【正文】 。 ：會議組織人員根據(jù)會議的目的、規(guī)模等內(nèi)容確定是否發(fā)放會議資料，一般應(yīng)采用 PPT投影 演示方式。在休息日期間召開的會議可著便裝。 常規(guī)會議的 A 級會議由辦公室負責召集準備， B級、 C級會議由各主持部門負責召集，各召集部門負責議題征集， A級會議召集單位應(yīng)于會前兩天通知各參加單位 /人員填寫《無錫紅星美凱龍會議議題提報單》（見附件 ）， B、 C 級會議議題征集時間由召集部門確定，所有議題提報單由召集部門審核批準后下發(fā)會議通知。 會議沖突的處理原則。 會議紀要的核心內(nèi)容形成摘要，并分類歸檔。辦公室將定期對會議紀要的執(zhí)行推進工作進行檢查。 保密的事項，與會者必須嚴守秘密，不得泄密。主持人通常由本部第一負責人擔任。 會議地點：會議地點應(yīng)該明確標出 ,如果會議地點在商場外部 ,與會人員并不熟悉 ,會議通知中應(yīng)附上會議地點示意圖。 ，完整記錄所有的決定、建議等要點，以及責任人、完成時間、完成標準。 ： ，商 場會議體系（見附件 ）是商場戰(zhàn)略計劃執(zhí)行的重要保障，所有部門 /人員須嚴格執(zhí)行。 ：列席會議，但不參與會議議題的討論和決策。 ：多中心、多部門圍繞某議題進行專門研究、討論并形成決議。 會議原則：提高效率，節(jié)約資源，解決問題。 獎懲規(guī)定 對積極學習采購知識，不斷進行市場調(diào)查及詢價為公司節(jié)約采購 成本的采購人員視實際情況給予從通報表揚到行政加 5分的獎勵； 6．工作流程 : 辦公物資配發(fā)流程 (見附件 ) ，核準后報總經(jīng)理審批 采購專員根據(jù)審批后的物資申請單， 采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等采購方式 進入采購程序 辦公室審核并確定擬采購的辦公物資 采購專員依流程采購物資 2名行政人員同時接收、清點物資 5天內(nèi)根據(jù)實收物資和出庫單制作結(jié)賬確認單和 差異單，然后轉(zhuǎn)財務(wù)審核并簽字確認。驗收時如發(fā)現(xiàn)貨物品種、質(zhì)量經(jīng)檢測與合同約定標準不符，驗收人員拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓?yīng)方；驗收時如發(fā)現(xiàn)數(shù)量與合同不符，驗收人員應(yīng)及時告知采購員，以便及時補貨，如造成公司損失的由采購人員追究供應(yīng)商的責任。符合下列全部條件的情況可以不必簽訂合同： 單筆采購金額較小 需求較急 不屬于公司長期采購項目 經(jīng)過招標、競爭性談判、詢價等采購方式確定供應(yīng)商后，經(jīng)權(quán)限領(lǐng)導批準簽訂采購合同。 . 2 邀請招標采購，是指招標人以投標邀請書的方式邀請五個以上特定的供應(yīng)商投標的采購方式。 5．管理制度 : 。 2．范圍： 適用范圍：本辦法適用于無錫紅星美凱龍。 當實施變賣過程中，必須填寫《可回收垃圾變賣確認單》，由辦公室監(jiān)督變賣 過程，并簽字確認。 各店、超市 變賣的資金須在每月 10 日前交與辦公室，各部門物流變 賣的資金由辦公室統(tǒng)一負責。 ：主要指各店在裝修、閉店、搬遷等工程結(jié)束后剩余的有價值的廢料。 ：主要包括各種塑料袋、塑料包裝物、一次性塑料餐盒和餐具、牙刷、杯子、礦 泉水瓶等。 對于作為辦公使用單價在 100 元以上且使用年限在一年以上的禮品，其日常的保管、處置、報廢、借用、修理等管理流程參照 固定資產(chǎn) 執(zhí)行。 、禮金管理人員發(fā)生賬實不符的情況，要及時查明原因，并對責任人予以口頭指導一次，行政扣罰 2分。 、貶值較快的電子類禮品及特殊性禮品（如帶有接受人名字印章、工藝品等）要及時上報有關(guān)領(lǐng)導，做特殊處理。 ，應(yīng)認真填寫《禮品領(lǐng)用申請表》，并按照審批權(quán)限進行審批。實物保管員對實物進行保管并對接收和使用情況登記。 ：負責禮金的收繳，并配合辦公室對禮品、禮金進行監(jiān)督管理，同時做帳務(wù)登記。 2．范圍： 適用范圍：無錫紅星美凱龍 3．名詞解釋： ：外部單位 /個人因工作關(guān)系贈與我公 司 /個人的物品、有價證券等。