【正文】 員工離職后 1年 87 技術(shù)維修人員部門(mén)考核 評(píng)分表 員工離職后 1年 88 員工過(guò)失通知書(shū) 員工離職后 1年 89 員工警告通知書(shū) 員工離職后 1年 90 員工獎(jiǎng)勵(lì)通知書(shū) 員工離職后 1年 91 解除勞動(dòng)合同審批表 員工離職后 1年 92 解除勞動(dòng)合同通知書(shū) 員工離職后 1年 93 離職人員完善手續(xù)表 員工離職后 1年 94 業(yè)務(wù)管理部綠化 (地 )養(yǎng)護(hù)巡查周記表 至少 2 年 95 保潔工作檢查記錄表 至少 1 年 96 緊急集合情況記錄表 至少 2 年 97 顧客投訴（建議）記錄表 永久保存 98 緊急事件登記表 永久保存 99 緊急事件處理表 永久保 存 100 物資領(lǐng) (借 )用單 至少 2 年 101 倉(cāng)庫(kù)物資盤(pán)點(diǎn)表 至少 2 年 102 工作記錄存儲(chǔ)清單 至少 2 年 103 工作記錄檢查情況記錄表 至少 2 年 104 工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表 至少 2 年 105 新員工試用情況反饋表 員工離開(kāi)后 1年 106 培訓(xùn) (會(huì)議 )記錄表 至少 1 年 107 崗位證書(shū)登記表 失效后 1 年 108 培訓(xùn)計(jì)劃 至少 2 年 109 社區(qū)文化活動(dòng)記錄表 至少 2 年 110 管理報(bào)告 至少 5 年 附工作記錄表格： 《工作記錄存儲(chǔ)清單》 《工作記錄檢查記錄表》 《工作 記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》 顧問(wèn)書(shū) 25 附 1： ****物業(yè)管理處 工作記錄存儲(chǔ)清單 部門(mén)： 序號(hào) : 工作記錄類(lèi)別 序號(hào) 編號(hào) 名稱 生成 時(shí)間 歸檔人 保存 期限 可報(bào)廢 日期 備注 顧問(wèn)書(shū) 26 附 2： ****物業(yè)管理處 工作記錄檢查情況記錄表 序號(hào)： 部門(mén) 檢查時(shí)間 檢查人 序號(hào) 工作記錄名稱 問(wèn)題描述 糾正措施 復(fù)查人 復(fù)查時(shí)間 復(fù)查結(jié)果 顧問(wèn)書(shū) 27 附 3： ****物業(yè)管理處 工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表 部門(mén)： 序號(hào) : 序號(hào) 工作記錄編號(hào) 工作記錄名稱 工作記錄生成時(shí)間 備注 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 申請(qǐng)報(bào)廢原因： 申請(qǐng)人簽名： 年 月 日 部門(mén)主管意見(jiàn)： 簽名： 年 月 日 顧問(wèn)書(shū) 28 （三）計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用 現(xiàn)代物業(yè)管理發(fā)展的一個(gè)顯著特征是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)在物業(yè)管理企業(yè)的廣泛應(yīng)用。超過(guò) 保存期限的工作記錄可填寫(xiě)《工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。并在《工作記錄存儲(chǔ)清單》上進(jìn)行登記。對(duì)于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每年歸檔一次，于每年一月份進(jìn)行；對(duì)于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每月或每季歸檔一次，于每月或每季 15 日前進(jìn)行。 文件管理員應(yīng)檢查本部門(mén)各崗位使用的工作表格的有效性，防止過(guò)期表格的誤用，并對(duì)已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理。 3. 現(xiàn)場(chǎng)工作記錄的 管理 顧問(wèn)書(shū) 21 現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄應(yīng)裝在文件夾中，并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱。 1. 工作記錄的定義 各部門(mén)工作記錄的形式包括各類(lèi)文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。 顧問(wèn)書(shū) 19 3) 在文件夾（盒 /袋）封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識(shí)，上面注明目錄號(hào)、文檔標(biāo)題等。對(duì)于物業(yè)管理處文檔庫(kù)的建立，可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況， 編制文檔分類(lèi)目錄，保證文檔資料完整并易于檢索，作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類(lèi)文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。 在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息管理前，傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對(duì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文檔進(jìn)行的手工搜集、保存、檢索和開(kāi)發(fā)利用，此信息管理方式對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)仍是進(jìn)行信息管理工作的重要形式。 