【文章內容簡介】 的標準方式，強調公文的傳遞的準確、高效、可追溯特性，故形成了送文單（給交換中心的信封）、收文單（接收單位簽收的文單）等交換單據(jù)。發(fā)文和收文一般還涉及一些簽字確認的環(huán)節(jié)。 接收單位收到公文，一般有兩種情況：根據(jù)公文需要辦事，則稱公文為承辦件，該單位即為承辦單位；本單位不需辦理公文，只是查看公文內容，如通知、通報等，這即稱為閱辦件。另外，在公文發(fā)文和收文 之間，還有一種職能部門對于發(fā)起的公文收閱，部門領導看看的，叫傳閱件。 各單位在公文手工傳遞和使用過程中的方式是非常一致的， 近 10 年出現(xiàn)了電子公文， 各種 電子公文 系統(tǒng)在使用上 從公文單樣式，正文，審批的流程都 力求接近手工公文，但是 在實際工作中由于 集團組織機構的不斷調整 ，各個審批環(huán)節(jié)會根據(jù)實際情況進行增加人員等等情況發(fā)送，使得電子公文應用沒有很好的代替手工 。 A8 解決之道 用友致遠 A8 公文管理利用工作流的原理 來 建立公文流轉機制， 通過流程模版和 流程 節(jié)點保證公文流程 ，確保在組織機構變動和人員變動的情況下公文流程無需更新 可 繼續(xù)使用 ； 利用文單確保公文文單與手工文單一致； 通過節(jié)點權限控制公文的審批批示；通過正文套紅，文單套紅完成正規(guī)格式公文 ， 并形成手工文單 歸檔 ；通過公文交換送達到各個單位 ， 替代人工傳送，保證公文的安全和準確。 手工找人 手工文單 找人批閱 手工封發(fā) 人工送達 公文流程 電子文單 自動流轉 正文 紅頭 ， 封發(fā) 自動交換 流程模版 文單模版 節(jié)點權限 套紅封發(fā) 公文交換 A8 公文管理 涵蓋了收文管理、發(fā)文管理、簽報管理公文交換、公文督辦、公文統(tǒng)計、公文檔案等幾個部分，實現(xiàn)了各種日常公文格式為用戶提供公文的收發(fā)簽、流轉過程和文件歸檔存放、查詢、統(tǒng)計等管理功能，同時也提供公文信息交換、查詢、督辦等功能。 同時采用 Office 控件實現(xiàn)自動生成公文正文及發(fā)文稿紙，控制各流程步驟的相應修改權限及正文、公章不可編輯下載，自動歸檔等。 發(fā)文管理 實現(xiàn)公文文件的起草，發(fā)送 ，處理，封發(fā)等實現(xiàn)公文正文文件完成，進入到公文交換中發(fā)送給相應的單位。 發(fā)文擬稿：支持 自動識別用戶公文管理權限，撰寫發(fā)出公文的內容 ，自動進行公文單，文號調用，進行公文文件基本信息設置 ，添加多個附件 ，設置督辦人員。 發(fā)文處理： 支持手寫、蓋章、簽名、花臉、套紅、手工稿紙 ； 支持電子簽章、正文花臉和清稿存檔，安全高效 。 ? 手寫簽名 :對 公文 文單進行核查，可以對文單進行手寫 簽字，添加自己的意見和批注。 ? 電子印章 :對 公文文單進行蓋章操作 ? 文字簽批 :選擇系統(tǒng)已設定好的簽批文字 收文管理 實現(xiàn)公文 收文 的 登記 ， 擬辦，辦理，承辦實現(xiàn)公文正文文件接收，進入到各個公文辦理環(huán)節(jié)進行相應的單位的辦理。 收文登記：建立 收文流程， 進行公文 登記、 建立 批示、批辦、注辦、承辦、辦結、擬歸檔申請等收文的全過程。可以指定為 督辦人員進行收文 流轉 的督辦 ，可以在收文流程進行中 改變流程， 取消 收文節(jié)點 ，隨時催辦來文相關事務。 簽報管理 簽報，簡單的說就是需要領導簽字的報告。