【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 的標(biāo)準(zhǔn)方式，強(qiáng)調(diào)公文的傳遞的準(zhǔn)確、高效、可追溯特性，故形成了送文單（給交換中心的信封）、收文單（接收單位簽收的文單）等交換單據(jù)。發(fā)文和收文一般還涉及一些簽字確認(rèn)的環(huán)節(jié)。 接收單位收到公文，一般有兩種情況：根據(jù)公文需要辦事，則稱公文為承辦件，該單位即為承辦單位；本單位不需辦理公文，只是查看公文內(nèi)容，如通知、通報(bào)等，這即稱為閱辦件。另外，在公文發(fā)文和收文 之間，還有一種職能部門對(duì)于發(fā)起的公文收閱，部門領(lǐng)導(dǎo)看看的，叫傳閱件。 各單位在公文手工傳遞和使用過程中的方式是非常一致的， 近 10 年出現(xiàn)了電子公文， 各種 電子公文 系統(tǒng)在使用上 從公文單樣式，正文，審批的流程都 力求接近手工公文，但是 在實(shí)際工作中由于 集團(tuán)組織機(jī)構(gòu)的不斷調(diào)整 ，各個(gè)審批環(huán)節(jié)會(huì)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行增加人員等等情況發(fā)送，使得電子公文應(yīng)用沒有很好的代替手工 。 A8 解決之道 用友致遠(yuǎn) A8 公文管理利用工作流的原理 來 建立公文流轉(zhuǎn)機(jī)制， 通過流程模版和 流程 節(jié)點(diǎn)保證公文流程 ，確保在組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)和人員變動(dòng)的情況下公文流程無需更新 可 繼續(xù)使用 ； 利用文單確保公文文單與手工文單一致； 通過節(jié)點(diǎn)權(quán)限控制公文的審批批示；通過正文套紅，文單套紅完成正規(guī)格式公文 ， 并形成手工文單 歸檔 ；通過公文交換送達(dá)到各個(gè)單位 ， 替代人工傳送，保證公文的安全和準(zhǔn)確。 手工找人 手工文單 找人批閱 手工封發(fā) 人工送達(dá) 公文流程 電子文單 自動(dòng)流轉(zhuǎn) 正文 紅頭 ， 封發(fā) 自動(dòng)交換 流程模版 文單模版 節(jié)點(diǎn)權(quán)限 套紅封發(fā) 公文交換 A8 公文管理 涵蓋了收文管理、發(fā)文管理、簽報(bào)管理公文交換、公文督辦、公文統(tǒng)計(jì)、公文檔案等幾個(gè)部分，實(shí)現(xiàn)了各種日常公文格式為用戶提供公文的收發(fā)簽、流轉(zhuǎn)過程和文件歸檔存放、查詢、統(tǒng)計(jì)等管理功能，同時(shí)也提供公文信息交換、查詢、督辦等功能。 同時(shí)采用 Office 控件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成公文正文及發(fā)文稿紙，控制各流程步驟的相應(yīng)修改權(quán)限及正文、公章不可編輯下載，自動(dòng)歸檔等。 發(fā)文管理 實(shí)現(xiàn)公文文件的起草，發(fā)送 ，處理，封發(fā)等實(shí)現(xiàn)公文正文文件完成，進(jìn)入到公文交換中發(fā)送給相應(yīng)的單位。 發(fā)文擬稿：支持 自動(dòng)識(shí)別用戶公文管理權(quán)限，撰寫發(fā)出公文的內(nèi)容 ，自動(dòng)進(jìn)行公文單，文號(hào)調(diào)用，進(jìn)行公文文件基本信息設(shè)置 ，添加多個(gè)附件 ，設(shè)置督辦人員。 發(fā)文處理： 支持手寫、蓋章、簽名、花臉、套紅、手工稿紙 ； 支持電子簽章、正文花臉和清稿存檔，安全高效 。 ? 手寫簽名 :對(duì) 公文 文單進(jìn)行核查，可以對(duì)文單進(jìn)行手寫 簽字，添加自己的意見和批注。 ? 電子印章 :對(duì) 公文文單進(jìn)行蓋章操作 ? 