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a8協(xié)同管理系統(tǒng)-產(chǎn)品白皮書-全文預(yù)覽

2025-02-05 17:26 上一頁面

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【正文】 作,控制公文單元素的填寫瀏覽。 公文統(tǒng)計(jì)可以 支持公文依照公文的收 發(fā)文狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),查詢;支持收文統(tǒng)計(jì)、發(fā)文統(tǒng)計(jì)、 簽報(bào)統(tǒng)計(jì)、歸檔統(tǒng)計(jì)、已封發(fā)和流轉(zhuǎn)中發(fā)文查詢;同時(shí)支持公文單的摘要,處理情況,備注的信息填寫。 簽報(bào)上一般要提出問題,說明原因,同時(shí)提出建議解決方案以供領(lǐng)導(dǎo)參考,領(lǐng)導(dǎo) 處理起來 速度快,增快事情解決。 收文登記:建立 收文流程, 進(jìn)行公文 登記、 建立 批示、批辦、注辦、承辦、辦結(jié)、擬歸檔申請(qǐng)等收文的全過程。 發(fā)文擬稿:支持 自動(dòng)識(shí)別用戶公文管理權(quán)限,撰寫發(fā)出公文的內(nèi)容 ,自動(dòng)進(jìn)行公文單,文號(hào)調(diào)用,進(jìn)行公文文件基本信息設(shè)置 ,添加多個(gè)附件 ,設(shè)置督辦人員。 A8 解決之道 用友致遠(yuǎn) A8 公文管理利用工作流的原理 來 建立公文流轉(zhuǎn)機(jī)制, 通過流程模版和 流程 節(jié)點(diǎn)保證公文流程 ,確保在組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)和人員變動(dòng)的情況下公文流程無需更新 可 繼續(xù)使用 ; 利用文單確保公文文單與手工文單一致; 通過節(jié)點(diǎn)權(quán)限控制公文的審批批示;通過正文套紅,文單套紅完成正規(guī)格式公文 , 并形成手工文單 歸檔 ;通過公文交換送達(dá)到各個(gè)單位 , 替代人工傳送,保證公文的安全和準(zhǔn)確。發(fā)文和收文一般還涉及一些簽字確認(rèn)的環(huán)節(jié)。 為保證公文的正式性和有效性,在公文從本單位(或部門)發(fā)出前,需要進(jìn)行嚴(yán)格的審定和管理, 從而形成 發(fā)文的流程。 ? 允許自定義業(yè)務(wù)功能菜單,將應(yīng)用業(yè)務(wù)以菜單的方式直接出現(xiàn)在 A8 協(xié)同系統(tǒng)中。 表單 提供支持以下功能: ? 表單樣式設(shè)置:通過 IinForPath 進(jìn)行表單樣式定義,支持導(dǎo)入方式;進(jìn)行 定義數(shù)據(jù)類型 定義,單元格操作定義 ? 表單 枚舉設(shè)置 : 對(duì)表單填寫中需要用到的枚舉值進(jìn)行設(shè)置 ? 協(xié)同流程定義: 定義操作權(quán)限、指定審批流程,以及對(duì)使用者授權(quán)等 ? 定義查詢或統(tǒng)計(jì)條件、確定列顯的數(shù)據(jù)項(xiàng),以及對(duì)使用者授權(quán) ? 調(diào)用表單模板,完成表單單據(jù)的填寫和提交審批 ? 查詢與統(tǒng)計(jì) ,由被授了權(quán)的用戶執(zhí)行查詢或統(tǒng)計(jì),查看結(jié)果 ? 系統(tǒng)枚舉設(shè)置 : 對(duì)表單填寫中需要用到的枚舉值進(jìn)行設(shè)置 表單設(shè)計(jì) 用戶可根據(jù)集團(tuán)需求,自由定義各種表單,如合同審批單、權(quán)限申請(qǐng)單、銷售日?qǐng)?bào)表、費(fèi)用報(bào)銷單等等。 在 A8 協(xié)同管理中 表單 通過 工作流的原理來建立表單填寫審批的流轉(zhuǎn)機(jī)制,通過流程模版和流程節(jié)點(diǎn)保證業(yè)務(wù)流程,確保在組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)和人員變動(dòng)的情況下表單的審批填寫流程無需更新可繼續(xù)使用;利用表單制作完成各種單據(jù)的電子格式,制定查詢項(xiàng),設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)表;通過節(jié)點(diǎn)權(quán)限控制表單數(shù)據(jù)項(xiàng)的填寫,編輯,審批批示 。 