《秘書辦文工作》ppt課件-全文預(yù)覽
【正文】 卷編件號： 先在每一份文件首頁上方加蓋檔號章，并逐件編件號。 題名擬寫要求： 責(zé)任者必須用全稱或通用簡稱；問題要概括準(zhǔn)確、文字簡練；名稱按文種的重要程度順序標(biāo)注二三個，兼顧不同性質(zhì)的文種。 卷內(nèi)文件排列 按重要程度排列： 重要排前，次要排后；上級單位來文排前，下級單位來文排后；綜合性排前，專題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。 適用： 多用于上級機關(guān)針對下屬機關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計資料和某些專門文件的立卷。 構(gòu)成條件： 作者：本單位與某一單位；內(nèi)容：同一問題；文件：問復(fù)性函件。 名稱即文種 （一）“六個特征”立卷法 時間特征 即將 針對同一年度或同一時期（相同時間段）的 文件組合成一個案卷。例： 業(yè)務(wù)督導(dǎo)，可分為文書檔案、科技檔案，文書檔案又可以分機關(guān)文書檔案、企事業(yè)文書檔案、重要活動檔案，科技檔案又分為重大工程項目檔案、重大科研項目檔案等。 1987年國家檔案局發(fā)布的 《 機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 》 明確的文書檔案的保管期限： 長期為 16年至 50年 短期為 15年以下 問題特征 即將 內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動、案件等 文件組合成一個案卷。 條目是歸卷類目的主體。 實質(zhì)是 對文件初步的分類與整理，歸檔前有符合科學(xué)分類的、相對固定的位置。 概念 文件組卷，也稱文件立卷，是指將辦理完畢 的、具有查考價值的文件，按其形成規(guī)律、特點、 價值和有機聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作 。 三 文件整理與歸檔 辦結(jié) 文件的處置是指對辦理完畢的文件 按機關(guān)工作的需要、文件與檔案工作的有關(guān) 規(guī)定及文件本身的保存價值等因素進行歸類、 管理和處理。 技能訓(xùn)練 4．某機關(guān)辦公室文書小李，每次都將來文按照文書業(yè)務(wù)性質(zhì)分送給各個部門，為了不出差錯，她特別注意文書應(yīng)送的業(yè)務(wù)部門，文書一律在辦公室壓六天。 案例分析 5 相關(guān)知識 發(fā)文處理程序： ? 擬稿 ?審核 ?簽發(fā) ?編號 ?繕印 ?校對 ?蓋章 ?登記 ?封發(fā) ?立卷 、歸檔 發(fā)文登記簿 發(fā)文日期 發(fā)文號 密級 文件標(biāo)題 收文單位 共印份數(shù) 發(fā)出份數(shù) 擬稿單位 簽發(fā)人 備注 技能訓(xùn)練 1．某機關(guān)為局級單位，下設(shè)各個處。小李與小陳關(guān)系不錯，不好意思拒絕。小陳寫完初稿后，本想找領(lǐng)導(dǎo)過目。吳主任看完文件，批注了擬辦意見，交給李局長。 ? 請指出錯誤所在。第二年進行 2022年度文件立卷歸檔時， 林強告訴檔案室 2022年沒有收到上級機關(guān)發(fā)來的文件，只將本部門的發(fā)文整理后，立卷歸 檔。 （ 5）必須正確使用文書種類，確保行文質(zhì)量。 （ 2）一般情況下不得越級行文。 二 文書處理 文書的行文關(guān)系是指文書的發(fā)文機關(guān)及受文機關(guān)之間的關(guān)系。 ? 下行文：命令 、 決定決議 、 通知 、 通報 、 批復(fù) 、 會議紀(jì)要 。 一 .文書的撰擬 1 .文書的概念 ?
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