4． 8 對(duì)于流行性疾病，綜合管理部應(yīng)指定人員聯(lián)系防疫部門(mén)，獲得防疫方法， 顧問(wèn)書(shū) 11 并以通知的形式向顧客和員工傳達(dá)，落實(shí)防疫措施 。 4． 7 險(xiǎn)情有可能發(fā)生前，經(jīng)理親臨現(xiàn)場(chǎng)組織協(xié)助搶險(xiǎn)工作，綜合管理部負(fù)責(zé)巡視各部門(mén)應(yīng)急措施落實(shí) 情況，各部門(mén)主管指揮所屬人員落實(shí)應(yīng)急措施。 4． 4 部門(mén)的信息受理人應(yīng)在《值班記錄本》上登記信息來(lái)源、時(shí)間和內(nèi)容，并將接收到的預(yù)警信號(hào)在 5 分鐘內(nèi)通知本部門(mén)主管，各部門(mén)主管應(yīng)及時(shí)將信息傳遞給本部門(mén)所有人員。 4。 六、 公共預(yù)警信息發(fā)布程序 1．目的 為加大對(duì)自然災(zāi)害、流行性疾病等公共預(yù)警信息的監(jiān)控力度，提高防范及應(yīng)付緊急事件的能力，避免因預(yù)警信息的疏漏，造成客戶和管理處財(cái)產(chǎn)及人身的損害。媒體播發(fā)有關(guān)新聞時(shí)，如為電視或電臺(tái)，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行錄像或錄音進(jìn)行存檔；如為報(bào)紙、雜志等，應(yīng)進(jìn)行剪輯后存檔。 管理處與媒體交流程序 管理處設(shè)媒體發(fā)言人一人，負(fù)責(zé)與媒體接觸時(shí)的各種發(fā)言；管理處形象宣傳、重要新聞發(fā)布由管理處經(jīng)理或指定授權(quán)人發(fā)言。 《半月信息統(tǒng)計(jì)表》：每半月對(duì)管理處各部門(mén)各項(xiàng)工作統(tǒng)計(jì)和匯總，編制工作半月報(bào)，內(nèi)容包括：半月管理處要聞、業(yè)務(wù)管理信息、內(nèi)部管理、投訴及建議處理、前期重要工作跟進(jìn)及疑難問(wèn)題、需協(xié)調(diào)解決問(wèn)題及下半月工作重點(diǎn)等內(nèi)容，供內(nèi)部交流及領(lǐng)導(dǎo)審閱； 按照管理處職能和業(yè)務(wù)管理要求，在管理處內(nèi)部進(jìn)行反饋和發(fā)布的計(jì)劃、總結(jié)、紀(jì)要等各類(lèi)信息； 管理處網(wǎng)站電子公告：在管理處內(nèi) 、外部網(wǎng)上進(jìn)行反饋和發(fā)布各類(lèi)信息。 顧問(wèn)書(shū) 8 四、 信息反饋與發(fā)布 物業(yè)管理管理處日常經(jīng)營(yíng)管理工作中進(jìn)行信息的反饋和發(fā)布 內(nèi)容主要有： 《管理服務(wù)報(bào)告》：在每季度末將該季度物業(yè)管理服務(wù)情況對(duì)業(yè)主進(jìn)行公告。 不得利用 INTERNET 及 Email 信箱從事危害國(guó)家安全 ,泄露國(guó)家秘密等犯罪活動(dòng)。 員工應(yīng)樹(shù)立高度的保密意識(shí)，嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無(wú)關(guān)人員泄露。 各部門(mén)在執(zhí)行過(guò)程中可將意見(jiàn)及時(shí)反饋給經(jīng)理。 報(bào)批程序 由單一部門(mén)審批的文件，由報(bào)批部門(mén)直接報(bào)相應(yīng)審批部門(mén)審批； 批，由經(jīng)理綜合協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門(mén) （人員）和跟蹤。 顧問(wèn)書(shū) 6 三、 文件報(bào)批和信息傳遞程序 管理規(guī)定 目的： 為規(guī)范文件報(bào)批和信息傳遞流程，減少管理失誤，提高效率。 ****物業(yè)管理處 綜合管理部：負(fù)責(zé)管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導(dǎo)、監(jiān)督及信息流程的制定，所有管理處相關(guān)經(jīng)營(yíng)和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作； 顧問(wèn)書(shū) 5 部門(mén)主管：負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)業(yè)務(wù)信息的流轉(zhuǎn)、管理和處理，根據(jù)職能指定專(zhuān)人對(duì)信息進(jìn)行分析、反饋工作； 全體員工：對(duì)個(gè)人涉及到的管理處相關(guān)信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務(wù)，對(duì)信息在流程中出現(xiàn)任何問(wèn)題，有權(quán)及時(shí)反映或提出合理化建議。信息是人們從事某項(xiàng)工作或行動(dòng)所需要的依據(jù)，它和人的行為密切相關(guān)，并通過(guò)信息接受者的決策或行動(dòng)來(lái)體現(xiàn)它所具有的價(jià)值。信息本源于企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境，它反映了某種事物的現(xiàn)實(shí)狀態(tài)．體現(xiàn)了人們對(duì)事實(shí)的認(rèn)識(shí)和理解程度。 本冊(cè)《信息管理冊(cè)》顧問(wèn)書(shū)主要是針對(duì)物業(yè)管理的行業(yè)特點(diǎn)，對(duì)物業(yè)管理企業(yè)在信息資源管理工作中的基本知識(shí)及操作 方法介紹。 物業(yè)管理 顧問(wèn)書(shū)之十四 信 息 管 理 冊(cè) 顧問(wèn)書(shū) 2 目 錄 一． 緒言 ???????????????????????