最后, 表單是根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理形式要進(jìn)行改變的,日常的表單會(huì)要求定期維護(hù)、歸檔、處理、匯報(bào)。 我們常見的表單如: 財(cái)務(wù)類表單: 普通發(fā)票申請(qǐng)單 增值稅發(fā)票申請(qǐng)單 招待費(fèi)用報(bào)銷 差旅費(fèi)報(bào)銷單 借款單 市場(chǎng)費(fèi)用申請(qǐng)單 日常類表單 合同審批 客戶投訴處理 采購(gòu)申請(qǐng) 固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng) 公務(wù)聯(lián)絡(luò) 辦公用品申報(bào) 公章借用 客戶接待申請(qǐng) 用車申請(qǐng) 人事類表單 員工培訓(xùn)申請(qǐng) 部門用人申請(qǐng) 人員調(diào)動(dòng)申請(qǐng) 員工獎(jiǎng)勵(lì)審批 員工轉(zhuǎn)正審批 加班申請(qǐng) 考勤匯總 出勤補(bǔ)登 請(qǐng)假申請(qǐng)單 工作交接單 這些常用的 表格的管理到了位、完善了,可以大大的提高管理工作的質(zhì)量,加強(qiáng)各項(xiàng)流程和制度的控管力度,從各類 表單 數(shù)據(jù)中還可以 統(tǒng)計(jì) 分析和總結(jié)出 ,日常管理中出現(xiàn)和將要出現(xiàn)的問題和癥結(jié)所在,從而達(dá)到高 效、有序 的日常 管理工作要求。 ? 已辦事項(xiàng):查看辦理完畢的事項(xiàng),并對(duì)已經(jīng)處理的協(xié)同可以進(jìn)行撤回 ? 協(xié)同管理 : 進(jìn)行協(xié)同“待辦、已辦,待發(fā)、已發(fā),超期”等多種狀態(tài)的統(tǒng)計(jì)。支持手寫簽名、公章管理、痕跡 保留,支持 Office, Wps 多種正文格式的讀寫,支持協(xié)同信息與電子郵件之間的相互轉(zhuǎn)換可以實(shí)現(xiàn): ? 新建事項(xiàng):建立新的協(xié)同工作,選擇協(xié)同工作流程,添加工作需要的文件,關(guān)聯(lián)歷史的協(xié)同和文檔信息完成多協(xié)同的整合信息呈現(xiàn),支持協(xié)同歸入文檔中心,通過選擇關(guān)聯(lián)項(xiàng)目與項(xiàng)目綁定;設(shè)定協(xié)同屬性確定協(xié)同流轉(zhuǎn)中的可變性 ? 移動(dòng)協(xié)同:支持協(xié)同流轉(zhuǎn)發(fā)送到手機(jī),手機(jī)與 PC 端進(jìn)行建立,回復(fù),轉(zhuǎn)發(fā)等協(xié)同操作 ? 待發(fā)事項(xiàng):存儲(chǔ)未發(fā)送的協(xié)同事項(xiàng),支持建立,修改流程,加載附件,增加附言等工作。協(xié)同工作是致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的最重要的功能,也是業(yè)界唯一將協(xié)同從理念層面具體形成為功能和應(yīng)用層面的創(chuàng)新。協(xié)同工作流程既能夠在同一單位內(nèi)進(jìn)行,也能夠在上下級(jí)單位之間進(jìn)行。 作為接收處理者,可以在待辦事項(xiàng)中查閱別人發(fā)送給自己的協(xié)同工作信息,即對(duì)該信息多次反復(fù)發(fā)表自己意見,態(tài)度,加載自己的附件等,如此有序的事件信息循環(huán)往復(fù),達(dá)到日 常協(xié)同工作的全面、準(zhǔn)確、及時(shí)溝通和交流。 A8 工作流 模板 流程 支持模糊化角色 ,崗位,職務(wù)等 定義和節(jié)點(diǎn)動(dòng)作權(quán)限定義,模板套用后系統(tǒng)自動(dòng)匹配符合角色要求的具體人員到相應(yīng)的流程節(jié)點(diǎn) ? 