簽報是請示、報告的簡化，主要是為 了簡化流程，提高工作效率而產(chǎn)生的，事實上簽報的使用范圍是有限的，對于一些不是太重要、不太方便采用報告或請示形式的問題，為了盡快得到解決就可以采用簽報的形式。 簽報上一般要提出問題，說明原因，同時提出建議解決方案以供領導參考，領導 處理起來 速度快，增快事情解決。 公文督辦 進行公文的督促辦理，向辦理公文的人員發(fā)出督辦意見，并可以改變正在進行公文處理流程。 公文統(tǒng)計 按照公文的收文發(fā)文 簽報 進行統(tǒng)計，并提供相應的查詢 。 可以對列表中的信息條目可以查看信息詳細內容 。 公文統(tǒng)計可以 支持公文依照公文的收 發(fā)文狀態(tài)進行統(tǒng)計，查詢；支持收文統(tǒng)計、發(fā)文統(tǒng)計、 簽報統(tǒng)計、歸檔統(tǒng)計、已封發(fā)和流轉中發(fā)文查詢；同時支持公文單的摘要，處理情況，備注的信息填寫。 輔助設置 為了保證 公文 正常運行，協(xié)同 A8 提供了支持公文運行的基礎設置可以使得更貼近實際手工操作。 ? 公文文單制作： 進行集團公文單，單位公文單樣式的制作，可以進行公文的導入導出。 ? 公文元素：進行公文單數(shù)據(jù)元素的自定義，并設定的元素應用在公文單上。 ? 公文節(jié)點：進行公文審批的節(jié)點操作，控制公文單元素的填寫瀏覽。 ? 公文文號：設置收文，發(fā)文，簽報多種形式的文號定義，自動套用 文號 ? 簽字蓋章：提供用戶直接在公文單上進行手寫簽字和蓋章，貼近原始紙制文單。 ? 手寫筆批注：模擬手寫進行批注批示。 ? 痕跡保留：將記錄審批流程中每個審批人對公文正文的修改內容和修改時間，并且同一時間只允許一個人對同一公文的正文進行修改。 ? 清稿：文件清理，保存修改痕跡。 ? 痕跡查看：在公文正文處理查看時，可以隨時查看保留的草稿。 ? 套紅：在公文文件起草時不進行文件套紅，在文件最終成文下發(fā)，調用“文件套紅”功能，實現(xiàn)紅頭文件。 ? 稿紙：在公文運行時隨時可以生產(chǎn)公文稿紙，供打印，進行手工簽字存檔。 公文應用特點 ? 支 持根據(jù)崗位，職務級別，角色定義流程 ? 支持集團化公文應用部署 ? 覆蓋發(fā)文、收文、 簽報、 傳閱、內外部交換、檔案、統(tǒng)計 ? 支持授權下的自建公文流程，收文和發(fā)文的公文督辦 ? 支持公文元素、文單、節(jié)點、流程自定義，還原手工習慣 ? 支持手寫、蓋章、簽名、花臉、套紅、手工稿紙 ? 支持電子簽章、正文花臉和清稿存檔，安全高效 協(xié)同 公文交換 公文交換背景 公文的送出與接收完成 上下級 單位 之間、平級 單位 之間或者集團公司與分支單位之間 的公文的傳遞。在公文送出階段，工作人員會將公文按照規(guī)定具體分裝，將以封裝好的公文以適宜的方式發(fā)送給收文者； 收文者接受來自各個有關方面的公文，按照規(guī)定確認、清點、核對、檢查、簽收后，各個機要部門收取公文。在整個送出與接受的過程中要求 公文正確，完整，發(fā)送方要確定公文接收到，接收要確認公文是否準確，并分別在送文單和簽收單進行雙方簽字確認，這是一項事關公文能否迅速進入生效過程的重要工作步驟。 這種傳 統(tǒng)的公文交換雖然隨著歷史的進步不斷的改進，但是無法革除其固有的、與生俱來的弊端，如速度慢 、易泄密、易丟失、成本高等。在信息高度發(fā)達的今天，隨著我國 信息化 發(fā)展，采用電子公文 交換， 提高行政效率，增加行政透明度，解決公文傳輸過程 存在的上述問題 ， 維護 “ 紅頭文件 ” 的嚴肅性和完整性，保證接收方收到的公文與發(fā)送方發(fā)送的公文格式完全一樣， 實現(xiàn)公文跨單位的可跟蹤性協(xié)作的重要應用 ， 與紙質原件 流轉方式 保持一致。 