秘書(shū)辦文工作ppt課件(參考版)
2025-05-15 12:41本頁(yè)面
【正文】 備注 保管期限 頁(yè)數(shù) 年度 題名 檔號(hào) 歸檔號(hào) 編制方法根據(jù)具體情況而定。 編制案卷目錄 由目錄說(shuō)明、案卷?xiàng)l目、封皮、備考表構(gòu)成。全宗號(hào)由檔案館賦予；目錄號(hào)是案卷目錄的編號(hào)；案卷號(hào)是案卷順序編號(hào)。 卷內(nèi)備考表 本卷情況說(shuō)明： 立卷人： 檢查人： 立卷時(shí)間： 填需要加以說(shuō)明與解釋的情況，如文件是否完整，有無(wú)破損，是否有重要價(jià)值或特別意義等。 卷內(nèi)備考表位置： 卷尾。 卷內(nèi)文件目錄位置： 案卷首頁(yè)。 圖表和聲像材料： 在裝具上或材料背面逐件編號(hào)。 不裝訂的案卷編件號(hào)： 先在每一份文件首頁(yè)上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。 專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)用法： 案卷，限于某個(gè)案卷、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲?wèn)題的調(diào)查處理形成的所有文件材料；來(lái)往文書(shū)，限于機(jī)關(guān)之間一般工作問(wèn)題的來(lái)文與復(fù)文；時(shí)間，題名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間。 題名擬寫(xiě)要求： 責(zé)任者必須用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)；問(wèn)題要概括準(zhǔn)確、文字簡(jiǎn)練；名稱(chēng)按文種的重要程度順序標(biāo)注二三個(gè)，兼顧不同性質(zhì)的文種。 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列： 批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。 卷內(nèi)文件排列 按重要程度排列： 重要排前，次要排后；上級(jí)單位來(lái)文排前，下級(jí)單位來(lái)文排后；綜合性排前，專(zhuān)題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。 （一）“六個(gè)特征”立卷法 （二）文件組卷應(yīng)注意的問(wèn)題 結(jié)合運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上特征組卷 除通訊者特征外，結(jié)合特征越多，形成案卷的專(zhuān)指性越強(qiáng)。 適用： 多用于上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)資料和某些專(zhuān)門(mén)文件的立卷。 優(yōu)點(diǎn)： 有利于了解兩個(gè)單位就解決某一具體問(wèn)題的要求與態(tài)度 （一）“六個(gè)特征”立卷法 地區(qū)特征 即將 內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些文件 組合成一個(gè)案卷。 構(gòu)成條件： 作者：本單位與某一單位；內(nèi)容：同一問(wèn)題；文件：?jiǎn)枏?fù)性函件。 注意： 跨年度的文件形成年度與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不同的文件。 名稱(chēng)即文種 （一）“六個(gè)特征”立卷法 時(shí)間特征 即將 針對(duì)同一年度或同一時(shí)期（相同時(shí)間段）的 文件組合成一個(gè)案卷。 優(yōu)點(diǎn)： 由于不同名稱(chēng)的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等方面的不同，因此按名稱(chēng)特征立卷，能反映案卷重要程度和價(jià)值。例： 業(yè)務(wù)督導(dǎo)，可分為文書(shū)檔案、科技檔案，文書(shū)檔案又可以分機(jī)關(guān)文書(shū)檔案、企事業(yè)文書(shū)檔案、重要活動(dòng)檔案，科技檔案又分為重大工程項(xiàng)目檔案、重大科研項(xiàng)目檔案等。 注意： 使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；應(yīng)準(zhǔn)確劃分 “ 問(wèn)題 ” 。 1987年國(guó)家檔案局發(fā)布的 《 機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 》 明確的文書(shū)檔案的保管期限： 長(zhǎng)期為 16年至 50年 短期為 15年以下 問(wèn)題特征 即將 內(nèi)容為反映同一事件、問(wèn)
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