如需要，辦公室代訂； 其次，詢問來訪客人相關(guān)來訪事務(wù)是否需要召開會議、交流，辦公室做好會議室相應(yīng)準備工作； 再次，匯報相關(guān)事務(wù)至副總經(jīng)理、總經(jīng)理，做好備忘錄； 最后，做好客人來訪的準備接待； B類：首先征詢?nèi)鐝S商老板需要代訂賓館住房，辦公室?guī)推浯啠? 其次，通知相關(guān)部門責任人做好來訪準備工作； 最后，辦公室負責人員到訪的初步接待準備； C類：辦公室做好接待初步 準備工作 4．其他 ：如召開長時間會議，每隔二十分鐘辦公室人員需進去添加一次水。 無預約電話：客人來后，先詢問來意，電話告知總經(jīng)理（副總經(jīng)理），得到允許后將來客指引至總經(jīng)理室（副總經(jīng)理室），泡茶。 本規(guī)定由辦公室負責執(zhí)行。 污損、毀壞館內(nèi)設(shè)施 按其市場價格進行賠償。不在書上涂劃、做習題，不撕頁裁剪，如發(fā)現(xiàn)污損，按章賠償。 保持室內(nèi)整潔、安靜，文明閱覽，注意公共衛(wèi)生。 圖書管理規(guī)定 圖書館開放 時間 開放時間為每天晚上 18： 30—— 22： 00 注：以下情況發(fā)生請聯(lián)系圖書館管理委員會成員， 發(fā)現(xiàn)圖書館沒有按時開放 有特殊原因要在其他時間進出圖書館 入館須知 、保持館內(nèi)安靜，館內(nèi)不得大聲喧嘩、高聲交談，讀者入館后須將手機的呼叫方式改為振動； 、保持館內(nèi)清潔，不得亂涂亂畫、亂扔垃圾、隨地吐痰，禁止在館內(nèi)進餐； 、注意衣著整潔，舉止文明，不得穿背心、拖鞋入館； 、館內(nèi)嚴禁吸煙及使用明火，嚴禁用物品搶占座位； 、愛護書刊資料和一切公共財物，損壞須按規(guī)定賠償； 、自覺遵守圖書館的規(guī)章制度，支持 管理 人員按章辦事。 十、非緊急時候，禁止使用消 防用水，出現(xiàn)緊急情況，如匪警或火警，在確保人身安全的情況下及時報警呼救或通知公司。 無正當理由經(jīng)常外宿者。 蓄意破壞公用物品或設(shè)施等。 員工不得于宿舍內(nèi)聚餐、喝酒、賭博、打麻將或其他不良或不當行為。 1宿舍衛(wèi)生由各自住宿人員輪流清潔整理。 1貴重物品應(yīng)避免攜入或妥善保管，遺失由各自負責。 電視、收音機的使用，聲音不得放大，以免妨礙他人安寧。 個人棉被、墊被起床后須疊齊。 宿舍舍監(jiān)或公司領(lǐng)導得經(jīng)常視察宿舍，員工不得拒絕，并聽從有關(guān)指示。 （ 3）留宿親友者。 三、凡在集體宿舍住宿的員工必須自覺遵守以下規(guī)章制度： 整理一切內(nèi)務(wù)，分配清掃，保持整潔，維持秩序。 管理人員、科員每 3個人一間。 實習生實習期滿即辦理退舍手續(xù)。 三、新進員工的領(lǐng)用標準 崗位 配備的辦公用品 每月領(lǐng)用額度 高層 文件框 1個、 12個 A4文件夾、筆記本（大） 1本、名片冊（精） 1冊、訂書器 1個、筆筒 1個、美工刀 1把、剪刀 1把 20元 中層 文件框 1個、 8個 A4文件夾、筆記本（大） 1本、名片冊（普） 1冊、筆筒 1個、美工刀 1把、剪刀1把 10元 基層 文件框 1個、 5個 A4文件夾、筆記本（中） 1本、筆筒 1個、水筆、圓珠筆各 1支、剪刀 1把 5元 員工宿舍管理規(guī)定 為使員工宿舍保持良好的清潔衛(wèi)生，整齊的環(huán)境及公 共秩序，使員工獲得充分的休息，以提高工作效率，特訂本規(guī)定。 2．專人負責。 責任部門在規(guī)定時間內(nèi)未按時完成，經(jīng)再次確認仍未完成的，給予責任部門負責人行政扣分 5分的處罰（一條扣 5分，二條扣 10分，以此類推）。 群策群力 顧客獎 對于對公司經(jīng)營管理的幫助和促進的顧客意見，公司將酌情給予該顧客 50200元的現(xiàn)金獎勵，由客服中心負責聯(lián)系顧客，向顧客致謝，并履行“顧客獎”的獎勵流程。 合理化建議 /意見評比 公司每月最后一日匯總當月所有合理化建議，在次月 5日前由公司決策委員會進行評比，對于評選出的優(yōu)秀合理化建議將給予提報人行政加分的獎勵，行政加分記入員工績效檔案，在提報人次月工資中體現(xiàn)。 總經(jīng)理 Email： 員工可通過 向公司高管直接提 報合理化建議并與高管交流。員工可完整填寫《合理化建議單》投入 信箱，合理化建議箱由辦公室進行管理，定期開啟，收集員工建議及意見。 職責 辦公室 負責合理化建議的收集整理工作 ，客服中心負責顧客意見的收集整理工作。 