某證券公司財(cái)務(wù)總部關(guān)于業(yè)務(wù)流程重組的報(bào)告-問(wèn)題、對(duì)策與建議-全文預(yù)覽
【正文】 財(cái)務(wù)總部成立以后，根據(jù)部門(mén)職責(zé)的變化在內(nèi)部劃分了三個(gè)組：資金組負(fù)責(zé) 資金的管理與調(diào)撥、核算組負(fù)責(zé)總部一級(jí)的會(huì)計(jì)核算、其余業(yè)務(wù)劃歸管理組。 —— 項(xiàng)目公司繁多，實(shí)際出資人和名義股東不一致，股權(quán)投資關(guān)系混亂，給資產(chǎn)重組和股權(quán)轉(zhuǎn)讓帶來(lái)了 困難。今年以來(lái)，由于上市等工作的需要，提供實(shí)業(yè)和股權(quán)投資的包括非 財(cái)務(wù)資料在內(nèi)的相關(guān)資料的工作多次落在了財(cái)務(wù)總部的頭上，財(cái)務(wù)總部在不明不白中成了資料提供不完整、不及時(shí)的替罪羊。 對(duì)實(shí)業(yè)和股權(quán)投資管理是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。資本性支出的持續(xù)增加固然為公司發(fā)展所必須，但同時(shí)增加了費(fèi)用的剛性，導(dǎo)致固定性費(fèi)用居高不下，增大了公司的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，這一點(diǎn)必須引起公司的高度重視，資本性支出的持續(xù)增加是否帶有一定的盲目性值得反思。正在委托開(kāi)發(fā)的新財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)為費(fèi)用的深度分析提供了可能，為了建立科學(xué)、權(quán)威、有效的費(fèi)用預(yù)算制度，財(cái)務(wù)總部將在此基礎(chǔ)上著手加強(qiáng)對(duì)歷史費(fèi)用數(shù)據(jù)的研究，并希望公司借鑒預(yù)算管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)成立由總裁任主席的預(yù)算管理委員會(huì)。我們認(rèn)為造成預(yù)算約束乏力的主要 5 原因有兩個(gè)：①公司沒(méi)有建立起權(quán)威的預(yù)算管理組織。費(fèi)用預(yù)算管理和資本性支出管理對(duì)象我們這樣一個(gè)大型證券公司是十分必要的。 另外，財(cái)務(wù)總部作為一個(gè)綜合管理部門(mén)，雜事繁多，特別是今年以來(lái)日常工作疲于應(yīng)付，導(dǎo)致大部分片區(qū)管理員只能算做是兼職，專(zhuān)職片區(qū)管理員寥寥無(wú)幾，因而總體上而言財(cái)務(wù)總部投入到片區(qū)管理工作中的精力有限，在一定程度上制約了工作質(zhì)量的進(jìn)一步提高。片區(qū)管理是財(cái)務(wù)總部首創(chuàng)的對(duì)分支機(jī)構(gòu)的一種管理方式，在財(cái)務(wù)總部管理組設(shè)有若干專(zhuān)職和兼職的片區(qū)管理員，每個(gè)片區(qū)管理員負(fù)責(zé)分管 10 家左右的營(yíng)業(yè)部。核算組不能及時(shí)了解駐深和駐京總部部門(mén)的會(huì)計(jì)信息、管理組不能及時(shí)了解分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)及相關(guān)信息、資金組不能及時(shí)了解分支機(jī)構(gòu)的資金及頭寸信息等。從目前業(yè)務(wù)部門(mén)存在的一些風(fēng)險(xiǎn)隱患來(lái)看，財(cái)務(wù)總部的風(fēng)險(xiǎn)控制作用亟待加強(qiáng)，一方面我們將增加這方面的人員力量，另一方面這一工作需要得到業(yè)務(wù)部門(mén)的理解和公司領(lǐng)導(dǎo)的支持。對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)管是財(cái)務(wù)總部的一項(xiàng)重要職能，對(duì)證券公司的總部業(yè)務(wù)部門(mén)而言，財(cái)務(wù)部門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)控制則是財(cái)務(wù)監(jiān)管的主要內(nèi)容。