文字簽批 :選擇系統(tǒng)已設(shè)定好的簽批文字 收文管理 實(shí)現(xiàn)公文 收文 的 登記 ， 擬辦，辦理，承辦實(shí)現(xiàn)公文正文文件接收，進(jìn)入到各個(gè)公文辦理環(huán)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的單位的辦理。 收文登記：建立 收文流程， 進(jìn)行公文 登記、 建立 批示、批辦、注辦、承辦、辦結(jié)、擬歸檔申請(qǐng)等收文的全過程?？梢灾付?督辦人員進(jìn)行收文 流轉(zhuǎn) 的督辦 ，可以在收文流程進(jìn)行中 改變流程， 取消 收文節(jié)點(diǎn) ，隨時(shí)催辦來文相關(guān)事務(wù)。 簽報(bào)管理 簽報(bào)，簡(jiǎn)單的說就是需要領(lǐng)導(dǎo)簽字的報(bào)告。簽報(bào)是請(qǐng)示、報(bào)告的簡(jiǎn)化，主要是為 了簡(jiǎn)化流程，提高工作效率而產(chǎn)生的，事實(shí)上簽報(bào)的使用范圍是有限的，對(duì)于一些不是太重要、不太方便采用報(bào)告或請(qǐng)示形式的問題，為了盡快得到解決就可以采用簽報(bào)的形式。 簽報(bào)上一般要提出問題，說明原因，同時(shí)提出建議解決方案以供領(lǐng)導(dǎo)參考，領(lǐng)導(dǎo) 處理起來 速度快，增快事情解決。 公文督辦 進(jìn)行公文的督促辦理，向辦理公文的人員發(fā)出督辦意見，并可以改變正在進(jìn)行公文處理流程。 公文統(tǒng)計(jì) 按照公文的收文發(fā)文 簽報(bào) 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并提供相應(yīng)的查詢 。 可以對(duì)列表中的信息條目可以查看信息詳細(xì)內(nèi)容 。 公文統(tǒng)計(jì)可以 支持公文依照公文的收 發(fā)文狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，查詢；支持收文統(tǒng)計(jì)、發(fā)文統(tǒng)計(jì)、 簽報(bào)統(tǒng)計(jì)、歸檔統(tǒng)計(jì)、已封發(fā)和流轉(zhuǎn)中發(fā)文查詢；同時(shí)支持公文單的摘要，處理情況，備注的信息填寫。 輔助設(shè)置 為了保證 公文 正常運(yùn)行，協(xié)同 A8 提供了支持公文運(yùn)行的基礎(chǔ)設(shè)置可以使得更貼近實(shí)際手工操作。 ? 公文文單制作： 進(jìn)行集團(tuán)公文單，單位公文單樣式的制作，可以進(jìn)行公文的導(dǎo)入導(dǎo)出。 ? 公文元素：進(jìn)行公文單數(shù)據(jù)元素的自定義，并設(shè)定的元素應(yīng)用在公文單上。 ? 公文節(jié)點(diǎn)：進(jìn)行公文審批的節(jié)點(diǎn)操作，控制公文單元素的填寫瀏覽。 ? 公文文號(hào)：設(shè)置收文，發(fā)文，簽報(bào)多種形式的文號(hào)定義，自動(dòng)套用 文號(hào) ? 簽字蓋章：提供用戶直接在公文單上進(jìn)行手寫簽字和蓋章，貼近原始紙制文單。 ? 手寫筆批注：模擬手寫進(jìn)行批注批示。 ? 痕跡保留：將記錄審批流程中每個(gè)審批人對(duì)公文正文的修改內(nèi)容和修改時(shí)間，并且同一時(shí)間只允許一個(gè)人對(duì)同一公文的正文進(jìn)行修改。 ? 清稿：文件清理，保存修改痕跡。 ? 痕跡查看：在公文正文處理查看時(shí)，可以隨時(shí)查看保留的草稿。 ? 套紅：在公文文件起草時(shí)不進(jìn)行文件套紅，在文件最終成文下發(fā)，調(diào)用“文件套紅”功能，實(shí)現(xiàn)紅頭文件。 ? 稿紙：在公文運(yùn)行時(shí)隨時(shí)可以生產(chǎn)公文稿紙，供打印，進(jìn)行手工簽字存檔。 公文應(yīng)用特點(diǎn) ? 支 持根據(jù)崗位，職務(wù)級(jí)別，角色定義流程 ? 