gè)、美工刀 1把、剪刀 1把 20元 中層 文件框 1個(gè)、 8個(gè) A4文件夾、筆記本（大） 1本、名片冊(cè)（普） 1冊(cè)、筆筒 1個(gè)、美工刀 1把、剪刀1把 10元 基層 文件框 1個(gè)、 5個(gè) A4文件夾、筆記本（中） 1本、筆筒 1個(gè)、水筆、圓珠筆各 1支、剪刀 1把 5元 員工宿舍管理規(guī)定 為使員工宿舍保持良好的清潔衛(wèi)生，整齊的環(huán)境及公 共秩序，使員工獲得充分的休息，以提高工作效率，特訂本規(guī)定。 2．專人負(fù)責(zé)。 責(zé)任部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未按時(shí)完成，經(jīng)再次確認(rèn)仍未完成的，給予責(zé)任部門負(fù)責(zé)人行政扣分 5分的處罰（一條扣 5分，二條扣 10分，以此類推）。 群策群力 顧客獎(jiǎng) 對(duì)于對(duì)公司經(jīng)營管理的幫助和促進(jìn)的顧客意見，公司將酌情給予該顧客 50200元的現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)，由客服中心負(fù)責(zé)聯(lián)系顧客，向顧客致謝，并履行“顧客獎(jiǎng)”的獎(jiǎng)勵(lì)流程。 合理化建議 /意見評(píng)比 公司每月最后一日匯總當(dāng)月所有合理化建議，在次月 5日前由公司決策委員會(huì)進(jìn)行評(píng)比，對(duì)于評(píng)選出的優(yōu)秀合理化建議將給予提報(bào)人行政加分的獎(jiǎng)勵(lì)，行政加分記入員工績(jī)效檔案，在提報(bào)人次月工資中體現(xiàn)。 總經(jīng)理 Email： 員工可通過 向公司高管直接提 報(bào)合理化建議并與高管交流。員工可完整填寫《合理化建議單》投入 信箱，合理化建議箱由辦公室進(jìn)行管理，定期開啟，收集員工建議及意見。 職責(zé) 辦公室 負(fù)責(zé)合理化建議的收集整理工作 ，客服中心負(fù)責(zé)顧客意見的收集整理工作。 注： 每周二、周六為物品領(lǐng)用時(shí)間，其他時(shí)間不得領(lǐng)用。 ② 填名片內(nèi)容單 辦公室根據(jù)申請(qǐng)單按照固定格式打印出名片內(nèi)容單 。 ③ 審核 名單報(bào)總經(jīng)理審核，要求參與者為公司最基層員工 。 文件審批管理流程 圖 22 文件審批管理流程圖 開 始結(jié) 束接 收 上 級(jí) 發(fā) 文 ① 商 場(chǎng) 部 門 發(fā) 文看 板 公 示 O A 系 統(tǒng) 公 示上 報(bào) 審 核 ② 未 通 過 表 22 文件審批流程圖說明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說 明 ① 接收上級(jí)發(fā)文 每日查看部門郵箱，查看 是否由上級(jí)發(fā)文 。 ④ 部門研究反饋 部門研究決定是否采納，并于晨會(huì)上反饋完成期限或不采納原因。 職責(zé) 1 行政管理辦公會(huì)會(huì)議決議事項(xiàng)的追蹤 職責(zé) 3 負(fù)責(zé) 5S 檢查工作。 職責(zé) 4 不經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，不得將車輛借與他人。 職責(zé) 10 員工宿舍、圖書館等后勤管理。 職責(zé) 2 負(fù)責(zé)審核 公司 各項(xiàng)行政費(fèi)用支出、執(zhí)行情況，并進(jìn)行相應(yīng)管控。 目 錄 第一章 行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責(zé) 1. 辦公室人員架構(gòu)表 2. 辦公室權(quán)力與職責(zé) 辦公室的職責(zé) 辦公室的權(quán)力 3. 崗位職責(zé)表 辦公室主任職責(zé) 行政文員職責(zé) 行政文員職責(zé) 駕駛員職責(zé) 第二章 行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程 1. 辦公室日常事務(wù)列表 2. 主要事務(wù)辦事流程 合理化建議管理流程 文件審批管理流程 辦公用車使用管理流程 固定資產(chǎn)、行政物品的申購流程 辦公用品領(lǐng)用流程 臺(tái)帳印刷流程 第三 章 行政辦公室管理制度及相關(guān)表格 1. 管理制度匯總 合理化建議管理辦法 辦公用品領(lǐng)用制度 員工宿舍管理規(guī)定 圖書管理規(guī)定 來客接待分類與流程 禮品禮金管理辦法 廢舊物資變賣管理規(guī)定 辦公物資采購管理規(guī)定 會(huì)議管理規(guī)定 計(jì)劃 /總結(jié)管理辦法 公文編寫分類管理規(guī)范 文件審批管理規(guī)定 證照檔案管理規(guī)定 辦公物資配備標(biāo)準(zhǔn)及管理辦法 工服管理規(guī)定 保密制度 2. 相關(guān)表格匯總 第四章 部門事項(xiàng)案例庫 1. 非常規(guī)事件案例及應(yīng)對(duì)預(yù)案表 2. 部門事故數(shù)據(jù) 第一章 行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責(zé) 1. 辦公室人員架構(gòu)表 2. 辦公室權(quán)力與職責(zé) 辦公室主要負(fù)責(zé) 公司 的日常行政事務(wù)處理，做好組織的內(nèi)部服務(wù)與外部聯(lián)絡(luò)工作 辦公室的職責(zé)： 行政辦公室 辦公室主任 行政文員 行政專員 駕駛員 辦公室的權(quán)力： 職責(zé) 6 負(fù)責(zé)對(duì)辦公區(qū)域安全消防、環(huán)境衛(wèi)生、辦公秩序、設(shè)備設(shè)施、節(jié)電節(jié)水 等的檢查、督促整改。 職責(zé) 3 負(fù)責(zé) 公司 行政工作的工作計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)督、控制等管理工作。 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)小車管理及日常辦公用車的調(diào)配工作。 職責(zé) 3 做好車輛的防火、防凍、防盜，按規(guī)定辦理車輛的年檢手續(xù)。 職責(zé) 2 經(jīng)常檢修保養(yǎng)車輛，保管好車上物品，保證車輛內(nèi)外整潔，性能良好。 ③ 評(píng) 優(yōu) 評(píng)出優(yōu)秀、最佳兩個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)級(jí)別，分別給予行政加分 1和 2分的獎(jiǎng)勵(lì)。 注： 合理化建議是指任何員工個(gè)人或部門，對(duì)公司經(jīng)營管理和發(fā)展的任何環(huán)節(jié)所提出的，具有可操作性的改進(jìn)方法和措施。 ② 統(tǒng)計(jì)報(bào)名人員 由辦公室統(tǒng)計(jì)報(bào)名人員，控制在 6~7人 。 名片印制流程 圖 24 名片印制 流程圖 開 始結(jié) 束申 請(qǐng) ①填 寫 名 片 內(nèi) 容 單 ②聯(lián) 系 印 制 單 位 印 制 ③取 回 發(fā) 至 申 請(qǐng) 人 表 24 名片印制流程圖說明表 序號(hào) 事 項(xiàng) 說 明 ① 申請(qǐng) 申請(qǐng)印制名片的員工填寫名片印制申請(qǐng)單交至辦公室。 ② 辦公室審核 辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)為一般員工每人每月不 超過 5元，部門主管不超過 10元。 名詞解釋 合理 化建議是指任何員工個(gè)人或 部門 對(duì)公司經(jīng)營管