在日常工作中我們不僅為業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)查詢(xún)需要的財(cái)務(wù)信息以滿足其了解業(yè)務(wù)收支情況的要求，今年以來(lái)我們還陸續(xù)向業(yè)務(wù)部門(mén)提出了諸如以下的建議：建議企業(yè)融資總部歸還從 3 財(cái)務(wù)總部和 清算總部的借款、建議資產(chǎn)管理總部深圳管理部結(jié)束與營(yíng)業(yè)部之間的理財(cái)合同和歸還從清算總部的借款、建議企業(yè)融資總部在承銷(xiāo)相關(guān)費(fèi)用的支付上采取變通措施以節(jié)約稅金支出、建議證券投資總部整合后在財(cái)務(wù)上做出合理安排以合理避稅等。我們將在今年做好準(zhǔn)備工作，爭(zhēng)取從明年起逐步做到總部部門(mén)的全費(fèi)用核算，將折舊費(fèi)、郵電費(fèi)、工資、租賃費(fèi)、 水電費(fèi)等可以按合理標(biāo)準(zhǔn)分?jǐn)偟馁M(fèi)用全部核算到部門(mén)，同時(shí)以后費(fèi)用預(yù)算的下達(dá)也將包括這些費(fèi)用，使各部門(mén)樹(shù)立起部門(mén)的全成本意識(shí)，從利益角度引導(dǎo)各部門(mén)節(jié)約開(kāi)支的積極性。我們將在部門(mén)內(nèi)部人員整合的基礎(chǔ)上設(shè)法增加一名 費(fèi)用會(huì)計(jì)，盡量做到一次性完成審核、報(bào)銷(xiāo)和領(lǐng)款等環(huán)節(jié)。 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)效率較低。沿用的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)基本程序是：各部門(mén)總經(jīng)理或被授權(quán)人審批后直接由費(fèi)用會(huì)計(jì)審核做帳、出納付款。這些環(huán)節(jié)可劃分三大類(lèi)即財(cái)務(wù)總部審批、公司領(lǐng)導(dǎo)審批、清算總部審批，所以這一問(wèn)題不僅僅涉及到財(cái)務(wù)總部。我們將借助于公司此次業(yè)務(wù)流程重組的契機(jī)對(duì)部門(mén)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再重組，并希望公司的這一工作能深入細(xì)致地開(kāi)展下去，建立公司各部門(mén)之間良好的協(xié)調(diào)和溝通機(jī)制以達(dá)到業(yè)務(wù)流程重組的目標(biāo)。 1 關(guān)于業(yè)務(wù)流程重組的報(bào)告 —— 問(wèn)題、對(duì)策與建議 財(cái)務(wù)總部 業(yè)務(wù)流程重組對(duì)提高工作效率、明確崗位職責(zé)、控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)資源共享具有極為重要的意義。 但是，應(yīng)當(dāng)看到我們目前的工作流程 與一個(gè)科學(xué)、高效的業(yè)務(wù)流程還有相當(dāng)差距，這一方面是由于部門(mén)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程尚未完全調(diào)整到位，一方面是由于公司內(nèi)部各相關(guān)部門(mén)之間協(xié)調(diào)溝通不夠、部門(mén)之間存在一定的利益沖突等。營(yíng)業(yè)部每調(diào)回一筆清算資金在總部至少要經(jīng)過(guò) 5 道審批環(huán)節(jié)，如果將確認(rèn)傳真和公司領(lǐng)導(dǎo)審批包括在內(nèi)則需 7 道審批環(huán)節(jié)，已超過(guò)了最低風(fēng)險(xiǎn)控制的需要。公司去年機(jī)構(gòu)整合后，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)及 2 總部本級(jí)核算工作由原會(huì)計(jì)部劃歸到了財(cái)務(wù)總部，由于一段時(shí)期以來(lái)忙于核算組織的調(diào)整和業(yè)務(wù)部門(mén)核算的規(guī)范，我們對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的程序基本上沒(méi)有進(jìn)行調(diào)整。由于這一程序剛剛實(shí)施，個(gè)別員工覺(jué)得不便，有一些怨言，但我們認(rèn)為這一環(huán)節(jié)是完全必要的，有利于我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題。其主要原因是，公司合并后總部人員日益膨脹，但費(fèi)用會(huì)計(jì)仍為一人，大量的憑證不可能在短時(shí)間內(nèi)處理完畢。今年以來(lái)總部資本性支出的膨脹與此不無(wú)關(guān)系。隨著統(tǒng)一管理模式的逐步推行，為業(yè)務(wù)部門(mén)提供服務(wù)逐漸提上了我們的議事日程。
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