支持集團(tuán)化公文應(yīng)用部署 ? 覆蓋發(fā)文、收文、 簽報(bào)、 傳閱、內(nèi)外部交換、檔案、統(tǒng)計(jì) ? 支持授權(quán)下的自建公文流程，收文和發(fā)文的公文督辦 ? 支持公文元素、文單、節(jié)點(diǎn)、流程自定義，還原手工習(xí)慣 ? 支持手寫、蓋章、簽名、花臉、套紅、手工稿紙 ? 支持電子簽章、正文花臉和清稿存檔，安全高效 協(xié)同 公文交換 公文交換背景 公文的送出與接收完成 上下級(jí) 單位 之間、平級(jí) 單位 之間或者集團(tuán)公司與分支單位之間 的公文的傳遞。在公文送出階段，工作人員會(huì)將公文按照規(guī)定具體分裝，將以封裝好的公文以適宜的方式發(fā)送給收文者； 收文者接受來自各個(gè)有關(guān)方面的公文，按照規(guī)定確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽收后，各個(gè)機(jī)要部門收取公文。在整個(gè)送出與接受的過程中要求 公文正確，完整，發(fā)送方要確定公文接收到，接收要確認(rèn)公文是否準(zhǔn)確，并分別在送文單和簽收單進(jìn)行雙方簽字確認(rèn)，這是一項(xiàng)事關(guān)公文能否迅速進(jìn)入生效過程的重要工作步驟。 這種傳 統(tǒng)的公文交換雖然隨著歷史的進(jìn)步不斷的改進(jìn)，但是無法革除其固有的、與生俱來的弊端，如速度慢 、易泄密、易丟失、成本高等。在信息高度發(fā)達(dá)的今天，隨著我國 信息化 發(fā)展，采用電子公文 交換， 提高行政效率，增加行政透明度，解決公文傳輸過程 存在的上述問題 ， 維護(hù) “ 紅頭文件 ” 的嚴(yán)肅性和完整性，保證接收方收到的公文與發(fā)送方發(fā)送的公文格式完全一樣， 實(shí)現(xiàn)公文跨單位的可跟蹤性協(xié)作的重要應(yīng)用 ， 與紙質(zhì)原件 流轉(zhuǎn)方式 保持一致。 A8 公文交換 用友致遠(yuǎn) A8 公文交換管理是公文管理的最重要的組成部分，利用工作流的原理建立公文流轉(zhuǎn)機(jī)制全面支持單位內(nèi)、集團(tuán)內(nèi)，集團(tuán)外的公文交換。 公文 交換采用安全數(shù)據(jù)交換技術(shù)，依托系統(tǒng)網(wǎng)，通過統(tǒng)一的安全信息交換 中心 ， 使集團(tuán)向各個(gè)單位下發(fā)公文、各個(gè)單位之間的信息傳遞或是 各省、直轄市 XX部向中共中央 XX部上報(bào)專題 信息 與公文 等等 ，實(shí)現(xiàn)電子 文件 的 上傳下達(dá)。 公文交換提供標(biāo)準(zhǔn) XML 格式的公文文檔，保證組織內(nèi)，外進(jìn)行公文的傳輸交換，交換的公文信息是一致的。在 A8 協(xié)同管理提供了安全的，嚴(yán)肅的，可跟蹤的公文交換管理。 公文交換主要是在上下級(jí)政府部門之間、平級(jí)政府部門之間或者集團(tuán)公司與分支單位之間實(shí)現(xiàn)公文快捷、便利的交換；交換的公文要必須維護(hù) “紅頭文件 ”的嚴(yán)肅性和完整性，保證接收方收到的公文與發(fā)送方發(fā)送的公文格式完全一樣，保證傳輸要安全高效。 交換是從發(fā)送方到接收方的一個(gè)文件交換過程，交換的過程中相對(duì)發(fā) 送方和接收方的是獨(dú)立。 應(yīng)用功能 發(fā)文封發(fā)完畢，進(jìn)行入公文交換發(fā)送到各個(gè)公文接收單位，公文接收單位進(jìn)行公文的簽收。查看發(fā)送單和簽收單 公文交換人員會(huì)將簽發(fā)套紅好的公文發(fā)送到外單位，并在公文送文單中記錄送達(dá)的公司 。 各個(gè)單位部門的公文交換人員 得到送來的公文，進(jìn)行公文的簽收，簽收的回執(zhí)通知給發(fā)文單位的公文交換人員，然后直接進(jìn)入收文管理 公文交換特點(diǎn) ? 遵循公文電子交換標(biāo)準(zhǔn) ? 交換數(shù)據(jù)統(tǒng)一 ? 全面符合手工交換格式 ? 