【正文】 ）文書擬辦的工作步驟: 三、文書的承辦 （一）文書承辦的含義 文書承辦是按時文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，結(jié)合工作的實際情況，具體算是文件的工作。 （三）審核文書的工作步驟:。 （三）投標書的結(jié)構(gòu)是 ：標題+正文+尾部 （四）撰寫招標書的注意事項:，語氣謙和。 （二）招標書的特點是:具有明確性、競爭性、具體性和規(guī)范性。 （二）市場調(diào)查報告的特點有： （三）市場調(diào)查報告的分類:、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報告和專題性調(diào)查報告。 （五）注意事項:、吐字準確、注意語調(diào)的抑揚頓挫就成為講話者應(yīng)該具有的基本條件。有領(lǐng)導(dǎo)講話、群眾代表講話、來賓講話等。 （三）述職報告的結(jié)構(gòu)是：標題+稱謂+正文+落款+成文日期 （四）注意事項:撰寫述職報告要注意：；；。 （三）總結(jié)的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部 （四）總結(jié)的注意事項：。 （二）總結(jié)的類型:，有學(xué)習(xí)總結(jié)、總做總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等。有綜合性計劃、專題性計劃、指令性計劃、指導(dǎo)性計劃等。批答函是有關(guān)主管部門批答請批事項的函。 四、請批、批答函 （一）請批、批答函的概念 請批、批答函是請批與批答函的名稱，是不相隸屬機關(guān)之間請求批準和答復(fù)審批事項的公文。 （四）決定的結(jié)構(gòu)：標題+主送機關(guān)+正文+（附件）+落款+成文日期 （五）相關(guān)注意事項 “文種”作標題 以文種“決定”作標題，省略發(fā)放機關(guān)與事由，不符合國務(wù)院對公文標題的書寫要求。通知重在告知人們執(zhí)行什么任務(wù)或怎樣做；通報則是為了提高人們的認識和開闊人們的視野，以便把工作做得更好。通報屬于傳達和告誡性的公文。通告是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體通常使用的告曉性公文。（2）盡量縮短信息反饋時間，（3）信息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。2. 信息反饋的特點有：（1）針對性；（2）及時性；（3）連續(xù)性。(4)注意對日常信息的積累。二、信息的利用（三）基礎(chǔ)知識1．信息利用的特點是：周期性、經(jīng)常性、廣泛性和時效性。（3）經(jīng)驗型信息。（6）簡訊。：（1）剪報。(4)定期進行數(shù)據(jù)分析。:辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理地調(diào)配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。二、采購預(yù)算方案的制定（一）基礎(chǔ)知識采購預(yù)算方案制定的原則有：（1）真實性原則；（2）重點性原則；（3）目標相關(guān)性原則；（4）經(jīng)濟合理性原則。:我國政府采購的主要方式有五種,即公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。(2)確定目標(3)組織實施(4)檢查評估 辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運用科學(xué)方法（如預(yù)測、概率估算、實測、預(yù)定動作世間法等）對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理方法。 六、對辦公室工作進行評估 （一）基礎(chǔ)知識 :1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機構(gòu)的建制.(3)促進了員工承擔責(zé)任.(4)有助于進行控制和監(jiān)督工作。 （二）制定承辦期限對頂?shù)墓ぷ鞒绦?(1)調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定。 （二）制定工作計劃的工作順序 估量機會→確定目標→確定計劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分計劃→編制預(yù)算。(2)每一項任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。 （7） 從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。 （3） 按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標記 出任務(wù)完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標型計劃、規(guī)劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。(2)與調(diào)查研究相結(jié)合。：（1）書面督查；（2）電話督查；（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調(diào)研督查。（6）下級單位請示事項的答復(fù)與辦理情況，以及基層請求上級機關(guān)幫助解決問題的辦理情況。（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹落實情況。（2）查找問題的原因。（6）保證工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員。（2）用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔當處理。（二）處理突發(fā)事件的工作程序:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序。（3）發(fā)生事故的日期、地點。（3）公開透明，真誠面對公眾。、溫度和通風(fēng)第二章 第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理一、改進辦公室日常事務(wù)工作（一）基礎(chǔ)知識:改進辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替換；④合并；⑤精簡。3）聲音對辦公效率的影響。 2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法?？臻g的費用經(jīng)常按每平方米計算。 （1）形成有效率的工作流程。4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式。5）企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本。 :（1）辦公場地的費用過高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。:①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。:我方宴請是中餐，來賓回請很有可能是西餐，所以應(yīng)該了解一些的基本的西餐禮儀。（圖略） 四、涉外宴請的常識（一）基礎(chǔ)知識:（1）宴請環(huán)境十分重要，應(yīng)該選雅致、安靜的地方.（2）點菜時不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別。（2）準備工作要落實到位。（3）善始善終:在外賓抵達時，由適當?shù)娜藛T前往機場、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項禮儀程序和活動。當上述方法難以應(yīng)用時，便可采用這種排列方法。適用于：1當各國大使同時參加派駐國的某項活動時；2在非正式的涉外活動中亦可采用此種排列方法。適用于大型的國際會議或體育比賽。（4）不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組。 （二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的主要因素 設(shè)計會議效果評估表 匯總評估結(jié)果。 （1）會議評估工作的方法”。（4）會議服務(wù)評估。 （2）影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結(jié)為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準備工作的質(zhì)量；3會議責(zé)任分工。（4）獎懲相關(guān)人員，并要妥善解決會議的遣留問題。 