流程操作 ? 協(xié)同 A8 支持流程各種節(jié)點(diǎn)多種操作,例如:跟蹤設(shè)置,取消跟蹤,轉(zhuǎn)發(fā)流程,加簽,減簽,回退,撤銷,終止,取回等多種操作。 ? 工作流設(shè)計(jì) 協(xié)同 A8 工作流支持自建流程和模板流程兩種方式,可以實(shí)現(xiàn)跨單位集團(tuán)化的流程設(shè)計(jì)。 協(xié)同工作管理 A8 協(xié)同工作流 A8 工作流是通過對(duì)事務(wù)、業(yè)務(wù)等流轉(zhuǎn)過程的分析和抽象并圍繞事務(wù)交互邏輯、處理邏輯以及參與者來進(jìn)行解決問題。如圖所示 , 在系統(tǒng)部署時(shí) 對(duì)于二級(jí)子公司或是需要和總公司辦公業(yè)務(wù)連接的可以采用集團(tuán)集中部署,在總部設(shè)置辦公系統(tǒng)服務(wù)器,建設(shè)多組織構(gòu)架,各個(gè)二級(jí)公司集中進(jìn)行辦公 ,信息共享 。 第四, A8 協(xié)同管理系統(tǒng)提供了公文交換的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用、公文檔案的標(biāo)準(zhǔn)接口、表單的 調(diào)用接口、流程的調(diào)用接口等一組應(yīng)用接口,支持組織花較少的力量即可完成應(yīng)用的開發(fā)和集成。要解決這樣的問題, A8 協(xié)同管理軟件提供多種機(jī)制進(jìn)行信息的整合,從而成為信息整合和展現(xiàn)的平臺(tái)。 支持中國(guó)企業(yè)的信息化發(fā)展,支持中國(guó)的組織的國(guó)際化潮流,幫助中國(guó)企業(yè)在信息化上連接世界, A8 協(xié)同管理軟件實(shí) 現(xiàn)了多語言的支持,可以在一套部署上支持到不同的語言環(huán)境下的不同國(guó)度的人們相互協(xié)作。 A8 的知識(shí)管理系統(tǒng)支持對(duì)知識(shí)的屬性定義,我們可以在 A8 協(xié)同管理系統(tǒng)中將例如銷售合同、勞動(dòng)合同、客戶檔案信息等分別進(jìn)行要素定義從而實(shí)現(xiàn)按要素進(jìn)行知識(shí)管理和控制,實(shí)現(xiàn)知識(shí)的結(jié)構(gòu)化管理。 A8 協(xié)同管理系統(tǒng)建立了嚴(yán)密的知識(shí)管理體系,可以有多種知識(shí)庫,并支持自定義的知識(shí)管理模式和結(jié)構(gòu),知識(shí)管理的授權(quán)體系完善,并能全息記錄協(xié)同行為過程,即所有我們?cè)?A8 協(xié)同管理系統(tǒng)中的行為過程都會(huì)自動(dòng)積淀成為組織的知識(shí)。 對(duì)于大部分的大型企業(yè)單位和事業(yè)單位,包括部分政府職能單位, A8 協(xié)同管理系統(tǒng)顯式地提供了簽報(bào)這種內(nèi)部行文模式,可以支持各單位個(gè)性化的內(nèi)部工作的正式審批管理和記錄,并可以通過自定義查詢滿足對(duì)于簽報(bào)的高效、高質(zhì)管理要求,達(dá)成審批有記錄、流程可追溯的管理效果。 A8協(xié)同管理系統(tǒng)還建立 bbs 討論區(qū),可以支持員工俱樂部、專題技術(shù)討論、職業(yè)指導(dǎo)等各種各樣的討論、溝通的共享模式,充分利用互聯(lián)網(wǎng)的便捷傳遞組織的價(jià)值和文化主張,也可以發(fā)布各種通知和行業(yè)動(dòng)態(tài)信息。 在組織中,每個(gè)人的工作是否有效,是否能夠協(xié)作起來,從而匯集成為組織績(jī)效,是大小組織面臨的共同問題, A8 協(xié)同管理軟件提供了個(gè)人時(shí)間管理的工具,同時(shí)也是個(gè)人的任務(wù)、事件與他人協(xié)作的工具,工作中的領(lǐng)導(dǎo)可以給下屬安排行動(dòng)事項(xiàng),秘書可以給領(lǐng)導(dǎo)安排日程,同事之間也可以就事件進(jìn)行委托、協(xié)調(diào),共同完成工作任務(wù),形成良性協(xié)作的機(jī)制。 