支持集團(tuán)間，單位間，部門間多種形式 公文 交換 ? 支持文單，正文自動(dòng)轉(zhuǎn)換，自動(dòng)套用 ? 支持?jǐn)?shù)據(jù)交換接 口 協(xié)同知識(shí)管理 背景 不論你是企業(yè)的新兵還是老將，可能都遇到過以下這些情況： 新加入某項(xiàng)目組，查找不到相關(guān)資料，也沒有前輩特意給你傳授經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致遲遲上不了手；項(xiàng)目開發(fā)中，想向企業(yè)里某些方面的專家請(qǐng)教，卻不知該找誰；自己寫過或見過的一份有價(jià)值的報(bào)告，在需要時(shí)卻找不著了；一位離職同事帶走了他手頭所有的客戶關(guān)系，企業(yè)因此而蒙受巨大損失 …… 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)模式的變化，組織的形式、規(guī)模、發(fā)展戰(zhàn)略、競(jìng)爭(zhēng)策略、市場(chǎng)環(huán)境、社會(huì)思想都正在或即將發(fā)生變化，通過對(duì)以往觀念思想的反思，人們有了更深刻和更直觀的認(rèn)識(shí)， 企業(yè)知識(shí)不僅僅 信息的存儲(chǔ) ，而是 積淀 企業(yè)的 知識(shí)，有效利用知識(shí)， 使知識(shí)成為生產(chǎn)力， 是各 企業(yè) 都在積極思考并努力實(shí)踐的工作。 企業(yè)的知識(shí)管理的目標(biāo)主要是充分有效的利用知識(shí)，提高組織生產(chǎn)效率和技能素質(zhì)。在知識(shí)管理的設(shè)計(jì)對(duì)象包括對(duì)個(gè)人知識(shí)、團(tuán)隊(duì)知識(shí)和外部知識(shí)的管理，其中包括企業(yè)中各種隱性和顯性知識(shí)。 目前，企業(yè)在 對(duì)知識(shí)管理 中經(jīng)常會(huì)遇到以下障礙： ? 曾經(jīng)謀面的文檔，總是不知道它放在哪里 ? 面對(duì)成百上千的文檔，需要者總是無從下手 ? 文檔雖多，卻無法幫助員工學(xué)習(xí) ? 辛辛苦苦找到的文檔，既然不是最新的 ? 忠誠的知識(shí)貢獻(xiàn)者，得不到應(yīng)有的獎(jiǎng)賞 ? 企業(yè)知識(shí)得不 到有效的積累，在內(nèi)耗中消失了 A8 知識(shí)管理 美國的管理大師彼得 德魯克。德魯克在其《后資本主義社會(huì)》一書中提及，知識(shí)已成為生產(chǎn)力的一部分，而且是全球化經(jīng)濟(jì)環(huán)境中最重要的關(guān)鍵資源。 知識(shí)管理就是運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供的新途徑。 知識(shí)管理將跨越多種障礙，實(shí)現(xiàn)知識(shí)型文檔管理，幫助企業(yè)： ? 建立企業(yè)知識(shí)的收集平臺(tái) ? 建立企業(yè)知識(shí)的顯性化平臺(tái) ? 建立企業(yè)知識(shí)的有序積累平臺(tái) ? 實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)地圖（ EMap） ? 實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享度的量化，獎(jiǎng)懲有據(jù)可依 用友致遠(yuǎn) A8 提出的 知識(shí)管理 ，首 先 就是員工不斷地把個(gè)人知識(shí)轉(zhuǎn)變成組織知識(shí)，然后又從不斷擴(kuò)大的組織知識(shí)庫增加個(gè)人知識(shí)。企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理就是要形成一種有效的機(jī)制，包括企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)等來保證這個(gè)過程的運(yùn)行流暢。