A8 公文交換 用友致遠 A8 公文交換管理是公文管理的最重要的組成部分，利用工作流的原理建立公文流轉機制全面支持單位內、集團內，集團外的公文交換。 公文 交換采用安全數(shù)據(jù)交換技術，依托系統(tǒng)網(wǎng)，通過統(tǒng)一的安全信息交換 中心 ， 使集團向各個單位下發(fā)公文、各個單位之間的信息傳遞或是 各省、直轄市 XX部向中共中央 XX部上報專題 信息 與公文 等等 ，實現(xiàn)電子 文件 的 上傳下達。 公文交換提供標準 XML 格式的公文文檔，保證組織內，外進行公文的傳輸交換，交換的公文信息是一致的。在 A8 協(xié)同管理提供了安全的，嚴肅的，可跟蹤的公文交換管理。 公文交換主要是在上下級政府部門之間、平級政府部門之間或者集團公司與分支單位之間實現(xiàn)公文快捷、便利的交換；交換的公文要必須維護 “紅頭文件 ”的嚴肅性和完整性，保證接收方收到的公文與發(fā)送方發(fā)送的公文格式完全一樣，保證傳輸要安全高效。 交換是從發(fā)送方到接收方的一個文件交換過程，交換的過程中相對發(fā) 送方和接收方的是獨立。 應用功能 發(fā)文封發(fā)完畢，進行入公文交換發(fā)送到各個公文接收單位，公文接收單位進行公文的簽收。查看發(fā)送單和簽收單 公文交換人員會將簽發(fā)套紅好的公文發(fā)送到外單位，并在公文送文單中記錄送達的公司 。 各個單位部門的公文交換人員 得到送來的公文，進行公文的簽收，簽收的回執(zhí)通知給發(fā)文單位的公文交換人員，然后直接進入收文管理 公文交換特點 ? 遵循公文電子交換標準 ? 交換數(shù)據(jù)統(tǒng)一 ? 全面符合手工交換格式 ? 支持集團間，單位間，部門間多種形式 公文 交換 ? 支持文單，正文自動轉換，自動套用 ? 支持數(shù)據(jù)交換接 口 協(xié)同知識管理 背景 不論你是企業(yè)的新兵還是老將，可能都遇到過以下這些情況： 新加入某項目組，查找不到相關資料，也沒有前輩特意給你傳授經(jīng)驗，導致遲遲上不了手；項目開發(fā)中，想向企業(yè)里某些方面的專家請教，卻不知該找誰；自己寫過或見過的一份有價值的報告，在需要時卻找不著了；一位離職同事帶走了他手頭所有的客戶關系，企業(yè)因此而蒙受巨大損失 …… 隨著社會經(jīng)濟模式的變化，組織的形式、規(guī)模、發(fā)展戰(zhàn)略、競爭策略、市場環(huán)境、社會思想都正在或即將發(fā)生變化，通過對以往觀念思想的反思，人們有了更深刻和更直觀的認識， 企業(yè)知識不僅僅 信息的存儲 ，而是 積淀 企業(yè)的 知識，有效利用知識， 使知識成為生產(chǎn)力， 是各 企業(yè) 都在積極思考并努力實踐的工作。 企業(yè)的知識管理的目標主要是充分有效的利用知識，提高組織生產(chǎn)效率和技能素質。在知識管理的設計對象包括對個人知識、團隊知識和外部知識的管理，其中包括企業(yè)中各種隱性和顯性知識。 目前，企業(yè)在 對知識管理 中經(jīng)常會遇到以下障礙： ? 曾經(jīng)謀面的文檔，總是不知道它放在哪里 ? 面對成百上千的文檔，需要者總是無從下手 ? 文檔雖多，卻無法幫助員工學習 ? 辛辛苦苦找到的文檔，既然不是最新的 ? 忠誠的知識貢獻者，得不到應有的獎賞 ? 企業(yè)知識得不 到有效的積累，在內耗中消失了 A8 知識管理 美國的管理大師彼得 德魯克。