注： 每周二、周六為物品領(lǐng)用時間，其他時間不得領(lǐng)用。 ② 填名片內(nèi)容單 辦公室根據(jù)申請單按照固定格式打印出名片內(nèi)容單 。 ③ 審核 名單報總經(jīng)理審核，要求參與者為公司最基層員工 。 文件審批管理流程 圖 22 文件審批管理流程圖 開 始結(jié) 束接 收 上 級 發(fā) 文 ① 商 場 部 門 發(fā) 文看 板 公 示 O A 系 統(tǒng) 公 示上 報 審 核 ② 未 通 過 表 22 文件審批流程圖說明表 序號 事 項 說 明 ① 接收上級發(fā)文 每日查看部門郵箱，查看 是否由上級發(fā)文 。 ④ 部門研究反饋 部門研究決定是否采納，并于晨會上反饋完成期限或不采納原因。 職責 1 行政管理辦公會會議決議事項的追蹤 職責 3 負責 5S 檢查工作。 職責 4 不經(jīng)辦公室批準，不得將車輛借與他人。 職責 10 員工宿舍、圖書館等后勤管理。 職責 2 負責審核 公司 各項行政費用支出、執(zhí)行情況，并進行相應(yīng)管控。 目 錄 第一章 行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責 1. 辦公室人員架構(gòu)表 2. 辦公室權(quán)力與職責 辦公室的職責 辦公室的權(quán)力 3. 崗位職責表 辦公室主任職責 行政文員職責 行政文員職責 駕駛員職責 第二章 行政辦公室日常事務(wù)列表及辦事流程 1. 辦公室日常事務(wù)列表 2. 主要事務(wù)辦事流程 合理化建議管理流程 文件審批管理流程 辦公用車使用管理流程 固定資產(chǎn)、行政物品的申購流程 辦公用品領(lǐng)用流程 臺帳印刷流程 第三 章 行政辦公室管理制度及相關(guān)表格 1. 管理制度匯總 合理化建議管理辦法 辦公用品領(lǐng)用制度 員工宿舍管理規(guī)定 圖書管理規(guī)定 來客接待分類與流程 禮品禮金管理辦法 廢舊物資變賣管理規(guī)定 辦公物資采購管理規(guī)定 會議管理規(guī)定 計劃 /總結(jié)管理辦法 公文編寫分類管理規(guī)范 文件審批管理規(guī)定 證照檔案管理規(guī)定 辦公物資配備標準及管理辦法 工服管理規(guī)定 保密制度 2. 相關(guān)表格匯總 第四章 部門事項案例庫 1. 非常規(guī)事件案例及應(yīng)對預案表 2. 部門事故數(shù)據(jù) 第一章 行政辦公室的人員架構(gòu)與權(quán)責 1. 辦公室人員架構(gòu)表 2. 辦公室權(quán)力與職責 辦公室主要負責 公司 的日常行政事務(wù)處理，做好組織的內(nèi)部服務(wù)與外部聯(lián)絡(luò)工作 辦公室的職責： 行政辦公室 辦公室主任 行政文員 行政專員 駕駛員 辦公室的權(quán)力： 職責 6 負責對辦公區(qū)域安全消防、環(huán)境衛(wèi)生、辦公秩序、設(shè)備設(shè)施、節(jié)電節(jié)水 等的檢查、督促整改。 職責 3 負責 公司 行政工作的工作計劃、實施、監(jiān)督、控制等管理工作。 職責 7 負責小車管理及日常辦公用車的調(diào)配工作。 職責 3 做好車輛的防火、防凍、防盜，按規(guī)定辦理車輛的年檢手續(xù)。 職責 2 經(jīng)常檢修保養(yǎng)車輛，保管好車上物品，保證車輛內(nèi)外整潔，性能良好。 ③ 評 優(yōu) 評出優(yōu)秀、最佳兩個獎勵級別，分別給予行政加分 1和 2分的獎勵。 注： 合理化建議是指任何員工個人或部門，對公司經(jīng)營管理和發(fā)展的任何環(huán)節(jié)所提出的，具有可操作性的改進方法和措施。 ② 統(tǒng)計報名人員 由辦公室統(tǒng)計報名人員，控制在 6~7人 。 名片印制流程 圖 24 名片印制 流程圖 開 始結(jié) 束申 請 ①填 寫 名 片 內(nèi) 容 單 ②聯(lián) 系 印 制 單 位 印 制 ③取 回 發(fā) 至 申 請 人 表 24 名片印制流程圖說明表 序號 事 項 說 明 ① 申請 申請印制名片的員工填寫名片印制申請單交至辦公室。 ② 辦公室審核 辦公用品領(lǐng)用標準為一般員工每人每月不 超過 5元，部門主管不超過 10元。 名詞解釋 合理 化建議是指任何員工個人或 部門 對公司經(jīng)營管