三、處理會中突發(fā)事件 （一）基礎(chǔ)知識:：（1）處理人員問題（2）處理健康與安全問題（3）處理行為問題 （二）處理會中突發(fā)事件的工作程序 處理會中突發(fā)事件的工作程序為：向領(lǐng)導(dǎo)報告 啟動會議應(yīng)急方案 必要時向公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援 善后工作（向受害者及家屬進行安撫、與媒體溝通）。（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配。 :根據(jù)會議目標的需要，秘書人員可在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程、維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)議題。（2）樹立自信心，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。 :1思想上充分重視；2在人、財、物方面要措施到位；3在實施的過程中要堅持定期檢查。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。(6)聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進行雙向討論，并完成會議記錄。(2)明確溝通會議有關(guān)事宜的方法或途徑。(3)領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會議。（4）在會議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)者或主管領(lǐng)導(dǎo)進行終審。讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專用術(shù)語名詞較少的定稿。（3）按照既定的檢查路線和項目逐一現(xiàn)場核對，對達到和未達到預(yù)期要求的準確項目都要有明確的記錄。（2）會前現(xiàn)場的檢查 （二）會務(wù)籌備的程序 :如對會議的準備情況以匯報會的形式進行檢查，檢查的程序應(yīng)包括： (1)會議籌備機構(gòu)對會議的準備情況進行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結(jié)果以書面報告的形式上報領(lǐng)導(dǎo)?。?）會議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知。（6）會議保衛(wèi)工作的檢查。 二、會務(wù)籌備概述 （一）會務(wù)籌備概述 :（1）會議準備是否充分。具體要求如下：（1）要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。具體要求有：1 發(fā)出開會信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳輸設(shè)備；5做好會議準備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。③節(jié)省時間、費用。 ③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。（10）確定會議的籌備機構(gòu)，大型會議需要確定籌備機構(gòu)與人員分工。（5）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。三級秘書復(fù)習(xí)重點目錄第一章第一節(jié) 會前籌備第一章第二節(jié) 會中服務(wù)第一章第三節(jié) 會后落實第二章第一節(jié) 接待第二章第二節(jié) 辦公環(huán)境管理 第二章第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理 第二章第四節(jié) 辦公用品管理 第二章第五節(jié) 信息管理 第三章第一節(jié) 文書擬寫 第三章第二節(jié) 收發(fā)處理 第三章第三節(jié) 文檔管理 第四章 速記基礎(chǔ) 第五章 企業(yè)管理基礎(chǔ) 第六章 法律與法規(guī)第一章 第一節(jié) 會前籌備一 、會議方案的擬訂 （一）會議籌備方案的概述::會議籌備方案包括如下幾個組成部分:（1）確定會議的主題與議題。（4）確定會議的時間性和地點。（9）確定會議住宿和餐飲安排。②缺少身體語言，難以進行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。②不受空間的限制。 2）視頻會議信息工作的要求 由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標準、嚴要求，踏踏實實做好會務(wù)工作。會務(wù)機構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求。 （二）會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領(lǐng)導(dǎo)審核方案。（5）會場布置情況的檢查。 :務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報。 :（1）先制定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，）將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。（3）如會議文件夾的內(nèi)容涉及的部門較多，要進行必要的會審。(2)由會議負責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報會議的情況。 （二）與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會議有關(guān)事宜的工作程序 與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會議有關(guān)事宜的程序如下：(1)明確會議的目標。(5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的籌備情況及進展，同時應(yīng)講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(2)出現(xiàn)問題時負責(zé)解決的會議工作人員 :(1)會議應(yīng)急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆。 :；；。第一章 第二節(jié) 會中服務(wù)一、 提示會議按計劃進行 （一）基礎(chǔ)知識::（1）認真傾聽，最少限度地打斷談話。（5）使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極有益的批評和建議。（3）聯(lián)合主辦者交費。 會議經(jīng)費使用的程序為：申請經(jīng)費 主管領(lǐng)導(dǎo)審批 財務(wù)部審批 財務(wù)人員提取現(xiàn)金或填寫支票 經(jīng)費支出 審核會議經(jīng)費支出。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不斷改進會議的組織服務(wù)工作。 二、會議評估工作的內(nèi)容和要求 （一）基礎(chǔ)知識 :（1）構(gòu)成有效會議的要素 一個有效會議應(yīng)該具有清晰的目標、適當?shù)臅r間、合適的地點、恰當?shù)谋匾?、順暢緊湊的議程、準確的信息傳遞、周密的前期準備、精心挑選的參會人員、參會人員得當?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。（3）與會人員參與會議狀態(tài)與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進的意見或建議。（6）再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進與維持的事項。要避免與會人員的反感。（3）不對會議的成敗得失進行總結(jié)。:在商務(wù)交往的具體實踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列次序。（3）依照來賓抵達的具體時間早晚來排列其先后次序。（5）不排列。(2）準備工作:在外賓抵達前應(yīng)做好充分的準備工作：1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況；2了解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。三、安排涉外會見會談和拜訪（一）基礎(chǔ)知識:安排會見、會談的時，對秘書的要求如下：（1）充分了解又方的情況。(2)由東道主帶領(lǐng)員前去對方下榻的賓館,到達后應(yīng)該在大堂里打電話通知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次見面, 可以不送禮物.(二)會見、會談的工作程序會見、會談的工作程序如下圖所示。不要穿白天的工作裝參加晚宴。（2）衣著要整齊。所以應(yīng)該對各國的忌諱有基本的了解。為此導(dǎo)致工