透明且固化的制度執(zhí)行還有效提高了團(tuán)隊(duì)的復(fù)制能力,降低了制度的執(zhí)行成本和學(xué)習(xí)成本,使制度不再 是僵硬的文本,而成為在互聯(lián)網(wǎng)上可以動(dòng)態(tài)跟隨的路標(biāo),既提升了制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性、高質(zhì)量,又提升了制度的執(zhí)行效率,降低了對(duì)人的地域、辦公環(huán)境和時(shí)間等的物化限制,充分利用了互聯(lián)網(wǎng)無處不在的特性,支持組織成員在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)、任何方式的完成制度和管理工作的落地執(zhí)行。 在虛擬的辦公空間中,可以完成人員之間 的溝通、交流、資料信息的互傳、共享、分享,也可以完成上級(jí)對(duì)下級(jí)的工作安排、有效授權(quán)、人務(wù)下達(dá),下級(jí)對(duì)上級(jí)的報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、資源申請(qǐng)、請(qǐng)求協(xié)助等諸多辦公行為的執(zhí)行和管理,同時(shí)支持靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作、任務(wù)互助、工作協(xié)調(diào),支持跨部門、單位甚至是與外部人員的協(xié)作,任務(wù)的傳遞、信息的互通,實(shí)現(xiàn)靈動(dòng)、敏捷、高效的對(duì)內(nèi)、外部人員的服務(wù)和工作響應(yīng),支持組織提升工作效率和工作質(zhì)量。 A8 協(xié)同管理系統(tǒng) 協(xié)同管理 組織行為管理和協(xié)作的互聯(lián)網(wǎng)軟件 產(chǎn)品白皮書 北京用友致遠(yuǎn)軟件技術(shù)有限公司 2022 年 12 月 綜述 用友致遠(yuǎn) A8 協(xié)同管理軟件定位于大中型企業(yè)、集團(tuán)型型企業(yè)、大中型政府和事業(yè)單位, 其 定位于組織內(nèi)部的行為管理為主導(dǎo),同時(shí)支持組織跨越組織邊界而成的產(chǎn)業(yè)群組如上下游企業(yè),政府的跨單位和部門的協(xié)作管理。 A8 協(xié)同管理系統(tǒng)的主要應(yīng)用 建立起互聯(lián)網(wǎng)下的辦公環(huán)境 A8 協(xié)同管理軟件為組織建立起了基于互聯(lián)網(wǎng)模型的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境,使日常的辦公工作從有形的辦公室環(huán)境遷移到了互聯(lián)網(wǎng)上的虛擬辦公環(huán)境,使組織內(nèi)的人員、部門、單位、集團(tuán)環(huán)境在協(xié)同管理系統(tǒng)中都有了相對(duì)應(yīng)的辦公空間,分別被稱為個(gè)人空間、部門空間、單位空間和集團(tuán)空間,并且還可以擴(kuò)展出項(xiàng)目空間、協(xié)作空間和其他組織形態(tài)的虛擬環(huán)境。A8 協(xié)同管理系統(tǒng)通過支持單據(jù)定義、流程配置、人員和資源的直觀描述等多種手段,以圖形化、透明化、可視化而完成制度的控制執(zhí)行,保證制度執(zhí)行的準(zhǔn)確、高效、可跟蹤和追溯,并將執(zhí)行結(jié)果全息集中存儲(chǔ),從而保證了制度的有效執(zhí)行。 A8 協(xié)同管理軟件通過支持計(jì)劃的主送、抄送、知會(huì) 3 種模式,完成了組織中下級(jí)和直接上級(jí)之間、同事之間、個(gè)人和部門成員之間的計(jì)劃、任務(wù)的目標(biāo)和任務(wù)的協(xié)調(diào)一致,達(dá)成共識(shí)的過程,并有效支持自己對(duì)于計(jì)劃執(zhí)行情況的管理,使組織內(nèi) 的成員之間,組織從上而下和從下而上的多種方式達(dá)成組織目標(biāo)和計(jì)劃的同步,驅(qū)動(dòng)組織內(nèi)的成員按相同的方向去工作,使組織績(jī)效形成合力從而提升組織的競(jìng)爭(zhēng)力和效率。 