德魯克在其《后資本主義社會》一書中提及，知識已成為生產(chǎn)力的一部分，而且是全球化經(jīng)濟環(huán)境中最重要的關鍵資源。 知識管理就是運用集體的智慧提高應變能力和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。 知識管理將跨越多種障礙，實現(xiàn)知識型文檔管理，幫助企業(yè)： ? 建立企業(yè)知識的收集平臺 ? 建立企業(yè)知識的顯性化平臺 ? 建立企業(yè)知識的有序積累平臺 ? 實現(xiàn)企業(yè)的知識地圖（ EMap） ? 實現(xiàn)知識共享度的量化，獎懲有據(jù)可依 用友致遠 A8 提出的 知識管理 ，首 先 就是員工不斷地把個人知識轉變成組織知識，然后又從不斷擴大的組織知識庫增加個人知識。企業(yè)實施知識管理就是要形成一種有效的機制，包括企業(yè)文化、組織結構等來保證這個過程的運行流暢。因此 A8 的 知識管理就是企業(yè)對其所擁有的知識資源進行管理的過程，而如何識別、獲取、開發(fā)、分解、儲存、傳遞知識、從而使每個員工在最大限度地貢獻出其積累 的知識的同時，也能享用他人的知識實現(xiàn)知識共享則是知識管理的目標 ，知識管理是從 “ 沉淀 ” 、 “ 共享 ” 、 “ 學習 ” 、 “ 應用 ” 、 “ 創(chuàng)新 ” 這五個知識運轉環(huán)節(jié)層層遞進的 ， 這些環(huán)節(jié)的遞進促使了知識幫助企 業(yè)實現(xiàn) ： ? 有效管理企業(yè)的現(xiàn)有智力資產(chǎn)，保持企業(yè)的核心競爭力 ? 建立學習 區(qū) ，不斷提供員工的素質，提升企業(yè)的素質 ? 通過建立相關知識的聯(lián)系，培養(yǎng)組織智商，企業(yè)具有整體思考的特性，避免思考狹隘和片面 ? 通過 協(xié)同工作 關聯(lián) ，減少重復勞動，提高工作效率 ? 通過知識管理系統(tǒng)，建立企業(yè)知識門戶 致遠協(xié)同 A8 知識管理 為了 達到這些目前，將知識管理分成 四個運作過程 ，即 知識 沉積 過程、知識應用過程、知識交流過程和知識創(chuàng)新過程。這四個過程不是相互獨立的，而是相互關聯(lián)的 ， 知識創(chuàng)新是知識管理的目的。 知識 沉積 過程具體指對現(xiàn)有的知識進行收集、整理 、分類和管理的過程。它通常包含了隱形知識顯性化和顯性知識綜合化這兩個模式的知識轉化。 A8 提出統(tǒng)一管理知識 即 集中統(tǒng)一管理企業(yè)的全部 信息資源 ，建立知識之間的聯(lián)系，避免由于知識分散而導致的知識流失和管理混亂現(xiàn)象 。 協(xié)同，公文 公共信息 知識來源 處理 目標 知識庫文檔庫 電子郵件 各種文件 歸檔 上傳 編輯 同時，為了使知識 沉積 更有效地服務于知識運用和知識交流， 知識查詢是不可缺少的重要步驟，企業(yè) 任何員工都可以隨時閱覽和檢索 。 知識應用過程指利用集約而成的顯性知識去解決問題的過程，也是顯性知識內化為員工個人的隱性知識，導致員工隱形知識儲備的擴展的 過程 ，是 學習的過程。 企業(yè)的 知識交流過程指通過交流來擴展整體知識儲備的過程。它有很多方式，例如工作 交流，通過網(wǎng)絡進行的交流（例如電子郵件、會議等），利用知識庫（主要是各種書籍）進行學習等。 學習區(qū) 常用文檔 知識 處理 目標 知識庫文檔庫 知識專欄 博客收集 共享 借閱 推送 訂閱 博客