因此 A8 的 知識(shí)管理就是企業(yè)對(duì)其所擁有的知識(shí)資源進(jìn)行管理的過程，而如何識(shí)別、獲取、開發(fā)、分解、儲(chǔ)存、傳遞知識(shí)、從而使每個(gè)員工在最大限度地貢獻(xiàn)出其積累 的知識(shí)的同時(shí)，也能享用他人的知識(shí)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享則是知識(shí)管理的目標(biāo) ，知識(shí)管理是從 “ 沉淀 ” 、 “ 共享 ” 、 “ 學(xué)習(xí) ” 、 “ 應(yīng)用 ” 、 “ 創(chuàng)新 ” 這五個(gè)知識(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)層層遞進(jìn)的 ， 這些環(huán)節(jié)的遞進(jìn)促使了知識(shí)幫助企 業(yè)實(shí)現(xiàn) ： ? 有效管理企業(yè)的現(xiàn)有智力資產(chǎn)，保持企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力 ? 建立學(xué)習(xí) 區(qū) ，不斷提供員工的素質(zhì)，提升企業(yè)的素質(zhì) ? 通過建立相關(guān)知識(shí)的聯(lián)系，培養(yǎng)組織智商，企業(yè)具有整體思考的特性，避免思考狹隘和片面 ? 通過 協(xié)同工作 關(guān)聯(lián) ，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率 ? 通過知識(shí)管理系統(tǒng)，建立企業(yè)知識(shí)門戶 致遠(yuǎn)協(xié)同 A8 知識(shí)管理 為了 達(dá)到這些目前，將知識(shí)管理分成 四個(gè)運(yùn)作過程 ，即 知識(shí) 沉積 過程、知識(shí)應(yīng)用過程、知識(shí)交流過程和知識(shí)創(chuàng)新過程。這四個(gè)過程不是相互獨(dú)立的，而是相互關(guān)聯(lián)的 ， 知識(shí)創(chuàng)新是知識(shí)管理的目的。 知識(shí) 沉積 過程具體指對(duì)現(xiàn)有的知識(shí)進(jìn)行收集、整理 、分類和管理的過程。它通常包含了隱形知識(shí)顯性化和顯性知識(shí)綜合化這兩個(gè)模式的知識(shí)轉(zhuǎn)化。 A8 提出統(tǒng)一管理知識(shí) 即 集中統(tǒng)一管理企業(yè)的全部 信息資源 ，建立知識(shí)之間的聯(lián)系，避免由于知識(shí)分散而導(dǎo)致的知識(shí)流失和管理混亂現(xiàn)象 。 協(xié)同，公文 公共信息 知識(shí)來源 處理 目標(biāo) 知識(shí)庫文檔庫 電子郵件 各種文件 歸檔 上傳 編輯 同時(shí)，為了使知識(shí) 沉積 更有效地服務(wù)于知識(shí)運(yùn)用和知識(shí)交流， 知識(shí)查詢是不可缺少的重要步驟，企業(yè) 任何員工都可以隨時(shí)閱覽和檢索 。 知識(shí)應(yīng)用過程指利用集約而成的顯性知識(shí)去解決問題的過程，也是顯性知識(shí)內(nèi)化為員工個(gè)人的隱性知識(shí)，導(dǎo)致員工隱形知識(shí)儲(chǔ)備的擴(kuò)展的 過程 ，是 學(xué)習(xí)的過程。 企業(yè)的 知識(shí)交流過程指通過交流來擴(kuò)展整體知識(shí)儲(chǔ)備的過程。它有很多方式，例如工作 交流，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的交流（例如電子郵件、會(huì)議等），利用知識(shí)庫（主要是各種書籍）進(jìn)行學(xué)習(xí)等。 學(xué)習(xí)區(qū) 常用文檔 知識(shí) 處理 目標(biāo) 知識(shí)庫文檔庫 知識(shí)專欄 博客收集 共享 借閱 推送 訂閱 博客