A8 協(xié)同管理軟件建立了集團(tuán)、單位、部門的公共空間,可以分板塊、按時(shí)間序完成公告、新聞的發(fā)布,并以多種方式呈現(xiàn)給組織中希望 傳遞給的成員。 支持組織內(nèi)部的正式和非正式的協(xié)作 大組織經(jīng)常通過公文、會(huì)議、公告等多種形式進(jìn)行組織內(nèi)的正式協(xié)作,也通過有效的交流,建立動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)等多種方式實(shí)現(xiàn)組織的任務(wù)完成 A8 協(xié)同管理系統(tǒng)基于對(duì)中國(guó)特色的公文管理的研究,完整實(shí)現(xiàn)了公文的發(fā)文、交換、收文、存檔和公文統(tǒng)計(jì),全方位地支持大組織的公文應(yīng)用,成為支持跨單位、跨部門協(xié)作的有效的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái), A8 協(xié)同管理軟件的公文電子化解決了公文的效率和安全問題,可以使行政效率和辦公效率大幅度提升,在模擬手工公文過程的靈活性和易用性的基礎(chǔ)上,通過文單配置、流程配置、公文 辦理節(jié)點(diǎn)定義、公文正文套紅、公文花臉支持等多種方式,實(shí)現(xiàn)了高效的正式的協(xié)作,對(duì)于政府單位還預(yù)置了 13 種公文種類,支持文號(hào)的自動(dòng)生成和管理。 積淀組織知識(shí),共享組織信息 現(xiàn)代組織的發(fā)展,越來越依賴于信息系統(tǒng),而知識(shí)的管理和積淀是信息系統(tǒng)很重要的目標(biāo)之一,如何積淀組織知識(shí),有效利用組織知識(shí),是各組織都在積極思考并努力實(shí)踐的工作。 A8 的知識(shí)利用可以有借閱、共享、分發(fā)等常見的知識(shí)模型,同時(shí)支持訂閱、評(píng)價(jià)等互動(dòng)模型,也支持全文檢索、分類查詢等高效模式。 中國(guó)組織的國(guó)際化應(yīng)用 經(jīng)過多年的研究和應(yīng)用實(shí)踐,我們看到中國(guó)企業(yè)正在高速的國(guó)際化,世界 500 強(qiáng)的企業(yè)也紛紛進(jìn)入中國(guó),這種跨國(guó)界、跨語言的協(xié)作正在蓬勃發(fā)展。 組織信息系統(tǒng)的集成平臺(tái) 不可否認(rèn),目前的組織的信息系統(tǒng)越來 越多,同時(shí)信息孤島也就越來越多了。 第三, A8 協(xié)同管理系統(tǒng)提供了插件模型,可以支持在其上進(jìn)行二次開發(fā),完成應(yīng)用級(jí)的整合。 系統(tǒng)部署結(jié)構(gòu) 集團(tuán)部署 對(duì)于大型的集團(tuán)化企事業(yè)單位,其 辦公建設(shè)呈現(xiàn)多組織,跨集團(tuán)的特點(diǎn),在系統(tǒng)部署上 全面支持 集中式 。 協(xié)同管理軟件功能 應(yīng)用 應(yīng)用功能總框圖 A8 協(xié)同辦公管理系統(tǒng)包括了 首頁空間,基本應(yīng)用,系統(tǒng)應(yīng)用三大 部分 一共20 個(gè)一級(jí)應(yīng)用 180 個(gè)子應(yīng)用 。 ? 工作流引擎 支持 ? 對(duì) 流程 過程定義進(jìn)行解釋,圖形化表現(xiàn); ? 支持跨單位建立,解釋,執(zhí)行流程 ? 控制過程的 建立 、 撤銷、取回轉(zhuǎn)發(fā)、 加簽、 減簽、 回退、終止等; ? 控制活動(dòng)實(shí)例間的轉(zhuǎn)換,包括串行或并行的操作、相關(guān)數(shù)據(jù)的解釋等; ? 提供支持用戶操作的接口; ? 維護(hù)控制數(shù)據(jù)和相關(guān)數(shù)據(jù),在應(yīng)用或者用戶之間傳遞相關(guān) 數(shù)據(jù); ? 提供用于激活外部應(yīng)用程序和訪問相關(guān)數(shù)據(jù)的接口; ? 提供控制、管理和歸檔的功能; ? 提供流程分支定義:支持部門、組、崗位、職務(wù)級(jí)別的組合條件定義,支持表單數(shù)據(jù)項(xiàng)的組合條件定
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